QESBF01管理体系运行记录和工程技术资料归档管理办法Word文件下载.docx

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5.3.编目

5.3.1.Ⅰ类记录编目

5.3.1.1.Ⅰ类记录编目参照企业档案规定进行编目，编目主要包括卷内文件编目和编制案卷目录两部分。

5.3.1.2.卷内文件的编目：

流程：

编页号、填写卷内文件目录

a）.编页号；

b）.填写卷内文件目录，具体格式为：

顺

序

号

文

责任者

题名

日

期

页

备

注

5.3.1.3.编制案卷目录：

可分为案卷标引和组织目录两个步骤。

5.3.2.Ⅱ类记录编目，同工程竣工资料，单列一本，附于工程竣工资料最后。

5.3.3.Ⅲ类记录编目，分类设卷，加卷内目录和案卷目录，参照Ⅰ类记录编目。

5.4.保管与利用（借阅与复印）

5.4.1.档案室负责Ⅰ、Ⅱ类记录的安全和保密，做好“七防”工作；

对Ⅰ、Ⅱ类记录的利用按《记录控制程序》办理手续。

5.4.2.各部门（包括项目经理部）资料员负责Ⅲ类记录的保管工作，有专门贮存Ⅲ类记录的场所；

对Ⅲ类记录的利用应办理部门负责人书面同意手续。

5.5.保存期和处理

5.5.1.Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ类记录保存期为3年，具体见附录《管理体系运行记录（E册）分类》。

5.5.2.对于保存期已到的记录，Ⅰ、Ⅱ类记录处理按《记录控制程序》要求办理，Ⅲ类记录经部门负责人书面同意后办理鉴定和销毁。

6.管理体系运行记录归档流程图：

管理体系运行记录E册归档流程图

档案室

总经理办公室生产资源部经营部施工技术部质安部人力资源部

项目部

7.管理体系运行记录（E册）分类表

8.施工现场安全生产保证体系管理资料

（项目经理部安全管理台帐）

编号

表式名称

所属部门

分类

保存期限

安1文件

安1-1

★企业和项目部安全生产岗位责任制

Ⅲ

3年

安1-2

★施工现场安全生产保证计划

安1-3

★施工组织设计

安1-4

★专项施工组织设计（方案）

安1-5

★事故的应急救援预案

安1-6

★企业和项目部安全管理制度

安1-7

★工种安全技术操作规程及安全作业指导书

安2策划

安2-1/T

重大/一般危险源及控制措施清单

安2-1-1/T

重大危险源控制目标和管理方案

安2-2/T

重大/一般环境因素控制措施清单

安2-2-1/T

重大环境因素控制目标、指标和管理方案

安2-3

★法规文件清单

安2-4

★安全记录清单

安3实施

〈安3-1〉组织机构与职责权限

安3-1-1

★经济承包责任制和管理目标

安3-1-2

工程项目部管理人员名册

〈安3-2〉安全教育培训

安3-2-1

职工劳动保护教育卡汇总表

安3-2-2

新工人三级安全教育卡

安3-2-3

各类安全教育记录表

安3-2-4

班前安全活动及周讲评记录表

安3-2-5

特种作业人员名册

安3-2-6

安全监护、中小型机械作业人员名册

附

进入施工现场安全教育基本要求

〈安3-3〉文件控制

安3-3-1/T

文件收发记录表

〈安3-4〉安全物资采购和进场验证

安3-4-1/T

合格供应商名录

安3-4-2

★安全物资采购、租赁计划或协议书

安3-4-3

安全物资验收汇总表

安3-4-4

★活动房控制

〈安3-5〉文件控制

安3-5-1/T

工程项目分包方名录

安3-5-2

★总包对分包方编制的专项施工组织设计（方案）、安全技术措施审批记录表

安3-5-3

提供给分包的安全物资、工具、设施设备移交验收记录表

安3-5-4

★对分包方的分部（分项）安全技术交底记录表

安3-5-5

★对分包方的安全交底记录

安3-5-6/T

对分包方的安全监督、检查记录

安3-5-7/T

分包方安全业绩评定表

〈安3-6〉施工过程控制

安3-6-1

★分部工程安全技术交底记录

安3-6-2

★分项工程安全技术交底记录

安3-6-3

模板拆除（安全）令

安3-6-4

设施拆除申请表

安3-6-5

危险作业的监控记录表

安3-6-6

★防火控制（动火许可证）

6-1

★防火管理制度

6-2

★防火管理责任制

6-3

★防火重点部位和消防器材平面布置图

6-4

★消防器材明细表

6-5

★义务消防员名单

6-6

动火许可证

安3-6-7

落地式脚手架验收记录表

安3-6-8

挂脚手架验收记录表

安3-6-9

悬挑式脚手架验收记录表

安3-6-10

吊篮脚手架验收记录表

安3-6-11

门型脚手架验收记录表

安3-6-12

附着式升降脚手架（升、降）验收记录表

安3-6-13

安全防护搭设验收记录表

安3-6-14

模板支撑系统验收记录表

安3-6-15

井架与龙门架的验收记录表

安3-6-16

大型机械控制

16-1

★大型机械（装拆）施工方案

16-2

★大型机械（装拆）的安全交底

16-3

★基础验收资料

16-4

★隐蔽工程验收单

16-5

上回转塔式起重机安装（加节）验收记录表

（续）下回转塔式起重机安装验收记录表

（续）施工升降机安装（加节）验收记录表

16-6

机械检测中心的检测报告

16-7

机械检测中心的检测合格证书

16-8

★大型机械的出厂合格证书使用说明书等原始资料

16-9

★大型机械运行及例保记录

安3-6-17

落地操作平台验收记录表

安3-6-18

悬挂式钢平台验收记录表

安3-6-19

施工用电控制

19-1

临时施工用电组织设计

19-2

★临时用电安全技术交底资料

19-3

临时用电验收记录表

19-4

临时用电专项安全检查记录表

（每月必须组织一次，可用安4-2表式）

19-5

接地电阻测定记录表

19-6

绝缘电阻测定记录表

19-7

电工巡视（维修）工作记录表

安3-6-20/T

施工机具检查验收记录表

安4检查和改进

安4-1

安全检查记录表

安4-2

纠正措施和预防措施（事故隐患处理）

安4-2-1

工伤事故（月）报表

安4-3

★内部审核

安4-4

安全评估报告

资料填写说明：

施工现场安保体系管理资料（项目经理部安全管理台帐）共分为四部分，六十四类，其中提供记录的各种表式44张。

本填写说明仅对难以理解的作解释。

一、在资料目录中，名称前打★号的安全资料，如：

责任制、各项制度、安全交底资料均由施工企业或工程项目部自行设计、收集、编制。

反之没有打★号的安全记录是提供的记录表式。

二、表式和资料分三种

1、固定表式：

一般情况下项目部就按表填写，不得更改；

2、可部分变更表式：

资料中提供的记录表式的标识后加上“/”和字母“T”的，表式作为推荐性的表式。

项目部可根据工程实际情况变更填写栏目和内容；

3、自行设计表式：

为深化、细化管理要求自行编制设计记录表式。

三、管理资料填写的具体要求本套管理控制资料在具体的表式上都标明了填写要求，过去沿用下来的老的表式按原来规定要求填写即可。

第二部份工程技术档案管理办法

1目的

公司内各职能部门和项目经理部提供完整、准确的收集、整理、立卷、归档的方法和要求，从而能为公司生产经营、科技建设提供服务，还为今后历史查证提供重要依据。

2适用范围

适用于公司内职能部门和项目经理部对质量记录、技术资料的收集、整理、立卷和归档。

3引用标准和文件

建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）。

ZA/QESCX-01《文件控制程序》

ZA/QESCX-02《记录控制程序》

沪建建管（2003）第177号关于启用新版《建筑安装工程质量竣工资料》的通知

4职责

4.1项目经理部落实，质量、材料人员将工程竣工资料及时记录、收集、整理并装订成A、B、C、D四册，在竣工时由项目技术负责人审查后分别上报施工技术部、质安部、资源部审核。

4.2质安部会同施工技术部、生产资源部对工程竣工资料进行审核，符合要求后，上报建设单位核验。

核验结束后负责归档。

4.3公司各职能部门设立兼职档案立卷人员，负责平时对质量记录资料以及归档范围和内容的收集、整理、立卷工作，并按归档手续归档。

4.4公司各职能部门对所属各项目经理部的有关质量记录资料的积累、收集、整理、立卷等工作，负有指导、督促、检查等责任。

凡竣工档案不完整、不准确、不符合要求的项目，不能进入档案室归档，不能进行竣工验收，更不能评为优质工程。

4.5档案室集中统一管理公司工程技术档案。

主要负责收集、整理、鉴定、保管、编研、统计、利用本公司的工程技术档案。

并督促协助本单位各有关职能部门正确地积累、收集、整理、立卷所需归档的质量记录资料和其它有关科技档案工作的事项（如修复、复制、修改以及鉴定、销毁等具体工作）。

5管理内容和方法

5.1归档的要求、手续、时间

5.1.1项目经理部落实技术、质量、材料人员将工程竣工资料及时记录、收集、整理并装订成A、B、C、D四册。

当工程竣工后的一个月内应编制目录，送公司施工技术部、质安部、生产资源部审核。

然后由质安部集中复核后，交档案室归档。

5.1.2归档的文件材料必须齐全、完整、准确，签字、盖章完备，编制竣工图必须修改到位，每张竣工图上必须在图样标题栏上方空白处加盖竣工章，规格80×

50mm,用玫瑰红印色，并有施工单位、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监签字。

5.1.3归档的工程技术资料，用纸规范要标准，宜A4规格纸张，小于本规格应裱糊加边，大于本规格应裁剪或折叠。

每册资料用纸规格必须一致。

16开纸竖式在190mm左侧或横式在上方边留出25mm装订线，A4纸在210mm左侧或横式在上方边留出30mm装订线，在装订边杜绝书写文字。

使用纸张的质量要好。

图纸一律折叠成297×

210mm规格，折图时应图面朝里，图标题栏外露在右下角，图纸按设计号排列序号并抄目录。

5.1.4文件材料的书写应要规范，图表文字书写内容简明扼要，能说明问题。

编制竣工图必须使用碳素墨水，字迹清晰、工整、整洁、标注清楚。

任何文件材料必须正本归档，以适应长久保存。

5.1.5各职能部门归档的材料凡不符合以上要求的，档案室可拒收，重新整理后再进行归档。

5.2收集与整理。

5.2.1档案室在接收工程技术档案时，要对归档的资料详细复核，是否完整、齐全，整理是否符合要求，并逐页清点接收，发现问题立即查明补正或拒绝接受，交接手续必须清楚，必须填写文件资料移交单。

5.2.2工程技术档案接收后，应本着便于保管利用的精神进行分类、编目、登记、编检索工具。

5.2.3工程技术档案的编写要简单明了，代字、代号要统一。

编号工作由档案室统一进行。

5.2.4为了统一规格，有关档案装具内封面、内目录、备考表、外封面等全部采用国家标准，不得随间采用非标准用具。

5.3档案编目。

编目主要包括卷内文件编目和编制案卷目录两部分。

5.3.1卷内文件的编目:

它的具体流程是:

编页号→填写卷内文件目录→填写备考表。

a）编页号。

即对卷内文件逐页编号，以固定卷内文件的排列顺序和统计卷内文件数量。

页号一般编在文件的右上角；

图样、照片等编在其背面。

b）编制卷内文件目录。

这种目录以文件为单位著录，具体项目格式为：

序号

工程档案号目录

所在张号

备注

c）填写备考表。

备考表包括内容为:

●介绍和说明卷内的有关情况，如档案的完整、程序、修改补充情况等；

●供组卷人和审卷人签署姓名和日期；

●供日后登记鉴定、并卷、部分交接等变动情况。

5.3.2编制案卷目录。

编制案卷目录可分为案卷标引和组织目录两个步骤。

a）案卷标引。

案卷标引就是通过对卷内文件内容和形式特征的分析，在案卷封面标注检索标识的工作。

案卷标引应包括案卷题名、编制单位、归档日期、保管期限、密级、档号等内容。

b）“案卷标题”的标注。

案卷标题就是本卷标题，应当用简练的文字概况揭示卷内成分，通常由卷内文件名称和针对内容两部分组成。

c）档号”的标注。

档号即为“档案号”。

通常由四部分组成。

工程代号、建筑类型号、流水号和卷号。

它们之间用破折号隔开。

四个代号均使用阿拉伯数字。

E）组织案卷目录。

档案室需编制科技档案总目录。

科技档案总目录，这是档案室库藏科技档案的总登记帐，凭此对科技档案进行总量统计与检查。

它按照科技文件的归档顺序，以卷为单位大流水登记。

其格式按《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）要求执行。

上述登记项目，除总登记号按登记顺序编制之外，其余均可以从案卷封面上抄下来。

如果库藏档案是一式两分或两份以上的话，可以备注栏中注明“份数”。

5.4保管与统计

5.4.1档案室负责工程技术档案的安全、保密工作，做好“七防”工作。

5.4.2档案室应对接受、保管、借阅和鉴定销毁技术档案进行登记统计，对档案的数量和利用效果进行登记。

5.4.3接收的工程技术档案，要在入库前进行检查，发现虫情要先消毒，后入库。

5.4.4在档案的交接或档案保管人员的更换时，都要将档案点交清楚，分清责任。

5.4.5档案库房内要经常保持清洁，杜绝食物和其他杂物进入档案库房。

5.5编制竣工图的规定

5.5.1施工图没有变动的，在原施工图上加盖“竣工图章”后作为竣工图。

5.5.2施工图有局部变更的，在原施工图上进行修改、补充，并加盖“竣工图章”后作为竣工图。

5.5.3施工图的结构、平面等有重大改变，且不宜在原施工图修改的，应根据设计变更文件重新绘制施工图，并加盖“竣工图章”后作为竣工图。

5.5.4竣工图必须与工程实物相符，所有修改内容（含被修改部分打关图纸）都必须修改到位。

竣工图的修改、注记方法规定如下:

a）对于少量文字和数字的修改，可采用扛改法，即用一条实线将被修改的部分划去，在其附近的适当位置，填写变更后的内容，并注明修改依据。

b）对于少量图形的修改，可采用叉改法，即用“×

”将被修改部分划去，在其附近的适当位置，画上修改后的图形，注明修改内容及修改依据。

c）对较多图形的修改，可采用圈改法，即将被修改的部分图形圈出，按制图规范在其附近的适当位置，画出修改后的图形，注明修改依据。

E）施工图内，整张作废的图纸应注记“作废”及修改依据。

e）设计单位绘制修改图的，应圈出原施工图修改范围，并注明修改依据。

f）修改依据的注记:

设计交底会议纪要、设计变更通知单、技术核定单、业务联系单等修改依据，应注明编号设计及产生日期。

在修改依据中，每一条款需注记被修改的图号。

5.6利用（借阅与复印）

5.6.1档案室应积极开展技术档案的利用工作，及时地提供质量记录资料为基建工作服务。

5.6.2对旧档质量记录的借阅、复制或对外提供，须经总工程师批准，并定期归还。

借阅者对档案必须爱护，不得自行转借、涂改、填注、拆散，违者按情节追究责任。

5.7鉴定与销毁。

5.7.1档案室应定期进行工程技术档案保值的鉴定工作，由公司总工程师组织档案人员和有关职能部门人员，把已超过保管期限、无利用价值的科技档案剔出，予以鉴定。

5.7.2鉴定工作结束后，由档案室提出关于工程技术档案鉴定工作报告，并附上销毁目录，报公司总工程师批准，并报上级机关备案。

5.7.3销毁档案时，指定两人复核销毁和监销，并在销毁清单上签字。

在销毁属保密性质的工程技术档案时，应同时报请公司的保密组织进行审查。

5.8工程竣工资料的归口部门及保管期限表。

保管期限按《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的要求执行。

6归档资料

工程竣工资料的归口部门及保管期限表（见附录）

7支持性文件

附录2工程竣工资料的归口部门及保管期限表：

施工组织设计、质量计划资料

A—0

A册

资料名称

归属职能部门

A—0

目录

施工技术部

A—1

施工组织设计（质量计划）审批表

长期

A—2

施工组织设计修改审批表

A—3

施工组织设计

施工组织设计（总文档）

工程概况

质量、安全、文明所确定工作目标

现场管理人员组织架构及人员组成

工程难点、关键工序的确定及相应技术保证措施

工程施工、总进度计划表（附进度保证措施）

分部分项工程施工方案

质量保证措施

安全保证措施

文明保证措施

季节施工措施

模板及支架设计书（包括脚手架）

施工现场临时用电用水计算书

工程技术复核计划

隐蔽工程验收计划

混凝土、砂浆试块制作计划表

主要机械设备计划表

原材料、成品、半成品设备检验计划

质量检测计量器具配备一览表

计量、测量仪器强制性检定、校验计划

工程质量验收计划

各施工阶段劳动组织表

施工预算表

施工总平面图（包括场地、道路情况）（相应文字说明）

A-4

其它规范、规定要求的施组内容（质量计划编制的依据）

施工技术管理资料

B—0

B册

B—0

B—1

建设工程施工图设计文件审图备案证书

质安部

B—2

建设工程质量人员