会计档案管理制度.doc

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会计档案管理制度

1．会计档案的范围

会计档案的范围一般指会计凭证、会计帐簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

（1）会计凭证

会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。

它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记帐凭证、银行存款（借款）对帐单、银行存款余额调节表等。

（2）会计帐簿

会计帐簿是一定格式、相互联结的帐页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记各项经济业务的簿籍。

它包括按科目设置的总分类帐、各类明细分类帐、现金日记帐、银行存款日记帐以及辅助簿等。

（3）会计报表

会计报表是反映公司会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有主要财务指标快报，月、季度会计报表、年度会计报表，包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。

（4）其他会计核算资料

其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部负责办理的有关数据资料。

如：

经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁册等。

存贮在计算机存储器和网络上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

2．会计档案的装订

会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他文字的装订。

（1）会计凭证的装订。

一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

（2）会计帐簿的装订。

各种会计帐簿年度结帐后，应按时整理立卷。

（3）会计报表的装订。

会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。

3．会计档案的保管

（1）会计档案的移交手续。

会计部在将会计档案移交公司档案部门时，应按下列程序进行：

A、开列清册，填写交接清单；

B、在帐簿使用日期栏填写移交日期；

C、交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

（2）会计档案的借阅。

A、会计档案为公司提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经公司领导批准。

B、外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经总经理或财务总监批准后，方可办理借阅手续；公司内部人员借阅会计档案时，应经会计部部长批准后，办理借阅手续。

借阅人应认真填写档案代阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

C、借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。

（3）会计档案的保管期限。

各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。

凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。

定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年、25年6种。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：

2001年度终了日为12月31日，保管期限按2002年元月1日开始计算。

为了全面反映会计档案情况，立档部门应设置“会计档案备查表”（见下表）及时记载会计档案的保存数，借阅数和归档数，做到中心有数、不出差错。

会计档案备查表

单位盖章：

总计数

凭证档案

帐簿档案

会计报表档案

其他会计资料档案

年初数

本年增加数

本年减少数

本年年终数

借阅档案情况

复制档案情况

归还档案情况

自用

外调

填报单位负责人：

填表人：

4．会计档案的销毁

（1）会计档案保管期满需要销毁时，由档案部门提出销毁意见，会同有关部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。

（2）会计档案要销毁时，报财务总监批准后销毁。

（3）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；

（4）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；销毁会计档案时应由档案部门和会计部共同派员监销；会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出面报告一式两份，一份报财务总监，一份入档案备查。

会计档案销毁审批表和会计档案销毁清册的参考格式见下表：

会计档案销毁审批表

销毁会计档案意见

帐簿卷（册）数

凭证卷（册）数

备注

鉴定单位领导小组负责人（签名）

年月日

主管负责人批示（签名）

年月日

监销人（签名）

年月日

会计档案销毁清册

顺序号

类别

案卷号

案卷题名

起止日期

页数

保管期限

已保管期限

备注