完整版印章使用管理办法.docx

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完整版印章使用管理办法

北京远洋基业物业管理有限公司

印章使用管理办法

第一章总则

一、为加强印章的管理，安全使用印章，使印章确实发挥标志、权威、证明、凭信作用，特制定本办法。

二、适用范围：

本规定适用于远洋基业物业管理有限公司的各部门、各项目以及下属分公司。

三、本规定所指的印章是指含北京远洋基业物业管理有限公司、各物管中心的公章、财务章、以及一些专用章、法人名称印章、法人名称字样等所有印章（以下简称“印章”）。

第二章印章的制作和启用

一、各部门、各项目应遵循能签字不盖章的原则，尽量减少印章的使用频次和刻制种类。

二、新刻或改制印章须提出书面申请，并绘制印章样式，签报总经理办公室并经公司总经理批准后，由总经理办公室统一刻制，异地项目由项目的综合行政部刻制。

三、总经理办公室制作印章应到公安机关办理登记手续，并到公安机关指定的单位刻制。

四、印章制作好后，在颁发前，总经理办公室应有详细的交接登记，保管人/责任人在《印章印模备案表》（见附件）上签字，并将印模报总经理办公室备案。

五、印章启用前，使用单位或部门应将启用时间书面通知办公室。

如使用单位或部门撤销或改变名称，印章应缴还总经理办公室处理。

第三章印章的种类与审批

根据公司目前的经营业务内容，公司对印章进行统一分类、统一刻制，项目自行刻制的印章无效，印章的种类及审批流程如下：

一、公章

（一）北京远洋基业物业管理有限公司公章

1、使用范围：

以公司名义对外发文、便函以及对外联系工作的介绍信、对外的相关证明；劳动合同；财务部门办理财务信托、查帐、加支票密码盒等业务。

2、保管人：

由总经理办公室专人保管。

3、审批流程：

使用公章的个人填写《印章（证照）使用申请表》（见附件），说明盖章的目的、用途、范围等，经项目总经理/部门总经理审批同意后，报公司总经理批准后到保管人处盖章。

（二）分公司公章

1、使用范围：

以分公司名义对外发文、便函以及对外联系工作的介绍信；以分公司公司名义对外的相关证明等业务。

2、保管人：

公章由分公司专人保管，分公司的总经理/常务副总经理为公章的责任人，应签署由律师起草的《承诺书》（见附件）。

3、审批流程：

使用公章的个人填写《印章（证照）使用申请表》，经部门经理审批同意后，报分公司总经理/常务副总经理批准后到保管人处盖章。

（三）物管中心公章

1、使用范围：

以物管中心名义对外发文、便函以及对外联系工作的介绍信、委托函、对外的相关证明等业务。

2、保管人：

由总经理办公室专人保管。

异地物管中心公章由该物管中心的专人保管，由项目总经理签署承诺书。

3、审批流程：

使用公章的个人填写《印章（证照）使用申请表》，经部门经理、项目总经理审批同意后，报公司经总经理办公室负责人批准后盖章。

异地物管中心公章的审批：

使用公章的个人填写《印章及证照使用申请表》，经部门经理审批同意后，报项目总经理批准后盖章。

二、专用章

（一）合同专用章

1、使用范围：

以公司、分公司名义签订的协议、合同等。

2、保管人：

公司的合同章由公司的法务助理保管，分公司的合同章由分公司的专人进行保管。

3、审批流程：

按照公司合同管理的相关规定履行合同审批手续，并按照公司授权体系规定之审批权限由总经理授权的相关人员签署、用印。

（二）财务专用章

财务类的各种印章（财务专用章、发票专用章、人名章等）的使用范围、保管人以及审批流程按照财务制度执行。

（三）人事专用章

1、使用范围：

办理社保手续以及以公司人力资源部名义开出的证明

2、保管人：

人力资源部专人保管

3、审批流程：

按照人力资源部的相关规定执行。

（四）车位管理专用章

1、使用范围：

各物管中心签订车位出租协议；办理停车证；车辆计费单；车险证明等相关业务。

2、保管人：

物管中心财务部专人保管。

3、审批流程：

按照物管中心《车位租赁管理制度》及流程执行。

（五）房屋出租专用章

1、使用范围：

各物管中心签订房屋出租协议等相关业务。

2、保管人：

物管中心财务部专人保管。

3、审批流程：

按照物管中心《房屋租赁管理制度》及流程执行。

（六）客服通知专用章

1、使用范围：

以物管中心名义向住户发放的各类收费通知、催缴收费单以及下发的各类违规通知单、紧急通知等所有通知。

2、保管人：

物管中心客户服务部专人保管。

3、审批流程：

用章部门填写《印章（证照）使用申请表》，经客户服务部负责人同意后，报项目总经理批准后盖章。

（七）装修管理专用章

1、使用范围：

业主装修申请时签订的装修协议书、消防协议书；施工许可证；施工出入证；动火证等相关业务。

2、保管人：

物管中心工程部专人保管。

3、审批流程：

装修协议书、消防协议书经项目总经理审核批准后方可使用，此章只对装修文件专用。

按照物管中心的《装修管理规定》中的相关要求办理盖章手续。

第四章印章的使用

一、各类印章经审批后方可用印，严禁在空白信件、奖状盖印，确有需要用印的，要严格履行用章手续，用后及时存档。

凡对外文件使用印章，经批准加盖公章后，需扫描或复印备份加章文件副本，存档备案。

二、使用带存根的公函或介绍信，证明信等要盖两处印章，一处盖在公函连接线上，一处盖在法人名章落款处，凡是在落款处加盖的印章都要“骑年盖月”

三、原则上不得将印章私自携带外出。

若确因工作需要携带公章外出，应审批流程进行审批，经批准后方可带出,并在《印章借出登记表》（见附件）进行登记。

四、合同专用章的印章保管人须审核：

1、该合同所涉相关各部门已经在《合同审批单》相应位置审批并签署意见；

2、合同已经相应的公司领导签署。

以上1.2项必须同事具备方可使用印章，同时加盖骑缝章。

五、盖章后的印章使用登记表应与盖章文件的复印件一并存档，并按照《印章（证照）使用情况登记表》的要求做好登记工作。

第五章印章的保管责任

一、各部门、各项目需指定专人保管印章，并使用保险柜加锁保管。

应由专人做好印章的登记、审批、存档等日常管理工作。

二、印章保管人要坚持原则，按规定办事，提高警惕、严防私用、盗用公章，以免造成损失。

对不符合规定手续的用印，有权拒绝，并应及时向总经理办公室报告。

三、对印章保管人疏忽或故意等原因用印，而造成的损失，公司将追究相关法律责任，并给予行政和经济处罚。

四、项目的印章应指定专人进行管理，并将其管理人员报总办备案。

五、分公司及项目管理的印章如有销毁、更换、新增印章要及时上报总经理办公室。

第五章附则

一、本办法自下发之日起执行。

二、原《印章及证照使用管理规定》即日起作废。

三、本办法由总经理办公室负责解释。

附件1：

《印章（证照）使用申请表》

附件2：

《印章（证照）使用情况登记表》

附件3：

《印章（证照）借出登记表》

附件4：

《印章印模备案表》

附件5：

印章保管承诺书

、

北京远洋基业物业管理有限公司

印章（证照）使用申请表

编号：

YYJYWY-XZ-02-F2版本：

A/1表格生效期：

序号：

申请日期

印章/证照类别

使用部门

数量

原因:

申请人:

项目经理/部门经理：

批准人:

年月日

北京远洋基业物业管理有限公司

印章（证照）使用申请表

编号：

YYJYWY-XZ-02-F2版本：

A/1表格生效期：

序号：

申请日期

印章/证照类别

使用部门

数量

原因:

申请人:

项目经理/部门经理：

批准人:

年月日

北京远洋基业物业管理有限公司

印章借出登记表

编号：

YYJYWY-XZ-02-F3版本：

A/1表格生效期：

序号：

日期

使用部门

印章类别

借出原因

数量

归还日期

使用人签字

北京远洋基业物业管理有限公司

印章（证照）使用情况登记表

编号：

YYJYWY-XZ-02-F3版本：

A/1表格生效期：

序号：

日期

使用部门

数量

使用人

批准人

印章、证照类别

北京远洋基业物业管理有限公司

印章印模备案表

印章名称：

印章名称：

（盖章）

（盖章）

保管部门：

保管人：

保管部门：

保管人：

印章名称：

印章名称：

（盖章）

（盖章）

保管部门：

保管人：

保管部门：

保管人：

印章名称：

印章名称：

（盖章）

（盖章）

保管部门：

保管人：

保管部门：

保管人：

承诺书

本人系北京远洋基业物业管理有限公司分公司公章、合同专用章的被授权保管者。

本人确认：

分公司公章使用应当严格遵守《印章使用管理办法》，本人已经仔细阅读了上述条款，并保证将严格遵循此规定。

分公司合同章的使用，还应按照公司合同审批流程，得到公司董事长或总经理的授权。

本人承诺：

分公司任何人员在使用公章、合同专用章时，应当得到北京远洋基业物业管理有限公司本部或本人的授权或同意；分公司使用公章、合同专用章的行为，全部由本人负责；分公司内无权、越权使用公章和合同专用章的行为，给北京远洋基业物业管理有限公司带来的损失（包括直接损失和间接损失），全部由本人承担。

承诺人：

年月日