主管手册.docx
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主管手册
香港管理专业发展中心
干练管理人员
培训系列
______________________________
管理入门
（FUNDAMENTALSOFMANAGEMENT）
香港湾仔活道二十七号电话：
28361818
职业训练局大楼十一楼图文传真：
25727130
1996年初版版权归职业训练局属下
香港管理专业发展中心所有
欢迎各位采用「干练管理人员培训系列」导师手册。
这本培训导师专业手册经过精心编制，确保方便易用。
手册内每个章节均包括下列四类材料：
导师备注－1-1/1-2等
视觉教材－投影胶片
练习－练习/解说材料
讲义材料－
手册的导师备注部份，每页均按章节编码，页码头一个数字代表节数，第二个数字则显示其在该节内的页次；视觉教材、练习及讲义材料，则按其性质分类编码。
导师从活页夹中取出教材使用，倍感便捷。
「干练管理人员培训系列」乃由专业培训人员，为香港培训导师而设计。
阁下对本手册如有任何意见，欢迎向本中心提出，俾知所改进，精益求精。
管理入门
课程大纲
1.管理的定义
2.管理人员的角色
3.能干的管理人员
4.管理人员的激励员工任务
5.管理人员的领导工作
6.管理人员的沟通之道
7.管理人员兼备外交家和政客手腕
8.管理人员的计划工作
9.课程总结
目标
修毕课程后，学员将能够：
1.明了管理人员的角色和职责；
2.了解管理的双重性质；
3.透过实践练习，亲身体验管理工作的主要环节。
时间表大纲
09:
00课程简介
a.课程形式
b.学员自我介绍，并讲出自己的学习目标
c.课程目标与时间表
d.个人行动计划
09:
30管理的定义
a.甚么是「管理」？
b.管理人员做些甚么？
c.管理的双重性质
09:
45管理人员的角色
a.个人练习
b.练习结果的解说及讨论
10:
30小休
10:
45能干的管理人员
a.小组研讨练习
b.讨论练习结果
c.能干管理人员具备的特点
11:
30管理人员的激励员工任务
a.激励的原理
b.激励员工实践练习
c.管理人员的角色
d.小组练习
12:
10管理人员的领导工作
a.个人问卷
b.行动为本的领导作风
c.领导与管理
12:
45午膳
13:
45管理人员的沟通之道
a.练习与检讨
b.单向和双向沟通
c.小组研讨练习
d.言语与非言语沟通
e.三人小组练习及讨论
15:
00管理人员兼备外交及政治手腕
a.为何管理人员要具备「办公室政治意识」
b.三人小组练习及讨论
c.运用个人影响力
15:
30管理人员的计划工作
a.两人小组练习
b.制定目标
c.计划与制定指标
d.指标制定与控制
e.指标制定与监察成效
f.妥善计划以达成目标
g.个人练习及小组检讨
16:
45课程总结
a.重点
b.行动计划
17:
00结束
环节：
课程简介
时间：
09:
00-09:
30
重点:
a..令学员明白课程的目标、形式和内容范围；
b.让学员作自我介绍，并说出个人对课程的期望。
内容大纲：
a.导师自我介绍
b.学员作自我介绍及说出个人对课程的期望
c.课程形式、目标和内容
所需资源：
a.投影胶片
b.投影机
c.全体活动室
时间阐释视觉教材
09:
00环节：
课程简介
a.欢迎大家参加这个为期一天的「管理入门」课程。
（导师介绍自己及其他参与课程的人员，并扼要讲述课程的各项安排，例如小休、午膳等等。
）
09:
05b.学员自我介绍
（给每位学员两分钟的时间，准备要讲的内容，其中应包括自己现时的工作范围、担任现职时间，以及个人对课程的期望。
每位学员作自我介绍，时间以一分钟为限。
）
09:
25c.课程形式和目标
这项课程主要由导师的简短讲解，以及小组练习与活动组成。
借着这些学习活动，大家不但能够了解管理人员的主要职能，更有机会学以致用，把所学付诸实践。
（然后，导师说明课程目标及内容大纲。
）投影胶片1-1
投影胶片1-2
投影胶片1-1
课程目标
在课程完结时，你将会能够：
＊明了管理人员的角色；
＊明白管理的双重性质；
＊体验管理工作的主要环节。
投影胶片1-2
课程内容大纲
*管理的定义
*管理人员的角色
*能干的管理人员
*管理人员的激励员工任务
*管理人员的领导工作
*管理人员的沟通之道
*管理人员兼备外交和政治手腕
*管理人员的计划工作
环节：
管理的定义和管理人员的角色
时间：
09:
30-10:
30
重点：
a.阐明管理人员的定义及工作；
b.说明管理人员如何履行其角色；
c.员工管理与任务管理。
内容大纲:
a.管理与管理人员的定义
b.管理人员的职能
c.管理的双重性质
d.个人练习－管理的任务
e.练习结果解说
所需资源:
a.投影胶片
b.练习－你是管理者
c.投影机
d.活页挂图
e.全体活动室
时间阐释视觉教材
09:
30环节：
管理的定义和管理人员的角色
在详细探讨这个课题前，我们必须先以下名词有共投影胶片2-1
同理解。
（把学员分成三组，然后每组发给投影胶片2-１所示的一条问题。
告诉学员他们有五分钟的时间去回答问题，然后每组各选一位发言人报告小组讨论得出的定义。
五分钟后，每组发言人必须说出其小组的定义。
然后，请其他小组对此作出评论。
把各组的意见写在活页挂图上，并与预先准备好的定义互作比较。
）活页挂图
管理人员的工作可概括分为两大范围，就是职能与投影胶片2-2
角色。
投影胶片2-3
09:
45成功管理的关键，在于管理人员如何调配本身各项职能。
在适当时间做适当的事，往往并不容易。
管理人员经常面对多个处境，须要妥加处理。
现在，大家要把自己当作管理人员；面对着各种不同的管理处境，大家须要从一系列行动方案中，选择自己认为最适当的行动。
（分发个人练习，给予学员约二十分钟的时间去填练习2-1
写。
预定时间到后，根据导师备注遂一分析这十个处境，解释为甚么导师备所示的答案是对的。
）
10:
25大家已概括知道管理人员的工作，并了解应怎样去做这些工作。
现在先小休片刻，然后才讨论管理人员需要做些甚么，以及如何去做，以求取得成效。
投影胶片2-1
主要名词
＊何谓管理？
＊何谓管理人员？
＊管理人员做些甚么？
投影胶片2-2
管理
“借着有效率地善用人力和物力，获致理想效绩的过种。
”
管理人员
能够有效率地善用人力和物力，获致理想效绩的人员。
投影胶片2-3
管理的角色和职能
职能
练习2-1
个人练习
你是管理者
以下各页列出一些管理人员经常会遇上的处境。
仔细阅读每个处境后，从下面选出最适当的行动方案。
请注意，在这些处境中，很少有完全「对」或「错」的答案。
完成此项练习，需时十五至二十五分钟。
请针对每个处境，选择最适当的行动，并解释为何作出这个选择。
练习2-1
处境１
还有一个星期便到农历新年假期，你刚接获海外一宗很大的定单，必须在未来十天内交货。
若要如期起货，你的员工最少需在新年假期中上班一天。
你会：
a.编定一个轮流值班表，张贴在告示板上。
b.征求自愿在假期上班的员工。
c.制定一个建议计划，供员工传阅，征求员工的意见。
d.召开小组会议，研讨处理这宗定单的最佳方法。
你的选择是：
练习2-1
处境２
最近你发现属下员工多次迟到，而且在午膳后也迟返公司。
你现在：
a.发出一份备忘录，告诉员工你不会再容忍这种情况。
b.告诉员工你希望在你的办公室与他们讨论这个问题。
c.召集员工进你的办公室，告诉员工若他们仍不能守时，你便会按照公司规则采取纪律处分。
d.走到员工的工作岗位，告诉他们这种行为是不可接受的。
你的选择是：
练习2-1
处境３
你是一间电子厂的经理。
工厂的生产力日渐下降，使你十分担心。
你与数名员工商讨后，决定推行一项奖励计划，但须在多个方案中作出选择。
在以下各方案中，你会选择：
a.员工每生产一件产品，便可多得一笔额外奖金。
b.推行小组奖励计划，工厂增产后多赚得的收入，由各组（共有十组）平均摊分。
c.推行集体奖金计划，将增产后多赚得收入按职级和年资分配。
d.集合全年增产后多赚得的收入，然后在年终奖予生产力最高的一组。
你的选择是：
练习2-1
处境４
全年最忙碌的日子是圣诞节前的三个星期。
在这三星期内，你要求全体员工每星期加班两晚。
然而，其中一名员工表示家庭状况不容许他晚上加班。
你会：
a.告诉这名员工他必须加班。
b.告诉这名员工他不用加班，你会另找一名员工多加两晚夜班。
c.调查这名员工不能在晚上加班的原因，尝试帮助这名员工找出解决方法。
d.告诉这名员工不必加班，但他须找一名同事代他多加班两晚。
你的选择是：
练习 2-1
处境５
你的公司正实行一项员工表现考绩计划，每名员工每年都会在十二月与上司会面一次。
现在已经是九月，但你属下一名员工的表现未能达到要求的标准。
你会：
a.在适当时机找他谈谈这个情况。
b.搜集关于他的表现的数据，然后安排与他会面商讨。
c.由于年终表现考绩为期不远，到时才与员工谈这问题。
d.等待员工的表现下降至不可接受的水平始采取行动。
你的选择是：
练习2-1
处境６
一个晚上，你正与一班朋友共进晚餐。
大家谈到管理人员的角色，他们各持不同见解，还问你认为那些意见正确：
a.管理人员的作用是使属下员劝奋工作，悉力以赴。
b.管理人员为公司受雇执行职责说明及公司规则中所订的职务。
c.机构内的管理人员必须妥善控制属下员工、设施和自己本人，以期取得最佳成效。
d.管理人员必须绝对控制责任范围内的大小事务。
你的选择是：
练习2-1
处境７
你是负责公司新设计算机系统的项目计划经理。
你属下一名员工对你说，他听到一个传闻，指称一家硬件供货商的财政出了问题。
你会：
a.指示这名员工搜集更多资料。
b.不采取任何行动，等候较为确实的消息公布。
c.向计算机业的朋友打听风声。
d.亲身与供货商接触，了解实情。
你的选择是：
练习2-1
处境８
你发现上一个处境中的硬件供货商确实在财政上出现问题，他们可能要延迟至预定日期以后的个多星期，才能供应你已订购的设备。
你会：
a.觉得延迟一星期不会影响你的进度表，因此毋须采取进一步行动。
b.开始物色其他适当的供货商。
c.与供货商重新谈判合约，加上延迟交货的惩罚条款。
d.不采取任何行动。
你的选择是：
练习2-1
处境９
你获邀在一个研讨会上致辞。
这个研讨会将于六个月后在香港举行。
你会：
a.觉得这是占用了你的实际工作时间。
b.接受邀请，因为你认为虽然占用了个人时间，但对自己和公司都有好处。
c.找一些可信的理由推掉这项邀请，因为你不喜欢公开发言。
d.接受邀请，但指派一名员工代你致辞。
你的选择是：
练习2-1
处境１０
你在自己的部门巡视，听到属下两名督导人员正在激烈争吵。
他们的声浪很大，影响附近其他员工。
你会：
a.走进他们的办公室，叫他们保持安静，继续工作。
b.在该办公室外大声喝止他们，告诉他们行为要有分寸。
c.走进他们的办公室，查问为何争吵。
d.返回你自己的办公室，吩咐秘书过去叫他们静下来。
你的选择是：
练习2-1
导师备注
个人练习－你是管理者
以下是每个处境的「最佳」行动方案。
就着每个处境，询问学员可否进一步改善建议的做法。
处境１
选择d.－你要求员工在新年假期上班，在这个情况下，最好先征询员工的意见。
这样做可以有助取得他们的支持，从而愿意加班。
然而，这个方法并不保证员工会接受，若无他法可行，管理人员可能需要强行采取另一项安排。
处境２
选择b.－可能在某些原因导致员工行为改变，而你不察觉这些原因。
在作出决定前，先了解别人的看法，可以有助你作出明智的决定。
处境３
选择b.－选择这项是基于一个假定，就是你希望使生产作业成为小组的集体工作。
其他选择会使员工之间不合作（选择a）、怨恨（选择c）或表现较差者的士气更为低（选择d）。
处境４
选择c.－与该名员工共商解决办法，可以在恶劣处境中找到最佳出路。
显然，若你一意孤行（选择a），可能使这名员工心生怨恨，因为你的决定纯粹是运用自己的权柄。
若选择b，其他员工见到这名员工获特别看待，也会心生怨恨。
若选择d，便等于不履行自己作为管理人员的职份。
处境５
选择b.－公司实施了每年一次的员工表现考绩，但这并不等于管理人员毋须在年内定期听取员工意见。
处境６
选择c.－管理人员的作用是在各种环境下尽量取得最佳成果。
他们的职责并非单纯驱策员工，或盲目遵照公司的规则。
处境７
选择d.－我们不能妄信听到的传闻，应向供货商查证实情。
然而，我们也应向其他人探取消息（选择c），因为供货商若真有问题，很难会完全坦白，毫无保留。
处境８
选择c.－由于计划不容拖延失误，如是供货商有问题而导致计划被迫延迟，应该与其谈判减收费用，减幅最少相当于延迟竣工，令公司可能招致的损失。
处境９
选择b.－管理人员是本身部门和公司的代表人物。
出席研讨会固然会花去很多时间，但可以与外界建立良好的公共关系，是一项值得的投资。
处境１０
选择c.－大声喝止会使他们丢脸。
若不先查清底蕴，便着令他们停止争吵，继续工作，可能使他们对你失去尊敬。
吩咐秘书过去查究，就是卸责失职。
环节：
能干的管理人员
时间：
10:
45-11:
30
重点：
a.确保学员了解身为管理人员需具备的多种素质和才能。
b.让学员列出能干管理人员应具的特点。
内容大纲:
a.练习简介
b.小组练习
c.练习结果解说
所需资源:
a.投影胶片
b.练习－能干的管理人员
c.讲义材料
d.投影机
e.全体活动室
f.小组研讨室
时间阐释视觉教材
10:
45环节：
能干的管理人员
刚才我们概括讨论过管理人员的角色和职能，以及他们所做的工作，现在我们要看是，管理人员可如何有效处理工作。
换言之，我们现在重点探讨能干的管理人员所表现的行为特征。
10:
50（将学员分成两个研讨小组。
导师把两组分别送往研练习3-1
讨室后，分发「能干的管理人员」练习材料。
若学员对练习指示有任何疑问，导师应解释清楚，并确保两组员都知道你想何时知道他们的研讨结果。
练习完毕后，举行全体会议，讨论各组的研讨所得。
若有另一名导师在场，也可以进行分组讨论。
有需要时，导师应穿梭两组之间，给予适当的协助。
11:
15导师提醒两组，研讨时间尚余五分钟。
11:
20练习完毕后，进行全体研讨会，导师在会上应指出投影胶片3-1
能干的管理人员总是不断精益求精，努力改善工作质量和做事方法。
）
投影胶片3-1
能干的管理人员
*兼备多方面的技能、素质和能力。
*均衡善用以上各项因素，以期取得最大效益。
＊懂得检讨自己的表现。
＊制定一套自我发展计划，并切实执行。
练习3-1
小组练习
能干的管理人员
附页列出总共50项的描述句，全部有关一名能干管理人员所应具备的技能和知识。
每个小组均要进行两项工作。
首先，将这些描述句分成以下四大类：
a.个人方面
b.人际关系
c.机构组织
d.无关或负面的描述
其次，把这些句子分类后，再从中选出２０项，用以代表一名能干管理人员所应具备的素质、技能和知识范畴。
大家有三十分钟的时间来完成这两项工作。
练习3-1
无关或
个人方面人际关系机构组织负面的描述
1.能长时间工作
2.擅长,玩填字游戏
3.每星期主持小组会议
4.衣着漂亮醒目
5.善于寻找新的机会
6.了解部门的一切事宜
7.擅长公开演说
8.经常负责管理项目计划
9.经常下棋
10.定期与个别员工进行检讨
11.受到上司器重
12.在员工食堂用午餐
13.期望属下督导人员会为员工制定培训日程
14.了解公司内办公室政治的运作方式
15.给人知道自己曾大声责骂犯错的员工
16.是本地一个慈善机构的会员
17.为所有工作订下切合实际的完成期限
18.赴约时不喜欢迟到
19.是员工福利委员会的热心会员
无关或
个人方面人际关系机构组织负面的描述
20.鼓励员工多参加培训活动
21.往海外渡假
22.星期日在家中工作
23.要求员工每两星期交一份进度报告
24.允许员工在办公时间内上课
25.过去曾在招聘员工时作出不当决定
26.确保所有员工均有详尽的工作说明
27.在办公室阅读报章
28.定期与供货商和顾客联络
29.星期日早上担任男童足球队教练
30.以善于编订财政预算者称
31.为所有直辖员工制定个人目标
32.驾新车上班
33.设立监察部门开支的制度
34.喜欢知道别人的一切工作细节
35.每天早上花时间向秘书简述工作
36.最近曾亮相电视游戏节目
37.坚持每季在办公室作火警演习一次
38.每年两次评该员工表现
39.每年年终检讨自己的表现
40.编制一份部门每月通讯
41.工作不按计划进行时会动怒
无关或
个人方面人际关系机构组织负面的描述
42.按员工的专长分配工作
43.善于管理时间
44.购买办公室器材时取得特惠折扣
45.对业绩出色的员工加以称赞
46.曾任职于另外两家类似的公司
47.是「扶轮社」的会员
48.鼓励员工参与社交活动
49.与下属讨论未来计划
50.接见所有第一天上班的新员工
练习3-1
能干的管理人员
导师备注
这项练习并无完全对或完全错的答案。
各组会列出不同的描述句，而以下提供的「答案」是我们对这５０项描述的看法。
这项练习的目的在于：
a.激发学员讨论，使其明白管理人员要在各项素质和技能上达致平衡；
b.向学员显示我们必须在工作和处理方式之间，取得恰到好处的平衡，方可达致真正的成效。
工作１－分类
各项描述句应分类如下：
个人方面：
1,4,5,7,8,11,18,39,43,46,47
人际关系：
3,10,12,19,24,31,38,45,48,49,50
机构组织：
6,13,14,17,20,23,26,28,30,33,35,37,40,42,44
无关或负面的描述：
2,9,15,16,21,22,25,27,29,32,34,36,41
工作２－排列优先次序
删去「无关或负面的」一类共１３项后，各组应将余下的３７项排列次序，从中选出最优先的２０项。
学员可对这３７项给予评分，评分的大前题是，某些描述句会较另一些更能令管理人员发挥效能。
作为概括的指引，我们可以对这些描述句评为２分或１分。
a:
２分：
5,7,10,11,13,14,17,20,23,24,26,28,31,35,38,39,42,43,
45,49
b.１分：
1,3,4,6,8,12,18,19,30,33,37,40,44,46,47,48,50
各组选出的２０项描述最高可合计得４０分。
虽然，学员可能关心究那一组会「获胜」，但这次讨论所重并非胜负，其真正目的在于集中探讨管理人员需兼备那些素质和能力，方能更卓越出色。
环节：
管理人员的激励员工任务
时间：
11:
30-12:
10
重点：
a.让学员了解激励员工的原理和实务；
b.让学员知道在管理他人工作时，如想以激励方式取得最大成效，有那些方法可行。
内容大纲:
a.激励员工的原理－导师讲授
b.激励员工的实务－导师讲授
c.管理人员可以如何激励员工
所需资源:
a.投影胶片
b.投影机
c.全体会议室
d.小组研讨室
时间阐释视觉教材
11:
30环节：
管理人员的激励员工任务
管理人员其中一个主要任务是管理下属。
正如管理的其中一个定义所说，管理就是「促使他人完成工作」。
由此观之，管理人员必须激励下属，以取得最佳的工作成果。
在探讨何谓激励作用和如何激励员工之前，先请大家为我做一点事。
（在先前10:
30的小休时，导师已用胶纸把一张十元面额的钞票贴在其中一个学员的座椅底。
现在，叫全组学员举起右手，然后，请他们站起来，提起椅子。
这个动作相信很少学员会照做。
这时，你走到椅子底贴有十元钞票的学员面前，请他把椅子给你。
你翻转椅子，取回钞票。
然后，你可以问其他学员是否想翻转椅子看看。
）
11:
35这个例子说明何谓「激励作用」；刚才大家看到举手是相当正常的活动，所以你们认为是合理的要求。
但提起椅子不是正常的行为，你觉得做了之后可能引起的损失，例如丧失尊严或面子。
然而，一旦你认识到这样做会有得益，就觉得受到激励，想提起椅子。
因此，从上面的例子，我们大概可以知道甚么是「激投影胶片4-1
励作用」。
11:
40「激励」是推动我们行事和决定做事方法的原因。
许多管理学家都曾以激励作用为研究课题。
下面会介绍一些经典理论的创始人。
投影胶片4-2
这些管理学家都是想说明激励作用的基本因素，亦即「是甚么因素推动人们作出这样的行为表现？
」每位理论家都以不同的方式，提出稍有歧异的结论。
投影胶片4-3
时间阐释视觉教材
（马奥（Mayo）－他在西方电器公司设在霍桑的工厂进行研究，对象是一组制造电灯泡的工人，旨在测试改善照明条件的激励价值。
研究人员把工人分成两组，一组是对照组，另一组是实验组。
对照组的工人在原来的环境工作，实验组的工人则在更佳的照明环境下工作。
研究员预期实验组会提高工作效率，但对照组则没有改变。
实验组如预期一般提高了工作效率，但对照组的效率郄同样提高了。
实验组的效率提高，是因为工作条件有改善而受到鼓舞；对照组的效率提高，则皆因他们受到研究员的观察，工人觉得这种观察本身就是激励因素。
他们对研究员的观察感到兴趣，而这种兴趣足以激励他扪提高工作效率。
马斯路（Maslow）－人们拥有不同的需要，这些需要投影胶片4-4
在我们心中
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