采购管理操作系统SAP.docx
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采购管理操作系统SAP
池州职业技术学院
毕业设计（论文）
论文标题：
采购管理操作系统（SAP）
姓名：
张成成
学号：
07131122
指导老师：
邹汪平
院系：
信息技术系
专业：
计算机应用技术
二○一○年五月
目录
目录2
采购管理操作系统（SAP）4
一、概述：
5
（一）课题的来源5
（二）本论文的目的、内容:
5
1、采购管理操作系统（SAP）5
2、采购管理操作系统（SAP）的内容5
二、开发工具的选择：
7
三、采购管理操作系统（SAP）调研及可行性分析：
8
（一）系统调研:
8
1、对企业内流程系统功能8
2、对企业外流程系统功能8
（二）可行性分析概述：
9
1、策略性采购寻源管理功能（StrategicSourcing）9
2、供给需求策略拟定（SupplyStrategyDevelopment）9
3、供货商审核及选择（Supplierevaluation）9
4、供货商在线合约谈判、协商（ContractManagement）9
四、系统分析:
11
（一）.系统配置分析:
11
（二）系统需求分析：
11
（三）采购订单的数据来源12
五、系统总体设计：
13
（一）系统登录界面13
（二）录入基础数据13
（三）物料需求计划（MRP）15
1、定义15
2、MRP的实施15
（四）再订购点（ReorderPoint）15
1、定义15
2、再订购点的确定16
3、计算公式16
4、再订购点图示16
5、再订购点查询16
（五）门店的要货需求17
（六）采购订单生成18
1、采购单生成流程18
2、生成采购单18
3、内部消息通知20
（七）采购预付发票申请21
1、预付款申请21
2、内部消息通知22
3、预付款支付情况查询22
（八）关闭采购订单22
1、已交货自动结清22
2、手动结算22
（九）定制商品订单处理23
1、流程23
2、采购订单操作23
（十）退货给供应商25
1、总部仓库退货单25
2、总部采购审核26
3、仓库退货给供应商26
六、系统测试：
27
（一）测试举例：
27
1、测试用户登陆是否成功：
27
2、测试其他用户是否能够登录：
27
3、用户登出系统的测试：
27
4、测试密码更改：
27
（二）测试项目：
27
1、单元测试：
27
2、集成测试：
28
3、系统测试：
28
4、验收测试：
28
5、回归测试：
28
结束语29
《参考文献》30
采购管理操作系统（SAP）
摘要：
SAP是全球首要的电子商务软件方案供应商，具有三十多年为世界各地的公司提供综合企业方案的经验，在业界享有盛名。
SAP凭藉其丰富经验，协助企业管理多元化业务，处理烦琐的销售、财务、仓库等业务流程，让企业更有效地管理和组织现有的客户资料，开拓崭新的业务商机。
SAP是一套专为中小型企业（成长性企业）而设计的综合企业方案，其业务流程一体化的功能，让企业管理者能实时地掌握可靠的资料，从而做出准确的商业决策，令公司业务运作更为顺畅。
总括而言，SAP是一套价格相宜、灵活、安装容易的企业方案，特别为本地成长型企业量身定做的优质产品。
关键字：
SAP电子商务采购管理企业管理
概述：
（一）课题的来源
SAP无疑是中小企业的首选方案，除了软件所具有的强大功能，和可支援业务持续发展的特点外，它的市场定价和快捷的实施时间，亦切合中小企业的需要。
SAP推动各行各业中小企业的发展，加强了公司员工、合作伙伴、供应商和客户之间的紧密合作。
SAP所提供的业务功能覆盖了财务、销售、采购、库存、收付款管理、客户关系管理、生产装配、成本控制、人力资源管理等企业管理的范畴，让企业达到数据统一和高度共享资源的目标，并避免重复输入资料。
而采购商品数据本身是一个很繁琐的工作，它不仅要求数据的准确性，还得要求商品价格数据更新速度符合市场价格变动规律。
所以SAP采购管理操作系统避免了我们数据重复输入资料，为节约时间提供了可靠的基础。
（二）本论文的目的、内容:
1、采购管理操作系统（SAP）
采购管理操作系统（SAP）的用户界面设计操作简单，可提高员工的工作效率。
透过简单的资料读取指南及拖放相关功能，企业随时可就各项业务问题作出快捷又准确地判断。
2、采购管理操作系统（SAP）的内容
SAP系统电子采购的优点在于它能降低采购中的管理成本,缩短采购周期,加强对采购流程以及库存等的控制,另外它能有效地提供新的供应商信息,降低采购商品的价格。
此外,一个成功的电子采购解决方案能为企业制定出一套规范的采购流程,有利于加强企业的管理。
一个典型的采购周期包括以下几个步骤;（a）提交、分析并确定采购需求;（b）选择供应商;（c）确定合适的价格;（d）签署采购合同;（e）跟踪交货过程,确保交货;（f）货物入库;（g）付款。
用电子采购来完成整个采购周期,不仅能很好的确完成上述步骤,而且还更有效率、更方便、更规范。
本文介绍了基于SAP系统电子采购系统的基本功能,结合实际案例,给出了一个的基于SAP系统的电子采购系统的模型,并从流程、数据、与其它系统接口这三个方面阐述了电子采购系统的建立,通过理论与案例相结合的介绍,引出了对于汽车行业这类的大型企业在构建电子采购系统时可供借鉴的方法和经验。
随着SAP系统实施成本的降低,以及实施电子采购业务后的公司带来信息流、物流、和资金流的优化和成本的降低等显而易见的效果日渐明显,相信不久的将来将会有越来越多的企业采用这种模式。
二、
开发工具的选择：
在目前市场上这些众多的程序开发工具中，有些强调程语言的弹性与执行效率；有些则偏重于可视化程序开发工具所带来的便利性与效率的得高，各有各的优点和特色，也满足了不同用户的需求。
然而，语言的弹性和工具的便利性是密不可分的，只有便利的工具，却没有弹性的语言作支持，许多特殊化的处理动作必需要耗费数倍的工夫来处理，使得原来所标榜的效率提高的优点失去了作用；相反，如果只强调程续语言的弹性，却没有便利的工具作配合，会使一些即使非常简单的界面处理动作，也会严重地浪费程序设计师的宝贵时间。
SAPBusinessOne中文版的模块设计较为简洁、实用，是在解决主要问题的基础上再考虑其他辅助模块。
其设计思路相当朴实。
而国内软件设计是“大而全”的模式，往往涵盖了MRPII以外的人事、薪资等，有的还穿插了OA软件的设计。
所以，国内软件在模块数上往往多于国外软件。
单从界面设计上，就可一窥其浮华的设计思路。
三、
采购管理操作系统（SAP）调研及可行性分析：
（一）系统调研:
SAPSupplierRelationshipManagement3.0是mySAP.com提供的完整电子采购解决方案，其中包括电子采购系统（EnterpriseBuyerProfessional4.0）、电子目录管理系统（RequisiteBugsEyeandeMerge3.5）、以及供货商协同操作系统（Supplier-SelfServices2.0）。
其主要商业流程涵盖的范围有策略性采购采购寻源功能（StrategicSourcing）、整体企业采购流程管理（OperationalProcurement）、供货商协同作业（SupplierEnablement）以及采购目录管理（ContentManagement三个方面。
1、对企业内流程系统功能
包括电子目录管理（e-Catalog）、申购（PurchaseRequisition）、电子审批流程（Workflow）、寻源管理得的询价、报价（Sourcing）、采购（PurchaseOrder）、合约管理（ContractManagement）、验收（Goods/Servicesreceive）、至开立发票（Invoice）。
2、对企业外流程系统功能
包括供货商在线报价系统（On-LinQuotation）、订单管理（OrderManagement）、预先出货通知（ASN）、以及强化供货商关系管理接口的供给策略开发（SupplyStrategyDevelopment）、供货商审核（SupplierQualification）、供货商选择（SupplierSelection）、与供货商间合约拟定以及管理（ContractNegotiation&Management）。
3、整体企业采购流程管理部分（OperationalProcurement）
系统提供两种主要企业采购行为模式即个人化以及自动化采购流程模式（Self-servicesprocurement），计划性采购流程模式（Plan-drivenprocurement）。
（二）可行性分析概述：
采购管理操作系统（SAP）可行性主要表现在四个方面：
1、策略性采购寻源管理功能（StrategicSourcing）
提供经由一连串采购信息分析（Sourcinganalytics）、供货商审核及选择（Supplierevaluation）、在线议定及确认供给及需求（RFX、RFQ、ReverseAuction）以及与供货商在线合约谈判、协商（ContractManagement），让专业采购人员在系统上完成原本耗时耗力及一连串复杂的采购寻源作业。
2、供给需求策略拟定（SupplyStrategyDevelopment）
提供根据系统提供的一连串采购信息分析例如针对某一物料企业整体需求分布、采购历史纪录、合约等交易信息的功能，有效拟定企业采购策略，持续维持企业策略性交易合作伙伴，降低策略性合作交易伙伴维护成本、增加合作伙伴交易金额、降低策略性采购物料维护成本等效益,适合企业发展需要。
3、供货商审核及选择（Supplierevaluation）
对由系统所提供的现有以及新注册的供货商信息进行资格审核，系统由供货商资格审核问卷供采购人员进行资格评估，采购人员在资格审核完毕后通过系统在线招标功能（RFI）与供货商进行采购项目规格确认。
经过资格审核以及项目规格确认后，采购人员可依采购项目类别或是项目编号针对该供货商在系统上维护建立“供货商清单（VendorList）”，以供后续项目请购或采购人员参考或选择。
其效益可有效降低供货商资格审核时程以及实现企业供货商资格审核标准化，并减少请购或是采购人员针对相同项目的采购时程。
4、供货商在线合约谈判、协商（ContractManagement）
在系统上与供货商进行复杂、细致的采购合约谈判、协商，包括从采购合约建立、采购人员与供货商进行合约内容的谈判、协商（谈判、协商内容包括合约有效期限、付款条件、项目、项目数量以及项目价格等）。
双方议订确认合约内容后，采购员可在系统上核发该采购合约，并追踪该合约使用的后续情况。
其效益有效缩短传统采购合约议定时程以及维护成本、增加合约使用等。
四、
系统分析:
（一）.系统配置分析:
IBMSAP-ERP系统采购流程解决方案基于IBM出色的LotusDomino的应用系统，以200用户为例：
IBMxSeries3650服务器
∙XEON3.0CPU*2,2GBMemory,146GB*3HD
∙ServeRAID7KController
IBMLotusDominoEnterpriseServerValueUnitLicense+SWMaintenance12Months
IBMLotusDominoWebAccessCollaborationUserLicense+SWMaintenance12Months
SimplifiedChineseCDROM128BitEncryptionMediaPack
（二）系统需求分析：
系统分析是开发管理信息系统的关键性阶段，是一个从不断认识和逐步细化的过程，是下一个阶段的工作基础，是为下一个阶段进行物理方案设计、解决“怎么做”提供依据，其关键性主要体现在“理解需求”和“表达需求”两个方面。
主要是从系统的角度理解用户的需要，确定新系统的综合要求，并提出这些需求的实现条件以及需求应达到的标准。
这些需求包括：
1、功能需求：
确定新系统应做什么，这是主要的需求。
2、性能需求：
给出所开发的SAP系统技术性能指标，包括储存容量限制、运行时间限制、安全保密限制等。
3、环境需求：
这是对SAP系统运行以及所处环境的要求。
例如,在硬件方面采用什么机型、什么硬件设备；在软件方面，采用支持SAP系统运行的系统软件（主要指操作系统、数据库系统）。
（三）采购订单的数据来源
系统中的采购流程如下图：
采购员根据销售数据和预测，结合库存数据，并评估采购和库存成本，生成采购数据：
五、
系统总体设计：
（一）系统登录界面
选择公司，根据分配的用户名和密码登录系统
（二）录入基础数据
在系统中录入业务伙伴主数据和商品主数据。
供应商资料录入点击业务伙伴->业务伙伴主数据
物料主数据录入主要包含了企业所采购的物料信息点击库存->物料主数据
（三）物料需求计划（MRP）
1、定义
MRP（MaterialsRequirementPlanning）物料需求计划。
物料需求计划是一种以计算机为基础的生产计划与控制系统，它根据总生产进度计划中规定的最终产品的交货日期，编制所构成最终产品的装配件、部件、零件的生产进度计划、对外的采购计划、对内的生产计划。
它可以用来计算物料需求量和需求时间,从而降低库存量。
简单地说，MRP是一种保证既不出现短缺、又不积压库存的计划方法。
MRP通用计算公式:
净需求=毛需求+已分配量+安全库存-计划在途-实际在途-可用库存
2、MRP的实施
系统流程：
系统录入界面：
通过MRP的实施，将零售部的销售预测生成采购草稿。
（四）再订购点（ReorderPoint）
1、定义
再订购点是指企业发出订货单时的储存量。
2、再订购点的确定
确定再订货点必须掌握以下五种数据：
A.全年需要量以及经济订购批量
B.预计平均每天（或每周）的正常耗用量
C.预计每天（或每周）的最大耗用量
D.订货提前期的正常天数（或周数）是指从提出订货申请直至收到订货的期间。
E.安全存储量，是指为了防止临时用量增加或交货误期等特殊原因而预计的保险储备量
3、计算公式
安全存储量=（预计每天或每周的最大耗用量-平均每天或每周的耗用量）*订货提前期
再订货点=平均每天或每周正常耗用量*订货提前期（提前期的预测需求）+安全存量
只有在需求和提前期都是稳定的时，才能使用再订购点计划。
4、再订购点图示
5、再订购点查询
操作路径：
查询管理器->采购报表->采购再订购点建议表
再导出至EXCEL表格中，手动计算出采购量，下达采购单。
（五）门店的要货需求
流程：
店铺订购请求（门店POS）->销售订单草稿（总部SAP）->审批->生成销售订单->采购草稿
（六）采购订单生成
1、采购单生成流程
2、生成采购单
通过以上物料需求计划（MRP）、再订购点计划、门店要货需求，得出采购数据，根据以上得出方式的不同，有以下生成采购单的方式：
1）居于采购草稿
操作路径：
采购应收账款->采购报表->凭证草稿报表
选中采购-应付帐款
点击确认，查询到采购草稿。
2）直接生成
操作路径：
（总部SAP）主菜单->采购-应付账款->采购订单
确认采购产品和数量后，手动输入采购订单
录入采购物料信息：
供应商，物料编号，采购数量，收货仓库，收货日期，检查采购价格，根据需要填写备注。
3、内部消息通知
生成采购单后，基于采购订单，电子邮件通知仓库同事有此采购订单。
通知方法：
点击工具栏中的电子邮件
，邮件形式为“内部”，添加收件人
SAP用户可以查看自已的通信信息，操作方法：
工具栏
，有收件箱，发件箱，发送的消息等。
采购单下单流程完成。
（七）采购预付发票申请
1、预付款申请
操作路径：
（总部SAP）主菜单->采购-应付账款->预付款请求
录入采购物料信息：
供应商，物料编号，采购数量，收货仓库，收货日期，预付款百分比例一定要填写
2、内部消息通知
使用工具栏“电子邮件”通知财务部同事做好预付款以便供应商及时发货到仓库。
3、预付款支付情况查询
财务部同事支付完预付款后，会使用工具栏“电子邮件”通知采购部同事已做好预付款请求。
采购部收到内部电子邮件通知后，查看预付款订单状态为已结算。
（八）关闭采购订单
1、已交货自动结清
供应商按照订单交完货后，采购单状态会自动结清
2、手动结算
右键点击采购订单界面空白处->结算
（九）定制商品订单处理
1、流程
门店POS录入->总部SAP生成销售订单草稿->审批->采购订单草稿->采购订单->采购订单给供应商->供应商送货并客户签收
2、采购订单操作
采购员根据生成的采购订单草稿生成采购订单：
操作路径：
（总部SAP）主菜单->采购-应付账款->采购报表->凭证草稿报表
双击进入此采购订单草稿
点击“添加”生成采购订单，记录采购订单号,用于财务做采购应付发票:
（一十）退货给供应商
1、总部仓库退货单
操作路径：
（总部SAP）主菜单->采购-应付账款->退货
仓库类型选择GZ03（异常仓）,生成退货单，通知供应商退货。
2、总部采购审核
仓库提交此退货单给总部采购审核，内部电子邮件通知，总部审核此退货单，记录此退货单号1，打印一份给供应商，供应商凭这退货单（退货物品，数量与单号）到总部仓库进行提货拉走
3、仓库退货给供应商
供应商凭此退货单号1到仓库退货，核实信息后，仓库捡货到上货处，供应商拉货上车，然后仓库点击“添加”，抬头填写已提货备注供应商已将货物拉走
六、系统测试：
（一）测试举例：
1、测试用户登陆是否成功：
打开SAP采购管理系统，在“用户名”里填入员工的岗位代码，选定公司名称（公司总部或者分公司）“密码”框里我们填入工号W010作为用户登录密码。
填写完成点击“确定”按钮，将会出现操作程序页面，即该用户已经登陆成功了。
再运行程序，会有提示页面出现：
程序已经运行，不能再次装载！
2、测试其他用户是否能够登录：
打开采购管理系统登录页面，输入任意密码，点击“登录”按钮。
将出现密码出错提示页面。
然后点“确定”返回人事管理系统登录页面。
3、用户登出系统的测试：
在管理操作已全部完成，需要退出程序的时候，在系统页面“系统设置”下拉菜单的有一个“退出”的选项，点击之后便可退出。
也可以点“关闭”退出。
4、测试密码更改：
在以超级用户登录的情况下，在程序中打密码设置，弹出文本框，显示用户列表。
可以添加新的普通用户，也可以删除和禁止普通用户使用程序。
在以普通用户登陆情况下，打开密码设置选项，系统会提示该用户为普通用户，只可以修改自己的密码。
经过以上各项的测试，证明本系统完全可以正常运行，至此测试成功！
（二）测试项目：
1、单元测试：
单元测试是对软件中的基本组成单位进行的测试，如一个模块、一个过程等等。
它是软件动态测试的最基本的部分，也是最重要的部分之一，其目的是检验软件基本组成单位的正确性。
一个软件单元的正确性是相对于该单元的规约而言的。
因此，单元测试以被测试单位的规约为基准。
单元测试的主要方法有控制流测试、数据流测试、排错测试、分域测试等等
2、集成测试：
集成测试是在软件系统集成过程中所进行的测试，其主要目的是检查软件单位之间的接口是否正确。
它根据集成测试计划，一边将模块或其他软件单位组合成越来越大的系统，一边运行该系统，以分析所组成的系统是否正确，各组成部分是否合拍。
集成测试的策略主要有自顶向下和自底向上两种。
3、系统测试：
系统测试是对已经集成好的软件系统进行彻底的测试，以验证软件系统的正确性和性能等满足其规约所指定的要求，检查软件的行为和输出是否正确并非一项简单的任务，它被称为测试的“先知者问题”。
因此，系统测试应该按照测试计划进行，其输入、输出和其他动态运行行为应该与软件规约进行对比。
软件系统测试方法很多，主要有功能测试、性能测试、随机测试等等。
4、验收测试：
验收测试旨在向软件的购买者展示该软件系统满足其用户的需求。
它的测试数据通常是系统测试的测试数据的子集。
所不同的是，验收测试常常有软件系统的购买者代表在现场，甚至是在软件安装使用的现场。
这是软件在投入使用之前的最后测试。
5、回归测试：
回归测试是在软件维护阶段，对软件进行修改之后进行的测试。
其目的是检验对软件进行的修改是否正确。
这里，修改的正确性有两重含义：
一是所作的修改达到了预定目的，如错误得到改正，能够适应新的运行环境等等；二是不影响软件的其他功能的正确性。
结束语
SAP采购管理操作系统企业的各种业务数据高度集成共享，避免重复投资信息化建设。
可使用多项应用方案来处理企业的所有业务流程，并且完全符合中国法律和应用习惯的要求，囊括了中国会计制度以及会计流程中的特殊要求，例如凭证审批、凭证冲销、增值税的处理等。
可以方便的对该方案进行扩展并与包括mySAP商务套件解决方案或客户已经使用的其他IT系统集成。
采用用户熟悉的Windows风格，其清晰易懂、设计布局合理的界面让用户使用起来非常方便，降低了软件的培训成本。
在线报警、审批功能用户可以在系统中灵活配置工作流程。
例如对销售过程中的报价审批，采购过程中的审批等。
根据用户配置，当销售折扣超出权限范围系统将自动发E-mail或SMS信息到相应的管理者，并且可以对超出的折扣重新进行审批。
强大的报表分析工具SAP独创的具有专利权的“拖拽相关”技术使用户能在桌面上拖动不同数据库中的信息，通过鼠标就能完成大量复杂的业务分析活动。
与Office工具灵活集成能通过与桌面工具链接来访问电子邮件。
所有的商业文件或交易记录都可以方便的转换为电子文件或Excel表格。
同时用户还可以在系统中为某类文件某个用户建立固定的文档模版。
大而复杂的客户关系管理系统并不能满足于小型企业对简单实用，性价比高的要求。
SAP提供简单实用的客户关系管理的功能，满足小型企业对客户资源、销售过程以及销售人员管理分析的要求。
参考文献
1.黄骁俭《SAPBusinessOne中文版7.0》中国人民大学出版社2008
2.文洋《SAP系统项目实施与操作指南》电子工业出版社2007
3.黄骁俭等《中小企业信息化与SAP系统实现/SAP管理实践丛书》机械工业出版社2006
4.北京金土木软件技术有限公司等《SAP2000中文版使用指南》人民交通出版社2009
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