采购管理制度修订本.docx
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采购管理制度修订本
公司物资采购管理制度
1目的
采购是现代物流中的一个基础环节,它的管理状况关系着整个公司物流的进程，关系着公司最终产品的质量,关系公司最终产品的成本，因此做好采购管理工作对整个公司的生产经营活动的进行至关重要。
本制度主要侧重于规范指导物流部采购职责范围内的采购行为。
2适用范围
2.1.本制度适用于与生产经营活动有关全部一般性物资采购。
2.2.本制度不适用于对公司经营活动有重大影响的固定资产采购及行政性采购。
3存量管理基准原则（最低库存储备）
3.1库存的最低储备应本着最少的资金占用的原则设定。
3.2公司存量管理基准原则的最终目标为零库存管理。
3.3设定最低库存储备量是为了充分考虑公司产品的生产特点，应对生产计划的突发变化，保证公司生产的连续性。
3.4公司对与生产有关的物资做最低库存储备设定
3.4.1原材料铸棒：
原材料铸棒的库存储备应始终保持在可满足全公司一周生产需求用量的水平，其中应以储备常用合金牌号铸棒为主，不常用合金牌号铸棒及特殊牌号铸棒应以10吨为储备上限或不储备。
3.4.2挤压工模具：
挤压模具不设最低储备，生产部应会同品控部、物流部每月定期对库存模具状态结合销售订单及采购状态进行分析，决定是否储备模具，各别特殊情况可随时协商。
挤压工具以始终最少保持有一整套处于完好状态的备用工具为储备原则决定是否采购。
3.4.3辅助材料的最低库存储备应采用灵活的策略和方法，对生产连续性影响较大采购周期长的辅助材料应至少储备二个采购周期的用量，对用量不大但不能形成采购批量的常用材料可按最小经济采购批量储备，其它性质的材料可根据3.1条款的原则由采购部门灵活掌握。
3.4.4对主要生产用能源因采购周期短、采购方便，不设定最低储备量，由采购部门根据3.1条款和3.2条款及公司资金状态随时提出采购。
3.4.5常用设备备品、备件的最低储备量由装备部在年初提出并经公司高层办公会讨论通过后实施。
3.5与生产无关的物资不受最低存量管理原则的约束，以尽可能的节省资金占用为原则。
3.6存量管理基准原则（最低库存储备）应每二年修订一次，遇生产重大变化时应随时修订。
3.7存量管理基准原则的设定批准权限归最高管理层。
4一般采购规定
4.1采购物资的分类
物资的分类按公司质量管理体系相关文件要求执行。
4.2供方的最低资质要求
4.2.1供方必须符合国家法律规定，在工商行政管理部门取得营业资格。
4.2.2供方必须是合法纳税人，并具备相应的纳税资格。
4.2.3供方应具备与其业务量相匹配的从业人员和经营场所。
4.2.4供方必须具备与其业务相匹配的资金实力。
4.2.5其它详细规定见本制度的“供方管理原则”项及《供方管理办法》。
4.3关于采购职责
4.3.1公司各职责部门的一般采购职责见公司质量保证体系“采购控制程序”
4.3.2采购职责的变更应由公司最高管理层决定。
4.3.3采购职责在未经批准变更前，任何职责部门不得越权采购。
4.3.4在物流部内，部门经理应明确采购员的采购职责并报最高管理层与人事行政部备案，未经部门经理书面批准，采购员不得越权采购。
4.3.5总经理或主管采购副总经理对于大宗或重要材料的采购，可直接参与采购的过程。
4.3.6特殊的专用物资，必要时可由主管采购副总经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。
4.3.7物流部经理根据实际情况有权参与下属采购员的采购过程。
4.4采购作业方式
4.4.1采购部门应视材料使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素选择最有利的采购作业方式办理采购作业。
。
4.4.2集中计划采购：
凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利的，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。
4.4.3长期报价采购：
对经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门议定长期供应价格，批准后通知各请购部门依需求提出采购申请。
4.4.4实施定点采购：
对常用的劳保用品、五金工具、低值易耗品等一般物资可进行分类后选择供货质量信誉好、供货价格合理的供方进行定点采购。
4.4.5定期招标采购：
4.5过程审批的规定
4.5.1公司对采购的实施过程所需的提出、审核、批准权限作出规定。
4.5.2最高管理层有权在本制度实施过程中对认为重要的采购物资提高审核批准级别。
4.5.3物资需求及采购申请的提出审批过程见下表：
审批项目
编制/提出
估价
审核
（一）
审核
（二）
批准
会签/备案
备注
物资采购审批单
申请部门
采购员
申请部门经理
主管副总
财务
2000元以下
物资采购审批单
申请部门
采购员
申请部门经理
主管副总
总经理
财务
2000元以上
物资采购审批单
申请部门
采购员
部门经理
5000元以下紧急采购
物资采购审批单
申请部门
采购员
申请部门经理
主管副总
5000元以上紧急采购
辅助材料需求申请单
需求部门
需求部门经理
主管副总
库房
原材料需求计划
生产计划员
生产部经理
主管副总
总经理
型材车间/财务
生产调度会通过有效
超计划使用原材料申请表
型材车间
生产部经理
主管副总
总经理
生产计划员/销售部/财务
模具采购申请单
模具管理工程师
生产部经理
主管副总
总经理
模具采购员/模具组/财务
4.5.4采购单及合同评审的审批过程见下表：
采购单批准过程权限
审批项目
编制
审核
批准
会签
备注
采购单
采购员
部门经理
部门经理
采购申请人
5000元以上
采购单
采购员
部门经理
主管副总
5000元以上的C类物资
采购单
采购员
部门经理
主管副总
质检/技术
A、B类物资
采购单
采购员
部门经理
总经理
财务部
固定资产采购
采购合同评审过程权限
审批项目
合同内容说明
质量条款评审
技术条款评审
商务及价格条款评审
付款条件评审
批准
备注
采购合同评审表
采购部门
品控部经理
技术主管
主管采购副总经理
财务部经理
总经理
1000万元以下
采购合同评审表
采购部门
品控部经理
技术主管
主管采购副总经理
财务部经理
最高管理层会签
1000万元以上
4.5.5采购合同的签订权限见下表：
公司各类采购合同签署权限
签署条件
签署人
签署人
适用合同
采购单已批准
采购员
总值5000元以下
采购单已批准
采购员
部门经理
总值5000元—500000元
通过合同评审
部门经理
主管副总
总值500000元—5000000元
通过合同评审
部门经理
总经理
总值50000000元以上
通过合同评审及无异议法律意见
部门经理
总经理
预付货款超过2000000元
4.5.7付款及发票报销的审批按公司财务规定执行。
4.5.8其它与采购相关的审批权限按本制度相应规定内容执行。
4.5.9对本制度未做详细规定的其它与采购相关的过程审批应参照类似条款从严审批。
5采购申请
1物料的需求提出与审批要求
5.1.1公司各部门均有根据部门运营需要提出物资需求的权力
5.1.2生产部生产计划组应在每月的25日前将包含有原材料及模具需求的下月生产计划提交生产调度会讨论通过并向公司各生产相关部门传递，传递可采用电子邮件或书面形式。
5.1.3对每周生产调度会确定的周生产计划应及时传递至物流部。
5.1.4公司的所有采购申请均应按统一格式的《物资采购审批单》进行审批采购。
5.1.5各部门应在每月25日前根据月生产计划和部门运营需要将本部门的物资消耗采用《材料需求申请单》的形式按规定程序审批后提交采购职能部门并报送库房备案。
5.1.6公司管理层管理需要提出的物资需求由具体落实部门直接填具《物资采购审批单》审批后提交物流部实施。
各部门偶发性的物资需求与采购职能部门充分沟通后自行填具《物资采购审批单》审批后提交物流部实施。
5.1.7各部门突发的紧急物资需求，应根据急需的物资类别与相关的库房管理部门充分沟通，根据库存余缺情况提前向采购部门通报，需采购的由需求部门自行填具《物资采购审批单》按规定审批后提交物流部。
5.1.8采购职能部门原则上应在每月30日前将各部门提出的《材料需求申请单》进行汇总分析，根据库存储备情况对需增加采购部分物资统一编制《物资采购审批单》并提交审批，对审批过程中参与审批者提出意见的，送审部门应及时向需求提出部门反馈沟通，必要时对审批单作出修改直至审批完毕。
5.1.9设备及与设备维护、维修、保养、改造有关的物资采购需求由装备部提出并负责审批。
5.1.10对公司的主要原材料（铝铸棒）可直接按有效的生产计划中提出的需求量根据库存情况结合最低库存储备要求由物流部直接实施采购订货。
5.1.11对生产计划中的工位器具及模具需求和生产过程发生变化产生的工位器具及模具需求，由具体生产任务执行车间根据技术部要求及实际库存情况直接填写《物资采购审批单》并提交审批。
5.1.12对劳动保护及消防安全用品应按公司相关制度规定由安全管理部提出需求并负责审批。
2需求和请购文件的填写和传递
5.2.1各部门提出的物资需求应在需求申请文件上详细填写需求物资的提出日期、品名、规格、数量、需求日期、质量要求、注意事项等，并按规定程序审核后提交。
5.2.2各部门请购经办人员应依据有效的需求申请、存量管理基准原则、用料预算，参考库存情况填写采购申请文件，并注明需采购物资的品名、规格、数量、需求日期、质量要求、注意事项并编号（由各部门依部别编订），经部门负责人审核后依请购审核权限根据请购金额逐级审核直至批准。
5.2.3紧急请购的，应由请购部门在采购申请文件上详细的注明原因，并注明“紧急采购”。
5.2.4没有特殊质量要求的采购物资，采购申请部门不得在采购申请文件上指定供方。
5.2.5购入物资的检验须待试用后才能实施的，请购部门应于采购申请文件上注明“试用检验”及“预定试用期限”。
5.2.6所有的需求申请文件和采购申请文件后附加相关的批示、图纸、报告、会议纪要、需求的提出来源等附件的，必需在申请文件主件页上简要注明附件内容并标清附件数量。
5.2.7凡采购职能部门根据其它部门需求申请汇总编制采购申请的，对库存有余无需全量采购的物资应在原需求文件上加盖“库存余件”章，并注明数量。
用电子版传递的应回复需求申请人。
5.2.8申请文件的周转应严格执行签收制度。
书面形式传递的申请文件应设有签收栏，并一式两份。
在签收后由发放部门与接收部门各执一份。
对采购职能部门自行提出的采购申请应由部门计划员或主管人员与采购员各执一份。
5.2.9公司的人员变化和劳保用品配置变化应由主管人员及时通知采购部门和仓库管理部门。
5.3免于书面申请采购的物资
5.3.1下列内务及后勤性物品免于提出采购申请，需求的提出及批准由行政管理部门另行制定程序，其列举如下：
A、日常用食品类，如茶叶、蔬菜、米面、咖啡等
B、贺奠用物品，如花圈、花篮、礼物、贺卡等
C、待客用品，如水果、饮料、香烟等
D、书报<含技术性书籍及定期刊物>、名片等
E、刻印、报表等。
5.3.2偶发性的单次采购货物总值200元以下的单项零星采购材料项目，直接由采购申请部门通知采购部门安排采购。
6采购的实施
6.1询价、比价、议价
6.1.1免议价条款：
A、对单价500元以下并每年采购批量在10件以下的采购可免于书面比价议价。
B、对单价2000元以下的并每年采购批量在2件以下的采购可免于书面比价议价。
C、对总价值在10000元以下的紧急采购可免于书面比价议价。
6.1.2采购的询价必须在采购申请提出前进行，采购员根据询价结果填报采购申请文件的估价结果。
6.1.3采购经办人员接到有效采购申请文件后应依据需到货日期的缓急，并参考市场行情及以往采购记录、询价纪录或厂商提供的资料，除可免责或经部门经理核准可电话报价之外，需进行书面报价比价。
6.1.4询价的目标应以直接供方（原产地生产厂）为主，尽最大可能的减少中间交易环节（代理商或中间商），保证物资来源的可靠性、高质量和低成本。
6.1.5对重要物资的采购申请，在询价比价过程中，采购经办人员应尽可能的全方位的对该物资进行了解来应对随后展开的议价过程，特别是成本、质量、市场状况等，对公司成本质量有重大影响的物资，应对其市场上游进行深入了解。
6.1.6待采购物资原则上必需精选二家以上的供应商进行询价比价，有条件的情况下应至少保证三家比价。
待采购物资因特殊原因，如独家制造、独家代理、原厂零配件无法替代等原因无法精选二家以上供应商询价比价的，应报经部门经理批准，并填写在采购申请文件上。
6.1.7对市场流通性好，市场价格透明度高并有明确质量要求的待采购物资，经部门经理批准后可简化比价程序，但仍需与待定供方充分议价后实施采购。
6.1.8待定供方的报价资料包括该供方的营业证明文件、税务证明文件、质量体系文件、业绩文件、报价文件、供方成本分析等，以上文件可根据待采购物资的重要程度有所取舍，只有提供有效营业证明文件、税务证明文件的报价文件才是有效的，以上文件传真件有效。
6.1.9对待采购物资特殊而国内市场中难以进行有效比价，且单价价值超过6.1.1条款规定的，采购员应对该物资在最短的时间内进行成本分析并形成报告报请部门经理及主管副总批准。
6.1.10若供方报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品的，采购员应会同采购申请部门对该供方提供的资料或样品进行充分沟通或验证，证明可替代后报请部门经理核准后执行，采购申请部门应提供明确的书面意见。
6.1.11属于买卖惯例超交的（如最低采购量超过请购量），采购员应在采购申请前的估价询价阶段提出并与采购申请部门主管充分沟通并在采购申请文件上说明原因。
6.1.12对于厂商的报价资料经整理后，采购员应对有效报价深入分析，对待采购物资不了解的，应与本公司的相关专业人员会同分析，重要物资必要时可请相关的专业机构协助，在充分了解后采取以电话、传真、见面等多种沟通方式向厂商议价。
6.1.13采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定采购员优先进行询价、议价并通知请购部门，待接到采购申请文件后，按一般采购程序优先给予办理，必要时可在直接请示主管副总经理后简化程序办理。
6.1.14“试用检验”的采购条件，采购员应与待定供方说明。
6.1.15对在采购申请文件中指定供方的，询价、比价、议价程序不得省略，对指定供方报价明显高于其它厂商报价的，采购部门应将报价资料形成书面报告与采购申请部门进行协商考虑更换供应商。
不能更换供方的，采购申请部门经理应在报告上说明原因。
无论是否可更换供方，采购申请部门均应在报告上签署明确意见。
6.1.16参与议价人员在收到不需会签或已会签完成的询价报价资料后，应结合会签结果和各厂商报价，查阅前购记录及供应商资料、市场行情，经成本分析后拟订议价对象、议价策略及拟购底价并报告。
6.1.17议价时除注意质量、价格外，还应注意交货期有无保证、能否向厂商争取分期付款等。
6.1.18议价可采用多种形式进行，议价完成后应形成书面报告备查。
6.1.19在以上工作完成后，采购员根据资料向部门经理提出待定供方的确定建议并根据部门经理意见确定供方。
重大的物资采购项目，待定供方应由主管副总经理以上人员批准确定。
只有在供方确定后，采购员才能实施进一步的采购作业。
6.1.20对已确认的供方，采购员应继续与其进行商务的进一步洽谈，对待采购物资进行成本分析，比价议价，必要时，相关领导可直接协助采购员参与议价。
6.2合同采购
6.2.1合同采购的条件：
A、对单项物资采购金额超过5000元的原则上需签订采购合同
B、对单个供方一次性多项采购物资总值超过10000元的必须签订采购合同
C、对包括重要性、质量、技术、交货期或其它方面有特殊要求的采购物资无论金额多少均需签订采购合同。
D、对需预付货款（包含定金、订金、预付款、提货款、进度款）超过2000元的采购物资必须签定采购合同。
E、对采购主管领导及其上级提出需签合同的采购物资必须签订采购合同。
F、实施招标采购的物资必须签订采购合同。
6.2.2凡属需合同采购的物资，采购过程除需按本制度执行外，还必须严格按公司质量保证体系中的采购控制程序执行。
6.2.3对公司生产连续性有重大影响、用量较大的物资，采购部门应在严格的成本分析基础上同时优选二家以上供应商执行长期价格或价格基准，签定长期采购合同以分散供应风险。
6.2.4需签采购合同的物资，采购员应与已确定供方对合同的条款进行一一确定，并据以填写“采购单”。
6.2.5合同签订前，采购员根据询价、报价、比价、议价及确定供方的相关资料填写“采购单”，全部相关资料应作为附件与采购单一同提请审批领导审阅。
6.2.6采购单的内容应包括待签订合同的全部重要内容
6.2.7对A、B类物资的采购，采购单必须有质量、技术部门的签署意见，对涉及金额超过一百万元以上的采购合同应执行含有总经理明确意见的合同评审，对涉及金额超过一仟万元以上的采购合同应执行含有最高管理层明确意见的合同评审，对到货前货款预支金额超过贰佰万元的采购合同应签署法律顾问意见。
6.2.8对执行长期报价的长期采购合同（协议）的签订，其合同必须执行合同评审。
其执行按下述要求：
6.2.7.1对上述长期采购合同，在签署后的实施中可采用交货订单的方式执行。
6.2.7.2需求部门通过向采购部门定期传递有效的需求或申请文件，采购部门汇总后根据库存余缺情况优先向A级供方下发订单，在A级供方产能排满后方可按高低排序的原则向B级供方下发订单。
6.2.7.3订单中应规定订货的名称、规格、数量、主要用途、交货期、执行标准、执行的合同编号等，订单必须编号后下发，按执行进度控制。
6.2.7.4订单由计划员编制提出，部门经理批准，采购员会签后下发执行。
6.2.7.5订单的变更和中途撤消采用“订单更改通知单”的形式由计划员提出，部门经理批准后交采购员执行。
具体过程参照9.1条款。
6.2.7.6订单必须经供方确认。
6.2.7.7订单应在合同执行期满后作为合同附件共同存档备查。
6.2.9凡属采购物资为固定资产的合同采购项目，采购单必须由总经理签字批准。
6.2.10采购合同的条款及格式必须采取国家法律充许的格式和内容，在不违背公平合理的原则下，合同条款可在上述基础上增加。
6.2.11对有附加技术协议的采购合同，应在收到技术部门与待定供方签署的技术协议后方可签订采购合同，同时应在采购合同注明技术协议编号。
6.2.12待签定合同的条款应由主管领导逐条审核无误后方可进入签定程序或合同评审。
6.2.13待签合同的采购申请文件、比价议价的资料、供方的资料、采购单、合同评审表等凡与待签合同有关的采购资料均应作为附件随合同文本报送合同的责任签署人。
6.2.14合同的责任签署人在签署前应详细了解议价的过程并审阅全部有关的采购资料及合同条款，应合同评审的应先要求采购员进行合同评审，在确认无误后方可签署采购合同。
6.2.13合同的签署人有权对所签定的合同的执行情况进行了解、质询、监督。
6.2.14签定后即时生效合同的意外中止须得到供需双方的书面确认。
6.3非合同采购
6.3.1对符合以下条件的物资可无需签订合同进行采购：
A、对质量要求不高的低值易耗品类、五金电料类物资。
B、无特殊要求的紧急采购物资。
C、经采购部门经理批准的单次采购价值在5000元以下的物资。
6.3.2非合同采购仍需进行询、比价、议价过程。
6.3.3非合同采购采购实施前可不填写“采购单”。
6.3.4非合同采购应根据待采购物资的类别，首先选择在已确定的定点供方处实施。
6.3.5A类物资除在供方选择考察阶段外不得进行非合同采购。
6.3.6非合同采购可不填写采购单实施采购。
6.3.7非合同采购除可作到当面银货两清，原则上均应采取定期结算的方式支付货款，经特别批准的除外。
6.4采购进度控制
6.4.1采购员在接到采购任务后，应按采购期限要求填写“采购进度控制表”，在报请部门经理批准后递交部门经理指定的负责进度监督人员，监督人员按“采购进度控制表”督促采购作业进度。
6.4.2在采购物资到货前，采购员经常与供方保持联系，监督供方的交货进度，需方自提的，应及时办理提货。
6.4.3采购经办人员无法按既定进度完成采购作业时，应在采购进度表上注明异常原因及预定完成日期，经呈部门经理核实后转送采购申请部门，依据采购申请部门意见拟订对策处理。
6.4.4采购物资到达公司，采购部门应首先通知主管库房进行清点收料，同时通知质量检验部门进行检验，并跟踪结果。
6.4.5采购经办人员对于重大采购项目均应根据需要确定采购进度控制节点预定采购进度。
6.4.6预定采购作业进度应能配合请购项目缓急，且各进度须在预定日期前完成。
6.4.7对于未能在预定日期前完成的采购项目，采购经办人员会同请购部门研究处理对策。
6.4.8对可即时交货的采购可简化进度跟踪程序。
6.5整理付款
6.5.1对供需双方约定货到验收后付款的，物料管理部门应将已办妥入库的“材料入库单”连同品控部门复验证明送采购部门。
经办采购员与发票核对无误后填具报销单与付款申请单同时审批，凭审批后的付款申请单付款。
6.5.2采购物资须待试用检验的其订立合同部分依合同规定办理付款，未订合同部分依采购部门呈准的付款条件整理付款
6.5.3短交应补足的采购部门应依照实收数量进行整理付款
6.5.4超交的应依据订货数付款，超交部分应在生产使用消耗后支付货款，对超交部分短期无法消耗的，采购部门应考虑退回供方处。
6.5.5预付货款采购的，采购部门应控制付款后的交货进度，对短交的应要求供方在最短的时单内补足。
6.5.6对质量有明确要求的采购物资，必须预留一定数额的质量保证金，长期合作供方应预扣少量货款。
7物资采购入库验收
7.1采购信息的处理
仓库保管员一旦接到采购部门转来的采购信息即应按物资类别来源和预计入库时间等分门别类归档存放
7.2物资标识
物资在待验入库前应在外包装上作好标识，详细填写批量、品名、规格、数量及来料入库日期。
7.3采购物资入库
7.3.1物资进厂后及入库前采购经办人员应与保管人员和检验人员共同持来料清单或装箱单及相关采购文件核对来料物资的名称规格和数量并将到货日期及实收数量填入请购表格。
添写可采用附件的形式粘附在原始请购表格上。
7.3.2如发现实物与请购单上所列的内容不符保管人员应立即对通知采购人员和主管在这种情况下原则上不予接受入库如采购部门要求接收则应在单据上注明实际收料状况并请采购部门会签。
7.3.3如发现待验收物资有倾覆、破损、变质、受潮等现象，保管人员应即通知采购人员等前来验证并联系供方处理，此前应尽可能维持原来状态，在采购部门确认后由责任人员可按实际数量办理入库并在入库单据及采购文件上注明损失程度
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