弘毅采购管理操作手册.docx

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弘毅采购管理操作手册

武汉弘毅建筑材料装备有限公司采购管理操作手册

1.《采购管理》与其他模块间的关系

2.期初设置

初次使用本系统的用户，应首先按系统管理使用手册介绍的方法安装采购管理系统。

系统安装完成后，应建立系统账套参数等应用前的基础数据准备工作，之后可以输入在使用本系统前未执行完的采购订单、采购入库单（暂估入库）和采购发票（在途数据），并进行期初记账处理；做完这些工作后，就可以进入日常采购业务流程了。

期初记账是将采购期初数据记入有关采购账中。

期初记账后，期初数据不能增加、修改，除非取消期初记账。

期初记账后输入的入库单、发票都是启用月份及以后月份的单据，在【月末结账】功能中记入有关采购账。

【操作步骤】

1.用鼠标单击【采购】下的【期初记账】，用光标移动键↓选择【期初记账】，即可进入期初记账处理功能。

2.用鼠标选择〖期初记账〗，对期初数据进行记账；用鼠标选择〖取消期初记账〗，则对期初记账数据设置为未期初记账状态。

注意：

．没有期初数据时，也可以期初记账，以便于输入日常采购单据数据。

．已做【月末结账】处理后，不能取消期初记账，除非取消各月的【月末结账】。

3.日常业务操作流程

（1）采购入库单

采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。

该单据按进出仓库方向划分为：

入库单、退货单；按业务类型划分为：

普通业务入库单。

采购入库单可以直接录入，也可以由采购订单或采购发票产生。

采购管理采购入库单增加填写相关的信息（蓝色字体的为必填项）保存

注意：

凡是审核过的入库单本系统不能再修改。

因此审核必须认真仔细。

如果没有启用库存管理系统，并且企业管理不要求严格，那就可以不审核入库单。

采购发票与入库单可以分次结算，即入库单的一条记录可多次与采购发票结算。

（2）暂估入库

采购的货物到达企业后，如果没有收到供货单位的发票，可以对货物进行暂估入库，待发票到达后，可以根据该入库单产生发票做报账结算处理。

【操作步骤】

1.在进入采购管理系统主页面后，用鼠标单击【采购入库单】，即可输入采购入库单。

屏幕显示采购入库单格式。

2.用鼠标单击工具栏的〖增加〗按钮或按下[F5]快捷键，增加一张采购入库单。

输入入库单表头各项内容。

输入采购业务类型、入库日期、供货单位等项。

如果该入库单是按采购订单安排的，必须输入采购订单号。

提醒：

如果用户想查询供应商、存货的具体档案可单击鼠标右键。

3.按[F12]功能键可以从单据表头进行标题，或用鼠标单击表体位置或单击工具栏的〖增行〗按钮或按下[Ctrl+I]快捷键，增加一行入库单货物。

输入采购入库单表体各项内容。

如：

货物编号、数量、单价、金额等项。

注意：

如果入库的货物要分批跨月结算，那么必须按预计结算的数量，分行填写到一张入库单上。

如果企业在存货档案中设置了

4.如果单据输入有错误，可以用鼠标单击要修改的数据项或用[Tab]、[Shift+Tab]键移到要修改的数据项，直接输入要修改的数据。

5.如果该入库单和某张已有的入库单据相同或相似，可以单击鼠标右键，出现鼠标右键快捷菜单，用鼠标或光标键选择【拷贝入库单】功能，或者通过点击“选单”按钮旁边的下接箭头，选择“采购入库单”，选择入库单，把该入库单的有关信息填入当前入库单中。

具体操作方法参见“如何根据采购订单填制入库单”。

6.单据输入正确后，必须用鼠标单击工具栏的〖保存〗按钮或按下[F6]快捷键，保存当前输入的入库单。

注意：

．用户在《库存管理系统》的【业务范围】中设置为“现存量低于最低库存量或高于最高库存量时报警”，保存单据时，如果存货的现存量低于最低库存量或高于最高库存量，并且，系统将提示用户是否继续，如果用户选择是，系统将保存单据，如果用户选择否，系统将让用户重新输入数量。

7.入库单存盘后，可以用鼠标单击工具栏的〖打印〗按钮或按下[Ctrl+P]快捷键，将入库单打印出来，交由有关人员进行确认。

8.如果不想保存当前输入的入库单，可以用鼠标单击工具栏的〖放弃〗按钮，放弃该入库单。

9.在保存入库单后，如果发现数据有错，或该入库单审核结算时发现该单据需要修改，可以用鼠标单击工具栏的〖修改〗按钮修改入库单。

10.继续按上述步骤输入其它入库单，当一批入库单输入完后，用鼠标单击工具栏〖退出〗按钮结束输入采购入库单。

注意：

1.本系统规定凡是没有结算的入库单都是暂估入库。

已采购结算的入库单和已审核了的入库单不能修改、删除；

2.如果启用了用友“核算系统”，对于已记账的入库单不能修改、删除；

3.如果启用了用友“仓库管理系统”，对有批次管理的，现存量表相关存货的结存数量<当前入库数量的存货记录不能修改、删除；

4.凡是按采购订单进行的采购业务，货物到达后，填制的入库单，必须正确注明订单号，否则不能正确统计订单执行情况。

（3）退货处理

如果发现已审核的入库单数据有错误（多填数量等），也可以填制退货单（负数入库单）原数冲抵原入库单数据。

原数冲回是将原错误的入库单，以相等的负数量填单。

采购管理采购入库单选择“采购入库单（红字）”填写相关的内容保存

（4）修改采购入库单

在入库单输入和采购结算时，如果发现入库单数据与实际入库不符或与手工填制的入库单不符，可以修改入库单据，但已审核、已结算或已记账的入库单不能修改。

修改入库单有两种方法：

1.利用【入库单列表】进行修改：

即找到要修改的入库单，双击该入库单进入单据显示状态，用〖修改〗功能进行修改。

2.利用【采购入库单】“填制采购入库单”功能实现。

用鼠标键单击工具栏的〖首张〗〖末张〗〖上张〗〖下张〗功能找到要修改的入库单，用〖修改〗功能进行修改。

（5）采购专用发票

采购发票是从供货单位取得的进项发票及发票清单。

在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入计算机做报账结算处理。

也可以先将发票输入计算机，以便实时统计在途货物。

采购发票按发票类型分为：

专用发票、普通发票（包含：

普通、农收、废收、其他收据）、运费发票；按业务性质分为：

兰字发票、红字发票。

采购管理采购发票增加（专用发票）选单采购入库单保存复核

选择专用发票

选择参照采购入库单生成发票

如果没有订单，一定要把“拷贝入库单对应的订单”项不选中，点击“过滤”

选择相应的采购入库单，点击“确认”

生成的发票确认无误后保存

（6）运费发票

企业在货物运输过程中取得的运费发票以及按国家有关《会计制度》可以将某些费用摊入采购成本的，应将这些费用项目数据作为“运输发票”输入计算机，也可以在货物发票中直接输入费用项目。

可以进行增值税抵扣的，还必须输入税率，计算机只把税后金额摊入采购成本。

采购管理采购发票增加（运费发票）填写对应信息保存

注意：

如果在输入发票时选择“运输发票”，那么在发票的存货编码/名称栏目下，只能输入存货档案中的“应税劳务”大类中的应税劳务编码/名称。

商业版运费发票能否摊入采购成本，由【系统设置】-【选项】决定。

技术细节：

如果您还没有设置“应税劳务”档案，可以在【设置】/【编码档案】/【存货档案】功能中设置。

在设置时必须将“存货属性”设置为“劳务费用”

（7）采购结算

采购结算也叫采购报账，在手工业务中，采购业务员拿着经主管领导审批过的采购发票和仓库确认的入库单到财务部门，由财务人员确认采购成本。

采购结算是针对“一般采购”业务类型的入库单，根据发票确认其采购成本。

采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式，另外考虑费用折扣结算的特殊性，专设费用折扣票单独结算功能；从单据处理上分为正数入库单与负数入库单结，正数发票与负数发票结，正数入库单与正数发票结，费用折扣发票与入库单结，费用折扣票与存货结等方式。

注意：

·如果没有期初记账，则不能进行采购结算。

·如果当前操作日期在已月末结账的日期范围，则不能进行采购结算，必须注销账套，重新注册时调整操作日期。

如果采购结算确实应核算在当前操作日期所在会计月内，那么可以先取消该月的月末结账后再做采购结算。

·入库单与采购发票可以分次结算，即入库单的一条记录可与采购发票多次结算。

·支持多个人在网上同时结算。

·结算时，入库单和发票上的“项目”（项目档案的项目，不是栏目）不要求一致，可以均为空，可以一方为空。

结算单项目继承入库单项目，但如果入库单项目为空，发票项目非空，则继承发票项目。

.自动结算

自动结算功能中有三种结算模式：

入库单和发票、红蓝入库单、红蓝发票。

是由计算机系统自动将相同供货单位的，存货相同且数量相等采购入库单和采购发票进行结算。

注意：

红蓝入库单对结，入库单上必须有金额，可以不等。

【操作步骤】

1.用鼠标单击【采购结算】下的【自动结算】，屏幕显示自动结算画面。

2.企业可以根据需要输入结算条件，系统将根据企业输入的条件范围进行结算。

例如，企业只要对某个供货单位的采购业务进行结算，可以输入该供货单位的名称或编号。

3.用鼠标单击工具栏的〖开始结算〗按钮，计算机自动把采购入库单和采购发票相同，供货单位、存货相同且数量相等的单据进行结算，产生结算结果列表。

4.用鼠标单击工具栏的〖打印〗按钮，将本次结算结果打印出来。

5.用鼠标单击工具栏的〖退出〗按钮或单击窗体右上角的退出按钮x，结束自动结算。

6.进入【采购结算单列表】功能，查询、打印本次自动结算结果。

.手工结算

使用“手工结算”功能可以进行正数入库单与负数入库单结算，正数发票与负数发票结算，正数入库单与正数发票结算，费用发票单独结算。

手工结算时可以结算入库单中部分货物，未结算的货物可以在今后取得发票后再结算。

可以同时对多张入库单和多张发票进行报账结算。

手工结算支持到下级单位采购，付款给其上级主管单位的结算，支持三角债结算，即支持甲单位的发票可以结算乙单位的货物。

【操作步骤】

1.用鼠标单击【采购结算】下的【手工结算】，屏幕显示手工结算画面。

2.企业可以根据需要输入结算条件，系统将把满足条件的入库单和发票过滤出来，在选择入库单和发票时只能选择过滤出来的入库单和发票。

提示：

系统提供丰富的过滤条件，包括日期、发票号、入库单号、部门、业务员、客户、存货、自由项、自定义项、制单人等。

制单人也可以参照录入。

3.选择要结算的入库单、发票：

用鼠标单击想要结算的入库单、发票左侧的选择栏，选择栏打勾

注意：

企业如果选择了带有折扣金额的发票，系统将把折扣金额在“结算费用列表”中显示出来，在结算时再将折扣金额分摊到对应的入库单、发票的存货中去，改变存货成本。

4.如果您的企业要把某些运费、挑选整理费等费用按会计制度可以摊入采购成本的，那么可以选择“费用发票”。

5.选择一种费用分摊到发票上的一种方法。

用鼠标左键选择“按数量分摊”或按金额分摊。

6.产生结算汇总表：

入库单、发票选择完毕后，用鼠标按〖确认〗按钮，计算机自动将本次选择的数据汇总，以汇总表显示出来。

当入库货物数量等于发票货物数量+合理损耗数量+非合理损耗数量时可以结算。

用鼠标按〖确认〗按钮进行结算，用鼠标按〖取消〗按钮，取消本次结算，可以重新选择单据进行结算。

提示：

您可以在结算汇总表中处理非合理损耗的金额和非合理损耗进项税转出金额，此处确定的非合理损耗类型将决定核算系统对这两项的入账科目。

系统支持一张入库单与多张发票的分次结算，可以拆单、拆记录，即可以结算入库单上的部分货物，也可以结算入库单中一个货物的一部分，您只需调整入库货物的结算数量使之与发票数量+合理损耗数量+非合理损耗数量相等即可。

入库单的金额可以与发票金额不等，入库单金额可以为空，入库成本以结算金额为准。

7.结算完成后，计算机把已结算的单据数据从屏幕上清除，您可以单击【过滤】继续按以上步骤进行其它采购结算。

结算的结果可以在【采购结算列表】功能中查看到。

技术细节：

手工结算时选择入库单和发票的窗体中均提供排序的功能，使您的单据选择更轻松。

（8）取消采购结算

如果采购结算操作错误或结算后发现结算单据有错误，需要取消该结算，那么可以利用采购结算列表的〖删除〗功能实现。

【操作步骤】

1.用鼠标单击【采购结算】下的【采购结算明细列表】，进入列表功能。

利用〖定位〗或〖过滤〗功能找到要取消的结算单。

2.将光标停留在该结算单列表行，双击鼠标左键或在工具栏按〖单据〗按钮将该结算单以单据格式显示出来，按工具栏上的〖删除〗按钮，就可以取消该项采购结算。

取消后原入库单、发票、费用发票可以继续结算。

3.按工具栏上的〖删除〗按钮，可以继续删除其他结算单。

按工具栏上的〖退出〗按钮，退出单据显示画面，返回到单据列表画面。

按工具栏上的〖刷新〗按钮，可以看到本次取消的结算单已不在结算单列表中。

注意：

当下述情况出现时，结算单不可删除（取消结算）：

*已结算的采购入库单已被存货系统记账的。

*先‘暂估’再结算的入库单，已在存货系统作‘暂估处理’的。

（9）往来处理——取消操作

如果您对原始单据进行了审核、对付款单进行了核销等操作后，发现操作失误，您可将其恢复到操作前的状态，以便您进行修改。

【操作步骤】：

1在菜单条上选取【取消操作】项。

2在“操作类型”下拉框中选择恢复的类型。

系统提供了如下类型：

恢复应付单据（发票和应付单）的未审核状态

恢复付款单的核销前状态

恢复转账处理前状态

恢复计算汇兑损益前状态

恢复并账处理前状态。

3选择恢复应付单据的未审核状态：

在各栏目中输入取消操作的条件。

输入完成后，点击〖确认〗按钮执行此次操作，系统将满足恢复条件的应付单据列出。

您可以在恢复标志一栏里双击鼠标，表示要将此张应付单据恢复到审核前的状态，点击“确定”图标执行恢复操作；也可以在有标记的一栏里双击鼠标，取消选择。

提醒:

如果应付单据在审核后已经经过核销等处理，则不能恢复。

如果应付单据日期在已经结账的月份内，也不能被恢复。

如果应付单据在审核后已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。

4选择恢复付款单的核销前状态：

在各栏目中输入取消操作的条件。

输入完成后，点击〖确认〗按钮执行此次操作，系统将满足恢复条件的应付单据列出。

您可以在恢复标志一栏里双击鼠标，表示要将此张应付单据恢复到核销前的状态，点击“确定”图标执行恢复操作；也可以在有标记的一栏里双击鼠标，取消选择。

提醒：

如果付款单日期在已经结账的月份内，也不能被恢复。

如果付款单在核销后已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。

5选择恢复票据处理前状态：

在各栏目中输入取消操作的条件。

输入完成后，点击〖确认〗按钮执行此次操作，系统将满足恢复条件的票据列出。

您可以在恢复标志一栏里双击鼠标，表示要将此张票据恢复到处理前的状态，点击“确定”图标执行恢复操作；也可以在有标记的一栏里双击鼠标，取消选择。

提醒：

如果票据日期在已经结账的月份内，也不能被恢复。

如果票据在处理后已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。

票据转出后所生成的应付单如果已经进行了核销等处理，则不能恢复。

票据计息和票据结算后，如果又进行了其他处理，则也不能恢复。

6选择恢复转账处理前状态：

在各栏目中输入取消操作的条件。

输入完成后，点击〖确认〗按钮执行此次操作，系统将满足恢复条件的处理列出。

您可以在恢复标志一栏里双击鼠标，表示要将此次业务恢复到处理前的状态，点击“确定”图标执行恢复操作；也可以在有标记的一栏里双击鼠标，取消选择。

提醒：

如果转账处理日期在已经结账的月份内，也不能被恢复。

如果该处理已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。

7选择恢复计算汇兑损益前状态：

在各栏目中输入取消操作的条件。

输入完成后，点击〖确认〗按钮执行此次操作，系统将满足恢复条件的处理列出。

您可以在恢复标志一栏里双击鼠标，表示要将此次业务恢复到处理前的状态，点击“确定”图标执行恢复操作；也可以在有标记的一栏里双击鼠标，取消选择。

提醒：

如果计算汇兑损益日期在已经结账的月份内，也不能被恢复。

如果该处理已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。

8选择恢复并账处理前状态：

在各栏目中输入取消操作的条件。

输入完成后，点击〖确认〗按钮执行此次操作，系统将满足恢复条件的处理列出。

您可以在恢复标志一栏里双击鼠标，表示要将此次业务恢复到处理前的状态，点击“确定”图标执行恢复操作；也可以在有标记的一栏里双击鼠标，取消选择。

（10）月末结账

月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关账表中。

采购管理系统月末结账可以连续将多个月的单据进行结账，但不允许跨月结账。

月末结账后，该月的单据将不能修改、删除。

该月未输入的单据只能视为下个月单据处理。

采购管理月末处理后，才能进行库存管理、核算的月末处理；如果采购管理要取消月末处理，必须先通知库存管理、核算的操作人员，要求他们的系统取消月末结账。

如果库存管理、核算的任何一个系统不能取消月末结账，那么也不能取消采购管理系统的月末结账。

如果没有启用库存管理、核算系统，并且不需要查看采购余额一览表，那么可以不进行采购月末结账。

【操作步骤】

1.用鼠标单击【采购】下的【月末结账】，用光标移动键↓选择【月末结账】按回车，屏幕显示月末结账对话框。

2.选择结账的月份，必须连续选择，否则不允许结账。

3.用鼠标单击〖记账〗按钮，计算机自动进行月末结账，将所选各月采购单据按会计期间分月记入有关账表中。

4.月末结账后，如果发现已月末结账月份的某单据输入有错误，需要取消结账进行修改，那么可以选中那月份，用鼠标单击〖取消记账〗，将该月的月末结账取消。

注意：

*不允许跳月取消月末结账。

只能从最后一个月逐月取消。

*没有期初记账，将不允许月末结账。

*当选项中设置审核日期为单据日期时，本月的单据（发票和应付单）在结账前应该全部审核

*当选项中设置审核日期为业务日期时，截止到本月末还有未审核单据（发票和应付单），照样可以进行月结处理

*如果本月的结算单还有未核销的，不能结账

武汉隆腾昌科技有限公司

2010年9月28日