徐汇区基本建设工程项目档案资料管理办法文档格式.docx

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凡建设单位作为直接收文单位，其文件材料归档时应收集正本保存。

有些文件如发至上级主管单位，建设单位作为间接接收单位，其文件材料归档时可保存复制件。

施工单位移交给建设单位的技术文件材料除材料质量证明单和个别材料试验报告可用复制件外，其余施工技术文件材料均移交原始文件材料，供建设单位归档保存。

十一、工程项目照片材料的归档范围，应以本项目的建设活动为主。

1.本项目在筹建、施工、竣工过程中产生的具有凭证和参考价值的照片。

2.本项目领导活动的照片，上级有关领导在本项目视察活动的照片。

3.本项目向有关单位提出内容和要求、组织拍摄或征集的照片。

4.本项目在工作中选用的外单位的照片。

十二、工程项目档案的整理要求：

1.对收集的项目技术文件材料逐件整理、剔除重份，将工程项目档案、资料、文书档案区分清楚，一文多性的文件原件归入工程项目档案，以确保项目档案的完整。

2.工程项目档案的文字材料、图表、图纸应分阶段（立项、设计、施工、竣工）归类划分，在此基础上分单体按问题组卷，部分图纸可不装订，但必须按规范装盒组卷。

3.归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制，数据翔实准确,签署手续完备,符合规范化要求。

4.卷内文件材料排列应依照技术文件材料的自然形成规律，进行有秩序有联系的排列。

原则上：

对文件材料的排列次序应按先问题后时间、先批复后请示、先正文后附件、先打印件后稿件、先文字材料后图样，设计文件更改单可单独组卷也可附在被更改图样之前。

对图纸排列可按原设计图纸目录进行。

对施工技术文件材料的排列应遵循原施工单位已整理有序的编号，没有编号或编号较乱的可重新按单项和施工性质进行排列。

案卷一般不宜过厚（不超过60mm）。

5.图纸材料应按要求折叠成4号图样大小（210mm×

297mm）,图面朝里，图标露在外面。

卷内文件应编有页号，页号编在正面右下角，背面的左下角，顺序均从“001”开始（案卷之间不连号，一本案卷一个顺序号）。

6.案卷标题应根据该案卷内材料内容所涉及到的单项、专业（问题）和文件名称三个基本特征，拟写时既要符合工程术语，同时又不违背档案用语、简明确切。

保管期限按国家规定划分恰当，以永久、长期为主。

7.每本案卷都要填写卷内文件目录和备考表，要求字迹清楚、准确。

8.所有案卷，要根据国家有关规定，划分相应的密级，密级为绝密、机密、秘密。

9.所有的案卷要登入科技档案总目录，编入基本建设分类目录，用作检索和统计。

10.案卷的档号一律采用汉语拼音和阿拉伯字母作为代号结合组成，采用阶段分类法档案号的编制结构，如：



Ｊ•Ｗ─３（Ａ）─14／50

┬┬┬┬┬┬

│││││└───总流水号

││││└─────阶段中保管单位流水号

│││└────────单项工程代号

││└──────────阶段代号

│└─────────────项目代号

└──--─────────────档案类别代号

十三、工程项目中设备仪器档案的整理要求：

1.设备仪器档案应以一台设备仪器为单位进行组卷，如设备仪器文件材料多也可一台组成多卷。

2.设备仪器档案可不装订，采用散装形式，卷内文件目录和备考表应填写确切，保管期限以长期、短期为主，每份文件均要填上档号和顺序号。

3.设备仪器档案案卷要登入科技档案总目录，编入设备仪器分类目录。

十四、工程项目中声像档案的整理：

1.声像档案包括照片、录音带、录像带、影视片等载体。

凡是归档的声像材料，必须图像清晰、声音清楚，同时必须是原版、原件，并加以必要的文字说明，文字、图片、档号、备考表相互注明。

2.照片档案的构成应当由照片、底片（向外单位收集的可以没有底片）和文字说明三部分组成，归档时缺一不可。

对有特殊保存意义的，应当复制成黑白底片保存。

照片档案的整理应根据项目建设程序，按阶段－－问题进行分类，并按照重要程度或时间顺序进行排列。

3.录音带、录像带的整理按问题（内容、事由）进行分类。

做到：

永久性和周转性分开；

机密性和一般性分开；

不同版种（原版、复制版）分开。

每合（盘）的外套上要贴有标签，注明：

内容、主要人物、形成日期、带长（分钟）、编号、型号和保管期限，并填写目录。

十五、工程项目竣工验收后，其档案资料应在三个月内向有关档案机构归档。

工程项目建设单位应准备竣工图３～４套（竣工图由施工单位编制），建设单位除留一套完整的竣工文件材料（含竣工图）外，一套向有关城建档案部门移交，一套交工程项目管理单位使用，建设单位保存原件，其他单位可用复制件代替。

十六、属于区重点工程项目的档案资料，区档案馆可以提前向建设单位接收进馆保存。

十七、工程项目档案移交必须在清点案卷后，在移交目录上双方签名，办理移交手续。

十八、本办法由区档案局负责解释，自发布之日起实施。



上海市徐汇区档案局

一九九七年四月



附件一：

《徐汇区工程项目基建文件材料归档范围》

附件二：

《徐汇区工程项目设备仪器文件材料归档范围》

附件一

徐汇区工程项目基建文件材料归档范围

一、项目立项阶段文件材料

序号类型文件材料名称产生文件单位保管期限

主管机关建设单位施工单位设计单位

（一）

项目申报1.项目建议书、项目申请有关文件建设单位长期永久长期

2．项目建议书的批复上级有关部门长期永久长期

3．可行性研究报告建设单位长期永久长期

4．可行性论证意见论证组织单位长期永久长期

5．项目评估文件评估单位长期永久长期

6．环境预测、调查报告建设单位或受委托单位长期永久长期

7．项目计划任务书、立项报告*建设单位长期永久永久

8．项目计划任务书或立项报告的批复*上级有关部门长期永久永久

9．与工程项目有关的领导指示、讲话稿、录音、录像、会议记录、信函建设单位长期

（二）

地质勘探1．工程地质勘探合同地质勘探部门永久永久

2．地质勘探报告、记录*地质勘探部门永久永久

3．地质图*地质勘探部门永久永久

4．化验、试验分析报告地质勘探部门永久永久

5．勘探记录、勘探设计地质勘探部门永久永久

6．重要土、岩样及说明地质勘探部门永久永久

（三）使用土地1．建设用地选址意见书及批复*规划土地部门永久

2．国家土地使用证及地形图（附原房屋权属证明及拆房证明文件）*规划土地部门永久

3．国有土地使用权转让、抵押等文件及前期批租文件*规划土地部门永久

4．建设用地规划许可证及核准的地形图*规划土地部门永久

5．建设工程规划许可证及核准的总面积、红线图，包括：

环保、卫生、消防、人防等审核意见单*规划土地部门永久

（四）动拆迁

含管线动迁1．动拆迁协议书、合同*只需报送动拆、迁数及赔款金额汇总材料建设单位永久

2．动拆迁居民户口登记调查汇总材料建设单位长期

3．拆除房屋补偿金额审核单建设单位永久

4．房屋调备材料建设单位永久

（五）工程申照1．建设工程执照*规划土地部门永久

2．建筑设计防火审核送审单建设单位永久

3．建筑设计防火审核通知单公安消防部门永久

4．环境保护“三同时”申请报告、审核通知单建设单位

环保部门永久

5．卫生防疫站基本建设设计卫生送审单、审核通知单建设单位

卫生防疫部门永久

6．劳动保护“三同时”申请单

劳动局永久永久长期

（六）招投标

含勘测设计、施工1．工程设计招标文件建设单位永久永久长期

2．投标单位文件建设单位永久永久长期

3．标底建设单位永久永久长期

4．评标结果建设单位永久永久长期

5．中标协议建设单位永久永久长期

（七）项目监理1．工程质量监理文件大型

项目

产生

文件监理单位永久永久

2．工程造价监理文件监理单位永久永久

3．工程进度监理文件监理单位永久永久

4．其他监理文件监理单位永久永久

二、工程项目设计阶段文件材料

（一）扩初设计1．工程扩初设计图纸、说明书设计单位永久永久

2．工程概算设计单位永久

（二）施工设计1．设计说明设计单位长期永久

2．总平面图设计单位长期永久

3．建筑施工图设计单位长期永久

4．结构施工图设计单位长期永久

5．给排水、电气、暖通、生产工艺等专业施工图设计单位长期永久

（三）其它文件1．设计合同建设单位

设计单位短期短期

2．设计计算书及说明书*设计单位长期永久

三、工程项目施工阶段文件材料

（一）土建工程1．施工合同、施工协议建设施工单位短期短期

2．施工预算施工单位短期

3．开工、停工、复工报告*施工单位短期长期

4．技术交底、图纸会审纪要、技术核定单*施工、建设、设计单位短期长期

5．建（构）筑物施工定位测量、测量复核单*施工单位永久短期

6．建（构）筑物沉降（变形）观察记录*施工单位永久长期

7．工程更改洽商单、技术核定单、材料代用审核单*施工或建设单位永久短期

8．设计变更通知单*设计单位永久短期

9．隐蔽工程验收记录施工单位永久长期

10．工程质量事故报告及处理记录施工单位永久长期

11．原材料、构件质保书产品生产单位长期

12．建筑材料试验报告施工单位长期长期

13．工程质量评定记录*施工单位长期长期

14．施工定位查勘记录*建管部门永久短期

15．工程决算施工单位永久永久

16．竣工报告施工单位永久永久

17．竣工图

（1）总平面布置图、位置图、地形图*施工单位永久永久

（2）室外总体工程及地下管线竣工

图*

（3）各单项、单位工程竣工图*

（二）水电安装工程1．施工合同、施工协议建设、施工单位短期短期

3．开工、停工、复工报告*施工单位短期短期

4．技术交底、图纸会审纪要、技术核定单等*施工单位短期短期

5．器材、设备移交、检查记录建设单位长期长期

6．各种材料及物件出厂证明，质量鉴定和测试报告施工单位长期长期

7．隐蔽工程检查验收记录施工单位长期长期

8．材料、设备代用审批单*施工单位长期短期

9．质量事故报告及处理记录施工单位长期长期

10．设备、电气、仪表、安装测试记录施工单位长期长期

11．管线标高、位置、坡度测量记录*施工单位长期长期

12．工程质量评定记录*施工单位长期长期

13．工程决算*施工单位永久永久

14．竣工图：

（1）电气专业竣工图*施工单位长期长期

（2）暖通专业竣工图*

（3）给排水专业竣工图*

（4）总体工程竣工图*

（三）工艺设备安装工程1．合同建设、施工单位短期短期

2．施工预算施工单位短期短期

3．工艺说明、流程路线图设计单位长期

4．设备、材料开箱记录、随机工具、随机备件清单建设单位短期

5．设备图纸（含自制设备图）说明书、计算材料设计单位长期

6．设备安装、调试记录施工单位长期

7．安装决算施工单位永久永久

8．安装总结施工单位永久永久

四、工程项目竣工阶段文件材料

（一）项目初验文件材料1．初验申请报告和批复建设单位和上级单位长期长期

2．初验会议文件材料

建设单位长期长期

（二）试生产文件材料1．生产技术参数性能及图纸建设或使用单位永久

2．试生产计划建设或使用单位短期

3．试生产记录建设或使用单位长期

4．安全操作规程、事故分析、处理报告建设或使用单位长期

5．其它与试生产有关的文件材料建设或使用单位短期

（三）项目竣工

验收文件材料1．竣工验收申请报告及批复建设单位

上级主管部门永久永久

2．各单项验收记录（消防、环保、卫生、劳动保护、档案验收）*建设单位长期长期

3．项目竣工验收会议材料验收单位短期永久

4．基建财务决算（固定资产移交单）*建设单位永久永久

5．项目竣工验收证书*验收单位永久永久

6．项目审计文件审计单位长期长期

（四）声像材料1．有关工程项目照片*建设单位永久

2．有关工程项目录像带*建设单位永久

3．有关工程项目录音带建设单位永久

说明：

（1）凡打“*”的是建设单位向城建档案部门报送的文件材料，文字部分一般为复印件，特殊情况可报送原件，竣工图为蓝图。

（2）表列文件材料归档范围适用于各类基本建设项目（包括更新改造项目），中外合资经营项目、合作经营项目的归档范围也可参照此表执行。

徐汇区工程项目设备仪器文件材料归档范围

一、设备仪器购置阶段文件材料

序号文件材料名称产生文件单位

1设备仪器购置可行性研究、申请报告建设单位、使用单位

2设备仪器购置的批准文件上级部门

3购置设备仪器资金申请和批复使用单位、上级部门

4购置设备仪器洽谈订货合同使用单位、供货单位

5有关操作人员培训文件使用单位、主管部门

6设备仪器开箱验收记录建设单位

7设备仪器商检、储运文件主管部门

8设备仪器随机文件材料（使用说明书、操作手册、合格证、装箱单等）供货单位

二、设备仪器安装调试、运行维护阶段文件材料

1设备仪器安装调试记录建设单位、使用单位

2设备仪器验收报告建设单位、使用部门

3设备仪器操作维护保养规程及安全技术建设单位、使用单位

4设备仪器检修记录建设单位、使用单位

5设备仪器事故处理记录建设单位、使用单位