西软系统官方培训教程文档之财务审核审核.docx

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西软系统官方培训教程文档之财务审核审核

1帐务审核..........................................................................................................................................2

第一节消费帐管理..................................................................................................................2

1.1消费帐查询.........................................................................................................................2

1.2消费帐主单.........................................................................................................................3

1.2.1消费帐主单窗口.........................................................................................................3

1.2.2新建消费帐................................................................................................................4

1.2.3帐务处理....................................................................................................................4

第二节应收帐管理......................................................................................................................5

2.1应收帐户查询.....................................................................................................................5

2.2新建应收帐.........................................................................................................................6

2.3应收帐户主单.....................................................................................................................6

2.3.1应收帐户主单窗口.....................................................................................................6

2.3.2应收帐与档案.............................................................................................................7

2.3.3帐务处理....................................................................................................................8

2.3.3.1应收帐务主单.........................................................................................................8

2.3.3.2定金输入及定金单打印.........................................................................................9

2.3.3.3信用限额设置.........................................................................................................9

2.3.3.4入帐......................................................................................................................11

2.3.3.5调整......................................................................................................................11

2.3.3.6转帐......................................................................................................................12

2.3.3.7压缩......................................................................................................................13

2.3.3.8争议......................................................................................................................14

2.3.3.9选帐......................................................................................................................15

2.3.3.10帐单....................................................................................................................15

2.3.3.11清户....................................................................................................................17

2.3.3.12核销....................................................................................................................17

2.3.3.13核销历史............................................................................................................21

2.3.4帐务处理实例...........................................................................................................23

2.4审核应收帐.......................................................................................................................26

2.5信用卡...............................................................................................................................28

2.6应收帐务查询...................................................................................................................29

第三节夜间稽核........................................................................................................................30

3.1夜审系统操作步骤...........................................................................................................30

3.2房租审核及入帐...............................................................................................................35

3.3费用审核...........................................................................................................................35

第四节报表................................................................................................................................36

4.1催帐报表...........................................................................................................................36

4.2帐龄报表...........................................................................................................................37

4.3稽核报表...........................................................................................................................38

4.4报表专家...........................................................................................................................38WESTSOFTCO

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2第五节会计日期以及营业计划数编辑....................................................................................40

5.1会计日期...........................................................................................................................40

5.2编辑营业计划数据...........................................................................................................40

帐务审核

第一节消费帐管理

消费帐即宾馆工作帐,可用于输入没有使用电脑的收银点的现金收入,以及特殊账务的处理等。

收银点每天营业结束后,可至总台把现金收入输入该账号,再用部分结账结掉该费用,本日该收银点的营业收入就可反映在总报表上了。

这样的收银点如:

美容室、洗衣房、楼面电话等。

消费帐也可以用于记录酒店内部的各种费用开支,如内部长话费（在电话计费模块定义自动转账、会议室、宴请客人费等。

每一个部门均可有一个固定帐号。

1.1消费帐查询

执行审核→消费帐管理,打开如下窗口。

该窗口默认显示所有消费帐列表,包括有效的、结帐的、挂帐的等。

系统用一个字母表示消费帐的状态,同宾客帐务:

状态

含义I

有效O

本日结帐S

临时挂帐D

昨日结帐表

WESTSO

FTCOPYRIGHT

3功能按钮介绍:

窗口右边是常用功能快捷按钮,大多是跟帐务相关的,只需单击这些按钮或使用按钮前的快捷键（如1,2等就可使用相关功能,介绍如下:

〖新建〗:

新建一消费帐主单;

〖联房〗:

打开『联房设置』窗口,增删联房;

〖主单〗:

打开消费帐主单,可修改主单信息;

〖入帐〗:

打开『入帐』窗口,可快速入帐;

〖固定支出〗:

打开『固定支出』窗口,可增删固定支出;

〖帐务处理〗:

打开帐务主单,可进行帐务处理;

〖允许记帐〗:

打开『定义允许记帐费用』窗口,可选择设置允许记帐费用;〖定义帐户〗:

打开『定义帐户』窗口,可增删子帐户;

〖打印帐单〗:

打开『单据打印』窗口,可打印各类已经设置好的单据。

查询:

右上角

按Alt+Z快速查询,输入查询条件,回车,显示查询结果。

右下角,组合查询,快捷键是:

CTRL+SHIFT+Z,系统弹出『宾客查询组合条件』窗口,可以进行相关查询。

1.2消费帐主单

1.2.1消费帐主单窗口

『消费帐管理』窗口,双击某记录,打开如下窗口。

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41.2.2新建消费帐

操作步骤:

（1、『消费帐管理』窗口,单击〖新建〗,打开新建消费帐主单,整个窗口类似于后面讲到的AR帐主单;（2、输入【本名】,选择【来源】、【市场】,输入【担保人】、【担保单位】等信息;（3、单击〖存盘〗,或按CTRL+S,系统自动生成消费帐号。

图

注意:

若该收银点长期使用该消费账号进行现金收入的录入（系统默认有效期为一年,需将永久账户前的空白框勾选。

1.2.3帐务处理

需要处理消费帐帐务时,消费帐主单下,单击〖帐务处理〗,打开帐务主单。

消费帐处

理同前台帐务处理,请参见《前台收银》说明。

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5图

第二节应收帐管理2.1应收帐户查询

执行审核→应收账户管理,打开『AR-应收帐户管理』窗口,系统默认显示所有AR帐户。

图功能按钮介绍:

窗口右边是常用功能快捷按钮,大多是跟帐务相关的,只需单击这些按钮或使用按钮前的快捷键（如1,2等就可使用相关功能,介绍如下:

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PYR

IGHT

6〖新建〗:

新建AR帐主单;〖帐务处理〗:

打开帐务主单,可进行帐务处理;〖入帐〗:

打开『入帐』窗口,可快速入帐;〖主单〗:

打开应收帐主单,可修改主单信息;〖档案〗:

打开『档案』窗口,可查阅相关信息;〖允许记帐〗:

打开『定义允许记帐费用』窗口,可选择设置允许记帐费用;〖定义帐户〗:

打开『定义帐户』窗口,可增删子帐户;〖联房〗:

打开『联房设置』窗口,增删联房;〖催帐信〗:

打开『催帐信』窗口,可打印已经设置好的催帐信;〖对帐单〗:

打开『对帐单』窗口,可打印已经设置好的对帐单;查询:

右上角,快速查询,快捷键:

ALT+Z,输入查询条件,回车,显示查询结果。

可以输入的常用条件:

帐户名、帐户名称中的一部分、帐号等。

右下角,组合查询,快捷键:

CTRL+SHIFT+Z,系统弹出『应收账户查询组合条件』窗口,可以进行相关查询。

2.2新建应收帐

操作步骤:

（1、『AR-应收帐户管理』窗口,单击右〖新建〗按钮,打开新建AR帐主单;

（2、输入【名称】,选择【类别】、【等级】,输入其他相关信息;

（3、单击〖存盘〗,或按CTRL+S,系统自动生成AR帐号。

注意:

【等级】若是有消费限额,可设置限额。

限额分两种情形,一种是以客户的实际预付款作为限额,例如客人以现金购买了10000元的贵宾卡,在该客人的应收帐户中录入现金10000,即表示限额为10000。

一些协议单位是以信用作为限额的,则执行帐务→信用,录入限额,录入方法详见2.3.3.3信用限额设置。

2.3应收帐户主单

2.3.1应收帐户主单窗口

『AR-应收帐户管理』窗口,单击右〖主单〗按钮,打开AR帐主单,如下图所示。

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7图【类别】应收帐户类别,是酒店对应收帐的一种分类。

一般分两大类:

应收帐和信用卡。

应收帐包括公司、旅行社以及员工担保帐等;信用卡包括国内卡和国外卡。

应收帐是一般意义上的挂帐,即单位与酒店签订挂帐协议,可以先消费后结帐,一般月结。

这些费用由各个营业点在结帐时通过“城市挂账”的结帐方式到相关的AR帐户下;而信用卡的产生是各个营业点一旦用信用卡结帐,该笔费用就自动生成到相关的信用卡AR帐户下,每种信用卡对应一个AR帐户。

酒店可凭借信用卡AR帐户与银行对帐。

注意:

酒店可以根据管理需求决定是否启用应收帐管理信用卡的功能。

若启用了该功能,则除了在前台系统中建立信用卡应收帐户之外,还必须在维护系统中设置信用卡类型与相关AR帐户的对应关系,此时方可用相关的信用卡结帐。

【等级】一般分两等:

有消费限额和无消费限额。

若选择有消费限额,前台转帐至该应收帐时,系统将根据限额情况,判断是否能继续转帐,若判断结果:

目标转帐费用+已有帐务>限额则系统将提示:

“『ARxxxxx』超过消费限额,请与财务联系”。

图

2.3.2应收帐与档案不管是公司、旅行社还是订房中心,档案的附加信息中都包含一个信息,就是应收帐号。

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8系统中一个单位可对应两个应收帐号,如下图所示。

财务部门建立应收帐后,相关授权部门可在档案主单下,执行AR帐号→调整,选择对应的AR帐号或新建AR帐号,使其显示如下。

图

2.3.3帐务处理

2.3.3.1应收帐务主单

『AR-应收帐户管理』窗口,双击打开应收帐务主单,如下图所示。

图帐务主单可分成四个部分加以说明:

左上、右上、中间、底行。

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9左上:

显示帐户。

右上:

显示AR帐户基本信息。

中间:

默认显示有效帐务明细,要求明确每条帐务所包含的信息。

其中帐务前带有标记的为未经审核的AR帐。

未经审核的AR帐无法对其进行帐务处理。

底行:

重要信息区,灰色显示表示未定义,亮色显示需引起重视（表示有定义信息。

2.3.3.2定金输入及定金单打印

操作步骤:

（1、帐务主单下,单击工具栏上〖入帐〗按钮,弹出『入帐』窗口;

图（2、【姓名】显示AR账户名称,【代码】处输入人民币现金在系统中的代码,【金额】处输入定金数量;（3、输入【单号】等信息,单击〖入帐〗。

系统默认打印定金单,操作员可根