解决Excel可能你不明白的技巧.docx

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解决Excel可能你不明白的技巧

在Excel中输入0开头数字

我们日常工作中经常要在Excel单元格里输入类似“04170”这样的数字，比如处理成绩时要输入学生学号（假设学生学号为04001到04100），但是直接输入时会发现前面的“0”消失了，解决方法非常简单。

　　1.如果先输入一个单引号，再输入你要的数字，前面的“0”就不会消失了。

但是这种方法是把这些数字作为文本格式输入，这样一来就不能用自动填充功能进行填充。

　　2.设置该单元格格式为自定义，类型中输入“00000”。

用这个方法既可以保留输入的“0”，同时又可以用填充功能实现学号的自动生成。

自定义了内容的长度后，如果你输入的内容长度不够设定的位数，Excel就会在前面补上相应位数的“0”。

几分钟快速制作财务报表

每到年终，加班加点地编制财务报表成了我们这些财会人员的家常便饭。

如果我们利用永中Office2004提供的“时间序列”功能，只要轻点几下鼠标，几分钟的时间即可完成一份财务报表（如图1）。

2．定制计算公式

（1）选中“公司收入”行字段，再次打开“定义字段”对话框。

（2）将光标定在“字段公式”后面的方框中，然后按右边的按钮，弹出“公式生成器”对话框。

　　（3）展开其中的“字段”节点，选中下面的“所有”选项，在右侧区域中显示出所有行字段。

　　（4）双击“主营业务”字段，让其出现在“公式生成器”上方的方框中，然后按一下中间“+”号按钮；双击“兼营收入”字段，按一下“+”号按钮；再双击“其他收入”字段，按一下“+”号按钮。

　　（5）公式编辑完成后，单击“确定”按钮返回“定义字段”对话框，再单击“修改”按钮。

　　（6）仿照上述4、5步的操作，设置好“公司支出”的计算公式。

　　3．定义报表时间

（1）执行“数据→时间序列→定义基本期间”命令，打开“定义基本期间”对话框（如图3）。

　　图3“定义基本期间”对话框

（2）在该对话框中，单击“选择基本期间类型”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中选择“月”；在“输入基本期间数目”下面的方框输入“12”；单击“输入基本期间的起始日期”方框，从弹出的日历表中选择基本期间的起始日期（如1/1/2004）；单击“选择日期格式”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中选择“2002年8月”，然后单击“确定”按钮返回，则“2004年1月、2004年2月……2004年12月”字符出现在“项目描述”字段行的右侧。

　　4．定义汇总期间

（1）执行“数据时间序列定义加总期间”命令，打开“定义加总期间”对话框。

（2）选中其中的“季”和“年”（或者只选择一项），再选中“在所包含的期间之后”选项（其他保留默认设置）。

　　（3）单击“确定”按钮，则相应的汇总字符（如“第三季/2004、年终/2004”等）插入到相应时间列右侧。

　　5．使用报表

　　在报表相应的单元格中，输入相应的数据，一份规范的财务报表完成。

多图：

Excel轻松制作抽奖系统

春节到了，单位里组织大联欢，其间穿插一些抽奖活动。

为了体现抽奖的公正性，我们让Excel来帮我们抽奖。

　　一、加载模板

　　1、启动Excel2003，执行“文件→新建”命令，展开“新建工作簿”任务窗格（如图1）。

　　注意：

①这虽然是Excel2003版本新增加的一个模板，但是，经测试将文档保存后，在其他版本（2002、2000）中同样可以直接使用。

②不能直接单击“常用”工具栏上的“新建”按钮。

　　2、单击其中的“本机上的模板”按钮，打开“模板”对话框（如图2）。

　　3、切换到“电子表格方案”标签下，选中“抽奖器”模板，确定返回。

　　注意：

第一次使用该模板，需要将安装盘插入光驱中，让系统加载此模板。

　　二、奖项设置

　　1、在新建的抽奖工作簿中，切换到“候选名单”工作表中（如图3），将参加抽奖的员工名单输入其中（也可以从以前输入的文档中直接复制、粘贴过来）。

　　注意：

每行输入一个名单，不能有空行。

　　2、再切换“设置”工作表中，设置好“奖项设置”、“抽奖顺序”、“抽奖方法”等（如图4）。

设置完成后，按下“设置完成”按钮，系统自动切换到“抽奖”工作表中。

三、开始抽奖

　　1、单击其中的“开始抽奖”按钮（如图5），此时“开始抽奖”按钮转换为“停止”按钮。

　　2、过一会儿，按下“停止”按钮，“三等奖”抽出（此处设置的最小奖级为“三等奖”，且抽奖顺利是“先小奖，后大奖”）。

此时“停止”按钮转换为“继续抽奖”按钮。

　　3、到了抽下一个等级奖的时候，按下“继续抽奖”按钮，过一会儿，按下“停止”按钮。

　　四、查看结果

　　1、在抽奖“停止”情况下，可以切换到“抽奖结果”工作表中，随时查看各奖级的抽奖结果（如图6）。

　　2、在“抽奖”工作表中，按下“打印获奖名单”按钮，即可奖抽奖结果打印出来。

　　怎么样？

是不是很方便？

！

赶紧试试吧！

教你四招—轻松成为Excel函数使用高手

Excel是目前使用比较广泛的数据管理分析软件，其强大的内置函数几乎无所不能，但由于许多用户不知道函数的作用，不熟悉函数使用的格式，即使用错了，也不知错在哪里。

Excel2002/2003帮助我们解决了许多这方面的问题，与Excel2000及以前的版本相比，其提供的智能公式功能将引领我们进入它的函数世界，轻松让你成为Excel的使用高手，从而可以更加方便快捷地满足我们日常办公的需要。

　　1．常见公式用按钮

　　在Excel中，我们经常遇到求和、求平均值、求最大/小值的问题。

早期的Excel版本在工具栏中提供了“自动求和（∑）”按钮，通过它可以很方便地对单元格区域求和，但求平均值和最大/小值一般只能通过手工输入公式实现。

在Excel2002/2003中，单击“自动求和”按钮右侧的下拉按钮，我们会发现多出了“平均值”、“计数”、“最大值”、“最小值”等命令，通过这些命令，我们可以很方便地求出所选单元格区域的平均值（average）、单元格个数（count）、最大值（max）和最小值（min）。

将原本要用函数来计算的数据，现在通过工具栏按钮就轻松实现了（如图1）。

　　图1“自动求和”下拉菜单

　　2．插入函数帮你搜

　　如果我们在数据分析时要用到某个功能，但不知用什么函数才能实现这一操作，我们可以借助Excel2002/2003中提供的“搜索函数”功能来实现。

假设我们想了解与“贷款”有关的函数，只需单击“插入”菜单中的“函数”命令，弹出“插入函数”对话框，在“搜索函数”框中输入要搜索函数功能的关键字，单击“转到”按钮就可以看到Excel推荐你使用的函数了。

　　3．应用格式看清楚

　　对一些不常用的Excel函数，用户在使用时往往容易出现格式输入错误，这时Excel2002/2003会人性化地提醒你，从而确保公式输入的正确性。

在图2中我们也可以看到，输入公式时，系统会将当前引用的单元格（或单元格区域）用蓝框选中，以便于用户检查输入时有没有引用错误。

另外，在套用函数格式时（如“参数”），系统也会在函数的下方用粗体将当前参数标记出来，这样就一目了然了。

　　图2检查格式输入错误

　　4．提示信息查错误

　　即使有了人性化的提醒，在输入公式时也难免会出现一些如“#NAME？

”、“#VALUE！

”等错误的提示，用户往往不知道错在哪儿，Excel2002/2003中我们会发现，在出错单元格的左侧（或右侧）多出一个带有错误警告提示的“！

”号（如图3），单击其右侧的下拉按钮，我们就可通过系统帮助知道错在哪儿了。

　　图3查看单元格错误

Excel中人民币小写转换大写技巧两则

要将人民币小写金额转换成大写格式，用Excel提供的格式，将自定义格式类型中的“[dbnum2]G/通用格式”改为“[dbnum2]G/通用格式“元””来实现。

但在转换小数时却出现了问题，比如￥6,050.09只能转换为“陆仟零伍拾。

零玖圆”。

那么用Excel能不能解决这一先天不足呢？

其方法有以下两种（以下均对B1转换，假设B1是通过函数ROUND（）四舍五入取得二位小数的小写金额数，其值为￥6,050.09）。

　　一、在三个连续的同行单元格中转换

　　1.B2中输入公式“=IF（B1<0，"金额为负无效"，INT（B1））”，计算结果为￥6,050.00，然后点击“格式→单元格→数字→特殊→中文大写数字→确定”，B2显示“陆仟零伍拾”，再点击“格式→单元格→数字→自定义”，将“类型”编辑框中的“[dbnum2]G/通用格式”修改为：

[dbnum2]（“人民币”）G/通用格式“元”，此时B2显示：

“（人民币）陆仟零伍拾元”。

　　2.C2中输入“=IF（B1<0，""，INT（B110）-INT（B1）10）”，同样C2改为：

[DBNum2]G/通用格式“角”，C2显示：

“零角”。

　　3.D2中输入“=IF（B1<0，""，INT（B1100）-INT（B110）10）”，同样D2改为：

[DBNum2]G/通用格式“分”，D2显示：

“玖分”。

　　这样在连续的三个同行单元格中实现了大写金额格式的转换，如图1所示。

为了使转换符合财务格式，B2应右对齐，C2列宽无间隔，且不设左右边框线，D2要左对齐。

　　图1显示大写金额

　　二、用Excel提供的函数转换

　　个位为0，则不显示；不为0，显示“XXX元”；不为0、且角位和分位均为0，显示“XXX元整”；元角分位均为0，则显示“零元整”。

　　小数点后面第一位为0、且元位或分位有一为0，则不显示；为0、且元位和分位均不为0，则显示“零”；不为0，显示“X角”。

　　小数点后面第二位为0，则显示“整”；不为0，显示“X分”。

　　根据以上思路在B2中输入公式：

　　“IF（B1<0，"金额为负无效"，IF（OR（B1=0，B1=""），"（人民币）零元整"））；

　　IF（B1<1，"（人民币）"，TEXT（INT（B1），"[dbnum2]（人民币）G/通用格式"）&&"元"）&&IF（INT（B110）-INT（B1）10=0）；

　　IF（INT（B1）（INT（B1100）-INT（B110）10）=0，""，"零"），TEXT（INT（B110）-INT（B1）10，"[dbnum2]"）&&"角"）&&IF（（INT（B1100）-INT（B110）10）=0，"整"，TEXT（（INT（B1100）-INT（B1*10）*10），"[dbnum2]"）&&"分"）））”。

　　确认后B2显示：

“（人民币）陆仟零伍拾元零玖分”。

以后使用时将公式复制到有关单元格中，若转换的对象B1发生了变化，可点击“编辑→替换”将B1替换掉。

两种转换测试结果如图2所示。

　　图2两种方式对话结果

Excel动画教程：

生成图表

Excel除了具有强大的数据统计和处理功能外，还有着强大的图表制作功能。

　　选中需要制作成图表的数据区域，执行“插入图表”命令，启动“图表向导-4之步骤之一-图表类型”，选中一种“图表类型”（如“折线图”）及“子图表类型”，单击“下一步”按钮，并按向导提示完成后续操作即可。

　　注意：

①如果拿不定注意该选择何种图表类型时，在选择了一种类型后，按着不放“按下不放可查看实例”按钮，预览图表效果，直到满意为止。

②如果不进行后续设置，可以直接按下“完成”按钮。

　　具体操作的动画演示过程如下：