合同管理系统详细设计说明书文档格式.docx
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（*红色为必填项）
tip：
客户类型：
行业客户、普通客户、渠道合作伙伴【用户添加时，以下拉列表选择】
客户编号：
规则LJKJ+4位年份+2位月份+2位日期+001～999【系统根据改天客户排序自动排好，此项可手工修改】
营业截至日期：
客户管理自动判断营业日期是否过期，如过期，则在页面进行提醒，及时更换营业附件或进行相关更新。
1.1.2、开票信息
每个客户设置一条开票信息，并设置修改权限。
在打印发票时，自动调取开票信息。
名称、纳税人识别号、地址、电话、开户银行及账号（必填项）
功能：
修改，添加（附：
可与客户基本资料设置同一张表）
1.1.3、客户附件
客户附件是对有经营单位的客户上传三证（营业执照、税务登记证,机构代码证）和直接负责人员。
并设置增、改、删功能。
如图所示管理：
附件名称、附件类别、附件说明、上传日期、附件文件名、上传人。
1.1.4、联系人
管理客户的相关联系人，并设置增、改、删功能。
姓名、职务、办公电话、移动电话、传真、E-Mail、备注。
1.1.5、客户备忘
对客户设置备忘录，并设置增、删功能。
说明事项、内容、提交人、提交日期。
1.2关联信息
根据客户合同内容关联客户其他信息，并可打印客户信息单和导出客户信息表
1.2.1打印
可对该客户的各项资料进行打印客户信息单。
打印内容：
客户基本资料、开票信息、相关项目、资金统计等
1.2.2导出信息
对所选择的客户导出.xls表
2、合同管理
合同基本资料共有两个部分：
合同资料和关联信息。
基本信息包含合同基本信息、合同文本、合同标的、合同附件、计划资金、资金条款、合同备忘等。
关联信息有多项内容，含实际资金、发票、资金统计、进度、合同变更、审批记录等。
对于合同的基本资料和关联信息此处设置必要的打印和查询关联。
2.1基本属性
对合同基本信息进行增、删、改、查及合同复制功能。
合同名称、合同编号、合同对方、签约日期等。
合同名称、合同编号、对方合同编号、合同类别，签订日期、生效日期、计划完成日期、合同金额、币种、印花税额（可改为选填发票类型：
增值税普通、增值税专用）、合同对方、所属项目、负责人、审批状态、合同状态、盖章状态、借阅状态
合同类别：
采购合同、直销合同、分销合同
合同编号规则（默认，可修改）：
LJCG（采购）/LJZX（直销）/LJFX（分销）+年（2013）+月（11）+日（04）合同排序（001），例：
LJCG20131104031
共15位
审批状态：
未提交0，审批中1，审批通过2，审批拒绝-1，已作废-2，已盖章3，已归档4，合同执行5，已开票6，完结10.
借阅状态：
默认（在库）0，空缺-1
除此之外，设置合同复制功能，点击已有合同复制后，新增一条除编号，状态不同其他内容都相同的合同。
2.2关联信息
根据合同内容需要设置其他相关信息
2.2.1合同文本
设置合同文本信息的增、删功能
文本名称、文本类别、文件、文件说明、建立人、建立日期。
Tip:
文本类别：
合同正文、补充协议、会议纪要、设计方案、合同盖章扫描件、其他合同附件
2.2.2合同标的
设置合同标的信息的增、删功能
名称、规格、数量、单价、添加人、添加日期
2.2.3计划资金
设置合同计划资金信息的增、删功能
名称、金额、结算方式、计划完成日期、备注
结算方式：
现金、支票、电汇。
2.2.3资金条款
资金条款管理。
资金条款，合同id
3、合同执行
3.1合同审批及调整阶段
对于已拟定无误的合同有以下操作
提交审批、合同作废、合同盖章
3.1.1提交审批
提交审批后，审批状态更改为审批中
（1）
提交审批：
默认（0）—>
审批中
（1）
3.1.2审批通过及拒绝
●审批拒绝后，审批状态由审批中
（1）审批拒绝（-1），拒绝可填写拒绝理由。
●审批同意后，审批状态由审批中
（1）审批通过
（2）
●审批通过的合同自动进入盖章环节
3.1.3合同作废
合同作废，合同状态由默认（0），审批中
（1），审批通过
（2）--已作废-2
注：
合同作废环节可由领导操作或者销售人员操作。
在归档之前，均可作废
3.2、盖章管理
3.2.1合同盖章
合同审批通过后，由相关人员（商务）将合同文件盖章，将纸质合同扫描为pdf文件，上传服务器进行归档。
用章的同时，记录用章信息。
此处仅记录我公司盖章状态
基本属性：
用章人、用章日期、用章申请人、盖章份数、每份盖章数量、用章状态、盖章数量
执行条件：
审批通过
（2），盖章操作后，更改合同状态为已盖章（3）
合同状态：
审批通过
（2）已盖章（3）
3.2.1合同归档
合同用章后，执行操作“合同归档”,由商务人员将纸质合同扫描成pdf文件，上传系统归档。
归档后，可进行在线合同查询合同。
已盖章（3）已归档（4）
归档人、归档日期、归档份数、归档说明，档案柜编号
3.2.2合同借阅
记录纸质合同借阅记录，合同新建借阅前，判断合同借阅状态。
默认（在库）0，空缺-1，并可查询合同借阅记录
借阅日期，借阅人，合同名称
借阅增、删操作。
借阅人、借阅日期、借阅说明、借阅份数、借阅经办人、归还日期、归还人、归还经办人
3.2.2其他用章管理
记录非合同类用章情况。
用章记录增、删、查
印章名称、用章日期、用章申请人
用章人、用章日期、印章名称、盖章总量、用章申请人、用章情况说明。
3.3、合同执行进度
合同归档
合同归档后，由销售人员决定何时提交执行合同，合同执行后，更改合同状态。
合同归档（4）合同执行（5），
采购合同、直销合同类合同提交执行合同后，直接进入申请发货进度页面。
进度提交后，由商务处理
3.3.1计划进度（供货、收货、资金）
合同归档后，销售人员制定相关的计划执行进度，进度属性包含三类：
供货、收货、资金。
对于供货进度，设置提交审批动作。
提交审批后为商务人员待处理事宜。
制定计划：
销售人员制定不同的进度计划，用于完成规定期限内的合同内容。
进度名称、金额、进度描述、执行人、进度属性，计划开始日期、计划完成日期、备用，提交审批后，进度状态为1，升级为商务待处理状态。
提交人可见。
进度属性：
资金（勾选后），自动出现资金额度文本框，填写资金额度。
同时设有进度附件。
附件名称、附件类别、上传日期、附件说明、附件文件
3.3.2供货进度
销售人员根据既定的供货进度计划，对合同进度的执行详细情况做进度明细登记。
商务人员对已提交的供货申请，商务批复有三种：
A库存B需采购C已到货。
商务可对提交的供货申请做多次批复，以通知货物状态。
回复内容销售可见。
进度执行情况、开始日期、完成日期、累计完成，审批状态、提交人。
系统根据进度执行情况，自动计算进度状态。
非资金类的按进度执行天数。
资金类的按资金完成计算完成百分比。
对于采购合同、直销合同，商务可直接处理发货等操作；
对于分销合同，商务在处理时，系统提醒，需收款额度>
0时，才可对提交的进度申请处理。
3.3.3收货进度
当库存不足时，商务自行提交定货合同，商务收货后，可直接登记明细。
修改合同状态
3.3.4收（付）款进度
合同归档后，对每次的收（付）款记录收（付）款操作
合同收（付）款，选择合同，提交资金金额、结算方式、票据号码、结算日期提交收（付）款，收（付）款后，显示已完成、可核销余额、本次核销、全部核销金额等内容。
在合同资金进度中，根据合同实际的收（付）款金额，自动计算合同款项完成情况和完成比例。
合同完成100%时，自动提醒合同已完成，提交完成合同报送，合同执行结束。
资金金额、票据号码、结算方式、结算日期、备注
4、创建采购合同
参照2合同管理
5、发票管理
5.1发票管理
发票管理用于发票在系统上的记录。
发票按来源分为两类，接收、开具。
接收类的发票根据对象不同分为合同类发票，非合同类发票，此类发票接收后，商务确认后，记录接收发票记录即可。
开具类发票，根据对象不同分为合同类发票，非合同类发票，此类发票经领导审批后，才可开具，审批的同时登记开具发票记录。
相关功能：
发票增、删、改、查
发票类型、开票日期、发票对方、纳税识别号
发票类型、发票来源、相关合同、发票金额、开票日期、发票号、发票对方、备注、备用1
发票类型（增值税发票14%，增值税专用发票7%,普通发票6%）
发票来源（开具、接收）
相关合同：
设置合同选择框，发票合同字段为空的为未关联合同，不为空的为合同类发票。
（可选）。
选择合同后，页面下方发票内容自动关联合同标的。
否则，用户可增加、删除相关发票内容。
（发票内容：
名称、规格、单价、数量、金额）
发票对方：
设置选择框及可输入框。
选择对应客户（供应商）时自动关联纳税人识别号、地址、电话，开户银行及帐号信息。
否则，可手工录入。
创建完成后，确认,可提交审批。
发票审批后，更新合同发票状态。
合同完成。
5.1发票审批（确认）
●开具的发票审批后，系统自动记录审批时间，审批通过后，系统自动提醒相关人，待处理发票，可对发票进行打印操作，对于合同类的发票，自动关联合同中开票单位、标的等信息，发票打印后，可更新合同中发票状态。
●接收类发票经商务确认发票后，系统自动记录确认时间及相关信息。
●系统提供发票的不同查询方式。
6、合同完成处理
合同完成：
收（付）款完成、收（发）货完成，发票完成
完结10.
合同状态-10
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