总务采购流程实用文案.docx
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总务采购流程实用文案
2019-2020版
内部资料注意保管
主办单位：
旅居东方度假俱乐部
承办单位：
万博国际广场
第三章-MM03_总务采购流程
流程说明
此流程是针对备品备件、固定资产、广告投放、型录印刷、培训服务的请购单实行采购作业，在系统中有货源清单时，系统自动指派供应商，自动生成采购订单；在系统中无货源清单，总务采购汇同相关专业技术部门进行供应商的选择并确定合理价格。
当采购订单价格大于采购申请单价，需经过申请部门主管确认后，更新采购信息；采购订单打印出来后经主管审批后，发送给供应商，并得到供应商的确认。
本流程涉及9种情形：
采购申请自动指派供应商；采购申请自动转成采购订单；显示采购订单；进行询报价、价格比较作业；拒绝报价作业；更新采购信息记录；维护货源清单。
注意事项：
1.采购申请自动指派供应商；采购申请自动转成采购订单；更新采购信息记录；维护货源清单，是针对备品备件的采购所执行的动作。
2.在更新采购信息记录前，需填写SAP系统采购信息记录维护申请表，并得到申请部门主管和总务主管的确认。
3.现阶段，对涉及专业性的采购，如广告投放/型录印刷、培训服务等采购，由相关技术部门确定供应商和价格，由总务部采购根据相关技术资料、支持文件和采购申请在系统中创建采购订单。
流程图
系统操作
操作范例
例1：
自动指派供应商：
将采购申请18000031指派供应商11000008
例2：
PR自动转成PO：
将采购申请18000031转成PO
例3：
显示PO：
4590000010
例4：
执行彩电的询价作业
例5：
执行供应商（11000046）彩电的报价作业
例6：
执行彩电的价格比较作业
例7：
更新物料1031采购信息记录，采购信息记录由6.84元变成5元
例8：
维护物料1033的货源清单
系统菜单及交易代码
例1：
自动指派供应商：
将采购申请18000031指派供应商11000008
后勤物料管理采购采购申请后继功能
交易代码：
ME56
系统屏幕及栏位解释
栏位名称
栏位说明
资料范例
采购申请
采购申请是指所要自动指派供应商的的采购申请的号码，总务类采购申请ZB的号码分配是从18000000到18999999采购申请
自动指派供应商所要满足的条件：
●物料主档中的采购数据中的自动采购订单打√
●供应商主档中的采购数据中的自动建立采购订单√
●供应商与物料必须要有信息记录
●物料必须有货源清单
18000031
采购组
采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设置为3位数字，以5开头
501
工厂
工厂是挂在公司下面的，它可以是制造实体，仓库分配中心，地方销售办事处。
这里请输入总务工厂：
FZ00
FZ00
排序标识
系统自动会指定标识1，排序标识是指对采购申请单按照标识进行自动排序
1：
按采购请求号和项目进行排序
清单范围
系统自动会指定A
A3-行+n指定
按
键进入下一个画面。
栏位名称
栏位说明
资料范例
自动分配
按菜单栏上的
键，系统自动指派供应商，并带出信息记录
供应商11000008
信息记录
信息记录是为采购提供货源信息。
它说明供应商与物料或服务的关系，并且帮助采购员确定供应商提供货物的情况。
530000039
例2：
PR自动转成PO：
将采购申请18000031转成PO
路径：
后勤物料管理采购采购申请建立采购订单
交易代码：
ME59
栏位名称
栏位说明
资料范例
采购组
此栏位为必输项，采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设置为3位数字，以5开头
501
供应商
此栏位为必输项；供应商是物料或服务采购来源，在SAP系统中是财务管理和物料管理的基础数据，总务类供应商代码设置为8位数字，共分为两类，长期供应商设置为11xxxxxx；一次性供应商设置为99xxxxxx、内部供应商设置为15xxxxxx。
11000008
工厂
此栏位是必输项，工厂是挂在公司下面，它可以是制造实体，仓库分配中心，地方销售办事处。
这里请输入总务工厂：
FZ00
FZ00
测试运行
把PR自动转成PO，进行试验性的测试运行
√
按
键进入下一个画面。
栏位名称
栏位说明
资料范例
消息
消息是指将PR自动产生PO，在测试运行后，系统自动产生的消息。
测试运行成功
按
（上一页）键进入上一个画面。
栏位名称
栏位说明
资料范例
采购组
此栏位为必输项，采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设置为3位数字，以5开头
501
供应商
此栏位为必输项；供应商是物料或服务采购来源，在SAP系统中是财务管理和物料管理的基础数据，总务类供应商代码设置为8位数字，共分为两类，长期供应商设置为11xxxxxx；一次性供应商设置为99xxxxxx、内部供应商设置为15xxxxxx。
11000008
工厂
此栏位是必输项，工厂是挂在公司下面，它可以是制造实体，仓库分配中心，地方销售办事处。
这里请输入总务工厂：
FZ00
FZ00
按
键进入下一个画面。
栏位名称
栏位说明
资料范例
消息
将PR自动转成PO，并采购采购订单号码
4590000010
点击
（PO号码）进入下一个画面。
栏位名称
栏位说明
资料范例
采购申请
指采购订单是根据采购申请18000031生成
18000031
例3：
显示PO：
459000001
路径：
后勤物料管理采购采购订单
交易代码：
ME22
栏位名称
栏位说明
资料范例
采购订单
此栏位为必输项，输入所要显示的采购订单号码
4590000010
按
或键进入下一个画面。
栏位名称
栏位说明
资料范例
采购订单
显示PO的所有信息
4590000010
选择采购订单的行项目，点击
，查看采购订单的历史。
栏位名称
栏位说明
资料范例
GR
GR，指对采购订单的收货情况。
IR-L
IR-L，指针对采购订单收货的发票开立情况。
例4：
执行彩电的询价作业
路径：
后勤物料管理采购询价/报价询价
交易代码：
ME41
栏位名称
栏位说明
资料范例
询价类型
此栏位为必输项；询价类型共分为2类：
AN为询价，AB为GP投标需求，系统自动指定为AN
AN询价
语言代码
系统自动指定为ZH
ZH
询价日期
此栏位为必输项；输入进行询价的日期，格式为YY/MM/DD
2001/03/05
报价截止日期
此栏位为必输项；输入报价终止日期，格式为YY/MM/DD
2001/03/12
采购组织
此栏位为必输项，采购组织是一个组织单元，负责采购物料或服务，与供应商协商采购条件。
采购组织负责为指定的工厂购买物料和服务。
总务类采购组织为FG01。
FG01
采购组
此栏位为必输项，这里的采购组通常是指进行询价的人，采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设置为3位数字，以5开头
501
按
或键进入下一个画面。
栏位名称
栏位说明
资料范例
公司代码
此项为必输项，公司代码是在一个集团下的具有自己的资产负债表的各法独立单元，是财务的核心组织单元。
F001
按
或键进入下一个画面。
栏位名称
栏位说明
资料范例
R
此栏位为拒绝某供应商报价的必输项，R是指拒绝标识
√
按
键，系统显示询价6000000009的报价被维护的信息。
例8：
更新物料1031采购信息记录，采购信息记录由6.84元变成5元
路径：
后勤物料管理采购询价/报价报价价格比较
交易代码：
ME47
栏位名称
栏位说明
资料范例
询价
请输入根据询价单来更新采购信息记录的询价单号码
6000000013
按
或键进入下一个画面。
选择行项目，鼠标点击2下进入下一个画面。
栏位名称
栏位说明
资料范例
信息记录更新
此栏位为必输项，请选择参数A或B或C。
信息记录分为基础数据和组织数据。
基础数据用于信息记录的所有组织级别上。
组织数据用于各个采购部门或工厂。
信息记录可以得到的附加信息：
●当前和未来的价格和条件
●最新一次的采购订单的编号
●物料的描述：
即在采购订单中的描述
●某种物料的订单的统计
●不同供应商提供物料价格的历史情况
●供应商的评估系统
A
按
键，系统显示询价6000000013的报价被维护的信息。
例9：
维护物料1033的货源清单
路径：
后勤物料管理采购主数据货源清单
交易代码：
ME01
栏位名称
栏位说明
资料范例
物料
此栏位为必输项；请输入所要维护货源清单的物料号码
1033
工厂
此栏位为必输项；工厂是挂在公司下的，它可以是制造实体，仓库分配中心，地方销售办事处等。
总务类工厂为FZ00
FZ00
按
或键进入下一个画面。
栏位名称
栏位说明
资料范例
有效从
此栏位为必输项；资源清单记录有效期从---时间开始
2001/03/07
有效至
此栏位为必输项；资源清单记录有效期到---时间终止
2002/03/07
采购
此栏位为必输项，采购组织是一个组织单元，负责采购物料或服务，与供应商协商采购条件。
采购组织负责为指定的工厂购买物料和服务。
总务类采购组织为FG01
FG01
供应商
选择物料所提供的供应商号码
11000033
FIX
物料的固定货源
Blk
供应源冻结
按
键，系统显示改变货源清单的信息。
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