办公用品采购管理规定及办法Word文件下载.docx

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光盘、U盘、键盘、鼠标、鼠标垫、移动硬盘、录音笔、插线板、电池、路由器等。

（二）办公耗材硒鼓、墨盒、打印机组件等打复印纸、传真纸、绘图纸等。

网线、水晶头、网线转换接头等。

（三）日杂百货

日用品：

生活用纸、一次性用品、清洁用品、劳保用品、五金工具、抽纸、卷筒纸、毛巾、杯具、保温瓶、饮用水等。

（四）办公设备票据装订机、号码机、碎纸机、支票打印机、考勤机、点验钞机、塑封机、扫描仪、电话机、电脑、投影仪、复印机、传真机、打印机、多功能一体机、扫描仪、相机、摄像机、交换机、路由器、烧水壶、空调、饮水机、电风扇等。

（五）办公家具文件柜、杂柜、保险柜、沙发、茶几、办公桌、办公椅、档案柜、铁皮柜等。

第五条采购方式

（一）集中采购：

将集团公司各部门办公所需物品采购管理集中化，对同一类材料进行集中化采购。

集团公司日常办公、使用频率较高的办公用品（文具事务类、办公耗材类、日杂百货类）采用集中购买方式。

（二）分散采购：

不在集中采购范围内，请购部门需填写《办公用品请购审批单》并经审批后方可采购，招标采购除外。

（三）应急采购：

在集中采购范围内，且急需使用。

请购部门需填写《办公用品请购审批单》并经审批后优先采购。

请购金额少于2000元的申请，行政部可视情况启动采购备用金先行购买。

第六条采购途径

（一）集中采购途径：

以京东网的官方自营店及可开取正规发票的淘宝店家为主，正规实体店为辅。

（二）分散采购途径：

根据申请部门的需求及方便度来判断是采用电子还是实体途径，一般为单笔金额小于5000元时采用网购的途径，单笔金额大5000元时的采购以集团审批意见操作。

（三）应急采购途径：

参照集中采购途径。

第七条职责权限

（一）各请购部门职责

1、负责统计并汇总本部门办公室需求经本部门经理审批后上报行政部；

2、负责填写《采购申请审批单》并经行政部审批后向集团财务部、集团领导逐层审批；

3、负责全集团办公用品分散采购或应急采购与行政部共同验收。

4、负责所需办公用品的领用。

（二）行政部职责

1、负责全集团办公用品采购需求的汇总、询价、采购、验收入库（分散采购或应急采购时与申请部门共同验收）、保管、发放和盘点；

2、负责编制办公用品询价对比表；

3、负责建立健全办公用品入库、移交、发放和盘点等台账或登记表；

4、负责收集并维护供应商信息，保管办公用品各类资料档案等；

5、行政部采购员根据申请人填写好的《采购审批申请单》检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量并签字确认；

6、负责采购程序的审批；

7、负责谈判和确定最终供应商、签订采购合同；

8、负责供应商评估和变更；

9、对办公用品盘盈盈亏做处理，并有权追究责任人的相关责任。

（一）财务部负责

1、负责根据审批的办公用品付款申请和采购合同要求及时支付价款；

2、负责结算各部门领用办公用品的款项；

3、负责办理退货款项的收回；

4、负责办公用品采购及盘点盈亏的账务处理；

5、参与盘点工作的监督；

6、负责采购程序的审批。

第三章采购流程第八条集中采购流程

（一）集中采购周期行政部根据全集团办公用品使用情况，每月5号前集中采购一次。

（二）采购申请汇总及审核

1、行政部汇总每月各部门办公用品采购需求（申购汇总表详见附件1）和库存情况分类（盘存表详见附件2）于每月25日前上报集团财务部审批。

（三）进行采购

办公用品采购最少有3家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客服群等因素，以遵循“同品牌、同质量，选价格最低”的原则进行综合评估，最终选择供应商，并签订采购合同。

第九条分散及应急采购流程

（一）采购申请

1、分散采购申购部门所需办公物品不在集中采购名目内的（如不常备的五金、电动工具、装饰用品、招待用品、汽车保养、维修及保险等）申请部门向行政部领取并填写《采购审批申请单》（见附件3）经审批后进行单

独购买。

2、应急采购申购部门所需办公物品在集中采购名目内且急需使用的，申请部门向行政部领取并填写《采购审批申请单》经审批后优先购买。

金额少于2000元的申请，行政部可视情况启用预备金现行购买。

（二）审批单的填写

申请单》，申请人完整填写采购物品特征和其他信息，如购物资名称、规格、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等。

（三）采购审核

请购部门携填写完整的《采购审批申请单》进行报审流程。

由行政部、财务部逐级审核，最终由集团领导审批，通过报审后申请人将采《采购审批申请单》交予采购人员复印存档。

（四）进行采购

行政部采购员按照审批通过后的《采购审批申请单》报财务部门请款，同时按《采购审批申请单》要求进行采购。

第十条进度跟催

（一）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物资能适时供应。

（二）若采购物资无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会申请部门。

第四章验收与结算领用

第十一条验收入库

（一）行政部负责集中采购办公用品的验收及入库工作。

分散采购或应急采购的验收由请购部门与行政部共同负责，入库由行政部负责。

（二）行政部在核对数量、规格、品牌后，建立并填写办公用品入库登记表（见附件4）。

（三）如验收不合格的，由采购人员依据申请部门要求进行退换货。

（四）若入库办公用品与申请汇总表和合同不符，行政部应及时查明原因，落实责任。

第十二条价款结算

财务部应根据有集团公司全称抬头发票、办公用品清单、验收单和采购合同及时履行付款手续。

如果发票内容与采购内容不符或者没有正规发票，财务部有权拒绝付款。

第六章领用采购用品入库后，部门申购的由行政部依据上报的采购清单发放，经部门申购人填写领用记录并签字后方可领用；

个人申购的由行政部通知申购人，经申购人做好领用记录后方可领用。

行政部还要做好办公用品领用记记录及台账登记。

第七章盘点

第十三条盘点

库存数量及其状态，作为下一期申购的依据和核算办公用品消耗成本依据之第十四条盘点结果处理

办公用品盘点如发现盈亏，行政部应及时查明原因，并拟写盘存结

果报告，经集团领导审批做出处理，落实责任人的有关责任。

集团领导

财务部会同行政部对办公用品盘盈或盘亏金额进行确认，

审批后进行账务处理。

第八章其他

第十五条处罚凡违反本办法的人员，依照公司相关管理制度进行处罚

第十六条生效日期本办法自发布之日起生效。

第十七条

附件

1、《

办公用品每月申报汇总表》

2、《

办公用品每月盘存表》

3、《

办公用品请购审批单》

4、《

办公用品入库表》

5、《

办公用品季度盘存表》

2016年01月08日

XXX）有限公司

办公用品每月申购汇总表

办公用品种类：

□文具事务用品□办公耗材□日杂百货□办公设备□办公家具编制时间：

序

号

名称

单

位

品牌

型号

规格

数量

单价

申请

单位

单价汇总：

共计人民币元

行政部审批：

财务部审批：

集团领导审批：

办公用品每月盘存表

编制时间：

编制人：

（一类）文具事务用品（二类）办公耗材（三类）日杂百货（四类）办公设备（五类）办公家具（七类）票务

序号

分类

物品名称

规格型号

库存数

量

库存数量

办公用品请购审批单

申请人

分管领导希望供货日期

年月日

物品描

述

规格、型号

预算金额（

（

备注

合计

购

买方

网购及地址：

门店及地址：

行政部意见

签字年月日

财务部意见

集团领导意见

办公用品入库表

登记人：

日期：

复核

办公用品季度盘存表

行政部：

财务部:

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