英语应用文格式范例Word文档下载推荐.docx

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和中文通知一样，英文通知由标题，正文，落款（或时间）三部分组成。

标题写在正文上方正中的部位，常以Notice作标题。

落款既发出通知的单位和时间写在正文右下角，有时发出通知的单位可以省略，时间也可写在单位名称下一行的左下角。

2.书写正文时要注意的几点

（1）内容要简洁，清楚。

例如，会议通知要写清时间，地点，出席人员，必要时还可以写明会议内容。

（2）多采用被动语态，人称用第三人称。

如：

a.AllthestudentsoftheComputerDepartmentarerequiredtomeet…

b.AlectureonlinguisticswillbegivenbyProfessorXiao…

（3）为了能引起广泛的注意，正文起首常以“ATTENTION”字样或以“Attentionplease”开头。

ATTENTION,Avisitto…

（4）放假通知应写明放假天数及收假日期。

a.TomorrowbeingNationalDay,therewillbenoworkforsevendays.

b.WorkwillberesumedonOct.8.

三、范文

Sample1

通知

请学生会所有成员星期天晚七点半（三月十五日）到会议室开会，商讨有关运动会事宜。

学生会

2004.3.13

Notice

AllthemembersoftheStudents’UnionarerequestedtomeetinthedepartmentconferenceroomonSunday,March15,at7:

30p.m,todiscusstheplanofthesportsmeet.

Students’Union

March13,2004

请假条（AskingforSickLeaveorBusinessLeave）

在应用文能力考试中，请假条因篇幅短小，格式、内容较为容易掌握，故相对于推荐信、申请信等篇幅较长的应用文而言，其得分率要高，且该类型的应用文要求文体正式、语言得体，尤其是用礼貌的语言向领导讲述请假的理由。

1.了解请假条的基本情况（内容）

请假条是便条的一种，主要用于因病或因重要事情向领导请示批准某一特定时间的假。

根据其请假理由的不同，可把请假条分为病假条和事假条两种。

但不管是那一种都应包括以下四部分内容：

（1）日期

日期通常应在正文右上角，因请假条涉及到的是最近时间内的事情，故可直接用几月，几日或星期几来表示，如April10或10April或Thursday.

（2）称呼

称呼常用常规信中的称呼语，如Dear…,Mr…,Professor…,Dr…等.

（3）正文

正文是请假条的核心部分，主要涉及到请假原因，请假时间，结尾时需用一些表示感谢或请求批准的话语。

切记理由要充分，在必要是应附上相应的证明。

（4）结束语的署名

结束语常用yoursfaithfully或yourssincerely或yourstruly等。

三、范文（事假条）

April25

DearMr.Frick,

AsmybrotherismovingtoCanadatomorrow,Ishallbeverymuchobligedifyouwillgrantmemyapplicationforoneday’sleavetomorrow.

Yoursrespectfully,

RobinFord

（1）以Mary的名义向ProfessorJohn写一张因病无法上课的请假条（注明缺漏的课日后补上）。

要求：

不少于30词

（2）写一封因家父病重须回家探望，故请求给予三天假的请假条（注明起止时间）。

60词左右。

April4,2004

DearProfessorJohn,

I’msorryIcan’tcometoyourlecturetodayasIamrunningafever.Ishouldbeverymuchobligedifyoushallgrantmetheleave.I’lldomybesttomakeupthelessonsassoonasI’mrecovered.

Mary

April4,2004

DearManager,

I’dliketoapplyforthreedaysleave,startingfromthe13thtothe15th,inordertoreturntomyhometowntoseemyfather,whoisseriouslyillthesedays.

Ishouldbeverymuchobligedifyougrantmetheleave.Astothedutiestobemissedduringmyabsence,IshalldomybesttomakethemupassoonasIgetback.

HereIencloseatelegraphfrommymother.

Yoursfaithfully,

WangFang

邀请信（AletterofInvitation）

正文要求写清的几个方面

（1）邀请信的正文

a）直截了当地提出邀请并指出时间（年，月，日，钟点），场地，场合。

b）请对方确认或表示期待对方接受邀请。

（2）表示接受邀请的复函的正文

a）感激对方的邀请（有时可省略）。

b）表示接受邀请并确认时间，地点，场合。

c）表达愉快的期盼之情。

（3）表示谢绝邀请的复函的正文

a）感激对方的邀请。

b）明确谢绝并给出合理的原因。

April10,2005

DearPeter,

WouldyouliketocometomyplacetohavedinnerwithmeonSunday,April15,at8:

00p.m.?

Ihaven’tseenyouforalongtimeandI’mlookingforwardtoseeingyousoon.

Yours,

Lucy

以上是Lucy写给Peter的一封共进晚餐的邀请信。

由于是非正式场合，省略了写信人地址，收信人姓名及地址，正文开头提出了邀请，并讲明了具体的时间，地点（onSunday,April15,at8:

00p.m.,myplace）。

最后表达了热切的期盼之情（…lookingforwardtoseeingyousoon）。

April12,2005

DearLucy,

ThankyouforyourkindinvitationtodinneratyourplaceonSunday,April15,at8:

00p.m.Idoacceptitwithgreatpleasure.Itseemsquitealongtimesincewemetlast.

I’mlookingforwardtoseeingyou.

Peter

以上是Peter表示接受邀请而写的一封回信。

正文开头对邀请表示感激，并确认了时间，地点。

接着明确表示乐意接受邀请（Idoacceptitwithgreatpleasure）。

最后表示了热切盼望那一天的到来。

此信的关键是要写明接受邀请，而不能出现“I’llacceptifI’mfree”这类模棱两可的句子。

Thankyouforyourkindinvitationtodinneratyourplace,butI’msorrythatIhavetodeclineit.I’llvisitmyformerteacherthatday.

IdohopetoseeyouwhenI’mfree.

这是一封Peter因故不能出席的谢绝邀请信。

同样，正文开头表达了被邀请的谢意。

接着明确地谢绝邀请并解释了原因（butI’msorrythatIhavetodeclineit.I’;

llvisitmyformerteacherthatday）。

April20,2005

DearLiMin,

ItisreallyalongtimesinceIsawyoulast.Imissyousomuch.WouldyouliketocometoHangzhouduringInternationalLabourDay?

Hangzhouisabeautifulcity.Therearequitealotofplacesofinterestandshoppingplaces.You’rewelcometostayaslongasyoulikeandI’dliketobeyourguide.

I’mreallylookingforwardtoseeingyouagain.Ifyouwouldtellmethetimeofyourarrival,I’llmeetyouattherailwaystation.

WangLi

请求信（ALetterofRequest）

正文要写清楚如下几点：

1.可以开门见山地提出请求，但语气要有礼貌。

2.简明扼要地解释提出请求的原因。

3.无论结果如何，都向对方致谢，但客套语不宜过多。

范文：

No.3HuangxingRoad

Changsha,410006

April20,2005

AdmissionOffice

NanjingUniversity

Nanjing,210008

DearSir,

Iwanttopursueaph.Datyouruniversity.MyintendedofentranceisAutumn2005.Yoursendingmeapplicationformsatyourearliestconveniencewillbegreatlyappreciated.

Sincerelyyours,

LiMei

练习

给某电脑公司的销售部经理写一封请求信，请求他给你寄该公司当天在《北

京周末报》广告中的家用电脑的详尽说明。

130BaihaiRoad

Shanghai,200030

April20,2005

SalesManager

XinnanComputerCompany

No.2LepingStreet

Beijing,100082

I’minterestedinthepersonalcomputerswhichareadvertisedintoday’sBeijingWeekend.Iwantverymuchtogettheinformationaboutthevariouscomputersthatyouhave.

Ishouldfeelmuchobligedifyouwillkindlysendmesomedetailsofyourcomputers.

WangLin

求职信（ALetterofApplication）

正文要写清以下四个方面的内容

1.具体指出所寻求的职位。

2.描述自己受教育的程度、以前的工作业绩和工作能力。

3.提供至少两个证明人及其联系地址和电话，放在“个人简历”中列出，否则在正文中体现。

4.请求对方给予面试的机会。

范文

140WeymouthStreetCharlottetown

PriceEdwardIsland

CanadaCIA4z2

PersonnelDirector

MacroEngineeringCo.

600DeepdaleDrive

Toronto,Ontario

M5W4R9

Iwouldliketoapplyfortheseniorpositioninyourfirst-classstandardLaboratoryadvertisedinyouradvertisement.IgraduatedfromPacifiRimCollegein1998andgotaB.SdegreeinElectricalEngineering.

AfterGraduationIhavebeenworkingattheEngineeringLaboratoryofPacificRimCollegeandhavegotmuchexperience,andItrustI’mqualifiedtofillyourposition.

I’menclosingmyCVandlookingforwardtohearingfromyoushortly.

YoursSincerely

AlexGawin

慰问信（LettersofConsolation）

May20,2005

MydearMargaret,

TodayIheardofthepassingawayofyourfather,forwhomIhadthegreatestadmirationandregard.Iknowthesuddennessofitmusthavebeenadreadfulshock,andIwillmissyourfather,asyouwill.

Mayyourmemoriesbeasourceofcomfort.Pleaseknow,Margaret,thatmyheartandmythoughtsarewithyouandyourfamily.IwishIcoulddosomethingtosoftenyourgrief.

Affectionately,

投诉信（ALetterofComplaint）

May20,2005

Dearsir,

Ihavewrittentwoletterstellingyouthatmytelephonehasbeenoutoforderforafewdays,butIhaven’theardfromyoueversince.Nowitishardtogetaconnection,whatisworse,itisringinglikemadeverynowandthen.Thiscausesusnotonlymuchinconveniencebutalsoalotoftrouble.

Hopingthatthematterwillbedealtwithassoonaspossible.

Yourssincerely,

LiFang

道歉信（ALetterofApology）

July2,2005

DearAlison,

ImustapologizetoyouthatIhavelostthepenyoulentmelastMonday,IlookedwhereverImighthaveputit,butIjustcouldn’tfindit,Iknowitwasagiftfromyouraunt,I’mgoingtobuyanewoneforyou,I’mreallysorryforbeingsocareless,you’llacceptmyapology,won’tyou?

Jim

证明（Certificate）

June1,2005

Towhomitmayconcern,

ThisistocertifythatMissLiuNinghasbeenemployedinourcompanyasatypistforthepastfiveyearsandhasbeenworkingtoourcompletesatisfaction.Shehasfaithfullyattendedtoherdutiesandhasprovedherselftobeindustriousandthoroughlyreliable.Nowsheisleavingaswehavenofurtherneedofherservice.Anyinquiriesregardingherwillbeanswered.

ShaoQiang

Directoroftheoffice

简历（Resume）

Resume

WangMingda

1200SichuanRoad,Chengdu

Sichuan610000

ThePeople’sRepublicofChina

Jobobjective:

apositionasacomputerprogrammer

Experience:

Education:

Bachelorofscience,ChongqingUniversity,1994.

MinorComputerScience

WorkHistory:

ForeignLanguage:

PersonalData:

DateofBirth:

PlaceofBirth:

Chengdu,Sichuanprovince

MaritalStatus:

Single

Health:

Excellent

Interests:

Sports,theatre,reading

Reference:

Availableuponrequest

Directions:

Thispartistotestyourabilitytodopracticalwriting.Youarerequiredtowriteaproperlettertoreplytoajobapplicant（回复求职信）accordingtothefollowinginformationgiveninChinese.YoushouldwriteyourletterintheCompositionSheet.

写信日期：

2005年5月15日

写信人：

杨柳（人事部经理）

地址：

重庆市中山路25号金鹏宾馆

收信人：

陈伟

内容：

回复陈伟（5月10日）应聘宾馆服务部经理一职的来信。

通知陈伟于（5月22日）（星期二）上午9：

00来饭店人事部面试，并请他来信或电话确认能否参加面试。

联系电话：

WordforReference:

人事部经理personalmanager,服务部servicedepartment,确认confirm

May15,2005

DearMr.ChenWei,

ThankyouforyourletterofMay10inwhichyouappliedforthepostofManageroftheServiceDepartmentinourhotel.

I’dliketoinviteyoutoattendaninterviewat9:

00a.m.onMay22（Tuesday）atthePersonnelOffice.Couldyoupleaseconfirmourpresencefortheintervieweitherinwritingorbytelephone（68816531）.

I’mlookingforwardtomeetingyou.

YangLiu

Directi