《档案管理系统》word版.docx

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《档案管理系统》word版

1概述

1.1编写目的

本文档的编写目的是为档案管理系统项目的开发提供：

a.软件总体要求，作为用户和软件开发人员之间了解的基础；

b.功能、性能、接口和可靠性的要求，作为软件人员进行设计和编码的基础；

c.验收标准，作为用户确认测试的依据。

1.2参考资料

a.项目来源：

档案管理系统是学校管理系统中的一个重要组成部分。

其主要的作用是帮助学校的有关档案馆对学生所学课程的成绩及学籍以及教工状况进行集中管理。

b.本文档中引用到的规X和资料:

1.吴建,X潮,汪杰.《UML基础与Rose建模案例（第2版）》.:

人民邮电出版社,2004.

2.董兰芳，X振安《UML课程设计》.：

机械工业，2005

2需求概述

档案管理系统是一套在校园网上运行的档案管理软件，应符合以下要求：

1.系统的所有操作均要求用户先登录，验证身份后，根据不同身份，所能执行的操作也应不同；

2.高级用户登录后对相关的案卷、文件信息进行录入，修改，查看操作；

3.普通用户登录后只能查看相关的案卷、文件信息。

4.档案馆管理员登录后，可以对所有相关的案卷、文件信息进行管理。

5.系统管理员登录后，可以对系统进行维护，管理。

2.1系统功能需求

档案管理系统是一套功能强大、操作简便、实用的自动化管理软件，包括用户管理、系统参数设置、文件管理、案卷管理借阅管理、数据管理、操作日志查看、报表打印等。

可以应用于一般的档案室，也可以应用于网络中的办公系统，进行联网操作。

本档案系统主要针对某档案馆的具体业务流程的开发设计，系统提供了较好的功能扩充接口。

开发档案管理软件是为了满足该档案室对档案管理和业务管理的方便，以现代化的创新思维模式工作。

下面概括一下本档案管理系统大致的功能需求。

（1）用户管理

在用户进入系统前，首先要求用户进行登录，登录时要验证用户名和密码是否匹配，验证通过后允许用户进入本系统操作。

用户的密码需要进行加密算法并要求加密保存在数据库中，用户登录后需要记入到日志库中。

用户登录后，可以修改自己的注册信息，包括修改用户密码、每页显示行数等信息，不允许修改用户名、XX和部门等信息。

本模块分为档案室人员管理、普通用户管理以及系统管理员管理三个子模块，其中档案室人员管理中包括档案室人员对档案室的文件和案卷信息的添加、删除、修改，对日志的操作与查看以及对案卷和文件信息的查询等基本功能；普通用户管理主要是针对普通用户（借阅者）的相关要求设置的，为普通用户进入档案室借阅相关资料提供方便，包括借阅登记、借阅查询和网上借阅三个子模块；系统管理员管理模块主要包括一些系统管理员的操作，包括对用户权限的设置与分配、系统参数的设置以及用户信息的维护，包括对用户的添加、删除、用户信息的修改等几个子功能。

（2）借阅管理

借阅管理模块是对普通用户设置的，是为方便普通用户借阅档案室资料提供方便的，包括借阅登记、借阅查询以及网上借阅等三个子功能，其中借阅登记主要是指借阅者在借阅档案室的相关资料的时候需要登记相关信息才可以进行借阅，否那么，不予以借阅相关资料；借阅查询主要是指借阅者可以查看档案室的相关资料的信息以及自己借阅的资料信息还有对借出时间和归还时间的相关查询；网上借阅模块提供网上借阅申请、未提交的借阅申请、已处理的借阅申请、借阅申请处理和网上答复几个小模块，其中网上借阅申请、未提交的借阅申请、已处理的借阅申请模块是所有用户所具有的，借阅申请处理是具有借阅管理权限的用户（档案室人员）所拥有的模块，网上答复是具有借阅答复权限的用户（档案室人员）所拥有的模块。

（3）文件管理模块

文件管理模块包括文件的添加、修改、删除以及查询，并对添加或者修改的信息进行保存。

档案室人员可以对该模块中的文件进行以上四个方面的操作，但是普通用户只能进行查询。

（4）案卷管理模块

案卷管理模块包括文件的添加、修改、删除以及查询，并对添加或者修改的信息进行保存。

档案室人员可以对该模块中的案卷进行以上四个方面的操作，但是普通用户只能进行查询。

（5）数据管理模块

数据管理模块包括数据备份和数据恢复两个子功能，其中数据备份主要是指对用户信息、文件和案卷信息分别进行备份；数据恢复主要是指对用户、文件和案卷分别进行数据恢复。

这一部分功能主要是为了防止系统发生错误或者数据库崩溃的情况下用备份数据来恢复原来的数据，以防止数据丢失，造成损失。

（6）报表打印

打印各种档案的目录表和统计表。

可以由用户设计进行报表的自动生成。

（7）查阅操作日志

本模块对系统运行日志操作，具有日志操作权限的用户可以进入本模块。

可以时行查看日志等操作。

图1所示给出了整个档案管理系统的功能需求。

图1档案管理系统的功能需求

2.2用户管理模块

用户管理模块包括如图所示的几个部分。

（1）添加用户：

管理员可以对用户进行添加操作。

（2）删除用户：

管理员可以对已有用户进行删除操作。

（3）查看用户权限：

每个用户都具有一定的权限，管理员可以查看用户的管理权限。

（4）修改管理权限：

管理员可以修改用户的管理权限。

（5）添加管理权限：

管理员要权限管理中可以添加管理权限

（6）删除管理权限：

管理员要权限管理中可以删除管理权限。

图2用户管理模块

2.4借阅管理模块

借阅管理模块包括如图所示的几个部分

（1）借阅登记：

输入借阅条件后就可以申请借阅登记。

（2）借阅查询：

提供对所供出案卷的查询工作，对归还日期做详细说明。

（3）网上借阅:

网上借阅又提供网上借阅申请、未提交的借阅申请、已处理的借阅申请、借阅申请处理和网上答复几个小模块。

其中网上借阅申请、未提交的借阅申请、已处理的借阅申请模块是所有用户所具有的，借阅申请处理是具有借阅管理权限的用户所拥有的模块，网上答复是具有借阅答复权限的用户所拥有的模块。

图4借阅管理模块

2.5案卷管理模块

案卷管理模块包括如图所示的几个部分。

（1）案卷添加：

对新案卷的信息进行添加并保存。

（2）案卷查询：

对所需要的案卷进行查询操作。

（3）案卷修改：

对已有案卷的信息进行相关的修改。

（4）案卷删除：

对于保存年限过久已不需要保存的案卷予以删除。

图5案卷管理模块

2.6文件管理模块

文件管理模块包括如图所示的几个部分。

（1）文件查询：

对所需要的文件进行查询操作。

（2）文件添加：

对于新的文件信息进行添加并保存。

（3）文件修改：

对已有文件的信息进行相关的修改。

（4）文件删除：

对于保存年限过久已不需要保存的文件予以删除。

图6文件管理模块

2.7数据管理模块

数据管理模块包括了如图所示的几个部分。

（1）数据备份：

对用户信息、文件和案卷信息分别进行备份。

（2）数据恢复：

对用户信息、文件和案卷信息分别进行数据恢复。

图7数据管理模块

3.系统的UML基本模型

3.1系统的用例图

UML是用来描述模型的，用模型来描述系统的结构或静态特征，以及行为或动态特征。

从不同的视角为系统的构架建模，形成系统的不同视图。

用例在需求分析阶段有很重要的作用，它是作为参与者的外部用户所能观察到的系统功能的模型图。

整个开发过程都是围绕需求阶段的用例进行的。

用例视图强调用户的角度看到的或需要的系统功能，是被称为参与者的外部用户所能观察到的系统功能的模型图。

1.确定参与者（ACTORS）

参与者是系统的主体，表示提供或接收信息的人或系统，他们是与系统有交互作用的人或事物。

通常情况下代表了一个系统的使用者或外部通信的目标。

参与者有下面3大类：

实际的人，即用户那么最常用的角色，如档案信息中的管理员是系统角色；

另外一个系统，如外部应用程序接口；

事件。

本系统的功能大致可以分为以下几个部分。

用户登录：

验证用户身份的合法性，判断是否允许进入本系统。

权限设置与分配：

对用户的权限进行增、删、改等操作。

数据录入：

案卷和文件信息的录入。

数据维护：

对用户删除的数据进行判定，恢复或者正式删除。

数据查询：

查询用户信息、案卷和文件信息等相关数据，根据权限的不同也可以修改指定的案卷和文件数据。

数据修改：

用户（档案室人员）可以通过此模块批量修改数据。

报表打印：

打印各类档案目录及统计报表。

档案借阅：

包括档案外借、归还的登记以及网上借阅的处理。

数据备份和恢复：

档案数据的备份和恢复。

日志记录。

从以上的分析中，可以创建以下参与者：

（1）系统管理员

（2）档案室人员

（4）一般人员，也叫普通用户，或者普通的借阅者

2.确定系统用例

用例（USECASE）是系统参与者与系统交互过程中所需要完成的事务，也是系统和参与者（ACTOR）之间的对话，它表示系统提供的功能块，即系统给操作者提供什么的使用操作。

在创建用例时碰到的一个问题是USECASE中的描述速度，即需要多大或多小的USECASE合适？

没有唯一的、完全正确的窃案。

可以认为第一规那么是：

USECASE典型地描绘了系统功能中从开始到结束的大部分作用。

基于这样的考虑，档案管理系统根据业务的流程可以分为以下几个用例：

（1）普通用户网上借阅管理用例

（2）档案室人员基本操作的用例

（3）系统管理员用例

3.创建用例图

下面就为系统用例创建用例图。

普通用户的用例图如图10-13所示。

档案室人员对信息管理、数据查看的用例图如图10-14所示。

图10-13普通用户的用例图

图10-14档案室人员的用例图

系统管理员进行系统维护的用例图如图10-15所示。

图10-15系统管理员进行系统维护的用例图

10.3.3系统的时序图

时序图按时间顺序描述系统元素之间的交互。

档案管理系统的时序图主要有如下几个。

（1）用户管理模块中的系统管理员添加、删除或修改用户的时序图。

（2）案卷管理模块中的档案室人员录入或查询案卷的时序图。

（3）文件管理模块中的档案室人员录入或查询文件的时序图。

（4）借阅管理模块中的普通用户管理借阅案卷的时序图。

（5）文件管理模块中的普通用户查询文件的时序图。

（6）数据管理模块中的系统管理员备份或恢复数据的时序图。

1.系统管理员添加用户的时序图

如图10-16所示，用户首先使用自己的用户名和密码登录系统，在登录时，登录模块会将用户的ID保存在系统的缓存中并提交给下一页面。

然后进入用户管理模块，在进入这个模块时，同样会验证用户ID，因为这个模块只有具有管理员身份才可以进入。

进入后单击“添加用户”命令即可在添加列表中按要求添加用户信息，完毕后单击“保存”按钮提交列表信息给数据库模块，进行添加处理，最后提示添加成功信息给管理员。

2.档案室人员录入案卷的时序图

如图10-17所示，档案室人员首先用自己拥有的用户名和密码登录系统。

在登录时，登录模块会将档案室人员的ID保存在系统的缓存中并提交给下一页面。

进入案卷管理模块，只有他和比他权限大的用户才可以进去。

然后提交“案卷录入”命令，要求档案室人员输入案卷的相关信息，注意录入信息的具体要求。

录入完毕后单击“保存”按钮即可完成案卷的录入工作，并提示案卷录入成功信息。

图10-16系统管理员添加用户的时序图

图10-17档案室人员录入案卷的时序图

3.普通用户借阅案卷的时序图

如图10-18所示，普通用户用系统管理员分配的用户名密码登录系统，进入借阅管理模块。

在登录时，登录模块会将普通用户的ID保存在系统的缓存中并提交给下一页面。

想借阅必须先登记，提交“借阅登记”命令，进入借阅登记页面，要求普通用户输入相关借阅的内容，注意内容的输入要求。

单击“查询”命令寻找满足用户需求的文件，如果有，单击“借阅”命令即可完成借阅操作。

图10-18普通用户借阅案卷的时序图

4.档案室人员录入文件的时序图

如图10-19所示，档案室人员首先用自己拥有的用户名和密码登录系统。

在登录时，登录模块会将档案室人员的ID保存在系统的缓存中并提交给下一页面。

进入文件管理模块，只有他和比他权限大的用户才可以进去。

然后提交“文件录入”命令，要求档案室人员输入文件的相关信息，注意录入信息的具体要求。

录入完毕后单击“保存”按钮即可完成文件的录入工作，并提示文件录入成功信息。

图10-19档案室人员录入文件的时序图

5.普通用户查询文件的时序图

如图10-20所示，普通用户的权限非常小，他根据管理员分配的用户名和密码登录档案管理系统，同时提交ID给文件管理模块。

这样就可以操作文件中的某项功能了，比如查询文件功能。

在档案管理系统的界面中单击“文件查询”命令，将进入查询文件界面，然后按要求输入查询条件并提交，这时，系统将根据提交的信息显示出结果普通用户，至此完成文件查询操作。

图10-20普通用户查询文件的时序图

6.系统管理员备份数据的时序图

如图10-21所示，系统管理员拥有最高的权限级别，几乎可以干任何事情。

首先还是要登录档案管理系统，并且提交ID给数据管理模块，然后单击“数据备份”命令，系统提示输入想要备份的文件路径。

管理员输入信息后提交该信息给数据库，保存该条信息，以便日后查询，最后显示备份成功信息给管理员。

图10-20系统管理员备份数据的时序图

10.3.4系统的协作图

协作图用来表现系统的对象间的另一种交互，即时间和空间顺序上的交互。

虽然和时序图表现交互的方式不同，但系统的时序图和协作图一般描述相同的内容。

档案管理系统的协作图主要有以下几个。

（1）用户管理模块中的系统管理员添加、删除或修改用户的协作图。

（2）案卷管理模块中的档案室人员录入或查询案卷的协作图。

（3）借阅管理模块中的档案室人员管理借阅案卷的协作图。

（4）借阅管理模块中的档案室人员录入或查询文件的协作图。

（5）文件管理模块中的普通用户查询文件的协作图。

（6）数据管理模块中的系统管理员备份或恢复数据的协作图。

其实本系统还有其他的协作图，由于涉及得较多，一些简单的协作图就不列出了。

图10-22系统管理员添加用户的协作图

图10-23档案室人员录入案卷的协作图

图10-24档案室人员借阅案卷的协作图

图10-25档案室人员录入文件的协作图

图10-26普通用户查询文件的协作图

图10-27系统管理员备份数据的协作图

10.3.5系统的状态图

在档案管理系统中，有明确状态转换的类有档案和和借阅者（相当于包含特定个人信息的电子借阅证）。

可以在系统中为这两类事物建立状态图。

1.档案的状态图

如图10-28所示，档案处于外借状态时，可以借阅，借阅后就变为借阅状态。

外借档案归还后又变为可外借状态。

2.借阅者的状态图

如图10-29所示，借阅者刚被管理员添加时处于借阅XX可用状态，当所借档案数达到规定的借阅数目上限后，变为不可用状态。

当XX被管理员删除后，变为删除状态。

图10-28档案的状态图

图10-29借阅者的状态图

10.3.6系统的活动图

（1）活动图描述活动是如何协同工作的，当一个操作必须完成一系列事情，而又无法确定以什么样的顺序来完成这些事情时，活动图可以更清晰地描述这些事情。

在档案管理系统中，有明确活动的类有普通用户的活动图、档案室人员的活动图，这里主要列举档案室人员处理借阅的活动图和档案室人员输入案卷的活动图，系统管理员的活动图，这里主要列举了系统管理员维护用户信息的活动图、系统管理员维护系统数据的活动图，可以在系统中为这几个类建立活动图。

1.普通用户（借阅人员）的活动图

如图10-30所示，借阅人员首先登录系统，然后进行网上借阅、借阅登记、借阅查询等活动，注意这几个活动都是并列的，完成活动后退出系统。

图10-30借阅人员的活动图

2.档案室人员处理借阅的活动图

如图10-31所示，档案室人员可以处理两种情况，借阅申请处理和借阅归还处理。

当普通用户申请借阅档案时，档案室人员（这里主要指借阅管理人员）要检查普通用户的凭证是否满足借阅条件；当普通用户归还档案时，借阅管理员要检查所借阅档案是否超时，如果超时，将采取一定的惩罚措施。

图10-31档案室人员处理借阅的活动图

3.档案室人员输入案卷的活动图

如图10-32所示，档案室人员输入案卷的活动比较简单，主要负责案卷的录入工作。

图10-32档案室人员输入案卷的活动图

4.系统管理员的活动图

系统管理员用于最高的权限，几乎可以做任何工作，所以相对处理的内容比较多，活动图也就大大增加。

这里只列举比分活动图进行说明。

（2）系统管理员维护系统数据的活动图

如图10-33所示，系统管理员在维护系统数据的活动中，可以进行两种操作，即数据备份和数据恢复。

图10-33系统管理员维护系统数据的活动图

（3）系统管理员维护用户信息的活动图

如图10-34所示，系统管理员在维护用户的活动中，可以对用户实行管理，在用户管理中可以添加、删除用户，还可以查看、修改用户权限；在权限管理中，系统管理员还可以对用户实现权限管理，进行删除用户权限和添加用户权限操作。

图10-34系统管理员维护用户信息的活动图

10.4系统中的类

类图设计是系统设计最核心的部分，明确基本的类以及相互的关系有助于后续的工作。

本节将详细介绍档案管理系统的类图设计。

在档案管理系统中最基本的几个类：

用户类、档案室人员类、普通用户类、系统管理员类、档案类、案卷类、文件类以及用户权限类，如图10-36所示，其中档案室人员类、普通用户类、系统管理员类都继承了用户类，案卷类和文件类继承了档案类。

用户类是用户的信息类，它有很多的属性，包括用户名、密码、XX、性别、年龄、联系方式以及所属部门等属性。

档案室人员类继承了用户类，除了包含了用户类中的所有属性外，还具有工号、工龄和职称等属性。

普通用户类继承了用户类，除了包含了用户类中的所有属性外，还具有编号、借阅时间、最大借阅数以及归还时间等属性。

系统管理员类继承了用户类，除了包含了用户类中的所有属性外，还具有技术级别等属性。

档案类是档案室所有资料的信息类，包括档案编号、状态、保管期限、名称、责任人、保管起始时间等属性。

案卷类继承了档案类，除了包含档案类的全部属性外，还具有总卷数属性。

文件类继承了档案类，除了包含档案类的全部属性外，还具有所属库、总件数等属性。

用户权限类是对用户的权限进行描述的类，主要有权限编号和用户名等属性。

系统总体类图如下：

图10-37系统总体类

User类表示档案管理系统中的用户，RoleUser类指用户的权限。

在现实世界中，一个用户只能拥有一个权限，但是一种权限可以分配给多个用户，所以User和RoleUser之间是多对一的关系。

fVolumn记录的是案卷的基本信息，FileType记录了案卷的种类，Archive是档案管理的类，所以fVolumn与FileType是多对一的关系，Archive与FileType是一对一的关系，fVolumn与Archive是多对一的关系。

10.5系统的配置与实现

下面介绍档案管理系统的组件图与配置图。

10.5.1系统的组件图

系统的组件图如图10-44所示，包括系统服务和数据服务两个组件。

图10-44系统的组件图

10.5.2系统的配置图

配置图主要是用来说明如何配置系统的软件和硬件。

系统由多个节点构成，应用服务器负责整个系统运行的总体协调工作，数据库负责数据管理。

Web应用程序模块用于参与者进行各自权限的操作。

管理员可以通过管理应用服务器来管理整个系统。

一般人员可以通过互联网访问应用服务器来操作服务。

系统的配置图如图10-45所示。

图10-45系统的配置图

3.3接口设计

系统设计为网页方式实现校园网内访问，所以用户界面统一为超文本形式，要求客户端使用IE6.0以上版本。

本系统和其它外部系统之间无接口。

3.4.2数据库设计

本系统数据库表结构直接由类得出，主要表及属性如下：

表1用户表（User）

字段名

类型

描述

备注

EnterName

varchar（30）

登录所用名

主键

UserName

varchar（30）

用户XX

Password

char（30）

用户密码

Deparment’

varchar（30）

用户所属部门

RowsPerPage

Int

每页显示查询条数

表2档案案卷信息表（fVolumn）

字段名

类型

描述

备注

VolumnID

char（10）

案卷编号

主键

ArchiveType

varchar（30）

档案种类

VolumnNo

char（10）

案卷号

VolumnTitle

varchar（30）

案卷标题

Code

char（10）

工程代号