用英文写电子邮件的常用句式.docx

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用英文写电子邮件的常用句式

用英文写电子邮件的常用句式

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用英文写电子邮件的常用句式

1.Greetingmessage祝福

Hopeyouhaveagoodtripback.祝旅途愉快。

Howareyou?

你好吗?

Howistheprojectgoingon?

项目进行顺利吗?

2.Initiateameeting发起会议

Isuggestwehaveacalltonightat9:

30pm（ChinaTime）withyouandBrown.PleaseletmeknowifthetimeisokayforyouandBen.

我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下,你和Ben有没有空?

IwouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA.

今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。

We’dliketohavethemeetingonThuOct30.Sametime.

十月三十号（周三）,老时间,开会。

Let’smakeameetingnextMondayat5:

30PMSLCtime.

下周一盐湖城时区下午五点半开会。

IwanttotalktoyouoverthephoneregardingissuesaboutreportdevelopmentandtheXXXproject.

我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。

3.Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息/反馈/建议

Shallyouhaveanyproblemaccessingthefolders,pleaseletmeknow.

如果存取文件有任何问题请和我联系。

Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionontheestimationandschedule.

谢谢你,希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。

Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.

期待您的反馈建议!

Whatisyouropiniononthescheduleandnextstepsweproposed?

你对计划方面有什么想法?

下一步我们应该怎么做?

Whatdoyouthinkaboutthis?

这个你怎么想?

Feelfreetogiveyourcomments.

请随意提出您的建议。

Anyquestion,pleasedon’thesitatetoletmeknow.

有任何问题,欢迎和我们联系。

Anyquestion,pleaseletmeknow.

有任何问题,欢迎和我们联系。

Pleasecontactmeifyouhaveanyquestions.

有任何问题,欢迎和我们联系。

Pleaseletmeknowifyouhaveanyquestiononthis.

有任何问题,欢迎和我联系。

Yourcommentsandsuggestionsarewelcome!

欢迎您的评论和建议!

Pleaseletmeknowwhatyouthink?

欢迎您的评论和建议!

Doyouhaveanyideaaboutthis?

对于这个您有什么建议吗?

Itwouldbeniceifyoucouldprovideabitmoreinformationontheuser’sbehavior.

您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了!

Atyourconvenience,Iwouldreallyappreciateyoulookingintothismatter/issue.

如果可以,我希望你能负责这件事情。

4.Givefeedback意见反馈

Pleaseseecommentsbelow.

请看下面的评论。

Myanswersareinbluebelow.

我的回答已标蓝。

Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference.

我就文档添加了一些备注,仅供参考。

5.Attachment附件

Ienclosetheevaluationreportforyourreference.

我附加了评估报告供您阅读。

Attachedpleasefindtoday’smeetingnotes.

今天的会议记录在附件里。

Attachisthedesigndocument,pleasereviewit.

设计文档在附件里,请评阅。

Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes.

其他个人特征方面的信息请见附件。

6.Pointlisting列表

Todaywewouldliketofinishfollowingtasksbytheendoftoday:

1…….2…….

今天我们要完成的任务:

1…….2…….

Someknownissuesinthisrelease:

1…….2…….

声明中涉及的一些问题:

1…….2…….

OurteamherereviewedthenewestSCMpolicyandhasfollowingconcerns:

1…….2…….

我们阅读了最新的供应链管理政策,做出如下考虑:

1…….2…….

Herearesomemorequestions/issuesforyourteam:

1…….2…….

以下是对你们团队的一些问题:

1…….2…….

Thecurrentstatusisasfollowing:

1……

2……

目前数据如下:

1……

2……

Someitemsneedyourattention:

1…….2…….

以下方面需提请注意:

1…….2…….

7.Raisequestion提出问题

IhavesomequestionsaboutthereportXX-XXX

我对XX-XXX报告有一些疑问。

FortheassignmentABC,Ihavethefollowingquestions:

…

就ABC协议,我有以下几个问题:

……

8.Proposal提议

Forthenextstepofplatformimplementation,Iamproposing…

关于平台启动的下一步计划,我有一个提议……

Isuggestwecanhaveaweeklyprojectmeetingoverthephonecallinthenearfuture.

我建议我们就一周项目开一个电话会议。

AchievoteamsuggesttoadoptoptionAtosolveoutstandingissue……

Achievo团队建议应对突出问题采用A办法。

9.Thanksnote感谢信

Thankyousomuchforthecooperation感谢你的合作!

Thanksfortheinformation

谢谢您提供的信息!

Ireallyappreciatetheeffortyouallmadeforthissuddenandtightproject.

对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。

Thanksforyourattention!

谢谢关心!

Yourkindassistanceonthisareverymuchappreciated.

我们对您的协助表示感谢。

Reallyappreciateyourhelp!

非常感谢您的帮助!

10.Apology道歉

Isincerelyapologizeforthismisunderstanding!

对造成的误解我真诚道歉!

IapologizeforthelateaskingbutwewanttomakesurethecorrectnessofourimplementationASAP.

很抱歉现在才进行询问,但是我们需要尽快核实执行信息。

英文商务信函格式与结构，商务英语邮件格式规范

2009-11-2415:

31:

50

一般来说，现在使用的商务英语书信的格式主要有两种：

传统的缩头式（theconventionalindentedform）和现代的齐头式（themodernblockedform）。

　　根据英国传统做法，缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间，有时可能会缩进更多。

现在，齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。

它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始，段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行，以便于区分。

这种格式被称作齐头式（thefullblockedform）。

但是，有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便，所以，人们使用了一种改良的齐头式（themodifiedblockedform），即把日期放在右边，而把其他内容放在左边。

　　一般来说，我们通常使用单行距来布局一封信，这会使我们所写的信有一种紧凑感，但有些人在写短信的时候，更喜欢用双行距。

　　根据个人或公司的喜好，可以选择使用齐头式或缩头式。

但不论选择哪一种格式，一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:

（1）信头（theletter-head）

（2）案号和日期（thereferenceanddate）

　　（3）封内名称和地址（theinsidenameandaddress）

　　（4）开头称呼语（thesalutation）

　　（5）信文（themessageorthebodyoftheletter）

　　（6）结尾敬语（thecomplimentaryclose）

　　（7）写信人签名或签署（thewriter’ssignatureanddesignation）

　　（8）注意事项（theattentionline）

　　（9）事由、标题（thesubjectline）

　　（10）经办人代号（thereferencenotation）

　　（11）附件（theenclosure）

　　（12）抄送（thecarboncopynotation）

　　（13）附言（thepostscript）

　　在商务英语书信中，上述每一部分内容都有自己固定的位置，包含自己独特的内容，它们是不能随意互换的。

　　信头所包含的是写信人的基本情况，包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至E-mail地址。

信头在信纸的最上方，有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。

质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头，可以展示一个公司的风采，增强公司的信誉。

　　案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。

经常以“Ourref”和“Yourref”来区分。

它的位置一般是在信头的右边。

而日期在信头以下三行或四行，不管是齐头式还是缩头式，一般把日期放在右端，这可起到行尾的作用，使信看上去更整齐。

在商务英语书信中，日期一定要写全，不能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。

英国的日期标示法是“24thMarch.2002”，而美国的日期标示法则是“March24，2002”。

月、日的后面用逗号，年份后面不用标点。

　　封内名称和地址即收信人的名称和地址，要放在信纸的左上方，在日期以下三行或更多行，这可根据信的长短来定。

　　封内名称和地址要用齐头式，

　　紧靠信纸的左边，这样会使信看上去整齐。

　　开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语，一般商务英语书信中多用DearSir，DearSirs或Gentlemen，并且独立成行，在封内名称和地址以下三行。

在DearSir或DearSirs后面用逗号，而在Gentlemen后面用冒号。

　　信文是实质性的内容，信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确，切中要点;段落划分明确，每段集中于一个话题;打印准确，布局要有艺术性，使你的信件看上去赏心悦目。

尤其注意页边空栏，它是信文的框架。

信文多用单行距，有些短信可用双行距。

　　结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。

它只是一种礼貌用语，在信中没有实际意义，传统使之成为必须，并已成为习惯，所以一直沿用至今。

传统的结尾敬语有：

Yoursfaithfully，Yourstruly（多用于美国）等，也有人用倒装的Faithfullyyours，Trulyyours等。

结尾敬语必须和信文紧连一起，不能分开，更不能把它单独放到另一页。

如遇此种情况，则信件必须重新安排、打印。

　　签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。

公司名称可以打印，而主管人签名则必须是手写，两者都不可用印章代替。

这部分在结尾敬语以下三行，大约留出五行或更多的空间。

　　注意事项的习惯用语是：

Fortheattentionof或简单的Attention，下面一般要加上横线。

当信件是写给特定的人或主办部门时，则用此用语。

它在开头称呼语以上两行。

除齐头式外，可放在信文以上中间。

　　事由或标题在开头称呼语以下两行，下加横线，除齐头式外，一般放在信文以上中间。

经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题，让收信人先对所谈内容有所了解。

　　经办人代号在签署以下两行。

是打字员名字的首字母缩写，可用小写，也可用大写。

　　附件在经办人代号以下两行。

写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。

经常使用的形式有:

Enclosure，Enclosures，Encl.，Enc.等。

　　抄送在附件以下两行。

抄送有明、暗两种方式。

明示的标记为cc，后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和复印件上。

暗示的标记为bcc，后加收件人或公司的名字，只打印在复印件上，并且只有写信人和收信人知道。

　　附言在抄送以下两行。

如写信人想增加些信中忘记提到的内容，可用此方式，但应尽量避免使用。

因为它可能会给人一种错觉，即在写信前，你未能很好地安排你的信件。

这可能会影响到你的信誉。

　　在上述十三部分内容中，前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容，而后几部分则是可有可无的。

　　总之，当你书写商务英语书信的时候，必须谨记：

选定一种格式，坚持使用，不能变来变去；结构中的内容要安排合理得当，所必需的七部分内容一个都不能少。

布局好的信件是双方交易的好的开始。

一封布局优雅、端庄匀称的信件，会留给人一种良好的印象，促进双方的进一步往来，直至交易的达成。

商务电子邮件写作的八类典型问题

句子结构：

原邮件的最后一句“Anyquerriesplsletmeknow.”不符合英语写作的语法规范。

该邮件并非是一封好友之间问候、闲聊的信件，故应采取较为正式和规范的语言。

这句话应改成“Ifyouhaveanyquestions,pleaseletmeknow.”更合适些。

原邮件的其他句子结构问题不大，主要是时态和语态问题（在下文“时态语态”里会阐述），不会影响理解。

　　内容表述

　　在阐述邮件内容时，应尽量做到明确、准确、完整、简洁。

　　明确、准确：

邮件要写得清清楚楚、明明白白，毫无晦涩难懂之处，这样收信人看了信后才不会误解写信人的意图。

原邮件“Thefollowingisthetrainingarrangement,whichhasconfirmedwithDixon.”这句意思因为语法错误而变得不够明确，改成“Thetrainingschedule,topicandvenue,whichhavebeenconfirmedwithDixon,areasfollows:

”后，意思明白晓畅。

此外，还应避免或尽量少使用一些语意模糊的词语或短语，如ASAP等，以免引起不必要的纠纷。

　　完整、简洁：

邮件的内容应力求完整而全面，提供所有读者所需的信息。

同时也应使邮件内容简洁明了。

原邮件内容简洁但不够完整。

在提出课程的同时，也应简单介绍一下课程的特色，修改后邮件中加了“ItwillbeanidealcourseforyoutolearnabouttheColumbiaProductandalsotoimproveyourtrainingskills.”，这样读起来内容显得完整。

　　时态语态

　　英文时态语态和汉语不一样，它是通过动词的形态变化和其他辅助手段来实现的，而汉语主要通过一些助词和介词，如：

“了、呢、过、给、被、由”等来体现时态、语态的变化。

正因这一差异，国人在写英文邮件时往往受到母语的干扰，犯时态语态错误。

　　时态：

邮件第一句中的动词“focus”若按原句写的话，应改成“focuses”；第二句若按原句写的话，句中“is”、“has”应分别改成“are”、“have”。

　　语态：

原邮件中“Thefollowingisthetrainingarrangements,whichhascomfirmedwithDixon.”后半部定语从句应改成被动语态“Thetrainingschedule,topicandvenue,whichhavebeenconfirmedwithDixon,areasfollows:

”，否则难以理解。

　　语言风格

　　语言风格主要可以从是否自然和是否正式等两个角度来评估。

邮件正式与否取决于邮件的写作目的和写作场所。

若是正式邮件应通篇保持正式写作语气，若是非正式邮件应通篇保持非正式写作语气。

本文中范例邮件就写作目的和场所而言，应该算是比较正式和规范的邮件。

　　原邮件中“Plsoffertheparticipantslistofyourteamtometoday.”这句因为用了缩略语“Pls”而显得不够正式。

而“Anyquerriesplsletmeknow.”这句因为有语法错误不够规范。

“YrsSincerely”最为别扭，不伦不类，本身属于正式用语，里面却夹杂着极不正式的手机短信用语“Yrs”。

此外，作者竟然用汉语时间表达习惯来写英文邮件“2005-3-22”，明显不规范。

　　邮件格式

　　商务电子邮件的格式比起一般商务信函的格式要简单一些，格式主要按以下几部分编排：

“标题（Subject）”、“称呼（Salutation）”、“开头（Beginning）”、“正文（Body）”、“结尾句（Ending）”、“礼貌结束语（ComplimentaryClose）”、“写信人全名（Writer誷FullName）”、“写信人职务及所属部门（Writer誷TitleandDepartment）”等。

这部分只要分别对比原邮件和修改后邮件，读者不难分辨孰优孰劣。

　　此外，还可以通过使用小段落和加段落的小标题、使用列举符号罗列具体信息、使用星号或下划线强调重点内容以及段落与段落之间空行等手段来做到格式更完美。

　　标点符号

　　在邮件写作中标点符号往往被忽视或不知如何处理，殊不知标点符号的作用之大，有时能带来相反的效果。

且看以下两封邮件，措辞完全一样，但因为标点符号的位置不同而内容变得截然相反。

　　“DearJack:

Iwantamanwhoknowswhatloveisallabout.Youaregenerous,kindandthoughtful.Peoplewhoarenotlikeyouadmittobeinguselessandinferior.Youhaveruinedmeforothermen.Iyearnforyou.Ihavenofeelingswhenwe’reapart.Icanbeforeverhappy—willyouletmebeyours?

—Jill.”

　　“DearJack:

Iwantamanwhoknowswhatloveis.Allaboutyouaregenerous,kindandthoughtfulpeoplewhoarenotlikeyou.Admittobeinguselessandinferior.Youhaveruinedme.ForothermenIyearn.Foryou,Ihavenofeelings.Whenwe’reapart,Icanbeforeverhappy.Willyouletmebe?

Yours,Jill.”

　　而在本文提供的原邮件中也出现了多处标点使用不当，如：

“arrangements”的逗号后面应空一格；“date”、“topic”、“venue”后面要加冒号；“Yourssincerely”后面要加逗号。

　　字母大小写

　　字母大小写在邮件写作中也往往被忽视。

以下原邮件中的词语第一字母应大写：

标题中的“producttrainingannouncement”、称呼中的“dear”、邮件主体中的date、topic、product、training、venue、meeting-room等单词首字母都应该大写。

　　商务英语电子邮件尽管具有非正式的特点，但它仍应具备正确性和严肃性。

由于篇幅有限，本文对商务邮件中常出现的八类问题讲解也只是抛砖引玉。

希望大家在看完本文之后有所裨益，能够养成写完邮件后检查邮件的习惯，从以上八个方面好好斟酌自己的写作，不断修改，做到精益求精、沟通无障碍。