IATF16949文件管理规定.docx

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IATF16949文件管理规定

分发对象

管理编号

分发对象

管理编号

分发对象

管理编号

副董事长

生产管理部

第二生产部

总经理

品质保证课

第三生产部

管理者代表

品质管理课

财务部

生产技术部

总务部

第一生产部

制订

制.改订年月日

改订内容.特记事项

承认

照查

作成

制订

2019.04.30

新规作成.规定

各部门会签（请在需会签的部门前打ˇ）:

□副董事长

□财务部

□品质保证课

□第一生产部

□总经理

□总务部

□品质保证课

□第二生产部

□管理者代表

□生产管理部

□生产技术部

□第三生产部

1.目的:

本规定以通过对本公司制订的品质环境体系文件进行适当管理，从而达到品质环境系

统的有效运作

2.適用範囲.

本规定适用于东莞寿广精密电子有限公司品质环境体系文件的制作、管理。

3.用语的定义

3.1管制文件:

文件之效用属长久性且重要性较高,文件之制订、改订、废止、发行、回收、保存及销毁皆须依规定执行并加以管制者,如系统文件、规定文件、部门工作文件、作业指导书、作业要领书、检查基准书、图面、纳入样书、技术规格、标准等.

3.2外来文件:

来自公司外部的文件,如客户的文件/数据、工程图纸、国际/国家标准、法律法规及设备操作说明书等.

3.3体系文件:

本公司以ISO/TS16949:

2009、ISO14001：

2004国际标准为基准，制订我公司品质环境系统规则（包括手册.规定书.手顺书.指示书及记录文件），适用于全公司.

3.4PLP对象文件：

（PLP:

ProductLiabilityPrevention产品责任预防）产品的安全性及品质保证业务上，作成的各类记录，如文件、电子媒体等.

3.5非管理对象文件：

不须进行文件管理的、用于参考确认用途的文件。

5职责

4.1文件制定人

-负责将实际作业方式制定成文件，并于制定栏签名，注明日期

-负责将制定的文件呈主管审核

-负责管制性文件的变更

4.2文件审核人

-负责审查文件内容之正确性，并于审核栏签名，注明日期

-负责将审核的文件呈主管核准

4.3文件核准人

-负责核准管制性文件，签名并注明日期

4.4文管中心（DCC）

-负责管制性文件之编号及发行,旧版文件之回收

-负责管制性文件原稿之保存

-各种国际、国内标准及外来文件之保存

4.5收文人员

-负责管制性文件的签收、呈阅、登录、归档与保存.

6.作业内容

6.1品质环境体系文件架构

文件阶层

阶层作用描述

文件层别

第一阶层

我公司最高层文件，表明全部规则、规定

纳领性文件

第二阶层

明确各课主要业务，表明顺序、内容

横向接口性文件

第三阶层

工程品质确认图（PQC）、作业要领书（WGS）检查基准书（ISS）等用于零部件生产的规格、基准等指示性文件及重大环境因素管控的文件。

纵向指导性文件

第四阶层

记录上述品质环境文件运用结果之文件

记录性文件

6.2文件项目及其制定、改订、承认之权责部门规定如下

6.2.1品质环境文件的作成、照查和承认权限

分類

品質环境文書

制定部門

照查者

承认者

備考

手册

品质环境手册

管理者

代表

管理者

代表

总经理

副董事长

規定

規　定

品証部

管理者

代表

总经理

副董事长

PLP

对象文件

手順書

各部门

部长

管理者代表

PLP

对象文件

指示書

作業指導書

各部门

课长

部长

PLP对象

文件

纳入仕様書

品证部

管理部

课长

部长

客户

PLP对象

文件

工程品質確認図（PQC）

生産部

课长

部长

管代

PLP对象

文件

作業要領書（WGS）

各部

课长

部长

工程检查標準類

生産部

课长

部长

PLP对象

文件

作業条件表

生産部

课长

部长

PLP对象

文件

設備取扱い説明書

生産部

课长

部长

PLP对象

文件

検査基準書（ISS）

品証部

课长

部长

PLP对象

文件

検査要領書（IGS）　　

品証部

课长

部长

PLP对象

文件

限界見本

品証部･生産部

课长

部长

客户

PLP对象

文件

重大環境要素コントロール指示書

各部門

课长

部长

管代

FMEA控制计画

品証部

部长

总经理

副董事长

PLP对象

文件

6.3文件的编号原则

6.3.1部门的代码:

部门

代码

部门

代码

部门

代码

副董事长

总务部

生产技术部

总经理

生产管理部

资材课

第一生产部

PD1

管理者代表

生产管理部

生管课

第二生产部

PD2

财务部

品质保证部

品质保证课

第三生产部

加工课

PD3

文管中心

品质保证部

品质管理课

第三生产部

组立课

PD4

6.3.2一阶文件编号规则

品质环境手册

KHC-QEM-□

改定符号（从A～A5，B～B5,以此类推）

品质环境手册

东莞寿广精密电子有限公司

6.3.3二阶文件编号规则

规定书

KHC-□□□-□□□-□

改定符号（从A～A5，B～B5,以此类推）

登录号码（数字从0到99）

GSP:

共用体系文件,QSP:

品质体系文件,

ESP:

环境体系文件

东莞寿广精密电子有限公司

6.3.4三阶文件编码规则

①手顺书

□□□-P□□-□

改定符号（从A～A5，B～B5,以此类推）

登录号码（数字从0到99）

用P表示手顺书

起案部门

②指示书类

A品质类：

□□□-WI-□-□□□-□

改定符号（从A～A5，B～B5,以此类推）

登录号码（数字从0到999）

指示书类别（代码表见下页）

用WI表示指示书

起案部门

代码

指示书类别

代码

指示书类别

PQC〈工程品质确认图〉

检查要领书类（除C.D.E外检查相关）

指示书类〈作业要领书类,生产现场用〉

捆包指导书类

受入检查基准〈IQC〉

工程异常基准书类

工程检查基准〈IPQC〉

纳入仕样书

出货检查基准〈OQC〉

FMEA控制计画

操作指导书类（仪器、设备等相关）

作业条件表类

…

注：

以后增加之指示书，依此类推

B环境（环境物质）类：

□□□-W□□□□-□

改定符号（从A～A5，B～B5,以此类推）

登录号码（从数字0到99）

E1环境类E2ROHS类

W表示指示书类

起案部门

6.3.5四阶文件表格编码规则:

□□□-F□□□-□

改定符号（从A～A5，B～B5,以此类推）

登录号码（从数字0到999）

F表示表格类

表示部门代码

6.4文件的制定：

6.4.1　文件制定,一般用A4纸,正文字体统一采用四号宋体.

6.4.2　“规定书”内容及格式:

　1.目的

2.适用范围

3.定义

4.职责

5.作业内容

6.关联文件

7.相关记录

6.4.3第一阶文件之制定，应由管理代表负责制定并指定分发对象,总经理照查,送副董事长承认后，将原稿转文管中心发行.

6.4.4第二阶文件之制定,应由品证部负责制定,管理者代表指定分发对象并照查,总经理照查,送副董事长承认后,将原稿转文管中心发行

6.4.4第三阶文件之制定，应由第6.2节规定之权责部门为制定部门；文管中心由"文件管理台账"查目前已发行文件的编号使用状况后,依第6.3节之文件编号原则编定新文件的编号，并由文管中心通知制定部门；依第6.2节之规定核准后，将原稿转文管中心发行。

6.5文件之发行

6.5.1经承认之一至二阶文件，由文管中心影印适当份数,在每页右下角盖红色

“受控文件”,章登录于“文件分发台账”,得到管理者代表确认后发行至各相关单位,并在“文件分发台账”上保持收发记录.

6.5.2三阶文件承认后（如作业指导书、作业要领书、PQC、检查基准书、纳入任样书和工程图纸等）,由文管中心影印适当份数,于每页右下角盖红色盖“受控文件”章登录于“文件分发台账”,得到品证课长确认后发行至各相关单位,并在“文件分发台账”上保持收发记录.

6.5.3相文件（作业指导书、检查基准书和工程图纸等）由于因紧急、临时或正版文件没有及时收到,由文管中心影印适当份数,在每页右下角盖红色“暂用文件”章,登录于“文件分发台账”,得到管理者代表确认后发行至各相关单位,并在“文件分发台账”上保持收发记录,待正式文件收到后正式发行,暂用文件回收.

6.5.4文件制订发行时应编订版本,各文件管制部门应随时稽核版本是否为最新版.

6.5.5对文件的发行,正式文件则加盖红色“正本”章，供参考用时则加盖红色“参考用”章,各部门不得自行影印,如需要时则向文管中心提出申请并填写“文件改订/增加申请表”.

6.6文件的改订：

6.6.1第一阶文件之改订，相关权责部门填写“《文件改订、作废、增加、补发申请书》”说明理由,并由管理者代表、总经理和副董事长进行文件评审,无误后押印,提交管理者代表照查,总经理照查,送副董事长承认后将原稿转文管中心发行,如有问题，要求原制订部门再次改正.

6.6.1第二阶文件之改订,相关权责部门填写“《文件改订、作废、增加、补发申请书》”说明理由,并由关联部门长和管理者代表进行文件评审,无误后押印,提交管理者代表照查,总经理照查,送副董事长承认后将原稿转文管中心发行,如有问题，要求原制订部门再次改正.

6.6.2第三阶文件之改订，应由原制定部门填写《文件改订、作废、增加、补发申请书》说明理由,本部门部长、品证课和品管课进行文件评审,无误后押印,呈管理者代表承认后将原稿转文管中心发行,如有问题，要求原制订部门再次改正.

6.6.4文件改订的内容应用不同的字体﹑字号或画线等醒目的标志来区分,以便识别.若改订内容与其它部门相关联应召集相关人员开会说明.

6.7.5空白表单之原稿由文管中心保管,并影印造册给各使用部门使用.

6.7.6各单位收到文件时,应签收登记于“文件分发台账”内以便追踪.

6.7文件版次改订

6.7.1一阶至四阶文件版本制定,初制整本文件版别为A版,第一次改订为A1版,第二次改订为A2版,以此类推.文件经5次改订后即改版,整份规定改为B版,第一次改订为B1版,第二次改订为B2版,以此类推.

6.8文件回收和废止

6.8.1一阶至四阶文件和工程图纸回收和废止,由文管中心发行时将其对象部门旧版文件回收,并在“文件分发台账”内记录回收时间，回收副本文件进行销毁，原纸应于文件上盖蓝色“文管中心旧版文件”章印章于每页并予以分类标示保管,

6.8.2回收作废或过期文件废止时，并对非公司机密文件回收再利用单面纸,由文管确认后将盖红色废止文件印于每页上，原件予以保管，副本进行再生纸使用。

6.8.2需销毁公司机密文件（如工程图纸、合同和报价单等）或已经用单面纸印制的文件回收后直接粉碎销毁.

6.8.3有参考价值时,文管中心应于文件上盖蓝色“文管中心参考文件”章,以做识别,留做参考,但不可做为正式文件使用.

6.8.2回收之逾期无效文件应由文件管制中心统一销毁或有效识别,有关厂外逾期无效文件,得由持有者自行负责处理,

6.9外来文件之管制

6.9.1客户提供之原图/工程规格/规范等由品质保证部进行管制.

①品证部接收后，登录于《工程图面管理台帐》上记录品番、名称、改正符号、最新版本实施日，并在图面上盖红色“图面管理”章进行管理,分发按照6.5项执行作业.

③因设计变更，产生适用图面与设计待变更图面并存时，进行正确标识管理；当实际产品与设计待变更图面一致时，进行图面更换。

④设计变更实施后的旧图面，应标明旧版已无效或废弃,收到副本图面进行破碎销毁,原纸予以分类标示保管.

⑤当收到废止联络时，并在废止联络单上确认签收，且将原纸图面退还原出图方,副本

图面进行破碎销毁.

⑥每月一次检查图面的最新版本，并提交检查记录.

⑦一次实行多种设计变更时，以其中最新的改定版本为适用图，其它作为旧图面,相关发行及废止以以上述管理规定执行.

6.9.2国际/国家标准、法律法规及厂商提供之设备操作说明书等文件由文管中心先登录予《外来文件管理台账》,影印适当数份,并加盖外来文件章进行管制分发.

6.9.4外来文件的回收管理,同6.8之规定.

6.10PLP对象文件的管理

6.10.1PLP对象三阶文件发行时在文件左上方盖“PLP对象文件”章,记录文件保存标示首页上注明“PLP记录文件”予以识别管理.

6.10.2PLP对象文件由各课分类予以识别、保管、保存等管理工作.

6.11计算机媒体中的文件管制

6.11.1一至四阶文件（包括外来文件如工程图纸、法律法规及客户标准等）分类建电子档命名,应存录新服务器“ISO”相应文件夹中,该文件上保护权限,只读查阅,不能改订.

6.11.3以上一至四阶文件变更、作废、增加和补发等可在新服务器“ISO”将你所需对应文件另存为某一位置再做改订,新改订文件须提出《文件改订、作废、增加、补发申请书》同6.5项规定执行,电子档权责部门以邮件或其它形式联络DCC办理.

6.11.3存录于服务器中的各种文件/数据等电子文件,应做相应备份,并定期一个月进行检查和更新.

6.12客户提供之工程规格数据：

6.12.1必须于收到客户工程标准、规格及其变更后于1个工作周内审查、分发及执行。

6.12.2必须记录变更导入生产之日期，执行范围包括相关文件之更新。

6.12.3规格的变更如需关系到设计数据时或影响到PPAP文件（如：

管制计划、FMEAs等）时，应要求PPAP和相应产品数据的更新。

6.13品质环境文件的管理

6.13.1为明确品质环境体系文件,作成《规定文书管理台账》、《三级文书管理台账》、《记录表单管理台账》和《外来文件管理台账》予以登记,实施文件的最新版确认（频率：

每月一次）,以便文件的有效性.

6.13.2二至四阶文件须做文件管理台账予以管理,分发到各部门的品质环境文件也要做成管理台账进行管理,以保持统计最新版本.

6.13.3一至四阶文阶定期评审,要求一个季度审查一次,并将审查结果向各部通报,不足部分要求事发部门进行对策对应,使之满足该体系文件运行有效性

6.13.3非管理对象的品质环境体系文件不发行《文件分发台帐》进行分发管理.

6.14品质环境文件保管方法

6.14.1品质环境文件的状态须记录于《文书.记录文件夹一览表》进行保管管理

6.14.2品质环境文件根据《文书.记录文件夹一览表》收集于文件柜内,对于整理出来的文件须进行标识与识别.

6.14.3记录的保管依照《记录管理规定》KHC-GSP-002-B进行。

6.15品质环境文件借阅、评审和受控状态

6.15.1社内、供应商和客户等提出文件借阅,经相关权责人员同意方可办理手续借阅,并登录于《文件借阅台账》,由管理者代表承认后文管中心发行.

6.15.2一至四阶文件由管理者代表每年11月份组织相关人员进行版本、适用性和可操作性做总体有效评审,结果记录于《文件评审报告》并做出指示,对不足地方提出纠正措施.

6.15.3文件分“受控”和“非受控”两类,与品质环境体系运行紧密相关文件为“受控”

文件,持有者可以及时得到最新有效版本,文件发放不便收回（如发放第二方或第三方文件）列入“非受控”文件类,持有者将不能得到及时版本（改版可视情况而定）.

7.参考文件

《记录管理规定》KHC-GSP-002-B

8.表单管制

编号

表单名称

DC-F001

规定文书管理台账

DC-F002

文件.记录文件保管管理台账

DC-F003

文件分发台账

DC-F004

工程图面管理台账

DC-F005

文件改订、作废、增加、补发申请书

DC-F006

文件借阅台账

DC-F007

文书管理台账

DC-F008

外来文件管理台账

DC-F009

文件评审报告

9.文件与数据管理过程方法识别图

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