公文的发文处理程序Word下载.docx

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如属上述第二种情况，可称“被动发文”，此时，就要认真研究上级的批办意见，弄清它的目的和要求，并针对具体情况起草公文。

还有一种情况是据同级机关或不相隶属机关的公务办理起草公文，因部门内设机构除办公厅外不得对外行文，在此情况下，它对外承办有关公务，要以办公厅的名义行文。

　　文件承办人如有权答复另一部门的来文，可不必请示上级领导，如超出其职权范围，就必须请示上级领导，在得到领导的明确指示后再起草公文。

草拟公文，除要符合国家的法律、法规及其他有关规定外，还要符合许多方面的标准，关于这些，我们在前面的各章节多有论述，请结合《办法》第五章对照学习。

　　审核。

文件的审核指文件的草稿在送审签发之前，对文件的内容、格式及文字、标点符号等的审查。

这方面的工作，一般由机关秘书负责人或富有办文经验的专职人员进行。

对文件的审核，大致要做以下的工作：

首先要检查文件是否与党和国家的政策、法令及有关规定一致，是否与本单位的原有规定一致；

其次要检查是否确需行文，和行文规则的各种规定是否一致等。

例如，如果涉及其他单位关系，该文和其他单位的意见是否一致，是否会造成不必要的误解和矛盾，有没有必要多头主送等等。

此外，还要检查文件的每项格式是否有错、文字的表达是否精练、准确等。

文件审核完后，就可送领导签发。

　　文件的审核是公文处理中一个十分重要的环节，该工作最大的特点是要细致。

目前，这方面的问题较突出，例如某省人大一公文原标题《关于禁止赌博的处罚条例》，就把原意搞反了，又如某省一公文标题《关于禁止招收适龄儿童的规定》，是哪方面的适龄儿童？

是种防疫药品或是受教育方面的适龄儿童？

只看标题，真的是叫人丈二金刚摸不着头脑，难明其义。

像这类例子，都和文件的审核疏忽有关，是亟待纠正的现象。

　　签发。

文件的签发即是领导人对文件的签名、核准发出之意。

文件一经签发，就具有行政效力。

由于文件的签发是文件生效的具体表现，所以，它是一件极其严肃的事情，必须遵照如下一些要求进行。

　　签发人首先要明白自己对该文是否有权签发，一般说，重要的公文要由机关正职负责人签发，一般性的文件，据下行文、平行文性质可由正职负责人授权其他负责人签发，在签发人一栏中写明“代签”，如文件涉及特别重大的问题，须经会议通过或机关集体讨论后才能签发；

　　以机关部门名义发的文件，由机关部门负责人签发，但如果部门负责人认为该文超出自己的职权范围，就要将文件送主要领导，经主要领导审阅后并加上批示意见才能签发；

　　签发文件的负责人要对文件负全责，因此，文件的签发除要明确职权范围外，还要求签发人能透彻理解公文文字、文句的内容，要时时注意一个文字或一个文句的不同可能产生不同解释的现象，公文的文字具有权威性，任何可产生不同解释的语言现象都应当避免。

　　为此，一个机关的领导人在签发文件前，应该让该机关懂文法的领导人把好文字关，中共中央《关于纠正电报、报告、请示、决定等文字缺点的指示》中要求：

“地方党委、县政府以上、军队师以上负责干部，至少有一人学会文法，以便于负责修正文电字句……”文件在签发前，要在签发栏内写明“发”、“印发”、“急发”等各个不同的项目。

文件签发后如发现错误，没有得到签发人的意见之前，不得做任何修改。

　　复核，指公文正式印刷前，由文秘部门对文件的复核。

复核的重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核如发现文稿需作实质性内容修改的，要按正式程序复审。

　　缮印。

文件的缮印指对经签发的文件的誊抄或印刷。

有些文件因传达范围很窄，不便印刷，由机要人员缮写誊抄，有些文件适合少量印刷或大量印刷，就要用印刷形式发布。

缮印文件必须做到不得改动原稿的文字、标点符号，不得改动原文的格式，如发现有问题，必须经请示批准后才能改动。

此外，还要注意文面排列的美观，标题醒目。

　　在缮印文件时，要注意行政公文的版面安排是有一定的规定的。

公文的字体使用也有相应规定，如发文机关标识推荐使用小标宋体字，公文标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，秘密等级、缓急时限、主题词用3号黑体字等。

　　缮印文件还要遵守保密的原则，重要的文件要有专人监制，其他任何人不得翻阅文稿或印制的文件，对于底版、废页、清样等也要专人监销。

文件印好后，要按照登记制度进行登记，对文件名称、送文单位、送文时间、印文数量、印完时间、取件人姓名、缮印人姓名等一一加以登记，以利于文件的保密。

　　用印。

用印是公文生效的凭证。

一般中下层单位，印章有专门的负责人掌管，高级机关单位有专门的文秘人员掌管，用印的文件必须是经领导人签发的文件，没有领导签发或签发手续不齐备的文件，一律不得用印。

用印时要核对签发的份数，然后按份数一一盖印。

重要的文件用印完毕后，要按规定填写《用印登记表》。

关于用印在公文格式一节中曾有说明。

　　登记。

发文登记就是对发出文件的登记。

它的作用在于方便文件的管理和查找。

发文登记要使用专门的《发文登记簿》，登记的项目有入册顺序号、文件标题、文号、密级、发文机关、成文日期、份数、发文日期等。

　　分发，即发出文件之意。

发出不要出差错，在核对文件各项目后再进行分发。

以邮件发出的文件为例，封装时文件不要顶着封口，以免收文单位在拆封时损毁文件，封好后要核对邮政编码、地址等，如是急件、密件，则要加上急件戳、密件戳等。