论信息系统项目的成本管理.docx
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论信息系统项目的成本管理
论信息系统项目的成本管理
摘要：
在2003年9月，本人参与了“福建省毕业生就业公共网（）”项目的建设。
在项目中担任项目经理的一职。
该项目作为“数字福建”的重点工程，受到了省政府、省人事厅和“数字福建”领导小组领导的高度重视。
系统以省人事厅为依托，面向全省各级政府人事部门，大中专院校，中介机构、用人单位和毕业生。
集就业指导、政策宣传，人才交流，就业手续办理，政府宏观管理于一体。
堪称本人省至今为止，最大的电子政务项目之一。
本文结合作者的经验就项目管理的成本作了翔实的论述；并就项目过程中采取的有关成本管理的措施、方法作了介绍。
最后，列举了该项目成本管理方面的一些不足之处。
一、项目概述
1、项目背景
随着本人省高等教育和高（中）等职业教育的快速发展，本人省毕业生数量每年以25％的速度快速增长。
毕业生总数逐年增加，就业压力逐年加大，就业形势越来越严峻，毕业生就业工作日益繁重；依靠传统的手工操作已经不能适应新形势、新任务的要求。
毕业生就业工作关系到全面建设小康社会的实现，关系到改革开发稳定、和谐的大局，关系到人民群众的根本利益，关系到高等教育事业的健康、持续发展。
因此，重视毕业生就业工作，加强毕业生就业工作的信息化具有重要的现实意义。
为了进一步加强本人省毕业生就业服务体系建设，加强本人省人才资源的宏观管理与合理配置，为本人省广大用人单位和毕业生提供便捷的人事人才服务；在省政府、省人事厅、“数字福建”领导小组的高度重视和支持下，作为2003年度“数字福建”重点工程之一的“福建省毕业生就业网”（下简称：
就业网，），于2003年9月正式启动了。
2、项目主要目标
就业网项目总投资150万元，要求在2012年5月1日前全面竣工并投入使用。
3、项目范围概述
系统要求采用先进的技术，以省人事厅为依托，以因特网为载体，大中专毕业生就业创业为导向；面向全省各级政府人事部门，大中专院校、广大人才中介机构、用人单位和毕业生；连接国家教育部、人事部、兄弟省市就业主管部门和高等院校；构筑一个大容量、宽辐射的全省毕业生就业创业服务平台。
为本人省广大毕业生和用人单位提供全面、便捷、快速的人事人才服务网络；为本人省大中专院校提供集学生学籍管理、就业管理相关等相关工作的网络办公自动化平台；为各级政府人事部门提供集毕业生就业创业指导、政策咨询宣传，就业相关手续办理，毕业生就业交流监控、宏观管理、决策支持于一体的功能全面的电子政务运用平台。
预计系统建成后将成为本人国第一个面向全省的、大容量、宽辐射、跨区域的毕业生就业创业管理电子政务运用平台。
4、项目过程概述
通过公司的项目经理竞争上岗机制，本人获得了公司领导与业主的信任，有幸赢得了该项目的项目经理职位，全面主持项目的开发管理工作。
在省政府、数字福建、省人事厅领导的大力支持下，业主、监理公司的全力配合、支持下；本人与项目组全体同志们一起齐心协力，并肩奋斗，经过近8个月的努力；项目终于在2012年4月15日全面验收，正式投入使用。
项目花费总成本近100万元。
项目比计划提前了近15天，为公司挣得利润近50万元。
就业网项目的成功得益于领导的重视和所有项目干系人的齐心协力。
同时也得益于有效的项目管理；特别是有效的项目成本管理。
在这里笔者就该项目中所采取的有些方法措施作简略的介绍，希望各位读者批评指正。
二、软件项目成本管理概念
项目成本是指项目从设计到完成期间所需全部费用的总和。
项目成本管理就是在整个项目的实施过程中，为确保项目在批准的成本预算内尽可能好地完成而对所需的各个过程进行管理与控制。
项目成本管理主要包括：
资源计划编制、成本估算、成本预算和成本控制四个过程。
资源计划编制是根据项目工作分解结构（WBS）的确定完成项目所需的资源种类和数量。
成本估算是完成项目所需资源成本的近似估算。
项目预算是根据项目WBS将成本估算分配到各单项工作上。
成本控制就是对项目成本预算的变更。
软件项目管理是面向软件行业的项目管理；具有一定的行业特殊性，但软件的成本管理方法和其他行业项目的成本管理方法基本上是一致的。
只是软件行业在成本管理中人力资源成本占据了较大的比重；在许多中小型软件项目中常常将其他资源的成本忽略不计。
三、就业网项目开发成本估算
成本估算是项目成本管理的一项主要内容，是项目成本预算、成本控制的基础。
成本估算方法主要有专家估算法、自上而下法、自下而上法等。
毕业生就业网项目成本的有效控制得益于成本的正确估算。
就业网项目的开发成本估算主要采取了以下措施：
1、采用了MS-Project项目管理工具
根据公司的项目管理经验，本人们采用了MSProject项目管理工具作为就业网项目的项目管理工具。
Ms-Project能够有效帮助本人们对项目范围、项目进度、项目人力资源、项目成本的有效管理。
除此之外，Ms-Project还提供了丰富的报表分析工具，能够灵活的分析项目的成本、进度、挣值。
在就业网项目中本人们的许多工作都依赖于Ms-Project才得以高效的完成。
2、完整的WBS
项目的工作分解结构（WBS）是项目管理的基础，也是项目成本管理及估算的基础。
只有建立了完备、无遗漏的项目WBS才能够确保项目成本估算的准确性。
在项目启动之处，本人们对项目的需求作了深入细致的调研分析；并在Ms-Project的帮助下建立了完整而基本无遗漏的WBS。
3、正确的项目资源估算
项目资源估算也是项目成本估算的重要输入之一。
在项目估算之前必须明确项目所需资源的种类和数量；以及项目资源的单价。
项目总成本＝∑（项目任务总用时x项目资源数量x项目资源单价）+一次性使用资源成本。
在就业网项目中本人们采用了专家意见法和Delphi法；规划定义出了项目详细资源规划表分别定义了项目所需资源的种类，所需数量、单价。
并通过Ms-Project加以管理。
4、自下而上的项目成本估算
其实项目成本估算的方法很多，有专家判定法、自上而下法、自下而上法、参数估算法等。
另外结合上述方法还可以采用PERT技术和Delphi法。
结合项目实际与Ms-Project的便利性。
本人们主要采用了自下而上的方法，对于风险较大的任务本人们还采用了Delphi法及专家判定法。
在估算项目任务的成本时，本人们将WBS的每一个任务分给领域专家作工作量评估；要求每一项任务必须控制在1人周以内。
对于超过1人周的任务，要求专家作原因分析，并提出分解方案。
这次项目成本评估本人们所花费的工作量比较大，但却为本人们后来的项目成本控制、项目管理打下了很好的基础。
让本人们项目团队的同志们真正体会到了项目管理的益处。
四、不足与展望
目前就业网系统运行稳定，到目前为止已经成功的完成了2界（近30万）毕业生就业管理及派遣工作。
并于今年7月份获得了省项目科技进步二等奖。
但回顾过去，确也可以发现许多不足之处。
如：
1、为了更好的完成项目需求的收集，本人们召开了6次全省项目干系人大会（每次会议近300人）。
但本人们由于经验不足，在项目成本估算时，没有充分考虑到会议的费用管理；导致费用严重超出预算。
2、由于项目需求的变更，导致有些模块推倒重来。
但本人们没有充分考虑到这些问题，导致项目成本预算的超支。
3、除此之外，还存在许多的不足；这里不在逐一枚列。
在以后的工作中，本人将继续努力学习、总结经验；继续为本人国电子政务建设、企业信息化建设作贡献。
作者简介：
葛志春，国家认证系统分析员、信息系统项目管理师、高级程序员。
中国系统分析员顾问团专家顾问。
现就职于福建省毕业生就业公共网管理服务中心，从事毕业生就业信息化研究和公共网推广工作。
具有多年的程序开发、系统分析和大型项目管理经验。
曾主持参与开发ERP、OA、工作流、电子公文管理制作、法律事务所、电子政务、政务门户、人事人才、毕业生等领域项目数十个。
具有扎实的计算机理论功底，熟悉项目管理、软件工程、各种系统分析设计方法论。
主要研究方向是软件工程，在各类专业杂志和报刊发表文章上10篇。
2011年上半年信息系统项目管理师论文题2：
论信息系统沟通管理范例
项目概述：
某公司是一家互联网信息和电信增值信息综合服务商，运营中国首家宽带门户及电信增值业务，网站注册用户200万。
提供了三项主要服务：
聚合了海量影视、歌曲、动漫的特色内容供广大网民在线播放与下载；提供blog、V客、播客等具有web2.0特色的服务，使网民打造自己的个性化网站与互动平台；声讯IVR、短信等SP增值业务。
随着公司业务不但发展，急需一个业务运营支撑系统，以解决计费、收费、结算等切实问题，保障各项服务持续、稳定的开展。
本人作为开发方的项目经理，全程参与了BOSS系统的建设，主要工作职责为需求分析项目管理，也承担了部分数据库设计的工作。
系统采用Stusts+Hibernate主流Web应用框架，以Linux作为开发平台，java为主要开发语言，数据库和应用中间件分别使用Oracle10g与Weblogic。
BOSS涉及的功能点较多，具体包括用户的注册与开户、建立简单的三户（用户、账户、客户）管理系统；实现站内单点登录统一认证（SSO）；提供服务目录后台管理；支持包月、包时段、单次等多种服务订购计费模式；建立DRM访问控制；支持116声讯代收费、网上银行、手机钱包等多种支付接口等。
BOSS系统有一定的难度和复杂性，而且该项目涉及的干系人面广人多，因此，加强项目的沟通管理非常重要，沟通是否有效，渠道是否顺畅直接关系到项目的成败。
影响项目成功的三个主要因素（用户参与、高层支持及清晰的需求定以）都依赖于拥有良好的沟通技能。
项目沟通管理主要包括沟通规划、信息发布、绩效报告、干系人管理等过程。
根据该项目的具体情况，本人制定了合理的沟通计划，使用多种沟通技巧和项目实施情况报告形式，确保系统如期按质完成。
1．制定切实可行的沟通计划
首先要做的工作是确定项目的所有干系人，了解每个干系人的基本情况。
本人们使用Excel制作了联系人列表，人员包括项目组成员、项目组上级领导、行政、业务、技术支持人员等。
信息包括姓名、所属部门、邮箱、座机、手机、职能等，做到简洁明了。
把联系人列表发送给每个干系人，并及时更新，以保证沟通渠道的畅通。
另外还编制了项目文档模板，包括会议纪要、工作报告、开发文档等，统一文件格式，使文档管理规范化。
需要了解每个干系人对项目的期望，想要的得到的项目信息及时间。
确定工作汇报方式，明确什么时间、以什么形式向谁汇报。
在该项目中，本人们采取的方法是：
项目组成员对项目经理通过EMAIL发送周报；项目经理对直接客户和上级按月通过EMAIL发月报的方式；紧急情况通过电话及时沟通；每两周项目组进行一次当前工作沟通会议；每周同客户和上级进行一次口头汇报。
另外，项目组实施了重大问题报告评估制度。
这里所谓的重大问题，指的是影响项目进度成本及质量的需求变更、人员调整等。
比如，由于分配到本项目组的开发人员并不是非常固定，有时需要支持公司其他的项目，项目组及相关人员会及时开会评估对项目可能产生的影响。
事实证明，本人们通过采用这些方法、过程和文档模板，使项目组成员之间、与其他干系人之间的沟通更加顺畅，提高了沟通的效率，保证了项目按计划完成。
2．使用多种沟通技巧
在任何项目中实施过程中，为了提高沟通的效率和效果，需要把握一些基本原则，而且项目进展的不同阶段以及对待不同的沟通对象，也要使用多种沟通方法。
在需求分析阶段，作为项目经理，需要经常与用户进行沟通。
为了准确把握用户的需求，获取更多的信息，需要召开的需求讨论会，由客户方代表和开发小组的项目经理、系统分析员、主要开发人员参加，双方就项目的目标、范围、系统所需功能、性能方面的要求展开讨论。
这种会议召开多次，每次对需求进一步细化，对某些不明确或认识不统一的地方逐一确认，直到双方对需求达成共识。
除了正式的会议外，本人们还经常采用非正式沟通的方式，与客户拉近距离，在轻松和随意的谈话中获得更多的隐性需求信息。
为了及时了解项目的真实情况，包括项目的当前时刻，时间、成本、资源消耗，还需多少时间、成本、资源，项目中遇到得问题等信息，与项目开发团队成员的沟通是必不可少的。
本项目的重点是系统架构的设计，所以本人与系统机构师的沟通非常频繁。
本项目的架构师是一名软件工程的研究生，有多年BOSS系统设计开发经验，技术水平比较高。
但有时表现比较自负，不易听取别人的意见，说话的语气、神态也让人难以接受。
本人作为项目经理，一方面抱着学习的态度，虚心听取他对系统建设技术上的见解，另一方面在探讨技术问题同时，指出团队合作的重要性，努力协调他与开发小组其他成员的关系。
在不断的磨合中，项目团队的凝聚力有所加强，逐渐形成了一个有战斗力的集体。
会议是项目沟通的一种重要形式。
如何组织高效的会议也是项目经理需要考虑的问题。
在本项目中，本人们的做法是：
事先在沟通计划中制定例会制度；明确会议的目的和希望解决的问题；会议前将会议资料发到参会人员；由专人记录会议纪要；会议最后要有结论。
按照这种方法，节约了时间和会议成本，有效解决了项目中遇到的问题，保证项目正常实施。
3．实施进展情况报告
BOSS系统的实施直接关系到某公司业务的开展，开发方和客户方的高层很关心项目的状态和进展问题：
时间是否会延期、是否要添加成本、质量是否有保障等等。
对于项目经理来说，就应该及时给相关人员反馈这些信息，特别是将会有延期、将添加项目成本、质量将会有问题的苗头等，必须提早汇报，以及时调整工作计划。
在本项目中本人们采用定期汇报、阶段评审和重大问题报告评估三种形式报告项目进展情况。
定期报告就是在某一特定时间内将完成的工作量向干系人汇报，报告的时间和频度在沟通计划中制定，报告的主要内容包括：
项目当前状态、进度完成情况、当前问题、解决办法、下阶段计划等。
在项目进行到重要阶段或里程碑式的项目发展阶段，就要进行阶段评审。
如需求评审、概要设计、详细设计评审、代码复审、测试计划评审等。
在出现重大问题时，进行紧急报告评估，内容包括：
当前发现的问题、相关影响、如何解决（所需资源）、问题紧迫性（必须什么时间内得到反馈）等。
项目干系人对及时取得项目情况表示满意，并对得到的信息及时反馈，共同解决项目执行中的问题。
结束语
主动沟通、良好的沟通技巧有助于项目经理控制项目进度和成本，保证项目成功。
正是由于在BOSS项目的建设中良好的沟通和冲突管理，才保证了项目如期完成。
目前系统运行正常，受到了客户和本公司领导的一致好评，对项目给予了较高的评价。
某公司高层也对在本项目中BOSS产品功能和所起得作用给予肯定。
当然，每个项目都具有自身的特点，沟通方法、沟通形式都可能不同。
但是无论怎样，作为项目经理，必须保证项目在一个规则、和谐、合作、理解、沟通的环境下进行，因此，如何更好地把握项目沟通的原则，改善沟通技巧并灵活运用到实际项目中去，还有待于本人们去研究、探索、实践和总结。
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