建文项目管理软件功能清单.docx
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建文项目管理软件功能清单
建文软件工程项目管理系统
功能清单
建文软件科技有限公司
2014年
1项目背景
工程项目的管理，是一个复杂、艰巨的系统工程，涉及进度、质量、投资、合同、人员、风险、图纸文档等多方面的工作，众多的参与部门，使沟通和协调的工作困难，大量的信息需要有效的管理。
传统的项目管理方法，已经显得越来越吃力，急需寻找新的方法和工具。
1．1工程项目管理的难点分析
Ø沟通：
从一般意义上讲，企业对工程项目最关心的是进度、投资、质量和合同，其实，最首要的是信息的沟通问题。
由于工程管理涉及的单位和部门众多，传统的方法如开会、发文等方式，信息传递的效率很低，应该说大部分的问题，首先出在沟通方面。
Ø数据：
工程项目的有关进度、资金、质量、合同等数据，量大而且不停地在变化，往往给工程相关人员感觉难于把握，能够随时掌握动态的数据并进行汇总，更显得十分困难。
Ø文档：
工程的图纸、文件、资料等文档，量大而且一般以纸面的形式保存，查找和保存起来非常困难。
往往随着工程的进展，很多宝贵的资料就不知丢到了哪里，后人要做大量的重复工作，资源的浪费十分严重。
1．2工程项目管理系统特点分析
系统要求采用B/S架构，客户端通过浏览器就可以进行远程操作，管理者在异地只要能上网就可以随时掌握项目进展的全面信息，提供系统的远程实时性。
系统要求能够自成一个完整的运行系统，并且能与原有系统进行应用集成，且具有如下技术性能：
1、实用性
在系统软、硬件平台选择上，应从实际需求出发，在保证满足现阶段管理需求、为将来的发展留有扩展余地的基础上，追求投资收益最大化。
2、先进性
系统建设应选择先进、符合技术发展潮流的解决方案，系统运行应采用基于Internet技术的“浏览器/服务器”方式。
3、开放性
为了便于系统的扩展、调整，便于与其它信息系统的互联、信息交换，保护用户投资，系统采用的软、硬软件产品应符合有关国际标准，具有开放性。
4、稳定性
为使系统建设尽快收到实效，降低系统建设风险，保证系统服务质量，应选择成熟、稳定的解决方案。
5、安全可靠性
无论是对内或对外服务，系统安全性均是必须考虑的问题，为此，系统应具有完善的安全管理机制。
6、可扩展性
系统在软件结构、数据库设计、程序设计的各个方面保证功能和规模的可扩展性。
整个系统以计划为龙头，以合同为约束，以进度为主线，以成本控制为目标，实现在限定的时间内，在限定的资源（人、材、机等）条件下，以尽可能快的速度、尽可能低的费用（成本或投资）圆满的完成项目的任务。
2工程项目管理系统功能规划
建文工程项目管理系统从企业管理层和项目管理层两个管理层次考虑，全面涵盖了建筑项目的进度控制、成本控制、质量控制、安全控制、现场管理、合同管理、信息管理、生产要素管理、组织协调等四控四管一协调的管理内容，系统以成本控制为核心，将建筑项目全周期的各个环节进行集成、整合管理，提高项目管理水平和成本控制力度，降低风险。
同时系统扩展了企业管理的各个范畴，包括：
人力资源管理、材料物流管理、机械设备管理、资产设备管理、招投标管理、财务管理、知识管理等，构建以项目管理为核心的建筑项目综合管理系统，提高建筑企业的管理水平，提高决策分析能力，保证企业经济效益最大化。
。
公司管理层可以实时获取远程项目过程的各种经营信息，可同时管理多个不同性质的项目并在多项目之间进行资源协调；项目管理层可实时动态监控项目过程中的进度和盈亏状况，对全周期的各个环节进行综合管理。
功能清单
级模块名称
功能简介
1.投标管理
及时的掌握市场信息，获得新的施工项目是总承包企业实现连续性生产和获得利润的重要保证。
针对项目前期运作的周期为发现项目并跟踪（信息立项）、项目报名、资格预审、到最后中标（或未中标）的整个阶段。
经营工作的好坏，将直接影响企业的中标项目和最终产值。
通过投标管理模块，使投标方建立简洁明了的市场信息和投标清单条目。
市场信息立项
是根据企业的经营发展战略，收集将要招标的市场信息，对市场信息进行评估，对评估通过的项目进行“信息立项”，对立项的市场信息进行跟踪运作，为投标报价确定目标，并在投标结束后总结投标经验，以便将来更好的跟踪项目。
投标报名
依据各地方《建设工程投标报名管理办法》，对符合招标公告条件要求的项目参加投标报名。
资格预审
首先对报送甲方的资格预算文件进行审核及过程进行跟踪，最终确定资格预审是否通过甲方的审核。
资格预审方法一般分为定性评审法和定量评审法两种。
资格预审现场定性评审法是以符合性条件为基准筛选资格条件合格的潜在投标人，通常，承包单位内部编制资格预审文件时，需要审查是否符合定性条件，包括以下五方面的内容：
1、具有独立订立合同的权利；
2、具有履行合同的能力；
3、以往承担过类似工程的业绩情况；
4、财务及商业信誉情况；
5、法律法规规定的其他资格条件。
资格预审文件通过对以上五方面的条件进行细化制定出评审细则，潜在投标人必须完全符合资格预审条件方能通过资格预审。
投标管理
在投标人取得招标文件后，认真分析研究后（在现场实地考察），编制投标书并办理投标保证金。
工程投标书通常分为技术标、商务标和资格证明文件四部分。
1、技术标：
主要是以施工组织设计体现，即所投标的主要技术参数、规范。
评标时，技术标一般占30%。
2、商务标：
主要是预算报价部分，即结合自身和外界条件对整个工程的造价进行报价。
商务标是整个投标的重中之重，评标时，商务标一般占70%。
3、资格证明文件：
是以企业、人员、机械等相关资质等级要求。
资格证明文件主要是审查公司有无投标、中标及完成一定的工程项目资格等。
中落标管理
中标：
投标人被招标人按照法定流程确定为招标项目合同签订对象，一般情况下，投标人中标的，应当收到招标人发出的中标通知书。
系统自动将中标通知书存档，并对投标保证金进行管理，如是否专为履约保证金等。
落标：
依据招标单位发的《落标通知书》，系统自动将落标通知书存档。
对该项目的落标的后续事宜，如：
落标保证金如何退还等事宜进行管理。
投标分析
1、对中标或者落标的项目进行总结与分析，总结中标经验，分析落标原因。
2、对在投的项目状态进行汇总跟踪。
2.项目规划
综合规划就是建立一个以范围、工作、组织、资源、成本为核心的数据体系，构造出工程项目管理系统的数据体系基础。
项目立项
建立项目的基本信息库，项目立项的数据有两个来源：
“投标管理”模块中中标的项目和甲方直接委托，没有经过招投标的项目；本模块记录当前项目的基本信息，包括，项目名称、类型、合同造价、工程地点、合同开工日期、合同竣工日期、实际开工日期、实际竣工日期、项目经理等。
项目小组成员
项目小组成员的编制是项目立项后的第一步工作，作用如下：
1、项目小组成员必须经公司审批才生效；
2、审批通过的项目小组成员可以操作、查阅该项目，其他项目小组成员无权查阅、操作本项目，完成项目的授权；
3、审批通过的项目小组成员的工资计入该项目的间接成本当中。
3.预算管理
建文预算体系，采用三算分析模式：
合同预算、目标成本与实际成本对比分析，从而动态计算的项目的盈亏情况，实时发出经营情况的预计提示。
合同预算
合同预算是随工程承包合同一同报甲方的工程量清单，是含利润的预算。
合同预算的作用：
1、结算的依据；
2、计算项目盈亏的依据；
3、设计变更、签证、产值上报的依据。
目标成本
（施工图预算）
目标成本有两种编制方法：
1、依据企业内部定额编制：
目标成本=工程量清单×企业内部定额；
2、依工程量清单（合同预算）的一个下浮率来计算。
“目标成本“对“施工报量”、“物资采购”、“合同签署”等形成控制关系。
预算变更
预算变更一般分两种变更：
外部变更和内部变更两种变更。
1、外部预算变更：
由监理、甲方、设计院等第三方单位提出，变更的依据是甲方的签署的签证单、设计变更单等；
2、内部预算变更是由于工程企业内部预算做的不准确或者失误而引起的调整，系统自动以红色字体显示。
预算变更支持：
工程量的变更和单价的变更。
预算模板
（内部定额库）
企业内部定额作为企业成本考核的标准和市场竞争的依据。
企业内部定额虽是动态的，但其消耗对一个企业来说短期内是稳定的。
因此完全撇开目前的政府定额而靠企业自身的力量另行编制完成都是不现实的。
建文软件建议采用的办法就是参考现行政府定额的基本格式，换入企业采用新材料、新机械、新技术后的真正消耗，再在以后实践的过程中按照实际测算修改完善，最终形成适合企业自身实际情况的“消耗定额”。
本模块提供基础企业定额框架，企业可按照单体工程、单位工程、分部分项工程逐步积累企业自己的定额库。
4.进度管理
进度计划是对工程的各个环节进行分解，按工程的逻辑进行合理安排，以反映工程顺序和各阶段工程面貌及完成情况，是工程项目管理的最基本内容，也是成本的最基本载体。
计划进度编制
计划进度是项目计划编制中的一项重要工作，依据工程的实际情况编制项目的进度计划并关联相关资源，并以甘特图的方式显示出来。
利用此模块，可随时修改任务节点的相关信息，包括计划开始、结束时间，紧前任务等等信息，系统根据企业生产组织方式特点以及工程实施技术方法，可以灵活设置多层级的工作分解结构，实现关键路径法CPM与单节点网络PDM计算。
系统可以在工作分解结构上进行组织、资源、措施的配置计划；可以灵活对进度计划分类并汇总，进行资源的优化以及进度计划的对比选择。
系统同时提供多种进度分析和优化技术以及周密的资源分配和调整方法。
通过系统的进度管理，可以保证企业工程项目按期完成、合理安排资源供应、节约工程成本，提高综合经济效益。
进度调整
在项目一开始，谁都意料不到将来会发生一些什么事情?
经验丰富的项目经理可以对将来的事情做一些预测，但是在事情发生之前，谁都没有能力把握将来可能发生的事情。
正是这种对未来的不可预见性，建文软件的进度变更建立了一套规范的调整流程对进度的变更进行有效的控制，从而更好地实现计划进度的目标。
实际进度上报
上报实际完成量和实际开始时间、结束时间，形成实际进度；
进度跟踪
依据单体工程、单位工程、分部分项工程实际进度与计划进度若不符，则触发系统自动预警。
进度分析
以报表形成显示所有任务的完成度，及时掌握工程进度情况。
同时实现对工程的进度进行高级分析，并对查询结果进行甘特图绘制，并与MS-PROJECT无缝集成。
5.合同管理
采用收支两条线，以收定支，重结算轻支付的原则，建立了严谨的合同管理体系及变更控制流程，明确管理责任。
通过合同趋势分析与成本预算的比较，管理者可以实时把握项目合同执行动态。
系统自定义的合同审批流程与主要业务自动化处理极大地简化合同管理工作，提高工作效率。
工程项目各方权利与义务都是通过合同进行约束的，及时掌握合同动态、实时更新合同信息，提高合同执行、履约率，更好的维护用户的利益。
相关单位
对合格供应商或承包商的管理、审核与维护。
参数设置
对回款、支付、结算的预警比例设置。
为了便于管理者严格的执行合同，对合同的收付款到期实现自动预警提示，用户可自定义合同报警的提前天数；自定义合同结算、支付的预警幅度（比例），达到自定义的临界点系统自动预警到系统桌面上。
合同类型
合同类型采用树型结构分项目、分层定义合同类型，并按照合同类型予以授权，便于对众多的项目合同进行分类、分权限管理和检索。
支出合同
合同创建
合同创建是合同业务处理的起点，在此创建合同的基本信息，如合同名称，合同编号，合同的甲方、乙方，合同的有效起始和结束日期，定义合同的基本内容与附件、合同的权限，启动合同的审批流程。
建文合同管理的特点：
每一个合同的签订都可以对应到目标成本（施工图预算）分部分项的预算，合同金额超预算则引起系统预警。
合同变更
合同变更记录合同执行过程中所有与合同有关的事务发生情况（任务、金额等），如果在合同的执行过程中合同的单项发生了数量，金额上的改变或是合同单项的新增，须通过系统的合同（预算）变更模块来进行调整。
合同结算
在一个计量期结束后，要进行一次结算，将已完成的工程款项结算给乙方，这部分款项主要是由用户自定义的付款款项组成。
特点：
“合同结算“定义合同款项结算的具体日期和结算金额，若大于合同金额，则引起系统的预警；合同结算金额累计<=合同金额。
资金支付
依据支付条件，自动生成支付申请到哪，合同款项支付的具体日期和支付金额；特点：
支付金额的汇总不能大于结算金额，否则引起预警；合同支付金额累计<=该合同结算金额累计。
收入合同
登记合同
基本内容，包括：
合同编号、合同名称、合同甲乙方名称、合同类型、签订地点、具体条款等；并可以对关联合同所对用的项目、类型、往来单位等；合同附件的维护也在这里进行。
合同交底
工程项目的管理人员了解合同、统一理解合同的需要。
项目全体工程技术管理人员必须首先熟悉合同的全部内容，并对合同条款有一个统一的理解和认识，以避免不了解或对合同理解不一致带来工作上的失误，提高合同管理的效率。
由于工程技术管理人员知识结构、专业上的差异，加之合同条款繁多，条款之间的联系复杂，合同语言难以理解，因此难于保证每个成员都能吃透整个合同内容和合同关系，这样势必影响其在遇到实际问题时处理办法的有效性和正确性，影响合同的全面顺利实施。
因此，在合同签订后，商务合约部合同管理人员与工程、设计人员进行相互的合同交底是必要的，特别是合同工作范围、合同条款的交叉点和理解的难点。
特点：
在本系统中，合同交底信息传递给被选中的角色处理，一份收入合同只有一个合同交底。
合同变更
工程变更常伴随着合同价格的调整，是合同双方利益的焦点，因此，合理确定并及时处理好工程变更，既可以减少不必要的纠纷，保证合同的顺利实施，又有利于承包商对项目成本的控制。
本系统的变更包括合同价款、工程内容、工程的数量、质量要求和标准、实施程序等的一切改变都属于合同变更。
合同结算
收入合同的结算对象主要是各类承包合同，企业按照承包合同和已完工程量向建设单位（业主）办理工程价清算的经济文件。
结算的依据是施工单位与建设单位之间签订的合同（含补充协议）。
本系统的结算又分为：
工程定期结算、工程阶段结算、工程年终结算、工程竣工结算。
结算编制的依据是：
施工合同或协议、清单报价、变更单、现场签证和图纸、名种验收资料及施工记录等。
特点：
结算累计金额若超过用户预设的预警阀值（合同总金额的百分比），系统将自动预警到桌面。
合同收款
传统工程企业往往有着“重施工、轻营销、重产值、轻回款”的习惯，特别是一些基层单位认为要钱是公司的事，与己无关，在一定程度上错过了回款良机，加大了回款难度。
多年的经验告诉我们，清收工程款的最佳时机是施工期，在施工期内积极主动做好工作，完全可以尽量多的收回工程款，错过了这个时机，回款难度就会增大，尤其是信誉较差的客户要钱就更难了。
合同回款是企业生产经营的一项核心工作，也是企业生存发展的必备条件，通过建文合同收款系统，协助企业强化回款意识，改进和完善回款工作，实现资金周转良性循环。
特点：
回款任务自动提醒。
合同档案、台帐、统计分析
合同归档
合同归档意味着整个合同执行结束，合同状态为“关闭”状态，合同归档后不能再做做结算、支付、变更等操作。
合同档案
合同档案是单位档案的重要组成部分，落实归档是实现集中统一管理、有效提供利用的前提条件。
“合同档案”里的合同来源于“合同归档”操作。
合同查询与分析
合同查询主要用于查询支出类主合同及其变更记录与金额、结算记录与金额、支付记录与金额、发票记录与金额等对应关系和信息。
合同归档
合同归档意味着整个合同执行结束，合同状态为“关闭”状态，合同归档后不能再做做结算、支付、变更等操作。
合同台帐
包括合同登记台帐、合同检查台帐、合同统计台帐、结算台帐、支付台帐、发票台帐、变更台帐等。
经营情况
分析
包括收支结算差额分析、支付差额分析、发票差额分析、变更比例分析等，形成企业的应收应付、现金流、账龄等分析体系。
6.成本管理
成本控制是工程项目管理的核心重点，在合同费用（不管是总价和单价）确定的情况下，成本控制是实现项目经济效益的根本手段。
系统围绕着整个项目过程的各个与成本有关的环节，进行预算、计划、核算、支出控制、决算、帐务处理、统计、分析展开管理与控制。
CBS（成本结构分解）
工程企业的成本一般由直接费与间接费（管理费）两大类构成。
针对直接费与间接费实现，系统根据项目方式的特点以及工程专业要求，灵活设置成本管理阶段与成本科目。
施工报量
（直接成本）
1、由施工报量换算出来的人工、材料、机械设备成本，形成企业的实耗的直接成本；
2、方法：
由项目部定期（如：
每天、每周或者每月）上报按照分部分项工程上报完成量、消耗的资源（人、材、机）消耗情况，形成项目的实际成本。
完成的工程量系统将自动更新任务的实际完成量；消耗的资源，系统将自动与目标成本对比分析，超预算，系统将自动报警。
间接成本预算
间接成本预算：
首先由企业相关部门分项目编制各成本科目的间接成本的预算，形成该项目的总预算；然后分摊到每个月，形成该项目的月度预算。
施工费用发生时，不能或不便于直接计入某一成本计算对象，而需先按发生项目或用途加以归集，待月终选择一定的分配方法进行分配后才计入有关项目成本计算对象的费用，如：
管理人员的工资、规费、设备折旧、租赁费、水电费、办公费、招待费等，通常属于间接计入成本，停工损失一般也属于间接计入成本。
预报销
由于工程企业的项目基本都是分散作业，间接成本的票据很难及时送交公司核销，往往上一笔备用金的账未清，下一笔借支的备用金又要发生，违反了财务的“前账未清，后账不借”的原则。
建文软件首创的“预报销”管理模式，把传统的报销分解为两步：
预报销和报销；成功解决间接成本报销的时效性问题。
系统采用的具体方法是：
第一步：
在报销票据未送交公司前，可由项目部每月（如：
每月25日前）依据相应票据通过系统向公司上报相应的间接费用（间接费用预报销额度若超过月度预算则触发系统报警），公司相关部门和领导审批通过后，则该笔备用金预报销完成（意味着可以申请下一笔备用金了）；第二步：
待报销票据送交公司财务后，财务人员依据票据对系统中预报销的记录进行核销。
成本归集
对已发生的直接费、间接费进行成本科目归集、调整。
如：
通过备用金采购的零星材料，在报销时，要归集到直接费-》材料费科目中去。
成本分析
系统将成本、进度、质量三大目标结合起来可以带动工程项目的全面管理，帮助企业发现项目生产和管理中存在的问题，以便采取措施，充分利用人力和物力，降低工程项目费用，大大提高企业的经济效益，增强企业活力。
系统基于科学的数据体系对成本进行综合规划，并运用多种成本分析技术，例如项目成本综合分析、分项工程消耗对比表分析、工程消耗对比表、工程成本差异比较表、目标成本差异汇总表、月度其他成本分析表、月度间接成本分析表、在建工程成本明细表、竣工工程成本明细表分析等方法，多角度、直观地进行工程项目成本数据的统计与分析，运用自动预警机制和数据分析工具为工程项目管理提供科学决策支持，例如动态三算分析：
建文工程项目管理系统的成本分析体系包括：
与业主形成的合同预算，与项目经理部形成的施工预算（目标成本），以及项目实施过程中的实际成本；通过以上“三算”，继而进行成本的控制、核算与分析体系。
“合同预算”-“目标成本”=企业的计划利润空间
“合同预算”-“实际成本”=企业的实际利润空间
“目标成本”-“实际成本”=项目部的实际利润空间
7.物资管理
物资管理企业供应链活动中一个重要的部分，物资成本在项目成本中，占有最大比重，因此物资成本是项目成本控制的重要内容；通过物资采购，企业从上游合作伙伴获得所需的施工、运营的物资，保证企业施工、经营需要，支持企业的持续经营。
建文物资管理系统从企业集中采购管理角度入手，为企业的采购活动提供一个良好的管理平台，帮助企业建立一个围绕采购活动的全面的管理系统。
资源（人、材、机）库
对工程中涉及到的人工信息、机械信息、材料信息等的管理和维护，是本系统中工程预算、材料采购等多处使用的数据字典。
合格供应商管理
建立合格供应商库，定期对合同供应商进行资信评审。
采购模式
可设置四种采购模式：
A1模式：
集中采购，分散收货，分别结算，各自使用。
A2模式：
集中采购，集中收货，集中结算，内部调拨。
A3模式：
集中采购，分散收货，集中结算，内部收付。
B1模式：
分散采购，分散收货，分别结算，各自使用。
需求计划
由项目部提交物资需求计划（只能提报需求量，不能提报采购单价），物资部门审批。
采购计划量若超预算量，系统自动预警。
特点：
1、采购环节，采用量价分离的控制模式；
2、需求计划体现了对量的控制，量和预算量对比。
物资采购
物资管理部门依据项目部提交的采购计划集中采购，采购单与采购合同进行相对应，没有合同就无法采购和支付。
采购计划单来源于需求计划单，采购订单来源于采购计划单；入库单来源于采购订单，出库单来源于库存和入库单。
特点：
1、采购订单对单价的控制，采用本次采购价、历史采购价、目标成本价、合同预算价四价对比。
仓库设置
建文物资管理管理采用虚拟库存原理，可设置虚拟总库，非独立核算仓库、独立核算仓库、只核算数量的仓库等。
非独立核算仓库一定所属某个虚拟仓库；在库存模块中虚拟总库可以下设N个非独立核算仓库；非独立核算仓库重点是核算数量，当然也可以带上金额；一般情况下，金额核算在虚拟总仓库产生。
当然，也可以设立N个独立核算仓库，各独立核算仓库既可以是核算数量又核算金额；同样可以设置N只核算数量的仓库。
◆虚拟仓库：
指的是利用计算机和网络技术，将区域上分散的、不同地理位置的实体仓库进行整合，形成具有统一出、入库、统一调拨管理、统一流程管理的暂时性物资存储与控制组织，可以实现不同状态、空间、时间的物资有效调度和统一管理。
◆非独立核算仓库：
也叫做分库，非独立核算仓库一定所属某个总库，非独立核算仓库可以只核算数量。
◆独立核算仓库：
即核算数量又核算金额的仓库，本系统中，适合于分散采购模式。
◆只核算数量的仓库：
也叫做甲供仓库，一般应用于受托加工业务，由提供甲方（业主）来料；只核算数量的仓库区别于非独立核算仓库，较为独立，可以没有对应的虚拟总库。
材料库存
实时掌握材料库存，为材料员制定材料须用计划奠定基础，提高材料的管理能力
对公司库存进行盘存管理，并可对项目级虚拟库及公司级库存进行实时库存的查询。
材料入库
依据入库单办理材料的入库，记录材料入库的相关信息。
其中，甲供材料入库，只计量不计价。
材料出库
依据出库单办理材料的出库，跟踪材料信息；
其中，报损出库为预算外出库。
特点：
报损直接做费用，而出库单是后期用来结转的。
材料退库
对已发放物资的回收管理，包括未使用完的材料或者由于某种原因重新退入仓库存放的物资。
特点：
建文的退库管理，必须办理退库手续经并且实物经过验收后方可办理退库单，退库单必要时可附图片。
物资调拨
对个项目材料进行调拨管理，支持项目间直接调拨和总库、项目分库之间的调拨。
其中：
集中采购模式下：
项目分库之间不允许进行调拨，若调拨必须先退库到总库，由总库再调拨到其他分库；
分散采购模式下：
项目分库之间可以直接调拨。
盘存
建文确定存货的实物数量有两种方法：
一种是实地盘存制；另一种是永续盘存制。
“实地盘存制”又称“定期盘存制”，是指企业平时只在账簿中登记存货的增加数，不记减少数，期末根据清点所得的实存数，计算本期存货的减少数。
通常仅适用于一些单位价值较低、自然损耗大、数量不稳定、进出频
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