超市供应商管理办法.docx

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超市供应商管理办法

天天超市供应商管理

如何开发最适合综合超市发展的供应商,并与他们发展互利互惠的商业关系,是每一个公司的重大战略任务.俗话说：

"水能载舟,亦能覆舟〞.超市好比是舟,而众多的供应商则是水.如果选择好的供应商,则他们可成为超市的战略合作伙伴,双方可以齐步发展,共创未来；反之则超市的前途就不堪设想.

超市的供应商政策如下：

供应商政策

项目

政策说明

供货来源

本公司广求货源,供应商包括：

提供农产品的农民、生产基地、制造商、代理商、总经销、与进出口商.避免向二级批发商、皮包公司与亲友所开的公司等供应商进货,除非事先以书面申请,并获得上级的同意.

供货家数

同价位没有品牌性的商品,应避免两家以上的供应商采购,否则客户会有所混淆,除非该品牌有较大的市场规模与季节性的需求.每一个门店总供货家数应限制家数."独家供货〞的情况应尽量避免,除非有很好的理由.客户有强烈的品牌选择需求时,此一政策可按市场规模与季节性的需求酌量调整.供应商每月进货或销售金额不足1000者,应予淘汰.

选择要求

本公司不可能向所有的供应商采购,故供应商的选择应谨慎为之,基本上符合下列条件的供应商才可加以考虑：

（1）价格：

愿意以本地最低供货价格供货给超市.

（2）诚信：

不可有贿赂与违背诚信的行为.

（3）质量：

质量良好,能对其商品质量有所保证.

（4）包装：

其商品品种、包装方式与规格是本公司目标顾客

群所需要的.

（5）服务：

能在订货、配送、售后服务与本公司密切配合.

（6）批发：

愿意经由本公司的销售渠道批发给零售商,餐饮

业或公司行号与企事业单位,拓展其市场占有率.

（7）货源：

财务稳健,公司或组织管理完善,货源可靠.

（8）远见：

不贪图近利与暴利,愿与本公司一齐成长茁壮.

（9）促销：

愿意在促销活动给予大力支持.

（10）赞助：

愿意对各种赞助费用给予大力支持.

购销

本公司绝大部分的商品是以购销的方式买断经营,降低成本,对售价有绝对的自主权.

代销

本公司虽以买断经营,但仍需与供应商对某些风险较大的品类,或采购人员较无把握的品类,可考虑以代销的方式经营,采取实销实结〔但供货价格与售价可能会较高〕.代销商品的供应商可派促销员驻场销售,存货的损耗分担双方应事先约定.

联营

对于较高单价,销量小,易失窃、产品生命周期短、市场变化快、或须要专业解说服务的业种,例如：

精品、化妆品、音像制品等,可以考虑联营,采取实销实结,存货损耗风险由供应商承担.

供应商管理的目的在于〔1〕培养有实力且愿与超市齐步成长的合作伙伴.〔2〕淘汰没有潜力或商业道德,且对超市无益的供应商.〔3〕尽量减少中间环节的不合理加价,以降低进货成本.〔4〕争取最好的商业交易条件.〔5〕将营业额与利润额最大化.

所以"筛师供应商〞成为供应商管理的一个重点,其实只要采购人员立场端正,要挑选好的供应商不难,在"供应商政策〞里有明列"选择要求〞.另外由"供应商基本资料表〞、"供应商简介〞、"供应商报价单〞、"新供应商问卷调查表〞与"新供应商产品问卷调查表〞基本上可以看出一个端倪.有些供应商为了某些理由〔例如：

商业##〕拒绝填写"供应商基本资料表〞,我们应慎重不与他们往来,除非他们的产品在市场上有独占性,或成为卖方市场,且受超市的目标顾客群所喜爱.

供应商管理可分为：

〔一〕新供应商进场,〔二〕旧供应商清场,〔三〕旧供应商年度合同,〔四〕旧供应商年度评估,〔五〕年度供应商表彰大会.现分述如下：

一、新供应商进场：

有些新供应商经营者经常抱怨说：

"要见超市的采购不容易〞.这句话说明了超市的部分采购人员较为牛气,喜欢或愿意与老供应商交往,把超市的进货大门关闭了,这是不对的.要知道超市的成长与永续发展,必须靠供应商的支持,有些老供应商由于自身的原因〔例如：

财力、人力、广告、促销、研发、物流、质量……等〕无法跟上超市的发展步调,必需要汰换,因此必须补充新血,而且市场不乏好的热销商品,但因为种种原因不得其门而入,让超市错失了商机.同时,让有些顾客老是抱怨超市缺少市场上热销的商品,或品种不齐全等等.

因此,采购人员"引进新供应商〞是个重要的课题,不可藉故拒人于千里之外,超市应让新供应商有机会凭其实力与旧供应商公平竞争.引进新供应商对超市有一些明显的好处：

〔1〕对老供应商有压力,有竞争才有进步.他们会对超市提供更好的交易条件,以保住其生意；〔2〕新供应商的引进可为超市增加较多的营业外收入,如果一家"1万元〞,一年引进50家新供应商,就会为超市增加"50万元〞的其他收入；〔3〕新供应商通常可弥补超市现有商品结构的不足,可让超市的品种更齐全；〔4〕最重要的是,新供应商的供货与交易条件通常会比老供应商更好,也能提供某些市场上"热销〞的产品,为超市带来大量的利益.

公司采购部应采用以下的方法引进新供应商：

1、健全"新供应商进场程序〞与制定"供应商手册〞.

2、在各门店公告栏里公示采购部的联系方式,让新供应商进入任何一家门店都能了解采购部的联系方式.

3、同时"公告栏〞上应说明可以在总部价购〔例如：

人民币10元〕"新供应商进场程序〞与"供应商手册〞.

4、

在总部采购部设置"新供应商登记本〞,规定采购部应在一周之内,会正式告知前来洽谈者超市采购部的决定.

5、"公告栏〞的信息举例：

新供应商朋友们：

（1）假若你们的产品有"价格、质量、包装、品种、或服务〞上的优势,超市采购部谒诚欢迎你们前来洽谈.

（2）你们可以经由采购部了解与超市交易的程序.

（3）你们也可以向总部价购"新供应商进场程序〞与"供应商手册〞.

（4）在你们按"新供应商进场程序〞提供"供应商基本资料表〞、"供应商报价单〞、"新供应商问卷调查表〞、"新供应商产品问卷调查表〞与"目录或照片〞交给采购部的一周之内,采购部将正式通知是否需要进一步约定时间洽谈.

谢谢你们的合作,欢迎光临！

6、"新供应商进场程序〞见下.

7、采购部收到"供应商基本资料表〞、"供应商报价单〞、"新供应商问卷调查表〞、"新供应商产品问卷调查表〞与"目录或照片〞后,应设立一个登记本,登记"日期、供应商名称、与资料名称〞,然后交给"采购经理〞."采购经理〞研究后,作批示,并交给相关的"采购主管〞."采购主管〞做详细的调查与研究后,最后呈报"商品部经理〞,由"商品部经理〞作最后决定是否进一步洽商,并正式通知供应商有关超市采购部的决定.

8、若采购经理决定进一步与新供应商联系后,采购主管应主动联系新供应商.经过几回合的洽谈,并初步筛选商品后,应填报"新供应商审批申请书〞〔如附件〕给商品部经理审批.

9、商品部经理对于采购主管所推荐的供应商,应约谈其最高业务负责人,除了核实"供应商资料表〞、"供应商报价单〞"新供应商问卷调查表〞与"新供应商产品问卷调查表〞的正确性外,最后把双方合作的利益充分沟通,并试探对方的虚实,毕竟两家公司的合作应更慎重一点较好.商品部经理与财务主管确定收费细则,商品部经理有最终审批权,经审批同意进场后,按正常进场程序,向财务部缴交"进场赞助费〞后,由信息主管正式建档,并由采购主管下订单进货.

二、旧供应商清场：

有些供应商言行不一致,表现欠佳,呈现一些问题,例如：

产品没有优势、促销也不积极、产品质量不稳、包装不良、送货不与时、赞助费用很少、拒绝退换货、供货价格经常调涨、帐期太短、帐额太小、沟通困难、服务不佳……等.这些都是应该"清场〞的征兆,但"清场〞不能单凭采购主管说了算,否则成为暗箱操作,这是采购工作的大忌！

为了让"清场〞有凭有据,"清场〞应该与"进场〞一样有一个类似的程序."旧供应商清场审批申请表〞〔如附件〕是用来决定"清场〞用的.采购主管鉴于某一个供应商的绩效不好,远不如预期,在开发替代供应商的同时,可填写"旧供应商清场申请表〞经由采购经理与商品部经理同意下,正式办理"清场〞手续.清场时,应先通知"财务部〞暂缓付款,等与供应商谈判库存清理办法之后,获得妥善的解决办法〔例如：

供应商补价差,或做清仓处理〕后,才可做最后的货款结算.

三、旧供应商年度合同：

每年年底,除半年内的新供应商外,采购主管应与所有旧供应商谈一下年度的合同.年度合同主要在规X：

"价格、价格上涨、条码、交货天数、付款方式、付款帐期、商品管理费用、进货奖励、节庆赞助、促销、广告意向、损耗补偿、食品与百货质量问题、退换货……等〞项目.

采购主管在谈判年度新合同时,最好能与采购经理或商品部经理或财务主管一起参加,毕竟谈判时我方人员愈多能集思广义,添漏补遗,更能让采购主管如猛虎添翼,气势如虹,无往不利.

四、旧供应商年度评估：

每年底除了要与供应商谈一下年度的交易合同外,对内采购主管对其管辖的所有供应商做一个"旧供应商年度评估表〞〔如附件〕.这个表的评估项目与"进场〞与"清场〞是一样的,唯增加了实际的年度总销售额与毛利率.

凭这个"评估表〞,采购部也可以在年底顺便决定年度10～20％应替换的供应商.若总数有500家供应商,则应在此时替换50～100家供应商,汰劣择优,形成一种"良性循环〞.

五、年度供应商表彰大会：

每年底,公司可举办一个"年度供应商表彰大会〞,其目的是：

〔1〕感谢供应商一年来的配合与支持与其辛劳.〔2〕藉表彰大会的透明化,激发起供应商的攀比性与积极性.〔3〕展现超市的采购与销售实力,更能吸引新的、有实力的供应商前来洽商.

"表彰大会〞可以是有偿的〔例如：

由供应商自费参加有餐宴的"颁奖大会〞〕或无偿的.也可以仅有精神奖励〔例如：

奖状或奖牌等〕,或同时给于物质奖励〔例如：

奖金或实物或提前付款等〕.表彰的内容可以包括：

"营业额增长率、毛利额增长率、毛利增长率、准时交货率、低或无退货、售后服务水平、商品创新、促销支持力度、广告支持力度、综合配合度……等〞项目.

更可以针对供应商的业务人员与超市的采购人员颁奖给"最佳业务能手〞与"最佳采购能手〞等,以激励买卖双方关键人员,奖项可以是：

"奖状、奖牌、奖金、或旅游〞等.在这方面的投入愈多,下一年的回报肯定会大.

附：

新供应商进场程序

天天超市

填表日期

年月日

供应商基本资料表

〔适合者打"√〞〕

供

应

商

名称

销售部

地址

邮编

销售部

成立日期

年月日

资本额

万

员工

人

主要股东##

1．

2．

3．

4．

5．

职称

主要客户名称

1．

2．

3．

4．

5．

供应商

综合状况

盈利状况

：

□是□否□不清楚；比同业：

□高□相等□低□不清楚

资金状况

：

□充足□刚好□紧X□不足□不清楚

存货状况

：

□充足□刚好□紧X□不足□时多时少□不清楚

销售状况

：

□良好□一般□较差□很差□不清楚

人员状况

：

□稳定□流动率尚低□流动率较高□流动率很高□不清楚

配送状况

：

□良好□刚好□紧X□不足□不清楚

供应商属性

□内资企业□合资企业□外资企业□股份制□国有企业□集体企业□私营企业□上市公司

□制造商□进口商□经销商□代理商□一级批发商□二级批发商□其它：

目前主要商品品牌

7．

其它

总计

商品品类

销售额占本市市场份额

年广告促销费〔万〕

万

主要销售渠道

经销商

代理商

批发商

零售商直供

KAC〔主要/重点客户〕

其它：

总计

销售占比

％

100.0％

客户数

家

零售网点数

家

提供以下证件〔有者请打"√〞〕：

1.□营业执照副本7.□商标注册证〔制造商适用〕

2.□税务登记表〔国税、地税〕8.□卫生许可证〔食品制造商适用〕

3.□生产许可证〔制造商适用〕9.□安全认证〔电工类商品适用〕

4.□商检合格证10.□代理授权书〔代理商适用〕

5.□进口商品检验合格证〔进口商品适用〕11.□其他〔1〕

6.□商品检验报告〔2〕

填表人##

销售部

负责人

公

章

职称

联系

手机

日期：

20年月日

天天超市

供应商报价单

供应商

销售

排名

国际条码

品名与规格

销售

单位

商品陈列尺寸

长×宽×高

〔公分〕

每箱

件数

产地

交货

天数

价格结构〔人民币、含税〕

样品

零售

订价

二批商

进价

一批商

进价

连锁店

进价

天天

进价

是

否

是

否

入

天

￥

入

天

入

天

入

天

入

天

入

天

入

天

入

天

入

天

入

天

入

天

入

天

入

天

入

天

入

天

注：

（1）在报价之前,供应商应先完整填写"供应商基本资料表〞.

（2）请供应商务必按商品本身的"销售排名〞顺序填写.如果栏位不够,请自行复印

"空白表格〞,并更正"销售排名〞顺序.

（3）如以上报价不实,一经查证属实,天天将立即停止一切交易,并全数退货.

（4）"天天进价〞系是"到岸价〞,即供应商必需将商品按指定位置贴好"天天店内码〞或

印上"国际条码〞,整齐码放在"天天〞指定的栈板与位置上,并当面点交给"天天收货部〞.

供应商名称

地址

电话

公

章

传真

报价人

职务

天天超市

新供应商问卷调查表

供应商名称

地址

感谢贵公司考虑与超市合作,共同拓展市场,双赢双利.请就近先考察超市的门店,并阅读"供应商手册〞,然后回答以下问题,适合贵公司的意见者,请在"方格〞内打"√〞.

门店考察

门店：

考察次数

□没有□一次□两次

□三次以上

□

对门店的建议

□应降低价格

□应提升服务

□应改善布局

□应增加品种

□其他：

□

门店：

考察次数

□没有□一次□两次□三次以上

对门店的建议

□应降低价格

□应提升服务

□应改善布局

□应增加品种

□其他：

供应商手册

□尚未阅读□略为阅读□详细阅读

□阅读一次□阅读两次□阅读三次以上

□

供应商

产品定位

□高档□中高档□中档□中低档□低档

□

□家庭用□专业用

□所有年龄□特定年龄

□所有性别□特定性别

□所有文化水平□特定文化水平

□所有职业□特定职业

□所有商圈□特定商圈

供应商能力

是否能协助超市降低采购成本

□能□不能□不确定

是否能协助超市降低营运成本

□能□不能□不确定

是否能协助超市增加销售份额

□能□不能□不确定

供应商对

超市的认识

全市连锁

□是□否□不清楚,目前门店数：

家店,个城市

天天低价

□是□否□不清楚,比市价便宜：

～％

品种齐全度

□5,000个以下□5,000～10,000个□10,000个以上

来客数

比本市同类超市：

□多□相同□少□不清楚

客单价

比本市同类超市：

□多□相同□少□不清楚

销售额

比本市同类超市：

□多□相同□少□不清楚

超市的熟人

职务

关系

□朋友□同学□别人介绍

职务

关系

□朋友□同学□别人介绍

职务

关系

□朋友□同学□别人介绍

可以打听

供应商的人

公司

对超市的

综合建议

⒈

⒉

⒊

供应商业务

负责人

职务

日期

年月日

天天超市

新供应商产品问卷调查表

〔适合者打"√〞,请按一个品牌填写一X〕

供应商名称

地址

品牌与

品类名称

货源

□自制□进口□代理□购销

□代销□联营□其他：

□

供应商

产品定位

年龄

□所有年龄层

□0～5岁

□5～12岁

□13～19岁

□20～50岁

□50岁以上

姓别

□男女都适用

□男性适用

□女性适用

职业

□农民

□国企职工

□事业单位职工

□私企职工

□集体职工

□外企职工

□个体

家庭人数

□所有家庭

□1～3人/户

□4～6人/户

□7人/户以上

家庭月收入

□0～500元

□500～1,000元

□1,000～2,000元

□2000～5000元

□5,000元以上

商圈

〔距超市门店〕

□0～500米

□500～1,000米

□1～3公里

□3～5公里

□5～10公里以上

□10公里以上

产品生命周期

□萌芽期

□成长期

□成熟期

□饱和期

□衰退期

产品质量

□高档

□中高档

□中档

□中低档

□低档

产品责任险

□没有投保□有投保,保险公司：

保额：

￥/事故

质量管理

□ISO认证□其他方式〔简述〕：

产品包装

□说明清楚适合自选式销售

□说明不清楚须有促销员解说

□无任何文字说明

□有打洞适合吊挂式陈列

□塑料或彩盒包装适合叠放式陈列

□纸箱包装

□其它包装：

□

国际条码

□有□无□正申请中,预计个月落实

主要直接

竞争对手

第一家

牌,其档次为：

□高档□中档□低档

第二家

牌,其档次为：

□高档□中档□低档

第三家

牌,其档次为：

□高档□中档□低档

与主要直接竞争

对手的价格对比

第一家

□我公司价格较低□我公司价格相同□我公司价格较低

第二家

□我公司价格较低□我公司价格相同□我公司价格较低

第三家

□我公司价格较低□我公司价格相同□我公司价格较低

与主要竞争

对手的质量对比

第一家

□我公司质量较高□我公司质量相同□我公司质量较低

第二家

□我公司质量较高□我公司质量相同□我公司质量较低

第三家

□我公司质量较高□我公司质量相同□我公司质量较低

与超市现有商品的对比

品牌

价格

质量

服务〔售前与售后〕

⒈

□较好□相同□较差

□

⒉

□较好□相同□较差

□

⒊

□较好□相同□较差

□

供应商业务部

负责人

职务

日期

年月日

※供应商填写不实,超市有权停止合作.

供应商编号

供应商名称

天天超市

新供应商进场审批申请书

生

鲜

□蔬果组□肉品组□水产组

食

品

□酒饮组□休闲食品组

百

货

□精品组□文教组□文体组□家居组□鞋帽组

□面包熟食组□日配组

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