安全文档管理系统.docx
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安全文档管理系统
安全文档管理系统
二O一O年七月
目录
1.产品概述4
1.1.企业为什么需要文档管理4
1.2.文档安全管理系统5
1.3.产品设计理念5
1.3.1.全面的文档管理5
1.3.2.以知识管理思想为指导5
1.4.产品创新和特性6
1.5.系统配置7
1.5.1.推荐硬件配置7
1.6.功能介绍7
2.文件上传7
2.1.单个文件上传7
2.2.批量文件上传8
3.协作和编写8
3.1.在线编写文档8
3.2.版本管理9
3.2.1.上传新版本10
3.2.2.版本历史管理10
3.3.评注和订阅11
3.4.消息通知11
3.5.邮件外发11
3.6.文档共享11
4.版本控制12
4.1.企业文档版本管理存在的问题12
4.2.文档安全管理系统12
4.2.1.上传新版本13
4.2.2.版本历史管理13
5.审核发布14
5.1.受控文件夹14
5.2.文档状态14
6.安全控制15
6.1.严格的权限管理15
6.1.1.授权委托管理15
6.1.2.权限继承16
6.1.3.成组授权16
6.1.4.负授权17
6.1.5.四层6级别查看人17
6.1.6.文档的保密性控制18
6.2.文档使用痕迹安全检视18
6.3.支持Https安全传输19
7.查看和播放19
7.1.文档在线预览19
7.2.图纸在线预览19
7.3.图片缩略查看20
7.4.自动生成PDF20
8.搜索查找21
8.1.强大的全文搜索21
8.2.高级搜索21
8.3.基于位置的搜索22
9.存储和备份23
9.1.简单存储23
9.2.集中（分区）存储23
9.3.缓存数据管理24
9.4.自动增量备份24
1.产品概述
1.1.企业为什么需要文档管理
文档是企业重要的智力资产。
在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，纯文本.txt格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、心得等。
这些文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。
企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：
1.海量文档存储，管理困难
企业经过日积月累，文档的数量和容量都很庞大，特别是知识型企业。
并且文档类型、格式、用途多种多样。
庞大的文档量，即使浏览一遍标题也需要花费大量的时间，靠人工有效管理几乎不可能。
需求：
尽可能减少人工操作的自动化管理功能。
2.查找缓慢，效率低下
文档查找是一件效率很低的工作，每天需要花大量的时间去查找文档资料。
传统的人工方式和资料柜管理，查找非常缓慢。
即使在本机上搜索，从大量文件中查找到所需要的文档也是一件耗时耗力的工作，且大多数文档根本无法进行全文检索。
因获取信息和文档慢可能导致失去商机的情况发生。
需求：
大量文档的有效利用需要具有高效查找/检索功能的系统。
3.文档版本管理混乱
由于工作文档经常会被不断地修订，有些文档多达数十乃至上百个不同的版本，文档版本繁多，难以整合和统一管理。
很多用户会用新版本覆盖老版本，但是这种情况下，一旦用户需要恢复老版本时，已经很难找回来，造成知识流失。
另外也经常发生因使用错误版本而导致客户流失的事情。
需求：
用户需要对文档修订具有版本跟踪、管理、恢复功能的系统。
4.文档安全缺乏保障
由于大量文档处于不被管理的无序状态，文档被病毒感染、意外丢失、权限控制不明等情况屡屡发生，使文档的安全性无法得到保障。
另外纸质文档的抗灾难性差。
需求：
电子文档需要具有完善权限机制和安全保障的系统来管理。
5.文档无法有效协作共享
目前，除了少量文档通过共享目录、邮件、网络即时通讯软件被不同员工共享外，大多数电子文档属于某个员工的“私产”，难以及时获取所需的资料。
同时缺乏高效的共同编写文档方式（合同、解决方案等），造成文档共享协作不方便，导致企业员工之间、企业与客户、供应商、合作伙伴之间无法有效进行文档共享和协作。
需求：
电子文档急需简便/安全/可控的协作共享功能。
6.知识管理举步维艰
大量文档分散成各台电脑上，一旦有员工离职，相关的大量工作文档被直接带走丢失，或沉落于电脑中，成为“不为人知”的秘密，由此带来大量文档资产的流失（人才流失=知识流失）。
企业内部缺少分享经验和共享知识的环境和氛围。
另外纸质文档缺乏电子化工具，难以重用。
需求：
单位急需将所有文档纳入知识管理范围内，防止文档资产流失。
1.2.文档安全管理系统
文档安全管理系统是工作室针对上述企业文档管理中存在的问题，基于知识管理的理念，开发的一套用于企业文档资料管理、知识管理的软件系统，帮助企业进行文档的全生命周期管理。
文档安全管理系统适合于任何体系、任何规模的企业组织。
系统采用了领先的文档权限控制和SSL传输加密技术，为企业中的个人、团队以及部门提供海量文档资料的安全集中存储空间，支持文档的共享和审核协作管理，并提供强大的文档检索机制。
通过文档安全管理系统，企业可以高效、快捷地解决文档的存储、文档的安全管理、文档的查找、文档的在线查看、文档的协作编写及文档发布控制等问题。
1.3.产品设计理念
1.3.1.全面的文档管理
通过文档安全管理系统，企业可以更高效地管理文档的整个生命周期：
文档创建、修改、版本控制、审批程序、存储、查询、重用以及归档。
1.3.2.以知识管理思想为指导
文档是企业智力资产最重要的承载形式。
文档管理，本质上是知识管理的重要组成部分。
企业进行文档管理，是为了让文档服务于人，服务于企业的核心业务，最终提升企业的核心竞争力。
文档管理，在设计上特别从知识管理的角度给予支持。
比如：
●文档的全文检索、高级检索、收藏夹搜索和标签搜索，从知识的高效获取角度专门设计。
●文档的评注和订阅功能，促进隐性知识的挖掘和传播。
●文档可整合项目、流程等其他应用系统，实现在项目、流程执行过程中统一管理知识、沉淀知识、快速复制与传播知识，加速知识在企业的沉淀、共享与应用，提高员工的工作效率。
●文档关联功能能够将文档与相关文档、图纸及附件进行连接管理，促进知识的交叉引用等。
1.4.产品创新和特性
和其他的供应商相比，我们产品有很多创新点，包括：
1.各个功能精心设计，真正好用。
强大的功能，融入简洁的界面中
∙多选批量上传
∙协作审批
2.无论是PDF、Office文档，还是图片、图纸，或是音频视频，直接在浏览器中查看或者播放，无需任何插件
∙构建您的文档分享站点
∙图纸查找从此轻松
∙对于文档，更可查看比较文档各个版本之间的差异
3.或简单或精细，一下，文档无处藏
使用全文模糊搜索快速起步，配以高级搜索满足你各种文档搜索要求
4.简单存储机制，文档不被软件锁定
多层次文件夹结构、回收站、多版本，全部在文件系统中一一映射，您的文档资产不会被软件锁住
5.可扩展，可集成。
不仅仅是文档管理
文档是工作平台的一个模块，您可轻松激活项目、部门、流程等功能，更可定制开发特殊的应用，并可和活动目录集成，简化用户账号的管理
1.5.系统配置
1.5.1.推荐硬件配置
∙CPU:
至强E4双核以上（如果使用人数少，普通PC机亦可）
∙内存：
2G以上内存，推荐4G
∙硬盘：
推荐500GSTATA硬盘，3个（2个做成镜像阵列，1个用于备份）
∙操作系统：
Windows2003Server（推荐）/WindowsXP
1.6.功能介绍
（1）文件上传
（2）协作和编写
（3）版本控制
（4）审核发布
（5）安全控制
（6）查看和播放
（7）搜索查找
（8）存储和备份
2.文件上传
2.1.单个文件上传
系统提供文件上传功能。
具有文件管理员权限的用户可对文件进行上传操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行上传文件。
（图：
2.1单文件）
2.2.批量文件上传
用户通常需要进行大批量的文件上传操作，针对用户的这种需求，系统提供了简易高效的批量上传功能。
∙批量多选上传可直接用鼠标左键框定需要上传的多个文件。
∙系统支持在批量上传过程中自动显示上传进度。
∙用户在上传过程中可进行取消操作。
3.协作和编写
3.1.在线编写文档
文档安全管理系统支持在线编写文档功能，无需用户上传、下载，直接可在线进行编写。
系统采用开源的Web编辑器，直接在浏览器上就可以编写出格式丰富的文档。
3.2. 版本管理
企业在文档版本管理方面通常存在以下问题
∙文档版本繁多，难以整合和统一管理。
∙文档版本无法恢复，造成知识流失。
∙经常出现使用错误的文档版本的现象。
文档安全管理系统提供强大的版本管理功能，帮助企业解决文档版本管理方面存在的上述问题。
文档的版本包括当前版本和历史版本。
当前版本是用户当前的工作版本，可以自由进行修改，用于文档需要进行频繁修改阶段，此时文档处于不稳定的编辑状态。
而历史版本是已经处于稳定状态的文档版本，历史版本不能进行修改，可以供用户进行下载查看。
系统支持版本版次维护功能，版本标示文档大的变化，版次标示文档小的变化，版本版次的作用是对历史版本进行标识。
版本版次系统自动生成，用户也可以手动进行调整。
另外提供版本说明功能，对历史版本可进行文字说明。
系统提供两种方式用于将当前版本切换到历史版本，一种是通过上传新版本的方式，一种是通过定版的方式。
3.2.1.上传新版本
通过上传新版本，将当前的版本切换到历史版本。
系统自动推荐一个版本版次，用户也可以手动进行调整。
3.2.2.版本历史管理
∙系统提供获取历史版本功能。
帮助用户在文档多版本中查找到历史版本，以免造成知识流失。
∙系统支持版本差异比较功能。
所有可以在线预览的文档，均可支持在线版本差异比较。
用户可在文档的多个版本中选择两个版本进行比较，版本比较的结果会自动显示，包括两个版本中有增加的文字和删除的文字都会采取颜色对比形式进行显示。
∙系统支持删除历史版本功能。
对于用户来说，文档版本繁多，有些历史版本需要进行删除，否则会经常出现使用错误版本的现象。
文档安全管理系统提供版本删除功能，用户可方便快捷地将不需要的历史版本进行删除。
∙系统支持定版功能。
一旦定版，当前版本进入历史版本，对该文档的任何修改，会在自动生成的一个新的工作版本中进行。
∙当文档处于编辑状态时，也可以进行版本管理。
在编写界面的底端系统提供保存功能及保存新版本功能。
3.3.评注和订阅
系统支持评注订阅功能，用户可对相关文档发表评注，直接在系统通知消息中对关联文件进行评注。
并且可进行文档的订阅，采取多种通知方式通知相关订阅人对文档进行多方协作。
支持三种通知方式：
系统消息通知、电子邮件通知和手机短信通知。
所有讨论内容，可自动推送到用户的信箱。
3.4.消息通知
用户在上传或修改文档的同时，可采取消息通知的方式，告知相关人员关于文档的变更信息。
消息采取在线推送的方式，在系统右下角将会实时弹出。
并且提供“我的消息”模块，系统的消息通知、评注通知等，都会通知到个人的“我的消息”中。
3.5.邮件外发
用户可通过采取邮件外发的手段，将自己的文档传递给适合的人查看，进行文档协作。
3.6.文档共享
用户可将个人区的文档与公司其他同事进行共享，共享的文档统一放在网络共享区进行查看。
4.版本控制
4.1.企业文档版本管理存在的问题
企业在文档版本管理方面通常存在以下问题
∙文档版本繁多，难以整合和统一管理。
∙文档版本无法恢复，造成知识流失。
∙经常出现使用错误的文档版本的现象。
4.2.文档安全管理系统
文档安全管理系统提供强大的版本管理功能，帮助企业解决文档版本管理方面存在的上述问题。
文档的版本包括当前版本和历史版本。
当前版本是用户当前的工作版本，可以自由进行修改，用于文档需要进行频繁修改阶段，此时文档处于不稳定的编辑状态。
而历史版本是已经处于稳定状态的文档版本，历史版本不能进行修改，可以供用户进行下载查看。
系统支持版本版次维护功能，版本标示文档大的变化，版次标示文档小的变化，版本版次的作用是对历史版本进行标识。
版本版次系统自动生成，用户也可以手动进行调整。
另外提供版本说明功能，对历史版本可进行文字说明。
系统提供两种方式用于将当前版本切换到历史版本，一种是通过上传新版本的方式，一种是通过定版的方式。
4.2.1. 上传新版本
通过上传新版本，将当前的版本切换到历史版本。
系统自动推荐一个版本版次，用户也可以手动进行调整。
4.2.2. 版本历史管理
∙系统提供获取历史版本功能。
帮助用户在文档多版本中查找到历史版本，以免造成知识流失。
∙系统支持版本差异比较功能。
所有可以在线预览的文档，均可支持在线版本差异比较。
用户可在文档的多个版本中选择两个版本进行比较，版本比较的结果会自动显示，包括两个版本中有增加的文字和删除的文字都会采取颜色对比形式进行显示。
∙系统支持删除历史版本功能。
对于用户来说，文档版本繁多，有些历史版本需要进行删除，否则会经常出现使用错误版本的现象。
文档安全管理系统提供版本删除功能，用户可方便快捷地将不需要的历史版本进行删除。
∙系统支持定版功能。
一旦定版，当前版本进入历史版本，对该文档的任何修改，会在自动生成的一个新的工作版本中进行。
5.审核发布
文档发布功能保证文档由修改状态到正式发布的过程正确性，提供简单的、需要人工干预的半自动文档审核流程。
文档仅对终审进行控制，终审决定是否发布。
中间可安排众多的审核过程，均采用订阅评注进行。
文档一旦发布，就禁止再次修改。
对于需要支持多审、串行、并行审核，可结合流程来实现流程的定制。
5.1.受控文件夹
通过设置受控文件夹，可保证一般查看人无权查看到未发布的内容，保证文档发布的过程正确性。
5.2.文档状态
支持文档审核的一般流程：
提交审核—>审核通过—>正式发布，中间可安排众多的审核过程，采用消息通知流程变更。
一旦发布，禁止对文档的修改，实现文档保护。
对于发布的文档，可以调整文档的有效期限，包括生效时间和失效时间，还支持文档自动编号和调整文档编号。
6.安全控制
6.1.严格的权限管理
任何一份文档都会有一定的使用范围和不同用户的使用权限。
对此，文档安全管理系统提供委托管理、成组授权、权限继承、负授权、四层6级别查看人的权限。
根据用户的不同等级、所属部门进行严格的权限划分，分别控制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除、发布等权限，从而保证文档在使用过程中的安全。
6.1.1. 授权委托管理
系统支持授权委托管理。
可单独针对各个文件夹，指定文件夹管理员，文件夹管理员在该文件夹下拥有全部管理权限，可实现真正的权限委托管理，分离内容管理员和系统管理员，减轻管理员的负担，增强系统的可管理性。
6.1.2. 权限继承
文档安全管理系统提供权限继承机制，保证用户在拥有父文件夹管理权限的同时，也将拥有所有子文件夹的管理权限。
6.1.3.成组授权
可针对某个部门、某个岗位进行授权。
这样新人到岗，只需指定所在岗位，便可自动得到相应的文档访问权限。
成组授权操作简单，只需在权限操作中按群组进行权限设置即可，大大减轻管理的负担，也可做到控制文档的安全。
6.1.4.负授权
系统支持“负授权”，也就是可以禁止某个人的权限。
这个技术结合成组组授权，可实现如下的逻辑：
开发部除了张三都能够查看某个文件。
“负授权”技术，使授权更灵活，更实用。
充分保障知识文档在共享、使用过程中的安全性。
6.1.5.四层6级别查看人
系统支持四层6级别查看人角色权限，通过不同的角色权限，可以控制文档预览、添加、编辑、移动、复制、下载等权限。
不同级别查看人拥有不同的权限。
如下表所示
6.1.6.文档的保密性控制
系统具备文档保密性控制功能，保护核心文档。
文档设置保密后，一般人员将无权进行查看，保证文档的安全性，只有文件夹的管理人、超级查看人、文件的订阅人才可以看到相应的文档。
同时支持在文件上传过程中根据用户需要选择是否对文档进行保密操作。
6.2.文档使用痕迹安全检视
文档安全管理系统对每一个文档、文件夹或者整个系统的所有操作都会记录进操作历史。
记录每个员工对系统的任何操作，包括文档的创建、下载、打印、订阅、外发、权限变更、删除等。
一般人员仅可以查看自己的操作历史，系统管理人可以查看系统人员的所有操作历史，一旦出现安全事故，管理员可进行追查，追溯问题源头，追究事故责任人。
6.3.支持Https安全传输
可使用安全传输https的功能，采用网上银行相同的技术，实现文件的安全传输。
7.查看和播放
7.1.文档在线预览
系统支持常见文档转换为html格式，直接在网页上进行预览，用户无须安装任何桌面软件，便可查看文档内容。
具体包括：
Office文件（.doc、.xls、.ppt、.pps），最新的office2007,.txt,rtf,PDF,mht文件等。
系统采用插件架构，可方便扩展支持其他的格式。
7.2.图纸在线预览
对于AutoCAD图纸，系统可自动生成一个图片，方便用户快速在线预览查看，极大地提高了用户的工作效率。
系统采用插件架构，可方便扩展支持其他的格式。
7.3.图片缩略查看
用户上传的图片，可以自动生成缩略图显示，避免图片过大导致下载速度缓慢，影响查看的感受。
系统采用PIL（实现。
支持各种常用的图片格式，如.jpg、.gif、.png、tif、bmp等。
7.4.自动生成PDF
所有可在线预览的文件，都可自动生成PDF格式的文件。
系统内部采用一个开源的pdf的生成引擎，实现这个转换。
8.搜索查找
今时今日，企业所面临的主要挑战之一是如何从知识中获得更多的价值，尤其是企业自身一点一滴辛苦积累起来的知识。
对于这些知识员工们利用情况是怎么样的呢？
∙员工发现，在公司知识库中搜索信息的过程并非一帆风顺；
∙他们无法自如地在不同类别的知识之间进行浏览；
∙由于没有得到相关的背景资料，他们无法衡量所找到的知识的价值。
许多用户会为此而放弃搜索的努力。
其实，如果能够找到相应的知识的话，他们就能更好地服务客户，或进行创造性的研究。
针对用户的需求，文档安全管理系统提供强大的全文搜索、高级搜索、标签组搜索、收藏夹搜索，保证用户在庞大的企业知识资料库中能够方便、快捷地找到属于自己的知识。
8.1.强大的全文搜索
可对文档进行全文检索，我们采用工业级别的Xiapian全文搜索引擎，可支持海量文档的全文搜索。
支持全文检索的类型：
.doc,.rtf,.xls,.csv,.ppt,.pdf,.txt,.htm,.html,.xml,.rst
8.2.高级搜索
系统支持根据时间、创建修改时间、格式、大小等条件对文档进行高级的搜索，确保快速找到需要的文档。
8.3.基于位置的搜索
系统包括一个路径索引，可限定在某个文件夹范围内搜索，这样可确保搜索更快的，搜索结果更有效。
传统的文档管理系统，都无法做到基于位置的搜索。
这得益于SQLSERVER对象数据库所独有的路径索引。
9.存储和备份
文档安全管理系统采用简单存储、集中存储、海量存储、自动备份与RAID容错磁盘阵列等方式帮助企业可靠地储存文档，解决文档备份问题，同时为文档共享、检索、安全管理等奠定了基础。
9.1.简单存储
文件存储越复杂，获取文件依赖的组件越多，导致文件获取失败的风险就越大。
采用FRS存储文件,文件系统文件在物理文件系统中的存储结构和通过浏览器所管理的文件结构完全相同。
同时，文档的附加的元数据信息也以json文本格式直接存放在文件系统中。
与传统其他供应商的存取方式相比，这种存储方式可保证文档存储的风险最低：
∙文档的存取不依赖于任何数据库系统，不会因数据库系统的故障而导致数据丢失；
∙文档的存取不依赖文档安全管理系统，即便系统出现故障，仍然可通过传统的途径管理文档库。
9.2.集中（分区）存储
集中（分区）存储是建立文档的集中式的存储，对文档进行有效的分类管理。
通过提供个人区、公司文档区和网络共享区，分区进行文档分类管理。
9.3.缓存数据管理
文件在使用的时候，会生成的各种转换格式，比如生成的pdf格式、html预览格式。
这些格式一次生成后，可存放在FRS文件库的缓存区，避免反复生成。
文件缓存区属于可再生数据，可放置在不可靠磁盘中，无需进行数据备份。
9.4.自动增量备份
采用rsync备份软件，通过定时脚本，对文件进行自动增量备份。
SQLSERVER数据库的备份，也是通过定时脚本，自动增量备份。
系统默认可恢复至最近2周任何一天的数据。
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