总账管理系统日常业务处理实验.docx

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总账管理系统日常业务处理实验

总账管理系统日常业务处理

【实验目的】

1．掌握用友通软件中总账系统日常业务处理的相关内容。

2．熟悉总账系统日常业务处理的各种操作。

3．掌握凭证管理、出纳管理和账簿管理具体内容和操作方法。

【实验内容】

1.凭证管理：

填制凭证、审核凭证、凭证记账

2.出纳管理

3.账簿管理：

总账、科目余额表、明细账、辅助账

【实验资料】

1．凭证管理

1月经济业务如下：

（1）2日，市场一部赵红购买了500元的礼品，以现金支付。

（附单据一张）

（付款凭证）摘要：

购礼品

借：

销售费用（5501）500

贷：

库存现金（1001）500

（2）4日，财务部李芳从工行提取现金8000元，作为备用金。

（现金支票号XP001）

（付款凭证）摘要：

提现

借：

库存现金（1001）8000

贷：

银行存款/工行存款（100201）8000

（3）6日，收到太平洋集团投资资金20000美元，汇率1:

7.6。

（转账支票号ZPW001）

（收款凭证）摘要：

收到投资

借：

银行存款/中行存款（100202）152000

贷：

实收资本（4001）152000

（4）7日，供应部周伟采购空白光盘1000张，每张2元，材料直接入库，货款以银行存款支付。

（转账支票号ZPR001）

（付款凭证）摘要：

购空白光盘

借：

原材料/空白光盘（140301）2000

应交税费/应交增值税/进项税额（22210101）340

贷：

银行存款/工行存款（100201）2340

（5）11日，市场一部赵红收到北京飞宇中学转来一张转账支票，金额73200元，用以偿还前欠货款。

（转账支票号ZPR002）

（收款凭证）摘要：

收到货款

借：

银行存款/工行存款（100201）73200

贷：

应收账款（1122）73200

（6）12日，供应部周伟从深圳兴盛软件公司购入“学习革命”光盘100张，单价60元，货税款暂欠，商品已验收入库。

（转账凭证）摘要：

购“学习革命”光盘

借：

库存商品（1405）6000

应交税金/应交增值税/进项税额（22210101）1020

贷：

应付账款（2202）7020

（7）14日，经理办公室支付业务招待费3000元。

（转账支票号ZZR003）

摘要：

支付招待费

借：

管理费用/招待费（660205）3000

贷：

银行存款/工行存款（100201）3000

（8）16日，经理办公室张同出差归来，报销差旅费4000元。

（转账凭证）摘要：

报销差旅费

借：

管理费用/差旅费（660204）4000

贷：

其他应收款（1221）4000

（9）18日，生产部领用光盘500张，单价2元，用于生产A软件。

（转账凭证）摘要：

领用空白光盘

借：

生产成本/直接材料（500101）1000

贷：

原材料/空白光盘（140301）1000

（10）20日，研发中心王佳报销医药费200元。

（付款凭证）摘要：

报销医药费

借：

管理费用/福利费（660202）200

贷：

库存现金（1001）200

（11）23日，市场一部赵红售给广州智宏公司A软件100套，每套200元，货款未收。

（适用税率：

17%）

（转账凭证）摘要：

售A软件，款未收

借：

应收账款（1122）23400

贷：

主营业务收入（6001）20000

应交税金/应交增值税/销项税额（22210102）3400

（12）25日，A软件产品完工入库。

（转账凭证）摘要：

A软件完工入库

借：

库存商品（1405）12000

贷：

生产成本/直接材料（500101）1000

生产成本/直接人工（500102）8000

生产成本/制造费用（500103）3000

（13）31日，结转A软件产品销售成本。

数量：

100套，单价：

80元。

（转账凭证）摘要：

结转A软件销售成本

借：

主营业务成本（6401）8000

贷：

库存商品（1405）8000

（14）31日，计提本月短期借款利息。

（15）31日，结转期间损益。

说明：

业务14与业务15要设置自动转账凭证，在实验五中完成。

2.出纳管理

26日，市场二部宋瑞借转账支票一张，票号115，限额5000元。

【实验准备】

引入光盘中“实验账套\实验三”下的账套数据

【实验要求】

1.以“33王强”的身份进行填制凭证，凭证查询操作。

2.以“22李芳”的身份进行出纳签字，现金、银行存款日记账和资金日报表的查询，支票登记操作。

3.以“11刘宁”的身份进行审核、记账、账簿查询操作。

操作日期：

2008年1月31日

【操作步骤】

以“33王强”的身份注册进入总账系统。

操作员：

33；密码：

3；账套：

666；会计年度：

2008；操作日期：

2008-01-31。

提示：

因为每张凭证的制单日期不一样，所以注册总账系统时把操作日期设置为2008-01-31。

这样，可以只注册一次，在填制凭证时就可输入不同的凭证日期。

1．凭证管理

填制凭证

增加凭证___输入一张完整的凭证（业务1）（如图4-1所示）

（1）执行系统菜单“总账→凭证→填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。

（2）单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。

（3）选择凭证类型“付款凭证”；输入制单日期“2004/01/02”；输入附单据数“1”。

（4）输入摘要“购礼品”；输入科目名称“6601”，借方金额“500”，回车；摘要自动带到下一行，输入科目名称“1001”，贷方金额“500”。

（5）单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存！

”信息提示框。

（6）单击“确定”按钮。

图4-1

提示：

采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。

凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。

正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。

每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。

科目编码必须是末级的科目编码。

既可以手工直接输入，也可利用右边的放大镜按钮选择输入。

金额不能为“零”;红字以“－”号表示。

可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。

增加凭证___输入凭证的辅助核算信息（业务2——业务9）

在凭证填制过程中，若某科目为“银行科目”、“外币科目”、“数量科目”、“辅助核算科目”，输完科目名称后，则须继续输入该科目的辅助核算信息。

银行科目（业务2）（如图4-2所示）

（1）在填制凭证过程中，输完银行科目“100201”，弹出“辅助项”对话框。

（2）输入结算方式“201”，票号“XP001”，发生日期“20084/01/04”。

（3）单击“确认”按钮。

（4）凭证输完后，单击“保存”按钮，若此张支票未登记，则弹出“此支票尚未登记，是否登记？

”对话框。

（5）单击“是”按钮，弹出“票号登记”对话框。

（6）输入领用日期“2008/01/04”，领用部门“财务部”，姓名“李芳”，限额“8000”，用途“备用金”。

（7）单击“确定”按钮。

图4-2

提示：

选择支票控制，即该结算方式设为支票管理，银行账辅助信息不能为空，而且该方式的票号应在支票登记簿中有记录。

外币科目（业务3）（如图4-3所示）

（1）在填制凭证过程中，输完外币科目“100202”。

（2）输入外币金额“20000”，根据自动显示的外币汇率“7.6”，自动算出并显示本币金额“152000”。

（3）全输完后，单击“保存”按钮，保存凭证。

图4-3

提示：

汇率栏中内容是固定的，不能输入或修改。

如使用变动汇率，汇率栏中显示最近一次汇率，可以直接在汇率栏中修改。

数量科目（业务4）（如图4-4所示）

（1）在填制凭证过程中，输完数量科目“140301”，弹出“辅助项”对话框。

（2）输入数量“1000”，单价“2”。

（3）单击“确认”按钮。

图4-4

提示：

此张凭证的转账支票可以不用登记。

辅助核算科目____客户往来（业务5）（如图4-5所示）

（1）在填制凭证过程中，输完客户往来科目“1122”，弹出“辅助项”对话框。

（2）选择输入客户“飞宇中学”，业务员“赵红”，输入票号“ZPR002”，发生日期“2008/01/11”。

（3）单击“确认”按钮。

图4-5

提示：

如果往来单位不属于已定义的往来单位,则要正确输入新往来单位的辅助信息,系统会自动追加到往来单位目录中。

辅助核算科目____供应商往来（业务6）（如图4-6所示）

（1）在填制凭证过程中，输完供应商往来科目“2202”，弹出“辅助项”对话框。

（2）选择输入供应商“深圳兴盛”，业务员“周伟”，发生日期“2008/01/12”。

（3）单击“确认”按钮。

图4-6

辅助核算科目____部门核算（业务7）（如图4-7所示）

（1）在填制凭证过程中，输完部门核算科目“660205”，弹出“辅助项”对话框。

（2）选择输入部门“经理办公室”。

（3）单击“确认”按钮。

图4-7

辅助核算科目____个人往来（业务8）（如图4-8所示）

（1）在填制凭证过程中，输完个人往来科目“1221”，弹出“辅助项”对话框。

（2）选择输入部门“经理办公室”，个人“张同”，发生日期“2008/01/16”。

（3）单击“确认”按钮。

图4-8

提示：

在输入个人信息时，若不输“部门名称”只输“个人名称”时，系统将根据所输个人名称自动输入其所属的部门。

辅助核算科目____项目核算（业务9）（如图4-9所示）

（1）在填制凭证过程中，输完项目核算科目“500101”，弹出“辅助项”对话框。

（2）选择输入项目名称“A软件”。

（3）单击“确认”按钮。

图4-9

提示：

系统根据数量×单价自动计算出金额，并将金额先放在借方，如果方向不符，可将光标移动到贷方后，按空格键即可调整金额方向。

增加凭证___其他业务

业务1输入的是最简单的一张凭证。

业务2-业务9分别输入了凭证的不同辅助核算信息。

这部分操作在上机练习时，应多体会，重点把握。

业务10-业务13，可参照前面的操作由学员自行练习输入，在此不再重复。

业务14-业务15，采用自动转账凭证来实现，此两张凭证的生成放在实验五中。

查询凭证（如图4-10所示）

（1）执行系统菜单“凭证→查询凭证”命令，打开“凭证查询”对话框。

（2）选择输入查询条件“付款凭证、未记账凭证”。

单击“辅助条件”按扭，可输入更多查询条件。

（3）单击“确认”按钮，进入“查询凭证”窗口。

（4）双击某一凭证行，则屏幕可显示出此张凭证。

图4-10-1

图4-10-2

修改凭证（可选做）（如图4-11所示）

（1）执行“凭证→填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。

（2）单击“查询”按钮，输入查询条件（例如：

收款凭证0001号），找到要修改的凭证。

（3）对于凭证的一般信息，将光标放在要修改的地方，直接修改；如果要修改凭证的辅助项信息，首先选中辅助核算科目行，然后将光标置于备注栏辅助项，待鼠标变形时双击，弹出“辅助项”对话框，在对话框中修改相关信息。

（4）单击“保存”按钮，保存相关信息。

图4-11

提示：

未经审核的错误凭证可通过“填制凭证”功能直接修改；已审核的凭证应先取消审核后，再进行修改。

若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。

若选择“不允许修改或作废他人填制的凭证”权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。

如果涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容。

外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。

冲销凭证（可选做）

（1）在“填制凭证”窗口，执行“制单→冲销凭证”命令，打开“冲销凭证”对话框。

（2）输入条件：

选择“月份”、“凭证类别”；输入“凭证号”等信息。

（3）单击“确定”按扭，系统自动生成一张红字冲销凭证。

提示：

只有已记账的凭证才能制作红字冲销凭证。

通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。

制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。

删除凭证（可选做）

作废凭证

（1）在“填制凭证”窗口，先查询到要作废的凭证。

（2）执行“制单→作废/恢复”命令。

（3）凭证的左上角显示“作废”，表示该凭证已作废。

提示：

作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。

作废凭证不能修改，不能审核。

在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。

账簿查询时，查不到作废凭证的数据。

若当前凭证已作废，可执行“编辑→作废/恢复”命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。

整理凭证

（1）在“填制凭证”窗口中，执行“制单→凭证删除/整理”命令，打开“选择凭证期间”对话框。

（2）选择要整理的“月份”。

（3）单击“确定”按钮，打开“作废凭证表”对话框。

（4）选择真正要删除的作废凭证。

（5）单击“确定”按钮，系统将这些凭证从数据库中删除并对剩下凭证重新排号。

提示：

如果作废凭证不想保留时，则可以通过“凭证删除/整理”功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。

只能对未记账凭证作凭证整理。

已记账凭证作凭证整理，应先恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。

出纳签字

更换操作员（如图4-12所示）

（1）在“用友通”的初始窗口，执行“系统→重新注册”命令，进入“注册控制台”窗口。

（2）以“李芳”的身份重新注册总账系统。

操作员：

22；密码：

2；账套：

666；会计年度：

2008；操作日期：

2008-01-31。

（3）单击“确定”按钮。

图4-12

提示：

凭证填制人和出纳签字人可以为不同的人，也可以为同一个人。

按照会计制度规定，凭证的填制与审核不能是同一个人。

在进行出纳签字和审核之前，通常需先更换操作员。

出纳签字（如图4-13所示）

（1）执行“总账→凭证→出纳签字”命令，打开“出纳签字”查询条件对话框。

（2）输入查询条件：

单击“全部”单选按钮，输入月份“2008.01”。

（3）单击“确认”按钮，进入“出纳签字”的凭证列表窗口。

（4）双击某一要签字的凭证或者单击“确认”按钮，进入“出纳签字”的签字窗口。

（5）单击“签字”按钮，凭证底部的“出纳”处自动签上出纳人姓名。

（6）单击“下张”按钮，对其他凭证进行签字。

（7）最后单击“退出”按钮。

图4-13

提示：

涉及指定为现金科目和银行科目的凭证才需出纳签字。

凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除，取消签字只能由出纳人自己进行。

凭证签字并非审核凭证的必要步骤。

若在设置总账参数时，不选择“出纳凭证必须经由出纳签字”，则可以不执行“出纳签字”功能。

可以执行“成批出纳签字”功能对所有凭证进行出纳签字。

审核凭证（如图4-14所示）

以“刘宁”的身份重新注册总账系统。

操作员：

11；密码：

1；账套：

666；会计年度：

2008；操作日期：

2008-01-31。

（1）执行系统菜单“总账→凭证→审核凭证”命令，打开“凭证审核”查询条件对话框。

（2）输入查询条件，可采用默认值。

（3）单击“确认”按钮，进入“凭证审核”的凭证列表窗口。

（4）双击要审核的凭证或单击“确定”按钮，进入“凭证审核”的审核凭证窗口。

（5）检查要审核的凭证，无误后，单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”处自动签上审核人姓名。

（6）单击“下张”按钮，对其他凭证签字。

（7）最后单击“退出”按钮。

图4-14

提示：

审核人必须具有审核权。

当通过“凭证审核权限”设置了明细审核权限时，还需要有对制单人所制凭证的审核权。

作废凭证不能被审核，也不能被标错。

审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。

记账（如图4-15所示）

（1）执行系统菜单“总账→凭证→记账”命令，进入“记账”窗口。

（2）第一步，单击“全选”按钮，选择所有要记账的凭证。

（3）单击“下一步”按钮。

（4）第二步显示记账报告，如果需要打印记账报告，可单击“打印”按钮。

如果不打印记账报告，单击“下一步”按钮。

（5）第三步记账，单击“记账”按钮，打开“试算平衡表”对话框。

（6）单击“确认”按钮，系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账。

登记完后，弹出“记账完毕”信息提示对话框。

（7）单击“确定”，记账完毕。

图4-15

提示：

第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。

上月未记账，本月不能记账。

未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。

作废凭证不需审核可直接记账。

记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。

取消记账（可选做）

激活“恢复记账前状态”菜单

（1）在总账初始窗口，执行“期末→对账”命令，进入“对账”窗口。

（2）按Ctrl+H键，弹出“恢复记账前状态功能已被激活”信息提示框。

（3）单击“确定”按钮，单击“退出”按钮。

提示：

如果退出系统后又重新进入系统或在“对账”中按“Ctrl+H”键将重新隐藏“恢复记账前状态”功能。

取消记账

（1）执行“凭证恢复记账前状态”命令，打开“恢复记账前状态”对话框。

（2）单击“最近一次记账前状态”单选按钮。

（3）单击“确定”按钮，弹出“恢复记账完毕”信息提示对话框，单击“确定”按钮。

。

提示：

己结账月份地数据不能取消记账。

取消记账后，一定要重新记账。

2．出纳管理

以“李芳”的身份重新注册总账系统。

操作员：

22；密码：

2；账套：

666；会计年度：

2008；操作日期：

2008-01-31。

现金日记账（如图4-16所示）

（1）执行系统菜单“现金→现金管理→日记账→现金日记账”命令，打开“现金日记账查询条件”对话框。

（2）选择科目“1001库存现金”，默认月份“2008.01”。

（3）单击“确认”按钮，进入“现金日记账”窗口。

（4）双击某行或将光标定在某行再单击“凭证”按钮，可查看相应的凭证。

（5）单击“总账”按钮，可查看此科目的三栏式总账。

（6）单击“退出”按钮。

图4-16-1

图4-16-2

银行存款日记账

银行存款日记账查询与现金日记账查询操作基本相同，所不同的只是银行存款日记账多一结算号栏，主要是对账时用。

资金日报表（如图4-17所示）

（1）执行系统菜单“现金→现金管理→日记账→资金日报”命令，打开“资金日报表查询条件”对话框。

（2）输入查询日期“2008.01.04”。

选择“有余额无发生也显示”复选框。

（3）单击“确认”按钮，进入“资金日报表”窗口。

（4）查看资金日报表，单击“退出”按钮。

图4-17

支票登记簿（如图4-18所示）

（1）执行系统菜单“现金→票据管理→支票登记簿”命令，打开“银行科目选择”对话框。

（2）选择科目：

工行存款“100201”。

（3）单击“确定”按钮，进入支票登记窗口。

（4）单击“增加”按钮。

（5）输入领用日期“2008.01.26”，领用部门“市场二部”，领用人“宋瑞”，支票号“155”，预计金额“5000”。

（6）单击“保存”按钮。

单击“退出”按钮。

图4-18-1

图4-18-2

提示：

只有在结算方式设置中选择“票据管理标志”功能才能在此选择登记。

领用日期和支票号必须输入，其他内容可输可不输。

报销日期不能在领用日期之前。

已报销的支票可成批删除。

3.账簿管理

以“刘宁”的身份重新注册总账系统。

操作员：

11；密码：

1；账套：

666；会计年度：

2008；操作日期：

2008-01-31。

辅助账的查询只介绍部门账，其他账簿查询同理。

查询基本会计核算账簿

（1）执行系统菜单“账表→科目账→总账”命令，查询总账。

（2）执行系统菜单“账表→科目账→余额表”命令，查询发生额及余额表。

（3）执行系统菜单“账表→科目账→明细账”命令，查询月份综合明细账。

部门账

部门总账（如图4-19所示）

（1）执行“总账→辅助账查询→部门总账→部门三栏总账”命令，进入“部门三栏总账条件”窗口。

（2）输入查询条件：

科目“660205招待费”，部门“经理办公室”。

（3）单击“确定”按钮，显示查询结果。

（4）将光标定在总账的某笔业务上，单击“明细”按钮，可以联查部门明细账。

图4-19-1

图4-19-2

部门明细账（如图4-20所示）

（1）执行系统菜单“总账→辅助账查询→部门明细账→部门多栏明细账条件”命令，进入“部门多栏明细账条件”窗口。

（2）选择科目“6602管理费用”，部门“总经理办公室”，月份范围“2008.01—2008.01”，分析方式“金额分析”。

（3）单击“确认”按钮，显示查询结果。

（4）将光标定在多栏账的某笔业务上，单击“凭证”按钮，可以联查该笔业务的凭证。

图4-20-1

图4-20-2

部门收支分析

（1）执行系统菜单“总账→辅助账查询→部门收支分析”，进入“部门收支分析条件”窗口。

（2）第一步选择分析科目：

选择所有的部门核算科目。

（3）单击“下一步”按钮。

（4）第二步选择分析部门：

选择所有的部门。

（5）单击“下一步”按钮。

（6）第三步选择分析月份：

起止月份“2008.01—2008.01”。

（7）单击“完成”按钮，显示查询结果。

图4-21-1

图4-21-2

图4-21-3

实验报告

班级：

姓名：

学号：

成绩：

实验题目：

实验四总账系统日常业务处理

实验目的:

实验内容：

实验体会：

（一）填空：

1、填制凭证时，输入的会计科目编码应当是（）科目编码。

2、填制凭证时，可按“（）”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。

。

3、采用序时控制时，凭证日期应大于等于（），不能超过（）。

4、涉及指定为（）和（）的凭证才需出纳签字。

5、取消记账应在（）窗口中，按（）键激活“恢复记账前状态”功能。

（二）判断：

1、填制凭证时，确定借贷方科目时，只能输入科目编码。

（）

2、填制凭证时，金额不能为“零”，红字以“－”号表示。

（）

3、会计制度规定，审核与制单不能为同一人。

（）

4、只有审核后的凭证才能执行记账操作。

（）

5、记账工作由计算机自动进行数据处理，每月可多次进行。

（）

（三）思考：

1、请写出填制一张凭证的具体操作步骤。

2、对于已保存、已审核、已记账的凭证应分别如何修改？

3、凭证审核时注意的问题有哪些？

4、凭证记账时应注意的问题有哪些？

。

5．请写出删除一张凭证的简要步骤。