Excel中输入各种类型数据的方法和技巧.docx

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Excel中输入各种类型数据的方法和技巧

Excel中输入各种类型数据的方法和技巧

在Excel工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：

常数和公式。

常数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它特定的格式和输入方法，本文介绍在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧，帮助大家更好地运用Excel。

　　一、输入文本

　　Excel单元格中的文本包括任何中西文的文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。

虽然在Excel中输入文本和在其它应用程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在word、PowerPoint的表格中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。

　　二、输入分数

　　几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分子/分母”，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”（零）以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“0 1/2”。

如果在单元格中输入“8 1/2”，则在单元格中显示“8 1/2”，而在编辑栏中显示“8.5”。

　　三、输入负数

　　在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将数字置在（）括号内来标识，比如在单元格中输入“（88）”，按一下回车键，则会自动显示为“-88”。

　　四、输入小数

　　在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。

当你需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：

选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88000”，就在“位数”微调框中输入“-3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3位小数，变成“0.088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。

另外美文坊提醒大家，在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影响后边的输入;如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。

　　五、输入货币值

　　Excel几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。

欧元出台以后，Excel完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。

用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住Alt键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。

　　六、输入日期

　　Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。

用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。

比如要输入“2001年12月1日”，可以在单元各种输入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。

如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的Ctrl+;组合键。

　　七、输入时间

　　在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入，这两种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午2时30分38秒，用24小时制输入格式为：

2:

30:

38，而用12小时制输入时间格式为：

2:

30:

38 p，注意字母“p”和时间之间有一个空格。

如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl+Shift+;键。

Excel中输入身份证等长串数字技巧两则 
　  在Excel中输入长串数字有时候会出现一些问题，比如输入身份证号码或者序列号，只要序列号超过15位，输入的结果就以科学计数法表示。

 　　下面介绍两种方法，可以在Excel中能够以普通方式正常显示长串数字。

　　方法一、先用右键点击单元格空白处，然后在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”，在“单元格格式”设置窗口中“数字”栏的分类下拉列表中选择“文本”。

　　方法二、在输入数字时先输入一个半角的单引号，然后再输入数字，也能达到同样的效果。

需要注意的是，单引号必须是英文状态下输入。

 在Excel中不用等号输入算式 如果你在Excel工作表中需要输入大量的诸如“3+7+9”之类的算式，而且要求单元格中显示其计算结果，于是你在每个算式前都得键入一个等号“=”,确实稍嫌麻烦。

在此，告诉你一个方法，让你可以省去这个等号的输入过程，该方法是：

 
　　1.单击“工具”菜单中的“选项”命令，系统弹出“选项”对话框。

　　2.单击“1-2-3的帮助”选项卡，选中“转换Lotus1-2-3公式”复选框。

　　3.单击“确定”按钮。

　　之后，当你在单元格内键入“3+7+9”后，系统便把其当作算式处理，并计算出其结果。

当然，如果你本意就是要在单元格中输入 “3+7+9”,那么请在输入前加上一个单引号，即需要输入“‘3+7+9”.此外，还请注意：

如上设置仅适用于全部为数字的算式，如果要输入包含单元格引用的公式，还请在公式前键入等号“=”。

工作表，那么Excel把隐藏列也粘贴过来了。

要想避免这种情况，可以选取你要复制的数据区域，然后选择“编辑→定位”命令，单击“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框，选中“可见单元格”选项，再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。

2.1.45  制作个性单元格

如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格，可用以下方法实现:

先在单元格内输入数据，然后打开“绘图”工具栏，在“自选图形→基本形状”子菜单中找到需要的图形。

单击后光标变成一个小十字，由单元格左上角向右下角拖动，即可画出所需形状的单元格。

如果单元格的内容被覆盖，可用鼠标右击刚刚画出的单元格，选择快捷莱单中“设置自选图形格式”命令。

将“设置自选图形格式”和“颜色与线条”选项卡打开，选中“颜色→填充”下拉列表下“无填充颜色”，“确定”后单元格内的原有内容即会显示出来。

如果你将“属性”选项卡中的“大小、位置均随单元格而变”选项选中，它还会随单元格自动改变大小。

Excel 2002使用技巧2 

第2节 数据输入和编辑技巧

2.2.1  在一个单元格内输入多个值

我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。

但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。

其实可以采用以下方法:

单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格，此时，单元格周围将出现实线框，再输入数据，敲回车键就不会移动了。

2.2.2  增加工作簿的页数

单击“插入→工作表”命令，即可在底部看到一个新名称的工作表。

一个工作簿最多可以有255张工作表。

2.2.3  奇特的F4键

Excel中有一个快捷键的作用极其突出，那就是F4键。

作为“重复”键，F4键可以重复前一次操作，在很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行，本不需要使用菜单。

2.2.4  将格式化文本导入Excel

1.在Windows“记事本”中输入格式化文本，每个数据项之间会被空格隔开，当然你也可以用逗号、分、Tab键作为分隔符。

输入完成后，保存此文本文件并退出;

2.在Excel中打开刚才保存的文本文件，出现“文本导入向导-3步骤之1”对话框，选择“分隔符号”，单击“下一步”;

3.在“文本导人向导-3步骤之2”对话框中选择文本数据项分隔符号，Excel提供了Tab键、分号、逗号及空格等供你选择。

注意，这里的几个分隔符号选项应该单选。

你在“预览分列效果”中可以看到竖线分隔的效果。

单击“下一步”;

4.在“文本导人向导-3步骤之3”对话框中，你可以设置数据的类型，一般不需改动，Excel自动设置为“常规”格式。

“常规”数据格式将数值转换为数字格式，日期值转换为日期格式，其余数据转换为文本式。

单击“完成”按钮即可。

2.2.5  快速换行

我们在使用Excel制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况，如果输入一行敲回车键就会移到下一单元格，而不是换行，有一个简便实用的操作方法可以实现换行:

在选定单元格输入第一行内容后，在换行处按“Alt+回车键”，即可输入第二行内容，再按“Alt+回车键”输入第三行以此类推。

2.2.6  巧变文本为数字

在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的（数字默认是右对齐，而文本是左对齐的），即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。

有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:

在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了。

2.2.7   在单元格中输入0值

一般情况下，在Excel表格中输入诸如“05”、“4.00”之类数字后，只要光标一移出该单元格，格中数字就会自动变成“5”、“4”，Excel默认的这种做法让人使用非常不便，我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:

先选定要输入诸如“05”、“4.00”之类数字的单元格，鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”，在接着出现的界面中选“数字”标签页，在列表框中选择“文本”，击“确定”。

这样，在这些单元格中，我们就可以输入诸如“05”、“4.00”之类的数字了。

2.2.8  将数字设为文本格式

不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式，Excel都会将数字保存为数字数据。

若要使Excel将类似零件号码的数字解释为文本，首先应将空白单元格设置成文本格式，然后键入数字。

如果已经输入了数字，那么也可以将它更改成文本形式。

方法是:

1.选择含有要设置成文本格式的数字单元格;

2.单击“格式→单元格”命令，然后单击“数字”选项卡图1）;

3.在“分类”列表中，单击“文本”，然后再单击“确定”;

4.单击每个单元格，按F2键，然后再按Enter键重新输入数据。

2.2.9  快速进行单元格之间的切换（微软Office技巧大赛获奖作品）

在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。

方法如下:

用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格不需用鼠标，从而提高输入速度。

 提示:

事实上，采用此方法最大的好处是，在一行的最后一个单元格，继续按Tab，则可以转到下一行开始的单元格;在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格。

同样用Enter可以按列入数据。

2.2.10  在同一单元格内连续输入多个测试值

一般情况下，当我们在单元格内输入内容后按回车键，鼠标就会自动移到下一单元格，如果我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值以查看引用此单元格的其他单元格的动态效果时，就需要进行以下操作:

单击“工具→选项→编辑”，取消选中“按Enter键后移动”选项（图2），从而实现在同一单元格内输人多个测试值。

2.2.11  输入数字、文字、日期或时间

单击需要输入数据的单元格，键入数据并按Enter或Tab键即可。

如果是时间，用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分，例如，可以键入 9/5/96 或 Jun-96。

如果按12小时制输入时间，请在时间数字后空一格，并键入字母 a（上午） 或 p（下午），例如，9:

00 p。

否则，如果只输入时间数字，Excel将按 AM（上午）处理。

2.2.12  快速输入欧元符号 

先按下Alt键，然后利用右面的数字键盘（俗称小键盘）键入0128这4个数字，松开Alt键，就可以输入欧元符号。

2.2.13  将单元格区域从公式转换成数值

有时，你可能需要将某个单元格区域中的公式转换成数值，常规方法是使用“选择性粘贴”中的“数值”选项来转换数据。

其实，有更简便的方法:

首先选取包含公式的单元格区域，按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离（不松开鼠标），然后再把它拖回去，在原来单元格区域的位置松开鼠标 （此时，单元格区域边框变花了），从出现的快捷菜单中选择“仅复制数值”。

2.2.14  快速输入有序文本

如果你经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字（1、2……）、日期（1日、2日……）等，可以利用下面的方法来实现其快速输入:

先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素（如“甲、乙”）。

同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时（我通常称其为“填充柄”），按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后，松开左键，则该序列的后续元素（如“丙、丁、戊……”）依序自动填入相应的单元格中。

2.2.15  输入有规律数字

有时需要输入一些不是成自然递增的数值（如等比序列:

2、4、8……），我们可以用右键拖拉的方法来完成:

先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值（2、4）。

同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元

格，松开右键，此时会弹出一个菜单（图3），选“等比序列”选项，则该序列（2、4、8、16……）及其“单元格格式”分别输入相应的单元格中（如果选“等差序列”，则输入2、4、6、8……）。

图3

2.2.16  巧妙输入常用数据

有时我们需要输入一些数据，如单位职工名单，有的职工姓名中生僻的字输入极为困难，如果我们一次性定义好“职工姓名序列”，以后输入就快多了。

具体方法如下:

将职工姓名输入连续的单元格中，并选中它们，单击“工具→选项”命令打开“选项”对话框，选“自定义序列”标签（图4），先后按“导

入”、“确定”按钮。

以后在任一单元格中输入某一职工姓名（不一定非得是第一位职工的姓名），用“填充柄”即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。

图4

2.2.17  快速输入特殊符号

有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※），非常麻烦，对录入速度有较大的影响。

这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。

先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X，注意:

不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，单击

“编辑→替换”命令，打开“替换”对话框（图5），在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在“替换为”下面的方框中输入“※”，将“单元格匹配”前面的钩去掉（否则会无法替换），然后按“替换”按钮一个一个替换，也可以按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。

图5

2.2.18  快速输入相同文本

有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制（不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”）的方法来完成输入:

1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本（如“有限公司”），我们先在第一个单元格中输入该文本，然后用“填充柄”将其复制到后续的单元格中。

2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。

3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“Ctrl＋D（或R）”键就可以完成输入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。

4.如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住Ctrl键的同时，用鼠

标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下“Ctrl+Enter”键即可。

2.2.19  快速给数字加上单位

有时我们需要给输入的数值加上单位（如“立方米”等），少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。

我们用下面的方法来实现单位的自动输入:

先将数值输入相应的单元格中（注意:

仅限于数值），然后在按住Ctrl键的同时，选取需要加同一单位的单元格，单击“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框（图6），在“数字”标签中，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”，按下确定键后，单位（立方米）即一次性加到相应数值的后面。

2.2.20  巧妙输入位数较多的数字

大家知道，如果向Excel中输入位数比较多的数值（如身份证号码），则系统会将其转为科学计数的格式，与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该单元格中的数值设置成“文本”格式。

如果用命令的方法直接去设置，也可以实现，但操作很慢。

其实我们在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小“'”就可以了（注意:

'必须是在英文状态下输入）。

2.2.21  将WPS/Word表格转换为Excel工作表

有时需要将WPS／Word编辑过的表格转换成 Excel工作表，可利用Excel的数据库操作、宏操作等功能进行分析、处理，转换方法非常简单:

1.启动WPS／Word，打开WPS／Word文档，拖动鼠标，选择整个表格，再在“编辑”菜单中选择“复制”命令;

2.启动Excel，打开Excel工作表，单击目标表格位置的左上角单元格，再在“编辑”菜单中选择“粘贴”命令。

注:

若需将老版本的WPS表格转换为Excel工作表，应先将其用WPS97／WPS2000／WPS Office或Word打开，再进行转换。

2.2.22  取消单元格链接

将链接单元格格式更改为数值格式就可以取消单元格链接，方法如下:

选择包含链接的单元格，然后单击“复制”按钮，保持该格处于选中状态，单击鼠

标右键选择“选择性粘贴”命令选择“数值”后单击“确定”，单元格内容就被单元格实际数值替代，与其它源文件的链接就删除了。

2.2.23  快速输入拼音   

选中已输入汉字的单元格，然后单击“格式→拼音信息→显示或隐藏”命令，选中的单元格会自动变高，再单击“格式→拼音信息→编辑”命令，即可在汉字上方输入拼音。

单击“格式→拼音信息→设置”命令，可以修改汉字与拼音的对齐关系。

2.2.24  插入“√”

首先选择要插入“√”的单元格，在字体下拉列表中选择“Marlett”字体，输入a或b，即在单元格中插入了“√”。

2.2.25  按小数点对齐

有以下两种方法使数字按小数点对齐:

1.选中位数少的单元格，根据需要单击格式工具栏上的“增加小数位数”按钮多次，将不足位数补以0。

2.选中位数少的单元格，右键单击选择“设置单元格格式”命令，在弹出的窗口中单击“数字”标签，选中“数值”，在右面的“小数位数”中输入需要的位数（图7），程序就会自动以0补足位数。

同样，对于位数多的单元格，如果设置了较少的小数位数，程序会自动去掉后面的数字。

2.2.26  对不同类型的单元格定义不同的输入法

在一个工作表中，通常既有数字，又有字母和汉字。

于是，我们在编辑不同类型的单元格时，需要不断地切换中英文输入法，这不但降低了编辑效率，而且让人觉得麻烦。

下面的方法能让Excel针对不同类型的单元格，实现输入法的自

动切换:

1.选择需要输入汉字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，在“数据有

效性”对话框中选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“打

开”，单击“确定”按钮（图8）;

图8

2.同样，选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，

选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“关闭（英文模式）”，

单击“确定”按钮。

此后，当插入点处于不同的单元格时，Excel会根据上述设置，自动在中英文

输入法间进行切换，从而提高了输入效率。

2.2.27  在Excel中快速插入Word表格 

1.打开Word表格所在的文件;

2.打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便看见表格

和要插入表格的区域;

3.选中Word中的表格; 

4.按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的

位置即可。

2.2.28  设置单元格字体

选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本，单击“格式→单元

格”命令，在“字体”框中，单击所需字体，在“字号”框中，单击所需的

字体大小即可（图9）。

图9

另外，如果某一单元格中的少量数据不可见，那么可减小这些数据字体的大

小，而不用调整列的宽度，以显示单元格中所有数据。

2.2.29  在一个单元格中显示多行文字

选定要设置格式的单元格，单击“格式→单元格”命令，在打开的单元格格

式对话框中选中“对齐”选项卡下的“自动换行”复选框（图10）即可。

图10

2.2.30  将网页上的数据引入到Excel表格    

网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel中，而且效果极佳。

你可以选中信息并复制它，然后将信息粘贴到Excel中，或者可以选中信息

并将其拖放到Excel中。

使用这种“拖放”方法传输和处理任何基于网络的

表格数据会显得非常简单并且异常快捷。

在Excel 2002中，你可以像使用

Excel工作表那样打开Html文件，并获得同样的功能、格式及编辑状态。

2.2.31  取消超级链接 

下面介绍两个方法，让你方便地取消Excel中的超级链接。

1.如果正在输入URL或E-mail地址，在输入完毕后敲回车键，刚才输入的内容

会变成蓝色，此时单击智能标记选择“撤消超链接”命令即可。

2.如果在工作表中已存在超级链接，右键单击单元格，在快捷菜单中选择“取

消超链接”命令即可。

2.2.32  编辑单元格内容

双击要键入数据的单元格，直接输入数据或对其中内容进行修改，完成后若要

确认所做的改动，按Enter键即可;若取消所做的改动，按Esc键。

另外，你还

可以单击单元格，再单击工作表上边的编辑栏，你就可以在编辑栏中编辑单

元格中的数据了。

2.2.33  设置单元格边框

选择要添加边框的所有单元格，单击“格式→单元格”命令，选择“边框”

选项卡（图11），然后在“样式”中选中所需的线型样式，同时可以在“颜

色”中指定不同的颜色，再单击“外边框”按钮，最后单击“确定”按钮即可。

图11

要设置含有旋转文本的选定单元格的样式，单击“格式→单元格”命令，选

择“边框”选项卡，然后使用“预置”下的“外边框” 和“内部”按钮，边

框应用于单元格的边界，它会和文本旋转同样的角度。

2.2.34  设置单元格文本对齐方式

选择要设置文本对齐的单元格，单击“格式→单元格”命令，单击“对齐”标

签，然后根据需要设置文本对齐方式即可。

2.2.35  输入公式

单击将要在其中输入公式的单元格，然后键入＝（等号），若单击了“编辑公式”

按钮或“粘贴函数”按钮，Excel将插入一个等号，接着输入公式内容，

按Enter键。

2.2.36  输入人名时使用“分