整合电子化采购系统与电子交易市集之研究Word下载.docx

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本研究之目的，在於藉由整合電子化採購系統與電子交易市集，以達成下列幾項目標：

1.擴大既有詢價規模，發揮市場機制，降低採購成本。

2.數字化、公開化、透明化的招標資訊，徹底杜絕圍標。

3.可有效開發新的潛在客戶。

4.即時更新線上電子型錄。

5.公開透明的交易。

6.建立「多對多」的系統服務架構，除了往來廠商以外，透過開放式的交易平台，建立更多商業關係。

7.集中透明的供應鏈資訊，有效提升作業效率，降低交易成本。

8.可與後端ERP系統全面整合。

9.降低各種管理成本及提昇作業時效。

貳、文獻探討

一、電子交易市集

Kaplan（2000）等認為線上交易市集是藉由聚集大量買賣雙方與自動化的交易流程，使買方能夠擴展產品及服務的選擇空間，賣方得以拓展新市場與新客戶，並降低雙方交易成本。

投資顧問公司LeggMason認為B2B線上交易市集是傳統市集的電子版，代表買賣雙方能夠聚集在一起交易的單一地點。

眾信聯合管理顧問公司（DeloitteConsulting）定義線上交易市集為在特定交易範圍的前提下，讓供需雙方有意願透過網際網路提供的機制及規範，完成金流（MoneyExchange）、物流（GoodsExchange）、無形商品或服務商品（Service）的交易，或是取得特定範圍更具品質價值的資訊流（Information）。

網際網路上往往相連的便利性，帶來多樣且多元化的資訊，使得企業得以突破過去資料不足的限制（John2001）。

根據GartnerGroup的定義，線上交易市集是能夠提供買賣雙方企業各種不同的附加價值的網站，也稱為B2B入口網站（PatrolSite）、交易中樞（Hubs）、或電子化交易（ElectronicExchange）。

綜合以上學者與研究機構的分析，本研究提出線上交易市集的定義如下：

「線上交易市集是一個以網際網路為基礎的交易平台，提供特定的產品與服務給特定產業的所有成員。

在這個交易平台上，企業與企業能夠不受地理區域與時間的限制，進行多對多關係的互動。

」

根據英國「經濟學人」雜誌（TheEconomist2000）的分析，線上交易市集依照管理者／參與者的角色可以劃分為三種模式：

第一種是產業領導廠商透過網際網路連結本身的供應商和配銷商，進行線上採購原料與銷售產品，藉此節省成本、文書作業與處理時間。

第二種是由第三者主持的獨立線上交易市集，也稱為電子市場（ElectronicMarket）。

這些獨立的公司負責把買方與賣方集合起來，讓雙方在網路上接觸。

這種模式的潛力較大，但是許多企業擔心邊際獲利下降而拒絕參加，而使得這種模式難以達到規模經濟。

第三種是產業的領導廠商聯合起來成立的線上交易市集，也稱為產業平台（IndustryPlatform）。

若根據網站所提供的內容與服務分類，線上交易市集可以分為垂直（Vertical）和水平（Horizontal）兩種。

垂直線上交易市集係針對單一產業或市場，緊密地結合買賣雙方的作業流程，提供產業上游至下游電子商務相關產品或服務，注重採購流程的時效與產品品質。

水平線上交易市集則是涵蓋不同性質的產業，經由網路提供共同的關鍵運作機能，偏重產品的價格與規格。

在一個集中程度高、領導廠商佔多數產值的產業結構中，買方擁有強大的議價能力整合個別供應商。

由買方成立線上交易市集將能降低整個採購流程的成本，包含搜尋產品的成本；

企業內定案所需流程與時間的成本；

追蹤產品、監督、驗貨的成本，同時滿足交易市集所需要的經濟規模。

而產業集中程度低、買賣雙方都很龐大而零散的產業結構，因為缺乏主導力量，適合由第三者建立線上交易市集來整合買賣雙方（Tangetal.2001）。

市場研究公司IDC將電子商務分為三大種類：

由賣方主導的電子化配銷、由買方主導的電子化採購、以及由第三者主導的線上交易市集。

圖一說明這三種電子商務的模式。

在某些賣方多於買方的產業，買方掌握較多的議價能力，因此由其主導採購流程以降低相關採購成本，此類型電子商務稱為電子化採購。

根據買方數量與採購產品的性質再細分為直接電子化採購、協同直接電子化採購、間接電子化採購、與協同間接電子化採購。

另一方面，在某些買方多於賣方的產業，賣方掌握較多的議價能力，因此由其主導配銷流程，其目的是希望盡可能地在合理的成本下，與客戶維護緊密的關係，並增加銷售數量，此類電子商務稱為電子化配銷。

根據賣方的數量可以再細分為電子化配銷與協同電子化配銷。

如果買賣數量相當，沒有任何一方能夠掌握主導權，就需要由中立的第三者居中提供雙方需要的服務，這即是IDC所定義的B2B線上交易市集。

二、供應鏈管理

企業的運作流程包含研發及設計、物料採購及運籌、工廠製造、成品儲存及配送、產品行銷及銷售、與售後維修及服務等（Detlev2000）。

為了有效管理這些眾多複雜的流程，企業不但要將內部作業流程實行最佳化，還必須整合交易夥伴（上游供應商與下游客戶）的運作流程與資訊，將企業內部與外部資源作最佳化安排；

而供應鏈就是用來支持企業永續經營，包含企業內部與外部所有實體設備與運作流程的集合（Mabertetal.1998）。

供應鏈中的主要環節可分為原料的供應商、製造產品的工廠、倉儲中心及顧客。

彼此間以各種交通工具運送物品，並透過網路傳遞資訊與金錢形成環鏈。

另一方面，隨著交通工具及資訊科技的進步，供應鏈早已從小區域、單一國家演變為全球性的規模。

因此全球供應鏈（GlobalSupplyChain）是由位於不同國家的原料提供者、製造廠商、倉儲中心與顧客所交織而成（Heckman1999,Muffatto2004）。

根據GopalandCahill（1992）的定義，供應鏈管理可以分為圖二所示五個階段：

1.尋找供應廠商（Sourcing）：

不僅採購生產過程所需要的原物料，也必須整合產品開發設計、製造、與採購等功能。

2.原物料送入（InboundLogistics）：

妥善規劃原物料的運輸與儲存以配合生產排程需求。

3.製造（Manufacturing）：

在排定的時程內生產高品質與低成本的產品。

4.成品運出（OutboundLogistics）：

規劃配銷通路的運輸與儲存以提供產品給全世界的顧客。

5.客戶服務（After-marketService）：

提供顧客零件更換、維修與問題諮詢等服務。

目前學術界已經有眾多供應鏈管理領域的相關研究，但是MabertandVenkataramanan（1998）認為供應鏈管理領域仍然有許多相關議題需要更深入的研究與探討，其中包含企業供應鏈內每個環節資訊的流通與整合的研究。

參、問題定義

進入21世紀，企業面臨越來越激烈的競爭環境。

這些挑戰包含全球化競爭、產品開發週期的縮短、顧客對高品質與低價格的要求、與快速且有效率的服務等。

為了取得競爭優勢，企業利用資訊科技來整合內部資訊、協調作業流程、降低營運成本、與提昇員工生產力；

考慮產業分工趨勢，將部分內部運作功能委外經營，以專注於核心專長並增加企業營運的彈性。

企業與交易夥伴的互動關係，從初期透過電子資料交換進行電子形式的交易，逐漸轉變為資訊及作業流程的整合與協同商務，以共同分享彼此在商業上的智慧。

本研究所探討之個案公司，其與交易夥伴的互動關係，早已將資訊及作業流程進行整合，以協同作業方式來共同分享彼此在商業上的智慧。

該公司電子商務的發展沿革，如圖三所示。

圖三個案公司電子商務的發展沿革

該個案公司在未導入電子交易市集時，一般乃使用人工的採購系統，其所產生問題點歸納如下：

1.需由人工依據請購材料，來分配採購經辦及設訂報價截止日。

2.需由人工翻查廠商名冊，以選定詢價廠商。

3.需由人工填寫詢價單、訂購通知及信封。

4.廠商報議價資料、總價需由人工計算並填記於請購單。

5.其他諸如填寫詢議價資料、訂購通知單等亦需耗費相當多之人力。

因此，如何解決每日龐大之事務量及簡化人工抄寫工作，實為一項亟待檢討改善之重要課題。

由於近年來網際網路技術已臻成熟，透過加密處理，資料傳輸之安全性亦可獲得保障。

另因以EDI系統須將報價軟體安裝在廠商處供其使用，對電腦程式之維護較不方便。

因此於1999年起，採用以網際網路傳送詢價資料，廠商亦利用網際網路直接於網路報價。

經由本項改善，一旦該公司之採購系統制度有任何改變時，只要於網站上修改程式即可達到同步修改之要求，大幅降低維護工作，省去來回奔波之苦，更不必像EDI之作法，必須將修改後之軟體拿到廠商處重新更換。

惟不論利用EDI或INTERNET系統，均只能將「詢價單」傳送廠商，尚無法快速將相關之圖面或規範傳給廠商。

將附有圖面或規範之請購案，將其詢價資料轉化為圖形檔，透過衛星定時將資料傳送至廠商處，廠商再將收下之圖形檔轉印出圖面或規範，即可據以報價。

改善後，過去有40%（每月約一萬件）附圖面或規範之詢價案件，即可免由人工處理郵寄，省去許多事務工作。

肆、電子化採購系統之系統設計

一、電子交易市集之商業模式

個案公司電子交易市集之商業模式，是以ASP為基礎的電子交易市集，主要功能包括：

熱訊、型錄及拍賣、採購領投標、訂單管理、交貨管理、文件催交、報表下載、管理資訊等。

其電子化採購系統之營運模式說明如下：

1.由該公司管理、維護線上採購系統，客戶與該公司每日交換資訊，或於Web上直接透過該公司提供之制式交易平台與介面進行開標、比價、決購、未得標通知等作業。

2.廠商教育訓練由公司統一負責。

3.提供系統版本升級服務。

4.可由客戶自行決定採Public（與市集所有供應商往來）或Private（只與客戶既有供應商往來）方式營運。

個案公司成立B2B交易市集的主要功能模組，就買方（採購商）而言，從發出詢價通知，到訂購完成後，相關款項的付款，為其採購商網路上作業的主要的工作項目。

針對賣方（供應商）而言，在接收到詢價通知時，針對，該採購商所需採購的商品進行報價議價的確認，在得標之後，進行一次交貨、或是分批交貨。

交貨完成後，該公司即評核供應商是否為優良的供應商，以利下次准許其繼續報價，並擴大該供應商其可報價的金額，達成更緊密配合的相互供應採購關係。

個案公司所成立電子交易市集之概念圖，如圖四所示。

圖四個案公司所成立電子交易市集之概念圖

二、電子化採購系統整體設計架構

電子化採購系統在供應商部分，該公司為了方便材料供應商之報價，電子化採購系統將採購案件分門別類，目前一共分為建築材料、螺栓類、金屬五金與工具類等共十七個類別。

材料供應廠商可以依照電子化採購系統公告的材料項目中，尋找出潛在的報價機會。

該公司在電子化採購系統中，詳細列出公告日期、報價截止日期、請購案號、品名規格、請購規格與交貨地點，以便鼓勵廠商上網查詢並加入網路採購系統連線的會員。

此外對於材料供應廠商來說，此一電子化採購系統具備三項特點：

（1）.廠商上網報價不再受限於上下班的時間，還可以瀏覽所有詢價的案件，增加得標的機會。

（2）.系統還會提供廠商貼心的服務，主動提前通知廠商交貨日期，避免廠商交貨逾期，確保廠商的信譽。

（3）.不僅如此，網際網路採購系統提高雙方溝通的效率。

透過網際網路的安全機制，該公司與採購廠商除了節省雙方文件的郵寄工作，避免郵寄遺漏而錯失商機之外，還節省雙方以電話查詢與確認的時間。

總之，電子化採購系統整體設計架構，如圖五所示。

圖五電子化採購系統之整體設計架構

三、電子化採購系統之整體流程

圖六為個案公司電子化採購系統之整體流程，其中在採購公報部分，系統自動通知並代詢符合資格之相關優良供應商，以免相關供應商在報價時間內錯失相關可供供應相關產品的案號，更增加採購與供應商之間的緊密結合。

在詢價、報價時，各供應商的資訊系統可以互相整合，可透過各供應商進行內部相關資料庫整合的拋轉，節省人工上網針對各採購案號進行逐筆報價的動作，而可採一次傳送所有報價資料，自行完成相關報價動作。

並結合各採購商的資料庫系統，完成相關議價、訂購的相關作業流程，更能縮短採購作業的時間，減少人工參與相關的流程，減少相關流程作業的時間與人力所耗費的成本。

圖六電子化採購系統之整體流程

伍、電子化採購系統之系統實作與分析

一、資訊系統基礎建設

凡與個案公司往來之供應商，均必須透過網際網路及衛星收取詢價資料並線上報價。

該採購詢報價系統可達到全面自動化之境界，完全不假人工處理。

至於交易的安全性與不可否認性，其在網路的詢報價時，皆透過公正的第三人，經由PKI完成加密與簽章的安全性，達到安全的報價流程，以避免資料的外洩與報價廠商的不可否認性。

個案公司所建置之資訊系統基礎建設，如圖七所示。

圖七資訊系統基礎建設

二、電子交易市集主要功能模組

個案公司所建置之電子交易市集，主要功能模組可區分為兩類：

（1）.電子型錄。

（2）.企業採購。

其細項功能，如表一所示。

表一電子交易市集主要功能模組

功能模組

供應商專區

採購商專區

電子型錄

1.查看產品資料

2.修改/刪除產品

3.待確認產品

4.產品上架

5.產品下架

1.產品/供應商搜尋

2.快速採購

企業採購

1.熱訊

2.型錄及拍賣

3.採購公報

4.領投標

5.訂單管理

6.交貨管理

7.文件催交

8.貨款查詢

9.報表下載

2.電子型錄

3.拍賣競標

4.訂購管理

5.管理資訊

三、電子化採購系統之交易流程

該公司電子化採購系統所有的相關資料，乃是直接由ERP拋轉，或利用批次轉檔及XML格式資料交換而來。

在相關公司部門中，從各採購部門輸入相關所需材料等，分別請購。

該公司會將所有需給供應報價案號登錄於網路上，並在完成報價、確立得標廠商、及出貨後，再由相關收貨驗料部門完成驗收工作，最後才進行購買金額的匯款。

在完成所有交易流程之後，所有資料與處理明細，將於網路上完整呈現，提供相關供應商追蹤與確認使用，完全不假人工的介入。

該公司電子化採購系統之交易流程，如圖八所示。

圖八電子化採購系統之交易流程

一般採購主要係針對零星產品採購，為需一次完成所有貨品的交運，不可分批交貨，相對其不需相關融資與相關供應商身份資格的確認，屬於相對低金額供應，一次完成所有有產品的報價。

電子化採購系統之一般採購流程，如圖九所示。

圖九電子化採購系統之一般採購流程

合約採購係針對相對金額較大與需分批交貨之採購作業。

供應商可針對各期所需交貨的數量與金額進行報價，以利相關供應商針對交運期過長之物料，可依每一期可交貨的數量與金額，進行報價，減少相關供應商的出貨風險。

電子化採購系統之合約採購流程，如圖十所示。

圖十電子化採購系統之合約採購流程

四、結果與效益分析

個案公司在整合電子化採購系統與電子交易市集後，整體而言，其電子化採購系統具有下列幾項的優勢功能。

1.企業採購：

針對工業產品採購撮合資訊，提供客戶快速、便利、安全的產品線上搜尋及線上下訂服務，再由客戶及供應商雙方自行決定付款及送貨方式，有效簡化採購作業流程，提昇買賣雙方之競爭力。

2.企業拍賣：

提供線上拍賣機制，透過市場競價決定出最適當的產品價格，可讓公司在寶貴的採購預算內，獲取最適用的工業材料，並發揮最大的經濟效益。

3.採購商管理：

全面整合各公司與材料供應商間之採購動態資訊，線上提供材料供應商有關採購詢價、報價、訂購、交貨通知、材料催交、付款進度查詢等作業功能，不但可大幅簡化傳統人工事務作業，更能強化上下游供應鏈的快速反應，提升企業競爭力。

4.採購招標公告：

開放尚未加入材料供應商行列之廠商瀏覽最近之採購詢價案件內容，並於線上提供相關申請加入材料供應商之表單及規定，鼓勵廠商自我推薦參與競標。

5.供應商管理：

提供加入本電子交易市集之供應商線上即時維護其電子型錄內容等服務，並可快速建立拍賣作業。

6.向外接軌：

為快速充實電子市集的整體資源，該公司將電子市集建立在開放式的系統架構上，並全面採用XML作為資料交換的標準語言，以便能與國內外其他B2B業者（如金流系統、物流系統、資訊內容提供業者…等）順利完成接軌工作。

個案公司在整合電子化採購系統與電子交易市集後，已獲得許多有形與無形之效益，茲分述如下：

1.無形效益

（1）完整性：

從請購、採購到交貨、付款的完整流程都可自動進行，擺脫繁複的人工作業、減少採購事務作業成本，並可即時掌握最新採購訊息。

（2）客製化：

依據客戶需求，設定不同型態的交易機制或是電子商店的內容，並能符合公司的商業流程。

（3）整合性：

可與後端ERP系統連結，資料透過交換介面，不需重新人工輸入，並可即時稽核資訊的正確性。

（4）即時性：

依據客戶的需求即時發送詢價、報價訊息，並主動以電子郵件方式通知買賣雙方上網處理交易事務。

（5）嚴謹性：

賣方可於線上申請加入所屬交易市集，並透過平台以及買方雙重審查後，得以在網路上進行報價，以保障交易的品質。

（6）安全性：

線上詢報價、議價等交易流程，皆使用電子憑證以保障雙方權益；

並採用完全加密機制，確保交易資料的隱密性。

（7）增加銷售管道：

透過電子型錄的建置與展示，買賣雙方可以交換商品資訊，並增加商品銷售的機會，無形中也開發了新的客戶。

（8）擴大往來廠商基礎：

透過採購公報的公開招標，讓更多合適的供應商上網領標報價，合理化採購成本。

2.有形效益〈如表二所示〉

（1）節省採購事務費用：

2,172萬元／年。

（2）節省財息支出：

3,240萬元／年。

（3）節省採購部用人約80%。

（4）庫存週轉天數平均降低10－80天。

表二有形效益

實施前（月）

實施後（月）

差異（月）

郵寄費用

996,629

543,740

-452,889

加班總費用

951,470

500,285

-451,212

辦公室租金

833,333

-833,333

個人電腦

247,500

137,500

-110,000

網路費用

20,000

掃描設備

10,763

合計

3,028,932

1,212,288

-1,816,644

陸、結論

電子交易市集位於供應鏈與需求鏈的交會，能夠作為企業間資源分配最佳化與交易效率提昇的協同作業平台。

企業透過電子交易市集進行採購買賣，將能夠降低相關處理成本、增加企業銷售營收、迅速提供產品最新訊息、及縮短產品開發時間。

成功的電子化採購系統，應考慮由提升作業效率（如：

訂單處理速度加快、物流配送時間縮短）、業績成長、提高客戶滿意度、降低庫存、行銷策略的成功、提供客戶更多之加值服務等方面著手。

另外，是否能與企業現有之資訊系統整合，提供更即時與更準確的資訊，供企業主管作決策，也是成功的必要條件。

整合電子化採購系統與電子交易市集，企業可以無障礙地與它的交易伙伴溝通商業訊息，協助交易伙伴共同朝採購供應方向成長，節省相關作業的成本，並構成更為緊密的合作關係。

導入此一整合型系統後，實質上可達到下列三大採購效益：

1.促使廠商充分競爭，使採購價格更為合理。

2.縮短採購作業天數，確保用料時效。

3.購入符合使用單位需求的品質。

柒、參考文獻

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GopalC.andCahillG.,LogisticsinManufacturing,BusinessOneIrwin,1992.

Heckman,Robert.,OrganizingandManagingSupplierRelationshipsinInformationTechnologyProcurement,InternationalJournalofInformationManagement,Volume19,Issue2,1999,pp.141-155.

JohnPFrost.,WebTechnologiesforInformationManagement,InformationManagementJournal.Lemexa,Vol.35,Issue.4;

2001,pp.34.

Kaplan,Steven