工业进销存系统操作指南Word文档格式.docx

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当前套帐不能被删除。

进销存管理系统要求至少应保存有一套帐的数据。

1.3复制套帐

增加新的套帐，并将当前套帐中的内容全部复制到新套帐中。

从[文件]菜单中选择“套帐管理”，单击“复制”按钮。

系统会显示“套帐复制”对话框，您可以在套帐代码中选定所需的套帐代码，X围可以在1~99之间，但不能与已有的套帐编号重复；

单击“确定”后，系统自动将当前套帐的全部内容复制到新套帐中。

[复制套帐]与[新建套帐]的区别在于：

[新建套帐]仅包含套帐的数据库结构而不包含数据，[复制套帐]不仅包含数据库结构，而且包含数据。

二、如何设定用户权限

从[文件]菜单中选择“用户权限”。

对使用本系统的工作人员进行注册管理，登记工作人员的XX、标识，分配每个工作人员的使用权限等。

由系统管理员（manager）根据本单位实际情况进行管理。

系统还提供分组管理，按功能组分配权限，再将用户归属该组，同一功能组的用户权限相同。

从[文件]菜单中选择“用户权限”，系统会出现“用户/组维护”窗口。

屏幕左边出现已注册过的工作人员情况表，右边是用户管理区。

首先，需要选择定义用户或者定义组别。

定义用户：

·

用户号：

用户在本系统内的编号，允许输入3位字符/数字。

姓名：

输入用户的XX，允许输入20位字符/数字或者10位汉字。

登录名：

是用户用来登录本系统的用户代码，允许输入20位字符/数字或者10位汉字。

密码：

用来校验用户身份的密码，允许输入8位字符/数字。

定义组：

组号：

功能组别在本系统内的编号，允许输入3位字符/数字。

组名：

允许输入20位字符/数字或者10位汉字。

然后，分配用户权限，有两种定义方法供用户选择。

方法一：

运用增加、移走按钮管理。

增加：

在右框可供模块中，选定某些功能后，单击此钮，即将此功能赋予给用户。

增加所有权限：

是一次性将可供模块中的所有功能都赋予给用户。

移走：

与增加按钮相反，在现有模块中选定某一功能后，单击此钮，即将此功能从用户的权限中取消。

移走所有权限：

是一次性将现有模块中的所有功能全部移走，即取消用户的所有权限。

方法二：

运用组管理。

在可供组中为用户选择归属的组别。

三、如何自改密码

每个操作员均可随时设置、更改自己的口令。

为防止他人以自己名义登录进行非法操作，也需经常更改口令。

用户以自己的名义登录，在[文件]菜单中选择“自改密码”，屏幕弹出一个“用户注册”对话框，要求输入原口令和新口令，新口令需要输两遍，确定后，口令被更改。

注意记牢自己的口令。

新增加的操作员是没有口令的，登录时可直接确定，进入系统以后再设定自己的口令，此时原口令也不输。

四、如何进行系统初始化

从[系统]菜单中选择“系统初始化”，系统会出现“开工准备”对话框。

同时警告用户“系统开工准备将删除所有数据！

”。

同时，要求用户指定开帐日期；

选择统计期间，即本单位每一统计期间划分的交割日或结算日。

如统计期间是每月的26日至下一月的25日，用户应选择26，即统计期间的开始日期。

系统已存在本年度核算所需基础资料时，用户还可以选择是否保留产品档案、客户档案、部门档案等相关资料。

系统参数：

让用户设置商品编码每级长度、数量位数（小数位数）、单价位数（小数位数）、营业税率和增值税率。

4.1产品属性

从[档案]菜单中选择“产品属性”，系统会弹出“产品属性维护”窗口。

其中：

属性：

可以输入2个字符（数字）或6个汉字；

名称：

可以输入10个字符（数字）或5个汉字；

如：

整件，部件，零件，他们之间的属性关系为整件由部件组成，部件由零件组成。

则：

整件属性为2，部件属性为1，零件属性为0。

用户可以实现以下功能：

新增加一条记录到当前数据库；

删除：

删除当前选中的记录；

4.2产品可按大类、小类归集汇总。

4.2.1大类设置

从[档案]菜单中选择“大类设置”，系统会显示“大类设置”对话窗口。

大类码：

可以输入3个字符（数字）；

大类名称：

可以输入10个字符（数字）或5个汉字。

用户通过按钮可以实现以下功能：

新增加一条记录到当前数据库。

删除当前选中的记录。

4.2.2小类设置

“小类设置”操作与大类设置操作相同可参考之。

4.3仓库表

用于管理储存产品的仓库。

从[档案]菜单中选择“仓库表”，系统会弹出“仓库设置”窗口。

仓库编号：

允许输入4字符/数字。

仓库名：

允许输入10字符/数字或多或5个汉字。

选择“总库”或“车间”，可查看当前库存按产品汇总时，属性为“车间”的在产品不计入在内。

4.4客户档案

从[档案]菜单中选择“客户档案”，系统会弹出“客户档案维护”对话窗口。

上半部分的数据窗口中显示客户的一览表，用户用刷新键从数据库中重读数据，窗口中即可列示已存在的客户资料。

下半部分为相对应的客户详细资料。

客户编号：

可以输入6个字符（数字）或3个汉字。

客户名称：

可以输入50个字符（数字）或25个汉字。

通信地址：

可以输入40个字符（数字）或20个汉字。

邮政编码：

可以输入6个数字。

纳税号：

可以输入20个字符（数字）。

联系：

可以输入14个数字。

地区编号：

由用户从下拉窗口中选择所需的地区及其编号。

联系人：

可以输入8个字符（数字）或4个汉字。

开户银行：

可以输入30个字符（数字）或15个汉字。

银行XX：

可以输入20个字符（数字）或10个汉字。

4.5地区表

用于按地区分布管理客户。

从[档案]菜单中选择“地区表”，系统会显示“地区管理”对话窗口。

允许输入4个字符/数字。

地区名：

允许输入10个字符/数字或多或5个汉字。

4.6币种表

用于管理各种货币。

从[档案]菜单中选择“币种表”，系统会显示“地区档案”对话窗口。

币种：

汇率：

允许输入10个数字。

4.7部门

用于管理企业所属部门的增加、删减等操作。

从[档案]菜单中选择“部门”，系统会弹出“部门管理”对话窗口。

部门编码：

可以输入4个字符（数字）或2个汉字；

部门名称：

可以输入20个字符（数字）或10个汉字；

4.8人员

用于管理企业所属人员的增加、删减等操作。

从[档案]菜单中选择“人员”，系统会弹出“人员管理”对话窗口。

部门：

指定人员从属的部门，用户从下拉窗口中选择。

人员编码：

人员名称：

4.9产品档案

用于管理产品品种的增加、删减和修改。

系统支持给每一种产品分别定义不同的计价方法。

从[档案]菜单中选择“产品档案”，系统会弹出“产品档案维护”窗口。

产品编码：

可以输入12个字符（数字）或6个汉字；

产品名称：

条形码：

由用户在系统设置处定义；

简码：

大小类码：

由用户从下拉窗口中选择，分别在[档案]中的大类库和小类库中定义；

计量单位：

有原材料、半成品和产成品三种选择；

计价方法：

有计划成本法、先进先出法、后进先出法、移动平均法、加权平均法和无成本等六种计价方法选择。

标准入库价、标准出库价、零售价、调拨价和计划单价：

根据实际情况输入。

用户通过[操作]菜单和工具条可以实现以下功能：

数据刷新：

刚进入到该窗口时，窗口内无任何记录，按下刷新按钮（或CTRL+F

），窗口将显示已存盘过的产品档案记录。

修改数据：

这是一个开关，当它按下时，可对数据进行所有操作，包括：

存盘、增加、删除操作；

否则将不能进行存盘、增加、删除操作，而只能进行刷新、重取、打印、记录移动、返回等操作。

快捷方式为CTRL+E。

数据存盘：

将当前编辑过的数据存盘。

快捷方式为CTRL+S。

增加记录：

增加一条新的记录到当前数据库。

快捷方式为CTRL+A。

拷加记录：

拷贝当前一条记录加到最后一行。

快捷方式为CTRL+K。

删除记录：

删除一条已经存在的记录。

快捷方式为CTRL+D。

重取记录：

指将当前记录从数据库中重新取出来，从而放弃了此前对该记录的操作。

快捷方式为CTRL+R。

此与数据刷新的重大区别在于：

数据刷新是重新读取所有记录，而重取记录仅仅重读当前记录。

定位查询：

提供按代码和名称进行查询，以快速定位到用户所关心的记录上。

在窗口中，对记录进行方便快速查询，能够筛选出符合条件的记录；

当有符合条件时，定位查询窗口自动关闭，如果没有记录符合条件则不退出，重新输入条件查询记录。

快捷方式为CTRL+Q。

记录打印：

将当前特定窗口中的数据以固定格式输出到打印机打印。

快捷方式为CTRL+P。

记录首：

将当前记录指针移动到第一条记录处。

上一记录：

将当前记录指针移动到上一条记录处。

下一记录：

将当前记录指针移动到下一条记录处。

记录尾：

将当前记录指针移动到最后一条记录处。

返回：

退出当前窗口，返回到上一窗口。

五、如何录入期初数据

初次使用该软件系统时，应确定开帐日期，对于截止至开帐日期前的库存商品数量先进行盘点，并列出盘点清单，根据盘点清单清单录入。

先选择“仓库管理”菜单中的“入库单”项、做新增入库单、日期须与开帐日期一致，入库类别选择“期初入库”。

六、如何订立采购合同

6.1采购合同管理

合同采购是产品入库的主要途径，采购合同管理主要是采购品种/数量/单价、供应商、合同有效期、结算币种、存货仓库以及查询采购入库情况、合同付款情况等。

从[实务]菜单中选择“采购合同管理”，系统会弹出“采购合同”数据窗口。

另存：

将当前中的数据以用户指定的数据格式存到进销存系统之外的文件中，供其他系统实现数据共享。

存盘、增加、复制、删除操作；

否则将不能进行存盘、增加、复制、删除操作，而只能进行刷新、重取、打印、记录移动、返回等操作。

将数据从数据库中重新读取出来。

常用于放弃对多条尚未存盘数据的编辑，恢复成数据库中原来的数据。

刚进入到数据窗口时，窗口内无任何数据，按下此钮，系统从数据读取出已有的数据。

快捷方式为CTRL+F。

增加合同：

新增加一条新的到当前数据库。

快捷方式为CTRL+A（详见5.1.1节）。

复制记录：

拷贝当前一条记录到最后一行即复制当前合同。

转入数据：

从系统读取以指定格式存储的DBF数据文件，可以作为两个系统之间数据共享的方式之一。

在窗口中，对数据进行方便快速查询，能够筛选出符合条件的数据；

当有符合条件时，定位查询窗口自动关闭，如果没有数据符合条件则不退出，重新输入条件查询数据。

入库查询：

查询当前选中合同的各品种入库的的明细资料。

出库查询：

查询当前选中合同的各品种出库的明细资料。

查看：

查看当前选中合同的各品种的明细资料。

打印预览：

预览需要打印输出的合同资料。

数据打印：

将当前记录指针移动第一条记录处。

将当前记录指针移动上一条记录处。

将当前记录指针移动下一条记录处。

将当前记录指针移动最后一条记录处。

6.1.1增加采购合同

用于产生一份新的合同。

用户从主窗口[操作]菜单中点取“增加合同”或直接单击工具条上的“增加”按钮，系统会出现“采购合同增加”窗口。

分上下两部分：

上部分：

是合同的基础信息。

包括：

合同编号：

可以输入10个字符/数字或5个汉字；

采购部门：

从下拉窗口中选择采购合同订立的部门；

经办人：

从下拉窗口中选择采购合同订立的具体执行人；

供应商：

从下拉窗口中选择采购合同中被指定提供产品的客户；

签定日期：

采购合同签定的日期；

有效期至：

采购合同签署后，双方约定的有效执行时间；

双方在采购合同中约定的结算币种；

仓库：

指定存储产品的仓库；

总数量、总金额（本位币/原币）由合同根据明细品种的数量和单价折算出来，本位币由原币值和汇率折算出来；

已入库数量、金额根据有关入库单据计算而来，反映合同的执行完成情况；

已付款金额由付款单据处读取相关数据。

下部分：

是合同涉及到的产品明细信息。

产品编号：

从下拉窗口中选择本次采购的商品；

数量：

各品种的采购数量；

单价：

双方约定的采购价格；

已入库数量、金额反映本合同的执行情况，从入库单据中读取数据而来。

[操作]菜单和工具条的使用详见5.1节内容。

七、如何订立销售合同

7.1销售合同管理

合同销售是产品出库的主要途径，销售合同管理主要是销售品种/数量/单价、经销商、合同有效期、结算币种、存货仓库以及查询销售出库情况、合同付款情况等。

从[实务]菜单中选择“销售合同管理”，系统会弹出“销售合同”数据窗口。

7.1.1增加销售合同

用于产生一份新的销售合同。

用户从主窗口[操作]菜单中点取“增加合同”或直接单击工具条上的“增加”按钮，系统会出现“销售合同增加”窗口。

销售部门：

从下拉窗口中选择销售合同订立的部门；

从下拉窗口中选择销售合同订立的具体执行人；

从下拉窗口中选择销售合同中被指定提供产品的客户；

销售合同签定的日期；

销售合同签署后，双方约定的有效执行时间；

双方在销售合同中约定的结算币种；

指定产品出库的仓库；

已出库数量、金额根据有关出库单据计算而来，反映合同的执行完成情况；

已收款金额由收款单据处读取相关数据。

从下拉窗口中选择本次销售的商品；

各品种的销售数量；

双方约定的销售价格；

已出库数量、金额反映本合同的执行情况，从出库单据中读取数据而来。

八、如何录入入库单、调拨单（领用单）、出库单

8.1仓库管理

仓库管理用于集中管理商品入库、出库、调拨、盘点、当前库存和收发台帐等核算资料。

从[实务]菜单中选择“仓库管理”，系统会出现六个子项：

入库单

出库单

调拨单

盘点表

当前库存

收发台帐

8.1.1入库单

系统提供输入采购商品实际资料的窗口。

基本内容包括：

入库单号、合同号、入库日期、供应商、采购部门、仓库编号、数量、单价、金额、付款方式、说明等资料。

从[实务]菜单中选择“仓库管理”，点取[入库单]子项，系统会出现“入库单浏览”窗口，其中：

类别：

是入库单据的类别，即是入库业务的分类，有期初入库、采购入库、销售退货和其他入库等四种。

期初数据要以入库单的期初入库形式录入。

采购入库一定要遵循采购合同。

如无采购合同的采购行为可按其他入库的形式填写入库单。

入库单号：

入库单据的流水号，可以输入10个字符/数字或5个汉字；

付款方式：

是采购和其他入库约定的付款方式，有现付、应付两种方式；

日期：

入库的日期，用户务必严格按业务顺序及时输入单据，否则直接影响到以先进先出法、后进先出法和移动加权平均法的成本资料的计算。

从下拉窗口中选择入库采购的经办部门；

从下拉窗口中选择入库商品的存放仓库，对成本计算有直接影响，因为系统是按仓库分别计算各仓库的出库成本单价；

经办人/保管人/开票人：

从下拉窗口中选择具体业务执行人；

说明：

对入库业务的摘要说明。

8.1.1.1增加入库记录

用于产生一份新的入库单。

用户从主窗口[操作]菜单中点取“增加记录”或直接单击工具条上的“增加”按钮，系统会出现“入库单增加”窗口。

是入库单的基础信息。

是入库商品的品种明细信息。

从下拉窗口中选择本次入库的商品；

各品种的入库数量；

双方约定的入库价格；

金额：

入库商品的金额。

8.1.2出库单

出库单号、合同号、出库日期、经销商、采购部门、仓库编号、数量、单价、金额、收款方式、说明等资料。

从[实务]菜单中选择“仓库管理”，点取[出库单]子项，系统会出现“出库单浏览”窗口，其中：

是出库单据的类别，即是出库业务的分类，有销售出库、采购退货和其他出库等三种。

销售出库必须遵循销售合同

无销售合同的产品可按其他出库的形式填写出库单。

出库单号：

出库单据的流水号，可以输入10个字符/数字或5个汉字；

收款方式：

是销售和其他出库约定的收款方式，有现收、应收两种方式；

出库的日期，用户务必严格按业务顺序及时输入单据，否则直接影响到以先进先出法、后进先出法和移动加权平均法的成本资料的计算。

从下拉窗口中选择销售出库的经办部门；

从下拉窗口中选择出库商品的存放仓库，对成本计算有直接影响，因为系统是按仓库分别计算各仓库的出库成本单价；

经销商：

对出库业务的摘要说明。

[操作]菜单和工具条的使用详见5.1节内容。

8.1.2.1增加出库记录

用于产生一份新的出库单。

用户从主窗口[操作]菜单中点取“增加记录”或直接单击工具条上的“增加”按钮，系统会出现“出库单增加”窗口。

是出库单的基础信息。

是出库单据的类别，即是出库业务的分类，有销售出库、采购退货和领用出库等三种。

是出库商品的品种明细信息。

从下拉窗口中选择本次出库的商品；