协同办公系统项目方案.docx
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协同办公系统项目方案
协同办公系统项目解决方案
第1部分协同办公项目总体规划与设计
一.系统规划
协同办公（OA）系统建设是一项技术含量高、功能强大、涉及面广、建设周期较长的系统工程，必须对协同办公（OA）系统建设进行统一规划，才能够使办公自动化系统建设健康、有序地进行，从而带动信息化以及人员信息技能的提高，满足提高政府管控的要求。
面对组织分散、流程分散、信息分散、资源分散、文化分散的发展瓶颈，必须进行务实的管理创新方能取得跨越式突破与发展。
而管理创新的信息化，正是将传统管理运作在信息的空间中进行重建，解决各种传统管理模式下难以解决的问题。
1.信息协同
在日常办公管理过程中，以往均较为看重软件功能上的使用，但实质上对于政府的领导层、中层干部、普通职工，应该更注重的是能够及时获取到能辅助日常办公的相关信息，这样可有更丰富的素材提供给不同的职工，作相应的工作决策。
（1）多级的信息发布平台，信息来源统一准确；
（2）提供个人信息获取平台；
（3）提供多维信息交流讨论平台。
2.文件审批流程的实现
（1）自定义文件审批流程，可设定报送的内容表单、流程过程、流程各节点的操作权限和操作人员。
（2）支持多附件及WORD文档在线编缉，在线编缉能够保留修改痕迹。
（3）支持审批、反馈、电子签名、电子印章。
（4）能够随时监控流程的进行状况。
3.知识文档共享管理（材料上报）
（1）根据工作需求随时添加管理上报项目。
（2）设定上报期限。
（3）各单位能修改各自的上报材，不能更改其它单位的上报材料。
（4）方便的监控上报进度，汇总上报材料。
4.新闻、通知发布
（1）对新闻进行分类发布和阅读。
（2）设定通知的阅读对象（权限）。
（3）对通知的阅读情况进行监控。
（4）支持对新闻进行留言评价。
5.网上调查
通过网上调查收集各校数据
（1）能自定义调查表单项目。
（2）能设定调查范围（权限）。
6.内部邮件（在OA用户之间实现文件传送）
（1）支持多附件（多个文件）一起传送。
（2）支持群发，即同时给多个用户传送。
7.其它内部交流功能
（1）内部聊天室、论坛、协作区等。
（2）内部短信
（3）集成手机短信
（4）集成外部邮件
8.可扩展性
（1）能屏蔽不需要的功能模块。
（2）能添加其它外来程序模块
二.总体设计
基于以上协同办公（OA）系统项目的需求分析，在设计整个系统之前，结合XX政府的信息化经验，对于系统的设计原则，总体归纳为安全性、易用性、可维护性与高效性等四大类型要求，并以此作为协同办公（OA）系统的设计原则。
1.安全性原则
安全保密是信息化建设的关键。
协同办公（OA）系统涉及到企事业单位的重要或机密信息，因此安全性需要放在首位进行考虑。
系统要有完善、周密的安全体系和信息安全支撑平台紧密配合，从物理、传输、网络、应用，采用多层次的安全保障措施。
项目从分析到设计，安全性的原则贯穿始终。
2.易用性原则
信息化是为了帮助政府提高管理水平，因此在协同办公（OA）系统的操作上，需要尽量的直观，简洁，操作步骤不能太复杂，让政府广大用户可以通过主流的浏览器访问协同办公（OA）系统，操作与上网类似。
3.可维护性原则
对于协同办公（OA）系统这样一个涉及范围广、用户数量大的系统，对其可维护性具有很高要求。
因此，系统在设计时就充分考虑到了系统的部署与配置、性能管理等多方面的要求，提供灵活易用的流程设计、公文格式设计、配置管理、详细的日志功能。
对于管理和维护人员具有可管理和易于维护的特点，能够实现各部门分级管理，力求以最少的人力资源和技术要求，就能够很好零代码地维护和管理，并能正常运行。
4.高效性原则
协同办公（OA）系统建设的基本意义是提高工作效率，因此系统自身的性能与效率必须非常高效稳定。
第2部分协同办公系统建设效益分析
通过协同OA系统的建设，将能取得以下显著的效益：
一.标准的公文流转机制
公文管理是泛微协同办公政务系统重要组成部分，帮助市政府实现跨机构、跨部门的公文交换，即时督办、查看公文的流动情况，处理、提醒待办等，从而建立苏州市商务局收发文，签报处理规范化、制度化、科学化的公文流转机制。
二.广泛的沟通渠道
实现全单位的协同工作，除了通过电子化的工作流程将政府与其下辖单位的领导层以及普通职工连接起来以外，还要配合大量现代通讯手段，包括电子邮件、网络视频会议、网上即时通信、网上传真、手机短信等等，使得政府全体人员尽管在物理上分散各地，却在同一个信息空间中实现“天涯若比邻”。
三.规范的行政管理
通过建设各种行政事务管理功能、各种行政申请、资产管理以及贯穿决策层、管理层到执行层的计划任务管理等系统，让市政府管理层和员工在网上进行各种繁琐的行政工作，布置落实任务，实现“复杂的事情简单化，简单事情规范化”。
四.全面的信息共享
大范围共享各种通知、公告、大事记，各种文档、社会新闻、行业新闻等，让各职能部门与下属单位即时发布行政业务信息，政府职工第一时间获得所有信息，实现“轻点鼠标信息瞬间传达”。
五.全新的单位文化
信息化推动单位文化整合与改革，协同办公（OA）系统能够利用信息化帮助企事业单位统一建设单位文化，使得全员上下一心，产生认同感、归属感，集体荣誉感与主人翁精神，达致“齐心”、“同甘共苦”。
投票系统、意见征询、单位论坛、统一的系统首页宣传以及思想政治工作的信息化等都被证明是有效的协同应用模块。
第3部分协同OA解决方案
1）.政府需求阐述：
需要公文处理系统，系统主要完成苏州市政府内部公文收文处理、发文处理、文件起草和制发、文件传阅、批注处理等各类公文处理，满足日常公文处理要求。
2）.根据需求提出的方案：
通过利用协同办公（OA）系统工作流程的应用，通过流程的自定义表单，实现对不同的公文格式的定义，例如，发文单、收文单、签报单等。
涵盖了收文管理、发文管理、公文统计、公文档案等几个部分，实现了各种日常公文格式为用户提供公文的收发签、流转过程和文件归档存放、查询、统计等管理功能，同时也提供公文信息查询、督办等功能。
同时采用Office控件实现自动生成公文正文及发文稿纸，控制各流程步骤的相应修改权限及正文、公章不可编辑下载，自动归档等。
公文单：
公文表单、正文以及相关附件构成，表单是记录公文主要的属性信息，例如发文字号、主体、发文主题、发文类型、发文机构等等。
而正文就是公文的主要内容，附件只是对于正文的一种补充或者参考资料等。
发文管理：
发文是从拟稿、核稿、签发、校对、套红、签收、归档等一系列的动作。
发文拟稿：
支持自动识别用户公文管理权限，撰写发出公文的内容，自动进行公文单，文号调用，进行公文文件基本信息设置，添加多个附件，设置督办人员。
发文处理：
支持手写、盖章、签名、套红；支持电子签章、手写批注，控制拷贝，版本保存等痕迹保留操作，确保其严肃性，安全高效。
收文管理：
实现公文收文的登记，拟办，办理，承办实现公文正文文件接收，进入到各个公文办理环节进行相应的单位的办理。
公文的档案管理：
公文审批并接受完毕后，系统会自动归档到公文档案库中。
系统的公文处理系统支持与档案管理系统实现文档一体化，用户只需要点击一个按钮即可实现批量公文的归档。
归档后的档案记录中可查看到原先公文的文件内容。
公文的报表统计：
按照公文的收文发文进行统计，并可图形化呈现，提供相应的查询，可以对列表中的信息条目可以查看信息详细内容。
2.工作流程---利用系统进行工作流管理，实现无纸化办公
1）.XX政府需求阐述：
各类行政审批事项处理时间过长，导致效率下降；人员权责不明晰，岗位职责不明确；制度法规外的事物无法及时有效处理；领导外出，很多审批都只能搁置……
2）.根据需求提出的方案：
结合规范流程的执行和自由流程，让繁琐的过程管控标准化、可视化、可追踪。
制度执行：
清晰的流程分类，简化内部行政事务，方便快速处理繁琐问题：
流程图：
文件提交审批流程自动流转，节省时间、提高效率、减少人为失误:
流程查询：
方便地查询流程执行情况，以及流程的责任人、相关文档等信息
表单定制：
完全近似政府现有纸质表单，高仿真传统审批模式，有益于系统推广应用
流程报表：
将统计出来的流程表单数据形成图形化分析，更方便管理者一目了然的分析流程数据
自由流程：
根据执行状态，自动进行下一步操作及决定工作的执行者.
3.知识管理---凝聚集体智慧，建造学习机制，职工与组织共同成长
1）.苏州市商务局需求阐述：
有关的所有信息，包括工作进度和计划表、研究报告、档案、政策方针、法律法规、公文、电子期刊、专家库、发票、合同、会议纪要、电子贺卡库、新闻等内容繁杂，分类收集以及查阅非常困难；很多重要文件保存困难，纸质文件缺损严重，档案资料把关不严，外泄流失…….
2）.根据需求提出的方案：
建立统一的、可共享的政府级别知识库，打破职工之间，单位之间持续的知识独立
政府知识体系：
知识从积累、共享、利用到创新整个过程的全面管理；提供了全面的政府知识文档管理有组织性的框架，对知识进行完全规范化的组织，并允许用户在任何地点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档：
统一的文档数据库，方便进行管理；
根据政府的实际情况制定相应的知识文档目录结构；
为目录设定相应的管理权限，具有权限的人可以对目录进行编辑等操作；
定义各种模板，包括文档编辑调用模板、显示模板等；
各种结构化和非结构化的文档的管理，例如公文、表单、网页、扫描文件等都可以得到有序的管理；
可设定文档的查看、编辑、共享、回复、管理等操作权限；
对文档进行移动、复制、批量共享等操作，使得文档的排布更为合理；
统计、监控等功能对文档发布、阅读等情况作出分析；
可通过公共文档、信息门户查看文档；
个人知识管理：
结合政府知识管理，充分把个人知识管理与政府知识管理融为一体，全力为制定目标共同发展
在政府统一管理的同时，职工个人可根据自身工作和发展的需求，自行建立归属个人的知识目录结构，并根据适当的情形共享给相关同事。
可自行定义个人知识文档目录架构；
可实时随时随地添加个人知识文档；
可设定文档的查看权限；
可批量共享个人文档给到其他同事；
对个人文档进行移动、复制等操作，使得文档的排布更为合理；
可通过个人文档、信息门户查看文档；
知识地图：
动态的知识共享体系，让知识利用更体系化，更有逻辑性
创建一个知识共享的环境，每个人都可以找到适合的目录发布自己的心得、经验并分享他人的知识；
可设定不同的知识地图，如专家地图、岗位地图、政务信息知识地图等，方便知识的归类、获取；
通过与文档回复、讨论专区、工作流程、网络会议、即时通讯、邮件、短信等的集成，加快知识文档的流动和共享；
辅助的评分机制、订阅机制、网上调查、在线编辑、收藏夹等功能提升知识文档的利用
知识报表分析中心：
从不同角度对知识文档进行统计和分析，打造积极活跃的学习氛围
按照用户统计个人知识文档库中的数量和比例；
按照用户统计政府知识文档库中文档创建的数量和比例；
按照目录结构统计政府知识文档库中的数量和比例；
4.协作沟通---建立信息交流沟通平台，实现各单位职工之间的有效信息交流
1）.苏州市工商局政府需求阐述：
信息咨询共享不及时，经常重复劳动，效率低下；跨单位资料，信息获取非常艰难；跨单位行政事物处理耗时耗力……
2）.泛微根据需求提出的方案：
全新打造特色协作平台，多种信息沟通机制，沉淀沟通过程的知识成果
协作区：
以事件（目标任务）为导向自动启动关联应用的高效协作平台
对协作区的频道、协作区频道的负责人等进行定义；负责人可以管理和监控整个协作区的内容，参与人可以创建相关频道的协作任务；
定义需要协作的任务及负责人、参与人，根据需要协作的任务快速建立虚拟团队，进行跨机构、跨部门、跨地域的协作；
协作的事务可以是政府的行政办公、市场销售、项目管理、人力资源、渠道发展等任意的事务；
定义协作主题、任务内容、主负责人、协作人，在协作区内共享各种信息，通过各种方式进行沟通；
安排协作任务的优先级别并显现相关标识；
参与协作人可及时回复交流；
回复交流时可挂接知识文档库中的文档内容；
协作交流的信息内容可沉淀并转为知识文档库的文档，完成对隐性知识的管理；
新闻公告：
政府正式的信息发布，及时把政府或相关动向信息发布给职工
可新建、修改、删除新闻类别；
可对新闻类别分别排序；
可设定对新闻的审核权限；
可快速发布、修改新闻内容并提交审核；
可快速发布、修改公告内容并提交审核；
可设定对公告发布的审核权限；
可直接终止公告的发布；
可直接了解到查阅公告情况；
内外部通讯工具：
为职工之间的沟通提供快捷方便的公用平台
可自由发送给内部员工的邮件、短信；
流程，日程，邮件，通知公告等自动触发内部短信
可自由根据email地址发送邮件到外部；
信息论坛讨论中；
文本聊天室；
网络会议；
5.综合办公---丰富的办公组件，降低行政性事物支出
1）.政府需求阐述：
日常事物非常繁琐，怎么让工作有序进行；政府车辆、资产如何集中统一管理；关注职工信息以及简化人事工作流程；关注长期发展，需要可持续使用可扩展的办公系统……
2）.根据需求提出的方案：
提供各取所需的办公组件，快速运用到日常工作中，并跟随政府的成长补充和增强应用的深度，为政府在各个阶段提供全面化的无纸化办公平台。
日程计划管理：
以时间为主线编排并展现各项工作任务，帮助职工把握、协调自己的任务计划并方便上级随时查看
可设定按照天、周、月的周期任务，以便该任务日程自动生成，如每月需提交月总结报告；
通过对计划的动态生命周期管理，让每次计划内容能及时发布出来
可直接实时的总结每天的工作日志或个人日志并供上级查询；
政府资源管理：
完整的记录办公用品/车辆/图书等固定资产的生命周期管理
人事管理：
建立科学的管理制度，体现对人的管理与关怀
可集中管理政府所有员工的人事档案，并供查询；
可方便简单的记录上下班情况，并形成汇总报表，便于人事管理人员统一了解员工上下班情况；
可快速登记出差、外出情况，以便记录在外活动情况；
可快速的提交请假申请；
可WEB查看职工工资；
我的助手：
自定义web访问通道,集中快捷的关注所需要了解的信息
第三部分协同OA产品概要介绍
一．e-office产品设计理念
泛微协同办公标准版e-office本着简单、适用、高效的原则，贴合政府实际需求，实行通用化的产品设计，充分体现政府规范管理、提高办公效率的核心思想，为用户提供一整套标准的办公自动化解决方案，以帮助政府迅速建立便捷、规范的办公环境，迅速提升政府的管理和信息化应用水平，并降低投资成本：
应用解决方案：
辅助管理落地、提高执行能力---帮助政府在快速发展的同时打造知识共享和协作沟通的氛围、帮助政府管理制度清晰落地执行；
功能强大：
几十个功能模块，涵盖个人办公、政府管理、协作区、沟通交流、商务应用、实用工具等方面，设计灵活，可订制程度高，最大程度的满足政府的办公需求；
使用方便：
人性化界面设计，多种操作导航方式，不需专门培训即可迅速适应无纸化办公环境；
安装维护简单：
独有傻瓜型快速安装和数据备份恢复工具，无需专门技术便可轻松搞定；
安全可靠：
数据可备份、可恢复，完善的权限控制，提供电子印章等特定功能，保证信息发布、传输的保密性；
性能稳定：
B/S架构，Http服务器采用Apache，MySQL数据库，Windows操作系统平台，性能稳定，速度快，容量大；
服务完善：
科学的服务体系；邮件、电话、即时通讯、用户服务专区、知识文档等多种服务方式；
性价比高：
平民价格，很小的投入便可带来效益的提升。
二.e-office产品技术架构
三.e-office产品功能概述
四.e-office产品价值回报
回报项目
举例
应用功能
案例
节约成果
建立公文自动流转机制
政府收文、发文
公文管理
政府公文流转通过流程结合文档方式，之后可以进行归档
更规范化、制度化和科学化，同时有益于政府单位的档案管理工作。
办公用品节约
打印文件
电子文档
政府领导层大约100人
文件传阅、文件审批、纸质文件全部转化为电子文本。
一年大约打印文件>>100包。
假设一包普通A4打印纸为20元/包
每年至少节省办公用品10000元
沟通费用降低
长途电话费
传真通知
出差
新闻、通告、及时通讯、邮件、短信、网络电话（voIP）
领导亲自出差交办工作，整理好厚厚的文件资料，出发了……
通过网络多维的沟通方式（及时沟通，文档共享，内部短信、邮件），不需要出差，就可以出色完成任务
节省长途话费，传真、出差……每年至少节省1～3万元的费用
节省手机话费
手机短信
短信模块
网络电话（voIP）
即时通讯工具
出差外地，手机：
漫游＋长途，接一次电话至少2元，系统发短信，快捷、方便，0.1元一条
0.1元一次/2元一次
至少节省20倍
网络会议、节省、高效
集成网络视频会议
视频会议、电话会议、手机短信、即时沟通
年度会议下辖个单位仅来回路费、住宿费用至少上万了！
不需要再召集各下辖单位的领导集合一次，通过系统也能“面谈”
每年节省开支1万～3万元不等
效率办公提升
合同审批、请假、借款、出差、报销、请示、收发文……等
电子化工作流设置
传统手工批文，需要2小时跑完各个部门签字。
利用e-office的电子工作流，3分钟完成审批工作。
这些工作没有创造价值但耗费了50％的时间
3分钟/60分钟×2＝1/40至少可以提高40倍的工作效率！
则每个员工至少可以创收一倍以上。
提高职工满意度
短信群发
手机短信模块
过年、过节，不可能每个职工都拜访。
通过数据库群发短信，为职工送去真诚的祝福
迅速提高职工满意度以及归属感。
节省交通费用至少1000元
避免重复劳动
每年每季度的数据报表的统计
流程统计、数据库的查询统计
传统人工统计，统计年底的单据，每个部门至少需要1-3个人花一个月时间统计数据。
利用系统，调用数据和表单，轻松一点，几秒钟得出完整数据。
省时省力省钱。
年审、统计、分析工作。
提高工作效率，数据准确。
至少节省一个人一个月劳动（至少1000元）
规范管理，有效形成统一的文化和一致的目标
制度、开会、面对面沟通、发文件、广播
增加流程管理、公共文档、电子新闻和通知、计划管理、投票调查、协作区
公共制度和各种规范，一般很难快速调整和下达到各个部门和岗位。
由于人员工作之间信息不通，容易形成分散的信息渠道，上级和下级之间的沟通非常困难。
通过系统规范的管理，人员之间工作有序，信息沟通快速、有效、能够顺畅达成一致。
“投票调查”能够快速了解政府员工的状态。
有利于达成一致的文化和目标
规范的管理、有效的沟通。
上下级之间，能够达成一致的目标和文化认同，提高政府办事效率。
第4部分实施服务
一.项目组织管理
1.项目组队
项目管理是对由一连串互相关联的任务组成的项目进行管理，每一个项目有明确的起始和结束日期。
项目是由人来执行的，这些人可能来自不同的组织，在有限的时间、开销、资源条件下，在保证质量的前提下
完成既定的目标。
正是因为项目有这样的内在特点，建立一个良好的管理制度，严密的组织实施计划，严格的监督检查机制对保证项目的成功至关重要。
项目组织管理包括最有效地使用涉及项目人员所需要的过程，它包括所有项目干系人、项目发起人、客户、项目经理、执行组织等。
2.项目组织分工
在上述组织结构中，各组织及人员的职责分工如下：
组织
人员组成
职责分工
项目领导小组
由双方主要领导组成
任命各自的项目负责人，组建项目组；
监督项目的执行、协调双方关系、处理决策重要事件，保证项目进度。
在项目全过程中发挥决策作用，需要参与阶段是项目启动、项目试运行、项目/系统推广、项目验收阶段。
项目总监
由派遣出任
监督项目团队实施工作；
协调政府资源对项目进行支持。
主要参与的项目阶段是：
项目全过程
需求管理委员会
由需求委员会派遣人员
审查与评估项目需求，找出行业需求共性并对项目需求进行修正，导入其他项目的管理经验与实施经验。
主要参与的项目阶段是：
需求调研。
需求管理委员会
由需求委员会派遣人员
审查与评估项目需求，找出行业需求共性并对项目需求进行修正，导入其他项目的管理经验与实施经验。
主要参与的项目阶段是：
需求调研。
项目负责人
由XX政府主管技术部门与主管业务部门的部门负责人共同组成
提供项目实施场地、项目用机等相关资源；
组建XX政府的需求负责小组与技术负责小组，协助项目工作开展；
与项目经理共同制定计划，保证项目计划符合客户的要求与实际情况，并监督执行；
作为XX政府的项目接口配合项目经理组织、安排需求调研、用户培训、系统试运行、系统推广等项目协调事宜，协助项目各项工作的顺利开展；
对项目总体需求负责，在相关需求出现冲突时，审核、协调并确定最终需求。
组织XX政府对项目的最终成果进行验收。
参与项目的全过程。
需求负责小组
由XX政府相关业务部门熟悉业务流程、能对业务流程负责的人员组成
提供业务需求，并对需求分析小组提交的《系统需求说明书》进行审核，与项目组共同分析、确定系统需求；
检验系统功能是否满足需求。
主要参与的项目阶段是：
需求调研、需求实现、系统测试、普通用户培训、系统试运行、项目/系统推广、项目验收。
技术负责小组
由XX政府相关技术水平高的人员组成
承担系统的系统管理员；
在项目实施过程中，完成服务器、客户端的环境准备，解决系统运行所必需的网络、设备问题，保证系统能够正常运行；
参与项目需求调研、功能开发、用户培训、系统运行等全过程，了解系统功能，承担起系统的日常维护。
参与项目全过程。
质量控制组长
由资深质量管理人员担任
总体控制项目质量，通过制定《项目质量保证计划》领导SQA小组、测试小组按照CMM质量体系要求，开展对项目成果的评审、测试，及时发现项目隐患并提出解决办法。
参与项目全过程。
SQA小组
由专职SQA组成
在质量控制组长的领导下，对项目各阶段进行跟进、监督，保证项目各阶段工作按CMM质量体系要求开展；
参与项目成果评审。
参与项目全过程。
测试小组
由专职测试人员组成
在质量控制组长的领导下，对项目各阶段成果按照测试标准进行测试，提交测试报告；
监督测试结果的更新与改正。
确保产品的性能，在恶劣环境下的运行可靠性
主要参与的项目阶段是：
需求实现、系统测试。
需求变更委员会
由项目经理、技术负责人、需求分析小组、需求负责小组共同组成
针对项目实施过程中出现的需求变更进行审核、沟通讨论，并确定最终需求
项目负责人
由XX政府主管技术部门与主管业务部门的部门负责人共同组成
提供项目实施场地、项目用机等相关资源；
组建XX政府的需求负责小组与技术负责小组，协助项目工作开展；
与项目经理共同制定计划，保证项目计划符合客户的要求与实际情况，并监督执行；
作为XX政府的项目接口配合项目经理组织、安排需求调研、用户培训、系统试运行、系统推广等项目协调事宜，协助项目各项工作的顺利开展；
对项目总体需求负责，在相关需求出现冲突时，审核、协调
升级会员 