信息化资产管理制度.docx
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信息化资产管理制度
公司总部信息化资产管理办法
（试行）
第一章总则
第一条为了规范有限责任公司（以下简称“集团”）总部信息化资产管理，提高资产使用效率，优化资产配置，明确各部门对信息化资产管理与使用的权责关系，特制定本办法。
本办法制定的基本依据：
（一）《有限责任公司固定资产管理办法》（2004年2月23日神华财字[2004]第101号）；
（二）《企业国有资产监督管理暂行条例》（国务院令[2003]第378号）。
第二条本办法明确了集团总部信息化资产购置与管理的过程，以及在此过程中相关部门的职责。
第三条本办法中信息化资产按照资产的实物形态分为有形资产、无形资产两类。
信息化有形资产主要包括固定资产、流动资产等；信息化资产正常使用年限为5年。
第四条集团信息化固定资产是指使用年限在一年以上的，且单位价值在2000元以上的信息化资产。
不同时具备以上两个条件的一般作为低值易耗品管理。
信息化固定资产主要包括：
（一）集团数据中心机房内设备设施、服务器、存储、网络设备、UPS等；
（二）集团统一建设类应用系统相关基础设施；
（三）集团总部楼内网络、视频会议交换机设备；
（四）集团总部视频会议其他相关设备；
（五）集团总部桌面终端、员工电子设备，如笔记本、台式机、打印机、复印机、PDA等；
（六）集团生产指挥中心大屏、多功能厅中控设备等。
流动资产主要指上述信息化设备的备品备件等。
第五条集团信息化无形资产是指使用一年以上而没有实物形态的资产，无形资产主要包括：
（一）采购的套装软件、自行开发或升级的软件；
（二）授权使用的代码、介质、许可证、IP地址等；
（三）信息化相关专利、知识产权等。
第六条本办法适用于集团总部（以下简称“总部”）。
第二章组织与职责
第七条财务部是集团信息化资产的价值管理部门，集团信息管理部、行政后勤部和科技发展部是集团信息化资产实物归口管理部门。
第八条信息管理部是集团信息化资产的归口管理部门，凡符合本办法的第四条中第
（一）、第
（二）、第（三）项和第五条中第
（一）、第
（二）项规定的资产，由信息管理部负责管理。
主要职责是：
（一）负责制定信息化资产实物管理办法，监督检查管理办法的执行情况；
（二）编制集团信息化资产资产年度投资计划、投资预算、升级改造计划；
（三）制定集团信息化资产配置标准、报废标准、更新改造标准和相关技术规范，负责有关信息化资产的购置、报废的技术鉴定；
（四）建立信息化固定资产台帐，负责信息化固定资产验收、报废、调拨等各项管理工作，组织信息化固定资产清查盘点，审核信息化固定资产清查盘点结果；
（五）负责集团软件资产的知识产权管理，主要包括软件授权证书、许可管理等；
（六）对信息化资产相关信息进行统计，分析信息化资产使用效率，提高信息化资产利用率。
第九条行政后勤部是集团信息化固定资产的实物管理部门，凡符合本办法的第四条中第（四）、第（五）、第（六）项规定的资产，由行政后勤部负责管理。
此部分资产的管理参见集团行政后勤部制定的《有限责任公司非生产性固定资产实物管理办法》。
第十条科技发展部是集团信息化无形资产的管理部门，凡符合本办法的第五条中第（三）项规定的资产，由科技发展部负责管理。
此部分资产的管理参见科技发展部编制的《有限责任公司专利和非专利技术管理暂行办法》。
第十一条集团财务部是集团信息化资产的价值管理部门，主要职责是：
（一）负责资产价值分配及核算，建立、更新和注销固定资产卡片；
（二）参与信息化资产的盘点清查，对报废、毁损、闲置的资产会同有关部门分析原因，及时进行账务处理，确保账、卡、物相符；
（三）负责按月计提信息化固定资产折旧；
（四）制定集团信息化无形资产相关管理规定，主要包括软件资产摊销规定等。
第十二条信息公司是集团信息化资产的参与管理部门，根据运维合同执行集团总部信息化资产的管理工作。
第三章信息化固定资产的管理
第十三条信息管理部在每年10月份制定下一年度信息化固定资产计划，报集团CIO审批。
批准后的信息化固定资产年度计划在财务部门和信息管理部归档保存。
第十四条固定资产购置的主要工作包括：
（一）信息管理部填写购置、新增固定资产申请单，报信集团CIO审批后，采购部门按《有限责任公司物资采购管理办法》有关规定进行采购；
（二）因资产报废而需新购置的固定资产必须经过报废程序后才可提出购置申请。
第十五条固定资产的验收、登记入库
（一）购入的固定资产验收。
设备和软件到货后，信息管理部和供货方根据合同规定当场拆箱验货，应加电检查设备是否有损坏，备品、部件、资料、软件等是否齐全。
验收合格，由信息管理部固定资产管理员签收，在《信息化固定资产验收登记入库单》内填写验收记录；
（二）信息化固定资产入库时，在《信息化固定资产验收登记入库单》内填写资产状况，入库单一式三联，采购部门一联、信息管理部一联、财务部门一联；资产入库后资产的管理应落实到人；
（三）对信息化固定资产进行标签管理。
财务部的固定资产卡片应与信息管理部的固定资产台帐相符，信息管理部的固定资产台帐应与固定资产标签相符。
第十六条固定资产日常管理
（一）信息管理部负责建立设备使用、维护及检查制度，并监督固定资产的日常管理工作；
（二）信息公司定期对固定资产进行检查维护，不断提升固定资产的使用效能，促进固定资产处于良好运行状态；
（三）信息化设备发生故障时信息公司按照维护与支持流程进行处理；
（四）对于需要硬件升级的设备，信息公司按照维护与支持流程进行升级，升级后及时更新固定资产台帐。
第十七条固定资产出库管理
领用或借用设备时，必须办理设备的领用、借用手续，填写《信息化固定资产出库单》。
出库单一式三联，信息管理部一联、财务部门一联、领用或借用部门一联，设备出库后，同时更新固定资产台帐。
第十八条备品备件管理
（一）信息公司依据合同负责备品备件的保管及供应；
（二）信息公司根据备件保修服务计划负责备件更换和调试。
备件的更换均需获得信息管理部的批准方可执行；
（三）信息公司每季度根据备品备件使用情况需向信息管理部提交《IT系统备件备用金报告》。
第十九条固定资产报废管理
（一）固定资产报废要符合下列情况：
主要部件损坏严重，无修复价值的；设备陈旧、技术性能很低无改造价值的；因事故和意外灾害造成严重破坏，无修复价值的；上级主管部门有明文规定，强行报废的;
（二）固定资产的报废需由信息管理部、财务部门共同认定。
信息管理部提出报废申请，并出具鉴定意见，信息管理部核对固定资产台账、财务部门核对固定资产账卡后，由信息管理部向集团CIO报批；
（三）固定资产报废申请批准后，报废的固定资产实物由信息管理部处理，信息管理部需将报废资产的处理结果及时反馈给财务部，以便及时进行账务处理。
第二十条固定资产的盘点与清查
（一）每年年底信息管理部组织开展集团总部的信息化固定资产盘点工作，具体工作由信息公司负责执行。
盘点工作完成后信息公司向信息管理部提交《IT资产报告》，信息管理部根据《IT资产报告》编制固定资产清查清册，报送财务部门；
（二）信息管理部和财务部门对固定资产的盘盈、盘亏，要查明原因，分清责任，提出处理意见。
第四章信息化无形资产的管理
第二十一条信息管理部在每年10月份制定下一年度信息化无形资产计划，报集团CIO审批。
第二十二条信息管理部填写购置、新增无形资产申请单，报信集团CIO审批后，采购部门按《有限责任公司物资采购管理办法》有关规定进行采购；
第二十三条信息管理部建立信息化无形资产台账，详细登记无形资产的相关信息。
主要包括：
无形资产的名称、主要应用范围、载体形式、版本号或序列号或软件的特许权证书编号及有效期等；
第二十四条无形资产的登记和使用
（一）采购的商业软件。
按照采购合同的约定，信息管理部负责软件授权证书或许可协议等核心资料的保管工作；
（二）自行开发或升级的软件。
信息管理部组织软件的验收，验收完成后，信息管理部负责自行开发软件源代码、开发档案、验收文件等技术资料的归档管理，以及自主知识产权保密工作，保管相关软件载体，确保软件资产安全保密。
（三）领用、借用无形资产时，必须办理领用、借用手续；对于商业软件，软件介质的分发、领用严格实行登记制度，确保软件的产品序列号合法使用。
第二十五条无形资产的检查和处置
（一）信息管理部负责每年对无形资产的使用进行检查。
对于检查发现已安装未获授权的软件，立即进行删除；对于获得授权使用的软件，检查已安装的软件的数目没有超过已购置的软件特许权证书数目；对于集团自行开发的软件资产，禁止将软件资产用于商业用途；
（二）对于确实无法整合利用的无形资产，经信息管理部鉴定后，应当严格按照资产处置程序进行处置，并及时调整资产账卡；
第二十六条每年年底，信息管理部组织信息化无形资产盘点。
并根据清查结果编制无形资产清查清册。
第五章检查与考核
第二十七条集团信息管理部负责对本办法的执行情况进行检查与考核，凡违反规定，信息管理部将视情节给予处罚。
（一）通报批评。
（二）追究相关人员责任。
以上处罚，可单独采用，也可以合并采用。
第六章附则
第二十八条本办法由集团信息管理部负责解释。
第二十九条版本说明：
年月日经审议通过试行/正式发布，于年月日正式生效
年月日修订第版，经审议通过，于年月正式生效，原版本（文号）同时失效。
附件1:
公司
信息化固定资产验收登记入库单
年月日
编号：
资产状况
取得情况
资产名称
规格与型号
资产取得方式
资产类别
技术特征
出厂编号
存放地点
使用状态
制造厂商
用途
资产数量
出厂日期
计量单位
固定资产附属设备组成情况
序号
资产名称
规格与型号
计量单位
资产数量
技术特征
验收记录：
信息管理部（签章）
采购部门
（签章）
财务部门
（签章）
签章日期：
签章日期：
签章日期：
参与验收的其他部门（签章）
实物台账责任人
签章日期：
签字日期：
填表说明：
1、本验收入库单一式三联，信息管理部、采购部门、财务部门各留一联。
2、本验收入库单由实物台账责任人根据资产的最终验收情况填制，在资产验收完毕后2个工作日内将该单据传递给资产采购部门及财务部门。
填制方法：
1、表头年月日：
根据资产最终验收日期填列。
2、编号：
验收单号码应连续编号，由系统自动生成或印刷本单据时预先编制。
3、资产类别：
根据“固定资产统一分类目录”列示的资产类别填列。
4、存放地点：
填写每项资产所处的位置。
5、用途：
选择填写“生产经营用”或“管理及非生产用”。
6、资产数量：
根据资产的计量单位填写实物资产的数量。
7、规格与型号：
代表资产的主要使用功能或材质等的由制造厂商提供的编号。
8、技术特征：
根据技术资料填写该资产所独有的技术特点。
9、使用状态：
选择填写资产验收后的使用情况，分为待用或在用。
10、资产取得方式：
选择填写“外购”、“租入”或“其他”。
11、出厂编号：
填写资产在出厂时由制造厂商编制的号码。
12、出厂日期：
填写资产生产完成离开工厂的日期，一般是由制造厂商填写在装箱单上的出厂日期。
13、验收记录：
是对资产历次验收情况的描述，记录对资产的外观、性能、其他等方面的验收情况。
附件2:
公司
信息化固定资产出库单
年月日
编号：
序号
信息化资产台账编码
资产名称
资产类别
资产数量
计量单位
领用（）借用（）
领用或借用部门名称
信息管理部
（签章）
签章日期：
领用或借用部门
（签章）
签章日期：
财务部门
（签章）
签章日期：
填表说明：
1、本出库单一式三联，信息管理部、领用或借用部门、财务部门各留一联。
填制方法：
1、表头年月日：
填写本清单的日期。
2、编号：
清单号码应连续编号，由系统自动生成或印刷本单据时预先编制。
3、信息化固定资产台账编码：
根据“信息化固定资产台账”中的“信息化固定资产编码”填列。
4、资产名称：
根据“信息化固定资产台账”中的“资产名称”填列。
5、资产类别：
根据“信息化固定资产台账”中的“资产类别”填列。
附件3:
公司
信息化固定资产台账
基本信息
信息化资产台账编码
用途
启用日期
固定资产卡片编号
资产取得方式
资产使用部门
资产验收单编号
使用状态
资产使用部门负责人
资产名称
出厂编号
实物台账录入人
资产类别
制造厂商
录入日期
资产数量
存放地点
信息化固定资产台账
固定资产维修记录
维修期间
修理类型
修理内容
修理费用
维修部门
维修责任人
信息录入人
备注
固定资产变动记录
变动日期
变动前信息
变动后信息
变动原因
信息录入人
备注
固定资产注销记录
注销日期
注销方式
注销人
折旧年限
已使用年限
备注
填表说明：
1、本台账由信息管理部的固定资产台账责任人填制，建账时基本信息在填制完成“信息化固定资产验收登记入库单”后的1个月内填写完毕，该台账是信息管理部用来管理及记录固定资产实物信息的。
2、当新建固定资产实物台账时，基本信息中除“固定资产卡片编号”根据“固定资产卡片”填列外，其他根据“信息化固定资产验收登记入库单”中的信息填列；
当固定资产在使用过程中发生基本信息变化时，需要根据“固定资产变动记录”中的变更后信息对基本信息进行及时的修订。
填制方法：
其中，基本信息：
根据信息化固定资产验收登记入库单”中的各项信息填列。
1、信息化固定资产台账编码：
根据实物台账编码规则建立并填列实物台账编码。
2、固定资产卡片编号：
应为连续编号，不能重号。
该编号由固定资产卡片责任人提供。
3、资产验收单编号：
根据“信息化固定资产验收登记入库单”中的“编号”填列。
4、资产名称：
根据“信息化固定资产验收登记入库单”中的“资产名称”填列。
5、资产类别：
根据“信息化固定资产验收登记入库单”中的“资产类别”填列。
6、技术特征：
根据“信息化固定资产验收登记入库单”中的“技术特征”填列。
7、资产数量：
根据“信息化固定资产验收登记入库单”中的“资产数量”填列。
8、用途：
根据“信息化固定资产验收登记入库单”中的“用途”填列。
9、资产取得方式：
根据“信息化固定资产验收登记入库单”中的“资产取得方式”填列。
10、使用状态：
包括待用、在用、闲置、出租、出借、拟出售。
当新建卡片时根据“信息化固定资产验收登记入库单”中的“使用状态”填列“待用”或“在用”；
11、出厂编号：
根据“信息化固定资产验收登记入库单”中的“出厂编号”填列。
12、制造厂商：
根据“信息化固定资产验收登记入库单”中的“制造厂商”填列。
13、出厂日期：
根据“信息化固定资产验收登记入库单”中的“出厂日期”填列。
14、启用日期：
根据“信息化固定资产验收登记入库单”中的表头“年月日”填列。
15、资产使用部门：
根据“信息化固定资产验收登记入库单”中的“资产使用部门”填列。
固定资产维修记录
1、维修期间：
填写资产维修的开始和结束时间。
2、修理类型：
选择填写大修、中修、小修。
3、修理内容：
填写对该资产进行修理的内容。
4、修理费用：
维修资产发生的大、中修费用。
5、维修部门：
对该资产进行维修的部门。
6、维修责任人：
对该资产进行维修的人员。
7、信息录入人：
录入维修记录的人名。
8、备注：
需要特别注明的内容。
固定资产变动记录：
涉及实物台账基本信息中的各事项发生变动时填列。
基本信息中会发生变动的事项包括：
存放地点、用途、使用状态、资产使用部门等。
1、变动日期：
发生信息变动的日期。
2、变动前信息：
发生变动的信息在变动前的内容。
3、变动后信息：
发生变动的信息在变动后的内容。
4、变动原因：
信息发生变动的原因。
5、信息录入人:
录入信息变动的人名。
6、备注:
需要特别注明的内容。
固定资产注销记录
1、注销日期:
注销实物台账的日期。
2、注销方式:
选择填写调出、报废毁损处置、盘亏。
3、注销人:
录入注销信息的人名。
4、折旧年限:
根据“固定资产卡片”中的折旧年限填列。
5、已使用年限:
根据实物资产已投入使用的时间填列。
6、备注:
需要特别注明的内容。
升级会员 