A一文件控制程序Word格式文档下载.docx
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QE
程序文件:
QS
作业指导书:
WI
记录表格:
FR
外来文件:
WG
5.1.3.2.文件编号构成方法
(1)、管理手册编号:
QE-2.0
QS––
程序文件顺序号(用阿拉伯数字排序,如01,02,03……)
(2)、程序文件编号方法:
-
程序文件代号
(3)、三级文件(作业指导书)编号方法:
三级文件顺序号
三级文件代号(作业指导书)
外来文件的编号方法:
WG(外来文件代号)—(外来文件的顺序号,采用阿拉伯数字排序)
(4)程序文件对应的记录表格的编号方法:
注1:
程序文件未涉及的其它质量记录表格的编号方法:
FR—(部门代号)—流水号
(记录表格的流水号,用阿拉伯数字排序)
(5)、版本号
修订次第,阿拉伯数字排序,如:
1为第一次修改,…)
版本号,阿拉伯数字排序,第一版为1)
(注:
因外部审核发现需修改的,修改后直接改版本号;
内部修改文件则变更修订次第,次数达5次的则改版本号;
为了版本号的统一必要时由管理者代表作出规定)
5.2文件的制定
5.2.1文件的样式
管理手册、程序文件首页和正文的格式如附表一所示。
三级文件不拘形式,但需有明显显示文件编号、文件名称、版本、页码、实施日、制定日和制定、审核、核准签署栏。
四级文件随上级文件制定和审批。
5.2.2文件的制定
管理手册、程序文件、作业指导书、记录和表格制定、审核、核准如下表所示。
文件种类
制定
审议机构
审核
核准
ISO推行小组
ISO工作小组会议
总经理
董事长
部门责任者
作业指导书
各部门
部门负责人
记录、表格
部门内部会议
部门责任人
ISO工作小组会议由总经理、ISO推行小组全体成员(含文控)和相关责任人参加。
5.3文件的发放
为有效推进品质管理工作,应及时向各部门发放文件的最新有效版本。
5.3.1管理手册、程序的发放
5.3.1.1管理手册、程序经核准后,由ISO推行小组统一复印、受控分发并建立发放记录”,管理手册、程序文件的原件保管在ISO推行小组(文控)。
5.3.1.2由ISO推行小组将原件副本盖上“ISO推行小组”的红印以示受控,发放给各部门及总经理,正、副管理者代表。
各部门应指定文件管理责任人。
5.3.1.3如果公司组织机构发生变化时,新增设的部门责任人向ISO推行小组申请管理手册和程序文件,已裁减部门的管理手册和程序文件由ISO推行小组负责收回。
5.3.1.4管理手册、程序发放的场所见附表二所示。
5.3.2作业指导书、表格的发放
5.3.2.1作业指导书批核后、由ISO推行小组(文控)负责复印、受控,分发至相关使用部门(制定部门),原件保管在ISO推行小组。
5.3.2.2各部门经批核后的表格,由ISO推行小组负责收集、编号、建立表格清单。
原件备案,复印件分发至相关使用部门,ISO推行小组每三个月与相关使用部门核对表格的使用情况,确保表格得到有效识别、控制。
5.3.3管理体系文件发放的登记
管理手册、程序文件、作业指导书、由ISO推行小组发放并登记、登记表的格式如附表三所示。
表格发放的登记以部门表格清单的形式进行确认。
各部门也可用代码表示,部门缩写代码为:
ISO推行小组:
IS
设备部:
SB
业务部:
YW
品管部:
PG
生产部:
SC
财务部:
CW
行政部:
XZ
5.3.4外来文件的发放
各接收部门收到外来文件并识别选取后,由ISO推行小组统一编号登记,并保存,若需发放则按5.3.3执行。
5.4文件的修改、废弃
5.4.1管理手册每三年进行一次整体评审,根据具体情况进行修订。
但是,当总经理提出修订的指示后应进行修改。
5.4.2程序文件每三年进行一次整体评审,根据具体情况进行修订。
但是,当管理者代表提出修订的指示后应进行修改。
5.4.3作业指导书、表格每年进行一次整体评审,根据具体情况进行修订。
5.4.4如果管理手册、程序文件、作业指导书和表格在管理体系运行中被认为不再适用,由提出人填写《文件变更申请表》(附表四),经原文件审核责任人核准后,由文控按5.3条款重新发放并建立文件回收发放记录。
5.4.5管理手册、程序部分修订时,需换页。
5.4.5.1每次修订须由ISO推行小组重新制作首页,采用打印的形式增填该次修订内容,相关人分别在制定/审核/批准栏签名,替换旧首页(此原件盖“作废”蓝印保存)。
5.4.5.2ISO推行小组将最新修订后的文件页页码确认后替换旧文件页(此原件盖“作废”蓝印保存)。
5.4.5.3ISO推行小组将最新修订后的首页和文件页复印后盖上“ISO推行小组”的红印,按5.3发放。
撤换下来的废弃旧首页、文件页复印件,集中回收盖“作废”蓝印,作废处理。
5.4.6作业指导书、表格修订时,由ISO推行小组重新打印,重新按5.3发放。
旧原件盖“作废”蓝印保存,撤换下来的废弃作业指导书、表格复印件,盖“作废”蓝印,集中回收作废处理。
5.4.7文件作废时在原稿上每页盖“作废”蓝印并由文控保存,废弃的复印件集中回收盖“作废”蓝印,作废处理。
保留的作废文件的保存期为一年;
管理者代表有要求时,按其规定保存。
5.5文件的保管
5.5.1各部门文件管理责任者应对文件认真保管,如有遗失,填写《文件记录遗失登记表》(附表五)备案。
5.5.2文件、记录应放入文件夹中,文件夹上一般应附有样式如附表六的标签纸。
5.5.3为了便于查阅,不同文件必要时用分隔纸隔开。
5.5.4文件夹的第一页一般应夹入文件的一览表。
5.5.5不能装入文件夹的文件可用其他方法保存。
5.5.6作废文件原件应予以明显标识,并与有效文件分开管理。
6、记录
《文件指导书及表格发放签收表》
《文件、记录遗失登记表》
《文件、程序文件发放部门一览表》
《文件变更申请表》
6、相关文件
《记录管理程序》(QS-WR-02)
7、附件
《手册、程序文件首页、正文格式说明》(QS-01-01)附表一
《手册、程序文件发放部门一览表》(QS-01-02)附表二
《文件、指导书及表格发放签收表》(QS-01-03)附表三
《文件变更申请表》(QS-01-04)附表四
《文件、记录遗失登记表》(QS-01-05)附表五
文件首页格式编号:
QS-01-01附表一
润兴发时装(深圳)有限公司
种类:
(1)
编号:
(2)
版本号:
(3)
名称:
(4)
共(6)页
制定日:
(7)
(9)
(10)
(11)
实施日:
(8)
修订记录
编号
修订实施日
修订页
主要修订内容
制定
审核
核准
(12)
(13)
(14)
(15)
文件正文格式:
(4)
编号:
第(5)页共(6)页
记载内容:
(1)种类:
文件(手册、程序)的种类。
(2)编号:
填写手册、程序的编号。
(3)版本号:
现行版本号。
(4)名称:
填写文件的名称。
(5)第页:
当前页页序。
(6)共页:
文件页数总和(含目录页和附页,首页不计)。
(7)制定日:
填写现行版的制定日
(8)实施日:
填写现行版的实施日
(9)-(11):
属签署栏,根据5.2.2的规定,分别由有关人员盖红印。
修订记录栏:
现行版本未作修改时,不用填。
(12)编号:
记入现行版本的修订次数,第一次修订时用+1表示。
(13)修订实施日:
填写最新修订实施日期。
(14)修订页:
填写修订页码。
(15)主要修订内容:
修订内容提要。
除(9)-(11)检印栏外,其余均由ISO推行小组填写。
手册、程序文件发放部门一览表附表二
QS-01-02
手册、程序名称
文件编号
发放部门
管理者表
ISO小组文控
设备部
业务部
品管部
财务部
行政部
生产部
QE-WR-01
文件控制程序
QS-WR-01
记录管理程序
QS-WR-02
合同(订单)评审程序
QS-WR-03
管理评审程序
QS-WR-04
培训、意识与能力控制程序
QS-WR-05
客户满意不满意控制程序
QS-WR-06
采购控制程序
QS-WR-07
过程控制程序
QS-WR-08
产品标识与可追溯性程序
QS-WR-09
产品防护程序
QS-WR-10
产品测量和监控程序
QS-WR-11
管理体系审核程序
QS-WR-12
过程测量和监控程序
QS-WR-13
不合格品控制程序
QS-WR-14
不符合、纠正与预防措施程序
QS-WR-15
客户财产管理程序
QS-WR-16
测量和监控设备控制程序
QS-WR-17
生产计划控制程序
QS-WR-18
样板制作、确认程序
QS-WR-19
设备/治具管理程序
QS-WR-20
外注管理程序
QS-WR-21
■:
为原件保管部门△:
为复印件保管部门(由ISO小组下发)
文件、指导书及表格发放签收表编号:
QS-01-03附表三
名称
编号
版本
发放日
发放
部门
数目
接受
接收人
备注
QS-01-04文件变更申请表附表四
申请人:
申请部门:
日期:
文件名:
变更内容:
变更理由:
文件编写部门意见:
责任人:
日期:
审核人意见:
审核人:
核准人意见:
核准人:
文件、记录遗失登记表编号:
QS-01-05附表五
遗失部门
时间
责任人