收款室业务流程工作安排及考核.docx

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收款室业务流程工作安排及考核

销售中心收款室业务流程

收款室直接在销售中心总经理的领导下与公司财务部业务指导下进行工作，对公司经营款项收取管理全权负责。

一、公司签订合同后由销售中心收款室按合同规定向客户收取预付款；二、根据合同执行销售单的开具

1、现款现货

先由跟单员到销售中心开单员处开具销售清单并签名（原则上收款员不能开具销售清单）交收款员验单收款，收了款后，在销售清单上盖现金收讫或转帐收讫章并在复核处签名，客户联交给跟单员配货，记帐联和存根联由收款员保管，跟单员在看到客户联单上盖有现金收讫或转帐收讫章后就按单配货，货物备好后在客户联上签字，连单带货一并点给客户，如果配货时由几个人来完成，则在发货单上注明跟单员的名字，货物不够数量，就应与时通知收款员更正销售清单，注意四联单据同时更正。

2、先发货后付款

（1）、货主或代办人亲自提货，由跟单员到销售中心开单员处开具销售清单，收款员复核单据，跟单员配好货并签名，连单带货清点交客户，并让客户在存根联上注明“货已收、款未付”并注明付款日期，并签名，如果欠部分货款，则打欠条，欠款部分按应收款帐务处理。

（2）、代办发货由跟单员根据客户货单到销售中心开单员处开具销售单签名，由收款员复核单并签名，由跟单员配好货，并在销售单签名，后把客户联单交驾驶员或货运站带给客户，并要代办单位或驾驶员在销售单存根联上签收，若送托运站，则由客户指定托运站，并由托运站开具货运单，注明货物件数、托运价格，货运单与销售单一起保存，作为应收款记帐凭证。

若由我公司代办装车发货，应对派车单位、驾驶员、车主严格把关，杜绝车辆逃逸事件发生，并把基本情况通告货主，一般不能代货主签收其它单位货物，除非客户特别要求并承担责任，以上相关单据由收款员当事人收集齐全并妥善保管。

（3）、先收款，后发货：

收款时，先由收款员开具交款单，注明款项来由，交到财务室做应收账款处理，销售时同样做应收账款处理；

（4）、收款员在货物发出之后，应把销售单誉写在销售报表上，誉写时，再次对销售单进行核实，发现问题与时纠正，并注明客户名称，合计金额。

（5）、开具销售清单应注意的事项：

①、公司名称或个人XX填写清楚，必须与合同执行上所写一致；

②、项目名称填写清楚，不得遗漏；

③、货物名称与合同执行一致，且外框与内框分开开具；

④、价格必须清楚注明合同所签铝锭+加工费或固定单价；

⑤、制单人签字字迹工整，以便财务查单；

⑥、属现款现货部份，收款员在收取客户现金或支票、存银行的必须加盖现金收讫或转账收讫章；

⑦、属应收账款发货部份，必须在销售单上注明未付款货已发字样；

⑧、收款员审核单据，检查以上项目是否填写清楚，无误后须在单据上签名。

三、根据合同执行销售清单的保管

①每天下班前，由开单员与收款员对帐，双方无误后，现款现货部分的销售清单存根联和记帐联同销售报表一同交到财务室，应收款的销售清单存根联与货运单连同应收款凭证由收款员做应收款帐凭证，记帐联同应收款凭证交财务记应收款帐，第四联由收款员交公司行政助理做相关业绩统计。

②已结帐的销售清单与销售报表交财务部审核后统一销毁。

④非本职工作者不得接触收款室财务资料。

四、根据合同执行销售的帐务处理

①现款现货的销售清单，连同销售报表，一并交到财务电脑室，做库存冲减。

②应收款部分的销售清单存根联同货运单与应收款凭证由收款员做应收款的记帐凭证。

③每月月底，收款员与财务室核对应收款帐，核对正确后，填写对帐单，经客户核对确认并签名盖章。

④收款员应按以下格式在销售报表上反映当天的销售状况：

⑴、今日销售合计（含现款现货部分和应收款部分）：

⑵、现金收入：

⑶、支票收入：

⑷、支出（如果用支票支出时，支票以现金记）：

a

b

⑸、应收款：

a

b

⑹、

（2）至（5）合计

⑺、收应收款

a

b

⑻、（6）至（7）合计：

处罚办法

在销售单的开具保管与帐务处理过程中，如果不按以上方法执行，即视为工作失误，出现工作失误应找出责任人，给予处罚，若找不出责任人，实行问责制处罚。

五、根据合同执行办理货物放行条，相关手续如下：

1、跟单员所开销售单货物与仓库出库调拨单是否一致；

2、跟单员是否已开具电脑销售单号；

3、单价是否与合同执行条款相符；

4、属现金单据的，是否收妥现金（其他同上）；

5、属应收账款单据的，是否有应收账款审批单、业务经理承诺书；客户收货人员与合同所签收货人员是否一致，如不一致，须办理收货人员委托书与财务人员委托书。

以上条款，在开具放行条时，认真核对。

如手续不全，一概不给予办理货物放行手续。

六、执行合同直接从铝厂发货给客户货物的处理办法

1、从铝厂直发XX三元德隆销售中心（含委托加工部份），发货时须提供仓库开具的调拨单、销售中心跟单员开具的销售单与财务办理的货物出门放行条至铝厂，铝厂才能办理出门条；

2、铝厂装好货物后，须将铝厂结算单与磅码单公司采购部经办人员，公司相关人员才能办理货物出门条的相关手续。

特殊情况报铝厂、公司相关领导批准方能办理货物出门条。

以上规定，铝厂、公司各相关人员遵照执行，若违反每次给予50元以上的处罚。

七、发生应收账款的管理流程

（一）发生应收款业务，合同手续规X要求

1、应收账款的管理部门为财务部和销售中心，客户信息档案的建立由业务部负责,由销售中心收录查实并归档。

客户的信息资料为公司的商业秘密,所有参与客户信息的经管人员须妥善保管,不得泄露。

客户的信用额度和期限实行定期核定制,由销售中心经理、业务经理、财务经理共同初步审定,报总经理核定,每半年对客户的信用额度和期限核定一次,核定后由销售中心归档备查。

签订供需合同时，首先了解订货方工程资金来源可靠程度，包括工程资金的支付能力状况，分析资金风险度。

2、在了解资金基本状况，确信可行后〔没有大的问题出入后〕，双方按照经济合同的有关规定与双方约定在平等互利的原则下制定供货合同，填写经济合同签署单并报公司批准。

签订合同必须提供客户如下资料：

营业执照、组织机构代码证、税务登记证或XX复印件：

以公司名义签订合同的客户必须提供其公司营业执照复印件、税务登记证复印件，并且加盖对应的公司印章，注意查看证照是否过期，是否经过年检；以个人名义签订合同的客户必须提供个人XX复印件，并按手印。

授权委托书：

客户委托相关人员办理提货手续、财务手续的，必须出具授权委托书（授权委托书格式按公司样板见附件页），并留存授权委托人（即经办人）XX复印件以便在提货和办理财务手续时与原件核对。

承诺书与担保书：

若签订的合同有欠款，客户必须办理承诺书（公司样板），承诺还款日期等事项；需要办理担保手续的客户，由担保方出具担保书。

3、合同成立后，要求各经办人〔销售中心、财务部相关人员〕对合同执行负责，做好供货、收款等相关工作，严格执行双方约定。

（二）、提交货各种单据规X要求

1、提货时，原则上由合同双方经办人交、提货，办理全部手续，如果对方当事人不到场提货时，提货人需持有订货单位提货委托书〔格式按公司样板〕、本人XX提货，按销售清单验单、验货单提货并办理相关手续。

2、提货时出现金额未付，在清单上签署“货已收，款未付”提货人签名并填写“货款欠单”并注明归还日期。

出现支付部分货款时，在清单上注明已付款数额，欠款数额，提货人签名并填写“差额欠款单”注明归还日期，此项为发生应收款之重点，审批程序如下：

第一步：

跟单员编辑短信发送至该项目业务经理，短信内容为：

客户×××原欠款××元，现该客户××项目发××（三元、兴发、伟业等）材料××kg（或配件数量），金额为××元。

发货后欠款总额为××元。

跟单员：

×××

第二步：

业务经理收到短信后，在上述短信后签署意见，转发至销售中心总经理处，签署意见分以下两种：

1同意发货，负责收款。

×××（XX）

2不同意发货。

×××（XX）

第三步：

销售中心总经理收到短信后，在短信后签署意见并签名，

转发给财务部经理。

第四步：

财务部经理收到短信后，同样签署意见并签名，转发公司总经理。

第五步：

公司总经理收到信息后去，签署意见并签名，转发秘书。

第六步：

秘书收到信息后，转发：

财务部经理、销售中心总经理、仓库经理、收款室主管、业务经理、跟单员。

在上述程序中，不论前四步签署同意发货与否，最终以公司总经理签署意见为依据确定是否发货。

短信第一发送人发出信息2小时后无回音，则必须跟各短信回复人联系，务必在1个小时内得到准确回复，否则由短信第一发送人承担一切责任。

请相关人员严格按照以上程序进行，否则一律不得发货。

若因特殊原因，总经理无法签署意见回复，则以财务部经理签署的意见为准回复。

（三）、应收账款单据的开具、保管与财务处理

销售过程中出现应收款时，如货主或经办人自行提货，则必须在清单上注明“货已提、款未付”与付款日期，若代办发货时，必须由驾驶员在货单上签收或货运站提供货运单，收款员在当天结账时，用销售清单存根联和货运单做应收款记账凭证，并自行保管，待到货主付款或付清账并办理相关手续后，再把此单交到财务室销毁，收款员把当天的应收款销售清单记账联和应收款记账凭证交到财务室后，财务人员亦应做应收款明细账，客户付款、存款、汇款或退款时，再冲减客户的应收账款，财务室到银行领取收款凭证除账后交收款员除账。

（四）、应收账款监控

1、财务部应于每月  15  日前制作上月《客户对账单》,与有应收账款的客户对账,《客户对账单》应由客户亲笔签名或加盖公章,特殊情况下可通过的方式进行对账,但通过方式进行对账的客户,至少每个季度届满     日内交寄一份上一季度《欠款确认书》,交寄给公司的《欠款确认书》应是由客户亲笔签名或加盖公章的原件;

2、公司对外经营主体名称为"XXXX",公司的业务部与财务部应当核对与客户发生合同关系的主体印章名称是否为本公司印鉴,签订合同、业务往来、制作《客户对账单》与清收时应当使用相应的、完整的主体名称。

3、对超过信用期限或约定期限未支付清货款的客户,按以下制度处理:

　　⑴、超过   10   日的,由经办业务主管上报部门负责人,并催收;

　　⑵、超过   20   日的,由业务部经理上报主管副总经理,派员上门催收,并由业务部对经办业务主管给予相应处罚;

　　⑶、超过    30  日并经催收无效的,由业务部报总经理批准后作个案处理,提请公司法律顾问签发《律师函》,对发《律师函》仍无回应的客户,经业务部报总经理批准后通过诉讼等方式进行催收,并由业务部对经办业务主管给予相应处罚;

　⑷、情况紧急或情况特殊的,不受前三款制度的限制。

（五）、应收账款交接

业务主管岗位调换、离职,必须对经手的应收账款进行交接

1、业务人员接交时,应与客户核对账单,遇有疑问或账目不清时应立即向主管反映,未立即呈报或故意代为隐瞒的,应与离职人员共同承担责任。

2、离职人员完成移交手续并经相关部门主管确认同意后方可发放该移交人员未结算的工资,未经主管同意而自行发放的,由责任人负责赔偿。

3、业务人员办理交接时由业务部与财务部监督,移交时发现有贪污或挪用公款、短缺物品、现金、票据或其他凭证等情形的,除限期全额赔偿外,情节严重的,公司还将依法追究其民事与刑事责任。

（六）、应收账款汇报制度

应收账款实行每月向主管经理报告一次制度。

各单位与每月10日将上一个月的应收账款情况报财务部，由财务部汇总后报告公司主管经理。

1、应收账款报告的内容包括：

欠款单位、欠款数额、欠款时间、经办人、是否发出催债的书面通知。

2、财务部对到期应账款，应当书面通知该账款的经办人。

由经办人负责催讨账款，经办人应当每旬向财务报告一次催款情况。

应收账款到账后，应当与时销账。

（七）、供货与清收欠款时需注意的事项:

1、委托收货与委托验收、结算情况出现后，需方收到货并经验收后，相关的业务人员必须在三天内，持收货单与验收单找到委托人，由委托人签字盖章认可。

结算单也必须在七天之内交由委托人签字盖章认可。

2、属于滚动性发货、滚动性付款的情况，每发生一次供货行为与付款行为必须在当天之内做一次结算。

如：

“第一次发货一吨，货款为四万，需方收货后付款二万，尚欠二万。

第二次发货二吨，货款为八万，需方付款四万，结算为需方共欠货款六万，以此类推，统称滚动性的发货、滚动性的付款、滚动性的结算。

”如该结算系委托行为，业务经办人必须在十日内持结算单找委托人签字盖章认可。

3、注意诉讼时效的问题。

应收款的清收按法律的规定，知道或应当知道自己的合法权益受到侵害时，向法院起诉的诉讼时效为两年。

如某公司欠我方货款10万，承诺于2008年9月10日支付，则向法院行使诉权的时间必须在2010年9月10日前。

4、向欠款单位追讨债务时，必须具备敏锐的眼睛和智慧的头脑，不要单纯的为追债而追债，必须随时掌握欠款单位和个人的所有财产状况与收集该单位所经营的各种信息，以便产生诉讼时申请法院与时查封。

5、债务产生时和债务产生后，如欠款单位用机动车或不动产与土地使用权抵押担保的，必须到车辆管理所与房屋产权部门、土地管理部门办理抵押登记手续。

6、债权债务的转移。

如甲欠乙货款50万，乙又欠丙货款50万，若丙方债权无法实现时，可以由甲、乙、丙协商后，用书面协议明确乙方欠丙方的货款转由甲方支付。

7、应收集整理实现债权的相关证据，交由法律顾问审查后，妥善的保管，依照《民事诉讼法》的规定，当事人对自己的诉讼主X必须提供相关的证据，否则承担败诉的责任。

财务部

2011年10月26日

销售中心收款室工作安排与考核

1·目的：

收款室在公司经营过程中，担当着审核票据，收取货款，为公司的货款回笼加速资金周转起着重要的作用，为进一步提高收款室的收款效益和收款室的业务水平，明确各收款员的工作具体职责，特做本工作安排。

2·工作分工：

（1）收款室主管按应收帐款客户和收款任务分配各收款员的应收帐款客户，客户一但分好后，总体上不做变动各收款员的客户，按客户数量与收款任务适当增减各收款员客户。

（2）按收款室工作需求，收款员分为值班做帐收款员、电脑登帐录帐与地州收款员、外联收帐收款员。

3·

（1）值班做帐收款员（1人）日常工作安排：

①值班做帐收款员，原则上每位收款员排流值班做1个月值班做帐，处理值班做帐收款员每日事项，每周与外联收款员调休1天，第二天上班后认真核查休息天的销货日报表，并负值班做帐收款员之责。

②认真阅读手头上未执行完的《合同执行》，并按收款室业务流程认真处理、记录、收集收款室当天发生的业务，并于下午5点登帐，下班前清点和转交现金和支票给出纳，相关单据转交给电脑输录单员。

3收到可以发货的通知，请与时通知相关业务和跟单员，认真核对有关财务审批手续和单据，核对无误，办理出门条。

4认真详细登记当天的发票收到、转交记录，并确保发票安全与转领手续签字。

5按收到现款和支票落实是否开票，并与《合同执行》或现场客户询证核实，在收据上注明。

按公司相关流程填写发票审批单。

6当天的银行存款，到第二天都没有人认，并按异常款项书面上报主管和财务经理，待落实清清楚后按相关领导批示处理。

7如运公司特数业务，需加班的，在加班下班前完成上述1-5项业务。

8负责收款室卫生，做到桌面上东西摆放整齐，地面干净无污点。

（2）值班做帐收款员日常工作考核：

财务经理和会计抽查上述①——⑧日常工作内容与本岗位应做而未做，每发现一次罚款10元。

4·

（1）电脑登帐录与地州帐收款员（1人）日常工作安排：

1电脑登帐录帐收款员，每天下班前到收款室拿值班做帐收款员的当天业务单据，并核实日报表的数据勾稽关系、单据与日报表配对，如有问题退给值班做帐收款员，并把问题上报主管和财务经理。

2当天上班10点前按收款室业务流程准确无误登记完昨天的收收室发生的业务单据，并能为销售中心业务员和跟单员提供到现在为止的发货后的客户应收帐款对账单。

3每月20日以前负责（除XX外）地州客户上月份应收帐款客户对账单（如：

10月20日前必须对好到8月31日的应收帐款客户对账单，对帐单必须双方对帐确认、签字、盖章的原件）。

4与时提供外联收款员的客户应收帐款余额查询和打好客户应收帐款对帐单。

5熟悉地州客户的未收完款《合同执行》，并按合同执行主动、积极催收应收账款。

勾通到位的应收帐款客户自动转款到我公司帐上，须请客户复印转帐进帐单传到公司转交出纳查询到账到账为毕。

6建立完善地州客户应收帐款档案（内容为：

客户名称、工程项目，欠款金额、欠款时间、应收帐款与对帐单等财务手续是否完备、欠款单位负责人XX与、对帐财务人员XX与。

）每月电子版上交财务经理。

7平常与应收帐款客户经常联落，了解客户经营情况和财务情况，有异常情况与时上报财务经理。

8与片区业务经理与公司相关人员联系并做好客户应收帐款的对帐工作。

9如收款室值班做帐收款员忙不过来时，下到收款室帮忙协助收款。

10每日登帐录帐完成后，把业务单据分到各收款员手里。

负责电脑登录室卫生，做到桌面上东西摆放整齐，地面干净无污点。

（2）电脑登帐录帐与地州收款员日常工作考核：

财务经理和会计抽查上述①——⑩日常工作内容与本岗位应做而未做，每发现一次罚款10元。

5·

（1）外联收款收款员（3-5人）日常工作安排：

1外联收款员（XX地区与郊区），每天打卡上班后，跟据自己所管应收帐款客户与主管和财务经理勾通。

如需外出收款，则注意自身和款项安全，按公司公事派车外出收款，能在对方开户行进帐则须在对方开户行进帐，并把进账回单交回给值班做帐收款员。

2如收到远期支票，也交回并提醒值班做帐收款员。

如运勾通到位的应收帐款客户自动转款到我公司帐上，须请客户复印转帐进帐单传到公司转交出纳查询是否到账，确认到账后再找时间到客户处拿回我公司记账单交出纳。

3每月20日以前负责客户上月份应收帐款客户对账单（如：

10月20日前必须对好到8月31日的应收帐款客户对账单，对帐单必须双方对帐确认、签字、盖章的原件）。

4如不需外出，则按电脑登帐录帐收款员分给业务单据，按收款室业务流程，把客户分门别类整理自己客户业务单据，到客户应收帐款对帐确认完毕归档装入资料贷。

5熟悉客户的未收完款《合同执行》，并按合同执行主动、积极催收应收账款。

6建立完善客户应收帐款档案（内容为：

客户名称、工程项目，欠款金额、欠款时间、应收帐款与对帐单等财务手续是否完备、欠款单位负责人XX与、对帐财务人员XX与。

）每月电子版上交财务经理。

7平常与应收帐款客户经常联落，了解客户经营情况和财务情况，有异常情况与时上报财务经理。

8与销售中心业务经理与公司相关人员联系并做好客户应收帐款的对帐、收帐、催帐工作。

（2）外联收款收款员日常工作考核：

财务经理和会计抽查上述①——⑧日常工作内容与本岗位应做而未做，每发现一次罚款10元。

财务部

2011年10月22日