行政人资部工作改善建议.docx
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行政人资部工作改善建议
行政人资部工作改善
建议
二0一七年七月
前言
行政人资部作为公司八大部门之一，担负着公司行政后勤管理、人力资源管理两大核心工作，是公司经营活动中的重要综合性管理部门。
08-10年期间，随着公司的不断扩大（第三次技改），公司将行政和人资工作从整体向独立进行了调整，细化并区别了行政和人资工作内容，增设了行政和人资工作人员。
11-15年期间，随着公司全面搬迁至郫都区新厂区后，部门工作再进一步细化，行政和人资岗位的设置更加有针对性，岗位人员的配备更加完善。
但从部门近几年的工作开展情况来看，其部门整体工作更多停留在日常行政和人事事务性工作以及后勤保障服务性工作上，而没用真正发挥出综合管理、统一协调的作用。
为了更好地优化部门核心工作，促进部门走向规范化、科学化管理之路，进而完善公司管理体制，此建议报告通过对行政人资部管理现状进行了分析，摸清了部门管理各个环节中出现的问题，并提出了优化建议。
第一部分行政人资部现状概述
一、部门组织架构
根据行政人资部目前的岗位设置和工作分工，绘制部门组织架构如下：
组织架构图说明：
1、行政人资部由行政人资总监总负责，内部分为行政组和人资组，行政组设有行政主管，直接下级为负责行政事务工作和后勤保障工作的岗位人员，业务工作的开展由行政主管直接指挥、指导和监督考核；人资组各岗位为平级关系，直接上级为行政人资总监，业务工作也由行政人资总监直接指挥、指导和监督考核，行政主管对人资组岗位人员起到工作纪律的监督作用。
2、负责后勤保障工作共有四个班组，即食堂工作组、宿舍（含清洁和绿化）工作组、小卖部工作组以及保安班。
食堂、宿舍、小卖部三个工作组的工作由各自工作组管理员进行协调和安排，该三个工作组由行政主管直接管理；保安班由人资组培训专员直接管理，行政主管对保安岗位人员起到工作纪律的监督作用，同时也有权对涉及行政事务的工作进行协调和安排。
二、部门岗位设置及人员配置情况
行政人资部共设岗位19个，其中管理岗位2个，行政岗位8个，后勤岗位9个；部门现有员工36人，行政人员11人，后勤人员25人。
除开部门负责人，行政组行政岗位共6个，共7人；人资组行政岗位共3个，共3人。
详见下表：
管理
岗位
行政人资总监
行政主管
1
1
行政
岗位
行政专员
行政助理
行政前台
行政司机
网络维护员
招聘专员
培训专员
绩效专员
1
2
1
1
1
1
1
1
二线
岗位
食堂管理员
宿舍管理员
小卖部售货员
保安班长
保安
食堂厨师
食堂帮工
清洁工
绿化工
1
1
1
1
7
3
3
5
3
3、部门工作内容及岗位分工情况
根据部门内部分配实际情况，行政组和人资组负责工作内容如下：
部门工作内容情况
工作大类
工作内容
行政组
行政事务工作
行政规章制度建设、公章管理、资质证照管理、会务管理、接待物资管理、基建维护管理、车辆管理、办公物资管理、办公计算机及网络维护管理、员工考勤管理、员工福利管理、员工劳保用品管理、档案管理、外联工作、厂区安保物资管理、部门行政事务工作
后勤保障工作
食堂管理、宿舍管理、小卖部管理、厂区清洁管理、厂区绿化管理
专项（体系类）工作
品牌建设、企业文化建设、三体系建设
人资组
人力资源工作
人资规章制度建设、招聘管理、绩效考核管理、薪酬管理、培训管理、工伤管理、员工关系管理、员工档案管理
后勤保障工作
厂区安保工作管理
专项（体系类）工作
环保和安全外联工作、三级安全生产标准化建设、企业工作和管理标准化建设、协助完成三体系环境和职业健康相关工作
岗位分工情况
岗位
工作内容
行政组
行政主管
行政规章制度建设、公章管理、品牌建设、企业文化建设、三体系建设、外联工作、厂区安保物资管理、负责所有行政事务和后勤保障工作的统筹管理
行政专员
行政规章制度建设、基建维护管理、资质证照管理、接待物资管理、员工福利管理、部门行政事务工作
行政助理
员工福利管理、办公物资管理、部门行政事务工作
行政前台
行政规章制度建设、会务管理、员工考勤管理、档案管理、部门行政事务工作
行政司机
行政规章制度建设、车辆管理
网络维护专员
行政规章制度建设、办公计算机及网络维护管理
食堂管理员
食堂管理
宿舍管理员
宿舍管理、办公物资管理、员工劳保用品管理、厂区清洁管理、厂区绿化管理
小卖部管理员
小卖部管理
人资组
招聘专员
人资规章制度建设、招聘管理、员工关系管理、员工档案管理
绩效专员
人资规章制度建设、绩效考核管理、薪酬管理、员工关系管理、企业工作标准化建设
培训专员
人资规章制度建设、培训管理、工伤管理、员工关系管理、厂区安保工作管理、环保和安全外联工作、三级安全生产标准化建设、企业管理标准化建设、三体系建设
保安班长
厂区安保工作管理
部门工作内容及分工情况说明：
1、行政人资部从整体上大致分为行政事务、人力资源、后勤保障及专项（体系类）四大类工作，分别由行政组和人资组各岗位人员完成对应的工作。
行政组主要工作是行政事务和后勤保障管理两方面；人资组主要工作是人力资源管理六大模块相关工作内容。
但随着公司发展需要，部门的工作内容在逐步丰富化和多样化，涉及专项（体系类）工作也在逐步增多。
2、行政组的工作分工，采取的是依据现有岗位人员的工作能力和根据工作的难易程度，分配给了对应的岗位人员来完成；人资组则根据人力资源管理六大模块进行岗位工作分配，但随着部门负责的专项（体系类）工作的增多，人资组个别岗位增加的工作内容也明显增多。
四、部门管理现状
从行政人资部目前的组织架构、部门岗位设置及人员配置、部门工作内容及岗位分工及部门管理现状来分析，部门管理上存在以下问题：
1、从部门整体结构化来看，更多偏向于行政管理，而轻人力资源管理；
2、行政组和人资组从专业工作角度来看应该相对独立，但在部门内部，人资组会经常配合行政组开展部门各项行政事务工作；
3、行政组的工作更多偏向于日常事务性工作和后勤保障服务性工作，对行政制度、流程的建立等方面较为薄弱，且对现有的行政制度、流程的监督执行较为松散，直接影响公司整体行政办公氛围；
4、行政组未进行系统的岗位设置和工作划分，现有岗位人员的工作内容受行政组人员变化而变化，即人员减少，则其岗位要负责的各项工作会对应分配给其他岗位人员；人员增加，又将其他岗位人员的工作剥离一部分，组合成新进人员的岗位工作；
5、人资组的工作内容大多属于传统人事服务工作，各项基础管理工作相对薄弱，比如公司组织设计和工作分析等基础人资工作未开展，公司各部门定岗定编不完善，各部门人员是多是少，是招是减等问题时有发生；其次未形成行之有效的岗位说明书，导致员工对岗位责权不明的情况；
6、人资组岗位人员在专业知识有所欠缺，且部门负责人对于人资各项工作的专业指导有限，各项人资工作开展并不理想，故不能充分发挥对公司经营决策起到“参谋”的作用，进而对实现公司经营目标、提高企业竞争力等方面难以支撑；
7、由于部门内部分工的原因，个别岗位非本职工作的增加导致工作重心已经偏离本职岗位，比如培训专员；个别岗位因为工作丰富化，在增加工作量后又未及时给予员工物资激励，比如宿舍管理员；
8、行政组和人资组共用办公环境，人资组在开展招聘工作，处理和探讨员工“敏感性”问题上多有不便。
第二部分行政人资部工作改善
一、部门自身建设
行政人资部工作作为公司发展的动力源，自身的正规化建设十分重要。
因此，为适应公司未来发展所需，朝着现代化企业行政和人资工作要求，将行政和人资工作从简单的人和事的管理提升到公司战略高度。
行政人资部应基于稳定、合理、健全和高效的原则，制定出一个科学的部门组织架构，确定和区分部门每项工作职能，建立完善对应职能的工作组，使每个工作组、每个岗位的职责清晰明朗，做到既无空白、也无重叠，争取做到组织架构的科学适用，尽可能三年内不再做大的调整。
（一）部门组织架构调整
改善说明：
通过与现行组织架构相比，调整后的组织架构存在以下优势：
1、将后勤保障类工作从行政组和人资组划分出来并整合成立后勤组，使得部门职能更加清晰，进而形成了部门三大职能模块，即行政管理、人力资源管理和后勤保障管理。
各职能模块分工明确，相互配合，促进行政人资部成为公司重要的管理和服务部门；
2、设置后勤组和增设后勤主管岗位，使得后勤保障各项工作能够集中管理，提高后勤保障服务质量；
3、通过将后勤保障工作从行政组划分出来，减少了行政主管的管理幅度，使得行政主管能从后勤保障事务性工作中“抽身”出来，进而能在行政业务领域发挥更多的创造性，同时也能协助行政人资总监对公司行政管理进行系统全面的战略规划和部署；
4、整合行政助理和行政前台的工作，是从现有两个岗位工作饱和度考虑，其主要职责是协助行政主管处理部门日常行政事务性工作；
5、设置安全环保专员，是从目前外界的安全和环保形势，以及有效执行三体系各项工作方面考虑，在行政主管的指导下，能有效的开展安全和环保工作。
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