文件制作编码作业指导书ISOWord格式.doc
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2011-5-4
新版首次发行
1．目的：
为落实文件管理，使文件编制、编码管理时，有遵循的依据。
2．适用范围：
适用于本公司范围内与质量管理体系运行有关的所有文件。
3．定义
3.1机密级文件
资料文件泄漏后，足以危害到客户、公司、供方的利益，或对公司之营运及声誉有重大、深远影响的文件资料，（如客户提供之技术资料、产品开发与技术研究资料、知识产权、营业秘密及限制特定承办人员办理之特殊文件资料等，由公司特派人员进行管理）。
3.2一般级文件
除机密级以外，其它的文件资料均属之
4．职责
4．1制作人员：
按实际作业制订/修订变更文件内容及版次。
4．2各部门主管：
文件之审核、会签、批准
4．3品管部对质量管理文件进行统一编码，并盖章发行存档。
5．作业说明
5.1文件制作
5.1.1各部门实际作业需增文件时，应按文件模版形式自行编写文件草案，呈部门主管核准。
若有意见应于部门内协调，并自行修正草案。
5.1.2新制作质量环境系统文件（包括表单）由制作部门拟定草稿，经部门主管审查后，填写文件制订/修订申请单，
a）在申请单“制订即首次发行”前“□”内打“√”表示是新制订的文件，
b）按《文件和资料控制程序》内规定的文件类别，在相应的文件类别前“□”内打“√”
c）将“文件名称、制订版本、总页数、申请部门、申请人”信息填好，申请编号由文控中心统一提供。
d）明确写明“申请原因”，并将制订内容大致题纲填写在“制订/变更内容”栏空白处。
c）决定需会签部门，填写会签部门并在需会签主管栏空白内打“√”，或明确拟定会签主管。
e）提交部门主管签字确认。
5.1.3系统文件草案（包括表单）完成后，由制作部门向品质部文控中心申请文件编号。
5.1.4若系统文件为修订文件，应与文控中心核对版次；
并将最新版本填写在文件制订/修订申请单内，
a）在申请单“修订”前“□”内打“√”表示是文件需进行修订，
c）将“文件名称、与文控中心核对版本、总页数、申请部门、申请人”信息填好。
d）明确写明“申请原因”，并将修订前内容及修订后内容填写在“制订/变更内容”栏空白处。
5.1.5制作部门确认文件审核主管及会签部门，将文件封面进行填写好，并提交部门负责人审核，手册提交管理者代表审核。
经审核后，开始进入会签流程。
5.1.6各会签部门主管应仔细阅读文件（包括表单）草案，若同意则在“无意见”前“□”内打“√”，若有意见则在“有”前“□”内打“√”，把意见反馈给申请部门并予以检讨确认。
会签部门需明确部门需求文件份数，并填写在最后一栏，系统文件完成会签后，将文件草案呈部门负责人作审核。
以上会签内容各部门填写时不可为空。
5.1.7部门负责人应仔细阅读文件草案，对各部门会签之意见予以核决，并在相应的处理意见前“□”内打“√”，若有其他综合意见可在空白片填写，必要时可召集相关部门主管开会，共同审核草案内容，并达成会议决议，形成统一意见。
5.1.8会签完成后制作部门于部门负责人核决后，依部门负责人之决议修改文件内容，以完成文件原稿后，呈管理者代表批准，手册提交总经理批准，并送品管部文控中心盖章发行，同时将发行系统类文件的原版文件资料（媒体档）交送品质文控中心存盘。
品质部依文件发行相关规定执行文件发行作业。
5.1.9文件需依照核决权限经审核批准后送品质部文控中心盖章发行受控。
体系文件核准权限:
文件类别
编制
审核
批准
会签
手册
管理者代表指派人员
管理者代表
总经理
各部门主管
程序文件
部门指派人员
部门负责人
相关部级主管
作业文件、管理规范等
副总经理
表单
依附二﹑三阶文件核准后使用
5.2文件內容
5.2.1文件拟定內容原则上包含:
A.目的:
执行该文件后之预期结果且能符合ISO9001及ISO14001的规定。
B.范围:
该文件所涵盖之组织或作业范围。
C.定义：
针对部分特殊名词或本文件内专用名词予以解释。
D.职责：
说明本文件权责单位所处理事情。
E.作业说明：
详述本文件内执行，审查，核准及判定程序。
F.使用表单：
执行相关作业程序或作业办法后，必须填写之表单，记录报表
G.附件：
针对文件需要附带的资料。
5.3.1文件格式要求美观，编辑格式
A.以本公司办公自动化系统中的软件为限（如：
Microsoftword,excel等）；
字体为宋体，字号为小四（12号），1.5倍的行距，但重要内容可视具体情况而定，文件文字皆为宋体。
B.页码编制原则：
从封面次页开始，以阿拉伯数字连续编页，即1.2.3等。
5.3.2内容格式：
A.内容依次为封面、目的、范围、职责、名词解释、工作程序、相关文件、记录（表单）、附件。
B.内页每页均需标示：
文件名称、文件编号、版次、页数。
C.标号采取数字或英文字符等区分，目录与报告内容及标号均应一致。
内文段落标号：
1标题一
1.1标题二
1.1.1标题三
A标题四
B标题四
a标题五
b标题六
1.2
2
2.1
2.1.1
A
B
a
b
2.2
5．3文件编码原则：
5.3.1一、二阶文件编号原则
□□□□/□□□-□□□
12345678910
A.第1-4码：
固定为JKNY，公司代号，表示晶科能源。
B.第5-7码：
文件层次
EQM—质量手册（一阶）EQP--作业程序（二阶）
C.第8-10码：
流水号.
5.3.2三阶文件编号原则
□□□/□□-□□□
12345678
A.第1-3码：
EQD—作业文件（三阶）
C.第4-5码：
表示发文单位代码
制造部（MA）
品质管理部（QC）
技术部（TE）
采购部（PU）
人力资源部（HR）
销售部（SA）
设备部（EQ）
行政部（AD）
财务部（FI）
PMC仓储部（PS）
研发部（RD）
系统保障部（SS）
总经办（TA）
注：
以上为英文缩写-制造部（Manufacturing）、品质管理部（Qualitycontrol）、技术部（Technology）、采购部（Purchasing）、人力资源（Humanresources）、销售部（Sales）、设备部（Equipment）、行政部（administrative）、财务部（Finance）、PMC仓储部（PMCandStorage）、研发部（researchanddevelopment）、系统保障部（Systemsecurity）、总经办（Totalagency）。
D．第6-7码：
为三阶文件流水码。
5.3.3表单编号原则
□-□□-□□□-□□
12345678
A．第1码:
固定为R（英文record的缩写），表示表单记录
B．第2-3码:
表示发文单位代码，同上三级文件编码的编号
C.第4-6码表示流水码
D.第7码表示表单版本号，新制定设定此码为B。
E．第8码表示表单修订次数n，由0开始。
F．表单编号统一写在表单的右下角。
5.3.4外来文件编号
外来文件延用原文件编号，需转换成内部使用时，按以下编码原则
□□□□-□□□□-□□□
1234567
A．第1-2码:
固定为JKNY，表示晶科能源。
B．中间码:
表示提交文件类型，要求在四个编码内。
如物资安全资料表（MSDS）.
C.第5-7码表示流水码
D.若为特殊类文件需明确区分，可向文控中心说明并在最后附加相关代码。
流水码由品质部负责给出，可由编制单位事先向品质部申请，再将申请得到的编号填入文件编码一栏内，并填写在申请单中，若为修订版本需与文控中心核对版本。
只作保存外来文件沿用原编号。
5.3.5非受控文件及非受控表单在原表单编号前面加“N”.
5．4一﹑二﹑三﹑四阶文件版本管制
文件版次以两码N/n表示，第一码N=B，C……，新制定文件设定此码为B。
第二码n=0，1，2，3…9，新制定文件设定此码为0。
当n=9再往上升版时，第一码N就跳至为B，第二码n再从0，1，2，3…9续编，依此类推。
6．相关文件
6．1《文件和资料控制程序》
6．1《记录控制程序》
7．相关表单
7．1文件制订/修订申请单
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