新版公文写作精简版.docx
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新版公文写作精简版
公文写作
第一节 决议
一、决议的适用范围
《条例》规定：
决议适用于“会议讨论通过的重大决策事项”。
决议是领导机关对于重大事项或事件的处理，根据民主集中制原则，经会议讨论表决通过形成已经或要求，并据以制定和发布的文件。
它是一种重要的下行文，是具有领导性、指导性和约束性的公文。
二、决议的特点
（一）集体性。
（二）权威性。
（三）程序性。
（四）相对稳定性。
三、决议的分类（根据内容和性能不同）
（一）审批行决议。
（二）专门事项性决议。
（三）决策性决议。
四、决议的结构及写法
决议由标题、题注和正文三部分组成。
（一）标题。
（二）题注。
（三）正文
五、决议写作时应注意的问题
（一）了解会议的背景、目的、意义及中心思想。
（二）决议写作时必须紧扣会议精神和主题，准确阐明会议的决策事项。
（三）结构严谨、条理清晰。
第二节 决定
一、决定适用的范围
《条例》规定，“决定”适用于对重要事项作出决策和部署、奖励有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
在实践中，决定大多用于：
确定履行法定程序，批准特定事项，规定实施重要政策，确定召开重要会议，确定重要人事任免、表彰与处分事项。
二、决定的特点
（一）重要性（一般性的问题、事项和活动可用通知、通报等行文）。
（二）约束性（具有法定的强制力）。
（三）稳定性（规定的原则、措施及有关事项，能在相当长的时期内发挥效用）。
三、决定的分类
（一）指挥性决定。
（二）知照性决定。
（三）奖惩性决定。
四、决议与决定的区别
（一）形成程序不同。
（二）决策内容不同。
（三）写法不同。
（四）行文格式不同
五、决定的结构及写法
（一）标题。
决定的标题一般由三要素组成：
发文机关、事由和文种。
例：
《中共中央、国务院关于进一步加强人才工作的决定》。
（二）题注。
例：
《中共中央关于建构社会主义和谐社会若干重大问题的决定》（2006年10月11日中国共产党的十六届中央委员会第六次全体会议通过）。
（三）主送机关。
（四）正文。
1.决定缘由。
2.决定事项。
3.执行要求。
（五）落款。
六、决定写作时应注意的问题
（一）要有政策依据。
（二）用语庄重、行文严肃。
第三节 命令（令）
一、命令（令）的适用范围
《条例》规定，命令（令）适用于“公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
二、命令（令）的特点
（一）权威性。
（二）强制性。
（三）庄重性。
三、命令（令）的分类
（一）公布令。
（二）行政令。
（三）嘉奖令。
（四）任免令。
四、命令（令）的结构及写法
（一）发文机关标志。
（二）令号。
（三）正文。
（四）落款。
五、命令（令）写作时应注意的问题
（一）使用的必要性。
（二）行文要果断。
（三）表述应简明。
第四节 公报
一、公报的适用范围
《条例》规定：
公报“适用于公布重要决定或者重大事项”。
二、公报的特点
（一）权威性。
（二）重要性。
（三）新闻性。
三、公报的分类
（一）会议公报。
（二）新闻公报。
（三）联合公报。
四、公报的结构及写法
（一）标题。
（二）题注。
（三）正文。
（四）签署及日期。
五、公报写作中应注意的问题
（一）要重点明确、主旨突出。
（二）要注意用语的准确性和概括性。
（三）要严格把握内容关
第五节 公告
一、公告的适用范围
《条例》规定：
公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。
二、公告的特点
（一）庄严性。
（二）公开性。
（三）及时性。
三、公告的分类
（一）重要事项公告。
（二）法定事项公告。
四、公告与公报的区别
（一）内容不同。
（二）语言表达方式不同。
（三）格式不同。
（四）发布机关不同。
五、公告的结构及写法
（一）标题。
（二）正文。
1.公告缘由。
2.公告事项。
3.结语。
（三）发文机关和发文日期
六、公告写作时的注意事项
（一）不随意制发公告。
（二）行文庄重，用语凝练。
第六节 通告
一、通告适用的范围
《条例》规定，通告“适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项”。
二、通告的特点
（一）周知性。
（二）约束性。
三、通告的分类
（一）规定性通告。
（二）周知性通告。
四、通告与公告的区别
（一）发布目的不同。
（二）发文内容不同。
（三）发文范围不同。
（四）发文机关不同。
（五）发布形式不同。
（六）发布时间不同。
五、通告的结构及写法
（一）标题。
（二）正文。
1.通告缘由。
2.通告事项。
3.结语。
（三）落款。
六、通告的写作要求
（一）正确使用文种。
（二）行文合法有据。
（三）行文简洁，语言通俗易懂。
第七节 意见
一、意见的适用范围
《条例》规定：
意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。
对于各级党政机关来说意见的涵盖面是很广的。
需用意见发文的事项包括以下几方面：
一是为统一思想、统一认识，上级机关对有关党和国家的大政方针、治国方略、外交事宜等重要问题发表见解；二是针对突发事件或带有倾向性的问题，包括政治思想、经济运行、国家安全等问题，向下级提出见解和处理办法；三是针对某项工作或局部性问题提出见解和处理办法；四是针对工作中所出现的新情况、新问题提出带有指导性的意见等。
二、意见的特点
（一）灵活性。
（二）参考性。
三、意见的分类
（一）指导性意见。
（二）参考性意见。
（三）请批性意见。
四、意见的结构及写法
（一）标题。
一般用三要素标题，由发文机关、事由、文种组成。
根据行文的需要，可以在文种前加上“几点”、“若干”等说明性的文字。
如《建设部关于深化工程勘察设计体制改革和加强管理的几点意见》。
（二）主送机关。
下行文意见的主送机关、收文机关较多，应当使用全称或规范化简称、统称。
上行文意见的主送机关一般只有一个。
（三）正文。
1.发文缘由。
即回答为什么要提出意见，主要介绍提出意见的背景、依据、目的、意义等内容。
意见的缘由写作目的明确、理由充分。
无论上报建议还是下发指导性意见，都应充分阐明其必要性及政策、法律依据。
然后用“现提出如下意见”过渡，引出下文。
2.意见的主要内容。
这是意见的核心，是对有关问题或某项工作提出见解、建议或解决办法。
内容覆盖量大，多采用条文式结构。
写作时要注意原则性内容与规范性内容结合起来。
既是提出总的、原则性要求，又有明确、具体、便于实际操作的措施和办法。
3.结语。
指导性意见的结尾通常要提出执行要求，通常为“以上意见，请结合实际情况贯彻执行”。
也可以没有结语，自然结束正文。
参考性意见的结语通常是“以上意见，请审阅”、“以上意见，请予考虑”。
请批性意见结语通常是：
“以上意见如无不妥，请批转各地各有关单位执行。
”
（四）落款。
意见在正文之后署上发文机关名称和成文时间，成文时间应用阿拉伯数字，年月日齐全。
五、意见的写作要求
（一）注意与相关文种的区别。
（二）不同的行文方向，注意不同的语气。
第八节 通知
一、通知适用范围
《条例》规定：
通知“适用于发布传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，转批、转发公文”。
通知时最常用的党政公文。
二、通知的特点
（一）广泛性。
（二）晓谕性。
（三）特定性。
三、通知的分类（根据内容和性质不同）
（一）发布性通知。
用于党政机关公开发布的规范性文件。
党政机关发布对某一领域范围内具有普遍约束力的文件时，应当遵照制程序，文件公开发布后才能生效。
（二）指示性通知。
又称指挥性通知，主要用于向下级机关布置工作、作出指示，要求收文者认真贯彻执行。
（三）事务性通知。
是告知性通知，需要下级机关或有关单位知悉某一事项时适用此类通知。
（四）转批（转发）性通知。
用于转批下级机关公文。
四、通知与通告的区别
（一）适用范围不同。
（二）告知对象不同。
（三）结构及写法不同。
五、通知的结构及写法
（一）标题。
通知的标题由发文机关、事由、文种三要素组成。
如《国务院办公厅关于调整辽宁丹东鸭绿江口湿地等4处国家级自然保护区的通知》。
如果是多个部门联合行文，省略发文机关，用两要素标题。
（二）主送机关。
通知的主送机关即要求对通知事项应知悉或予以办理、执行的收文机关。
通知都应该写明主送机关。
通常通知的收文机关较多，应当使用全称或规范化简称、统称，不能疏漏。
（三）正文。
不同正文写法有所不同
1.发布性通知。
正文比较简单，篇幅短小。
一般由发布对象、发布决定和执行要求三部分组成。
执行要求部分通常有两种。
一种很简要，一句话“请遵照执行”。
另一种则根据文件内容，提出贯彻执行的措施和具体要求。
2.指示性通知。
正文通常由三部分组成：
（1）通知缘由。
应当简明扼要，通常包括发文的背景、原因、目的、意义及行文依据，段末常用“现将有关事宜通知如下”、“特通知如下”等过渡语承上启下。
（2）通知事项。
是主题部分，要写明指示或工作部署内容，包括工作原则、要求、具体措施、工作中的注意事项等。
写法上采用条列式，分条列项表述，一般用主题句领先，而后展开内容。
（3）结语。
提出希望和执行要求，有的则写明将执行情况按规定时间上报发文机关等内容。
常用的结束语有：
“以上通知请认真执行”、“特此通知，望遵照执行”等等。
如果在主体部分已阐明执行要求的，则意尽言止，不必再专门写结束语。
3.事务性通知。
由通知缘由、通知事项、结尾三部分组成。
通知缘由写发通知的原因、目的或依据，不作分析，比指示性通知的第一部分更直接简约。
通知事项，告知收文机关需要了解、知晓的事项。
如内容复杂可分段列项来撰写。
结尾一般以“特此通知”等专用结语，也可以没有结尾。
4.批转（转发）性通知。
写法与发布性通知很相似，只是发布性通知印发的是本单位制定的规范性文件。
而转批（转发）性通知用于批转（转发）其他单位的文件。
（四）落款。
通知在正文之后署上发文机关的名称和成文时间，成文时间应用阿拉伯数字，年、月、日齐全。
第九节 通报
一、通报适用的范围
《条例》规定：
通报“适用于表彰先进、传达重要精神和告知重要情况”。
通报时告知性、指导性下行文，其主要作用是沟通信息，通过知照有关情况而发挥教育、启示的作用。
二、通报的特点
（一）典型性。
（二）启示性（教育性）。
（三）及时性。
三、通报的分类
（一）表彰性通报。
（二）批评性通报。
（三）情况通报。
四、通报与相似文种辨析
（一）通报与通知的区别
通报与通知有相似的一面，都是下行文，两者都具有知照性的特点，可以用来沟通情况，传达领导机关意图。
但两者有明显不同：
文种
通报
通知
适用范围不同
表扬先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况
发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文
行文要求不同
通过典型事例或重要情况的传达，向下属进行宣传教育或沟通信息，以指导、推动今后的工作
告知事项，布置工作，要求遵照执行，带有指导性
表现方法不同
陈述事实，分析意义，作出评价，使人们明白请示事实真相，受到教育，有分析，有议论
用概述式语言，一般不评议，直接写做什么、怎么做，具体明白，语言平实
发文时间不同
制发于时候，重在传达，往往是对已经发生了的事情进行分析、评价
制发于事前，通过具体事项的安排，要求下级机关在工作中照此执行或办理
（二）通报与决定的区别
1.目的不同。
2.性质不同。
五、通报的结构及写法
（一）标题。
（二）主送机关。
（三）正文。
（四）落款。
六、通报的写作要求
（一）选择事例要有典型性。
（二）通报内容要客观真实。
（三）写作要把握时机。
第十节 报告
一、报告适用的范围
《条例》规定：
报告“适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问”。
报告时党政机关经常采用的重要的上行文，是上下级之间沟通情况、协调工作的重要公文。
二、报告的特点
（一）陈述性。
（二）内容的广泛性。
（三）单向性。
三、报告的分类
（一）工作报告。
（二）情况报告。
（三）答复报告。
四、报告的结构及写法
（一）标题。
一般要用三要素标题，由发文机关、事由、文种组成。
如《株洲市卫生局关于2012年依法行政情况的报告》。
（二）主送机关。
是直接的上级机关，原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，一般也不向上级机关负责人送报告。
（三）正文。
1.报告缘由。
以概括性语言简要说明报告的背景、主要内容、结论，或者说明写作报告的目的和依据。
段末常用：
“现将有关情况报告如下：
”导入下文。
2.报告事项。
是正文的核心，是报告的重点部分。
（1）工作报告的内容：
一是基本情况与成绩，陈述工作概况和基本做法，并在此基础上总结成绩和经验。
这部分是对工作实践的理性认识，要善于概况，抽象出规律的东西，使之系统化、理论化以指导今后的工作。
写作时注意点面结合，突出重点、详略得当。
不应是简单地堆砌事实，罗列材料，不加分析、综合，使上级不得要领，更谈不上指导工作。
总之，应有主有次，以叙述为主，加上适当议论点面主题。
二是存在的问题与不足，分析工作失误的原因，以及应当吸取的教训。
应善于在事实的基础上归纳分析，使之条理化，避免在今后的工作中再犯类似的错误。
三是今后工作的打算和拟采取的整改措施。
（2）情况报告重在反映重要的、特殊的、突发的新情况。
其内容主要有重要的社情、民情；严重灾害、事故、案情、敌情及处理情况；举办大活动、召开重要会议的基本情况；各级代表会议的选举结果；对上级重要决议、决定事项的督办，检查某项工作的开展情况；对某项工作造成失误和存在重大问题的检讨与反思等。
以陈述情况为主，应写明时间、地点、原因、经过、结果、已采取的措施或建议等。
写作时注意：
情况报告时专题报告，内容要集中单一。
若提出处理已经或建议，必须写得具体、明确，并且要注意时效。
对于特大事故，国务院明确要求事故发生单位必须在24小时内写出情况报告报送上级，以使上级尽快了解下情，作出决策。
（3）答复报告针对性强，一般问什么就答什么。
不能漫无边际地乱写一些与上级机关询问无关的事项，针对所提问题答复意见或处理结果，既周全又不节外生枝，有问必答，答其所问，表述明确具体用语准确，不含糊其辞，模棱两可。
3.结语。
报告的结语比较简单，通常以“特此报告”、“特此报告，请审阅”等惯用语，也可以报告事项完即止，不写结束语。
（四）落款。
在正文之后署上发文机关的名称和成文时间，成文时间应用阿拉伯数字，年、月、日齐全。
五、报告的写作要求
（一）情况真实。
（二）确有必要。
（三）点面结合、突出重点。
第十一节 请示
一、请示适用的范围
《条例》规定：
请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。
请示是党政机关广泛适用的上行文，适用频率极高。
二、请示的特征
（一）期复性。
（二）单一性。
（三）程序性。
三、请示的分类（根据目的不同）
（一）请求指示的请示。
（二）请求批准的请示。
四、请示与报告的区别
区别
请示
报告
适用范围不同
请求指示、批准
汇报工作、反映情况、答复询问
行文目的不同
为解决某一具体问题请求上级回复
下情上达，为上级机关决策作参考
性质不同
呈请性公文
呈报性公文
写作时间不同
事前，不能先斩后奏
事后或阶段性结束后
内容繁简不同
一文一事
可一事数文
上级机关处理不同
办件，上级机关要答复
阅件，上级机关不答复
五、请示的结构和写法
（一）标题。
一般用三要素标题，由发文机关、事由、文种组成。
如《重庆市民政局、重庆市财政局关于建立城镇义务兵家庭优待金自然增长机制的请示》。
要注意的事：
标题中不得出现“申请、请求”之类的祈请类的词语，即不得用“关于申请（请求）……的请示”，避免语义重复。
“请示”即“请求指示”之意，也不能把“请示”写成“请求”或与报告混用，写成“关于……的请示报告”。
（二）主送机关。
请示的主送机关只写一个，一般是直接上级领导机关，原则上不能越级请示。
如需要同时送其他机关，应用抄送形式。
即使是受双重领导的机关，也应该根据其内容写明主送机关和抄送机关。
（三）正文。
1.请示缘由。
提出请示的原因和理由。
请示的缘由是请示事项和要求的理由及依据。
要先把缘由讲清楚，然后再写请示的事项和要求，这才能顺理成章。
缘由很重要，关系到事项是否成立，是否可行，当然也关系到上级机关审批请示的态度。
因此，缘由一般十分完备，依据、情况、意义、作用等都要写上。
请示的缘由部分一般比其他公文的缘由部分要详细一些。
这部分写作时要求实事求是，情况清楚，依据有力，说理充分。
切忌将请示缘由写得抽象、笼统，使上级机关看不出所请示批准办理的事情的必要性和可行性，这样的请示很难被批准。
2.请示事项。
就是提出有关问题要求上级机关指示或批准，是请示的核心内容。
提出的请示，要符合有关方针、政策，切实可行，不可矛盾上交。
因此，事项要写得具体、明白。
请求指示的请示，主体要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示；请求批准的请示，如果请示的事项内容比较复杂，要分清主次，要把要求批准的事项分条列款一一写明，条理要清楚，重点要突出。
请示是上行文，语气应注意要诚恳谦恭，杜绝明确强烈的主观色彩，如“我们认为”“一定要”“决定”等，减少施压的嫌疑。
行文的主观性若引起上级部门的反感，会使请示的批准被耽搁，或不予批复而转回。
这一部分常用语有：
“拟”、“为此，特请求……”、“鉴于上述情况，特请示如下……”
3.请示要求（结语）。
一般以征询、期盼的口吻请求上级答复。
在主体之后，另起一段，按程式化语言写明期复请求即可。
根据请示的目的不同，请示的常用语有：
“是否妥当，请批示”、“妥否，请批示”、“特此请示，请予批复”、“以上请示妥否，请批示”、“以上请示如无不妥，请批准”等等。
（四）落款。
请示在正文之后署上发文机关的名称和成文时间，成文时间应用阿拉伯数字，年月日齐全。
六、请示的写作要求
（一）一文一事。
（二）明确主送机关。
（三）不抄送下级。
（四）必须事前请示。
（五）注意与报告的区别。
第十二节 批复
一、批复的适用范围
《条例》规定：
批复“适用于答复下级机关请示事项”。
二、批复的特点
（一）行文的被动性。
（二）内容的针对性。
（三）效用的权威性。
（四）态度的明确性。
三、批复的分类（根据内容和性质不同）
（一）指示性批复。
（二）批准性批复。
四、批复的结构及写法
（一）标题。
（二）主送机关。
（三）正文。
1.批复引据。
2.批复事项。
3.批复结语。
（四）落款。
五、批复的写作要求
（一）注意行文的针对性。
（二）批复的观点要明确。
（三）批复要及时。
（四）行文要言简意赅。
（五）注意与复函的区别。
第十三节 议案
一、议案的适用范围
《条例》规定，议案“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项”。
二、议案的特点
（一）法定的主体。
（二）法定的程序。
（三）议案内容具有特定性。
（四）议案提出的期限有规定。
（五）议案行文对象具有定向性。
三、议案的分类（根据内容不同）
（一）立法议案。
（二）任免议案。
（三）重大事项议案。
四、议案的结构及写法
（一）标题。
（二）主送机关。
（三）正文。
1.案据。
2.审议事项。
3.结语。
（四）落款。
五、议案写作时应注意的问题
（一）遵循一案一事的原则。
（二）要注意议案同提案之间的差异。
（三）议案的内容具有可行性和必要性。
第十四节 函
一、函的适用范围
《条例》规定，函“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项”。
“函”是平行公文，其使用范围较广，使用频率极高。
二、函的特点
（一）短小简便。
（二）广泛性。
（三）灵活性。
三、函的分类（根据内容和用途不同）
（一）商洽函。
（二）询问答复函。
（三）请求批准函。
（四）告知函。
另外，按发文的目的可以分为去函和发函。
去函即主动商洽工作、询问事项、告知情况等所发出的函。
复函则是为回复对方所发出的函。
四、函的结构及写法
（一）标题。
函的标题可以按照公文的一般要求来写：
发文机关+事由+文种。
如果是去函，标题中文种只写“函”，如果是复函，则可写明“复函”。
如《广东省物价局关于停车场收费管理问题的复函》。
（二）主送机关。
函必须标明主送机关。
函的主送机关应写全称或规范化简称，一般不写单位或部门领导人。
如是去函，其主送机关一般只有一个，也可能多个。
如果是复函，其主送机关就是来函的单位，只有一个。
（三）正文。
1.发函缘由。
制文的根据、理由与背景，即为什么要发函。
如请批函开头部分为“为什么要请求批准”的内容，商洽函开头部分为“提出商洽问题的原因”。
复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。
如“你单位**年*月*日来文收悉”或“你单位《关于……的函》已收悉”，概括交代发函的目的、根据、原因等内容后，一般用“现将有关问题说明如下：
”或“现将有关事项函复如下：
”等过渡语转入下文。
2.事项。
这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。
函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。
无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言明确表达去函意图，或是将有关信息告诉对方，或是请求对方协办有关事项，或是想对方询问有关问题，或是请求对方批准某一事项，写作上一定要具体清楚，明白无误。
如果属于复函，还有注意答复事项的针对性和明确性。
3.结语。
一般要用礼貌性语言向对方提出希望。
或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。
通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。
如“特此函询（商）”、“专此函达、请予函复”、“可否，请速复函”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
有的函也可以不用结束语。
（四）落款。
无论是去函还是复函，在正文之后署上发文机关的名称和成文时间，成文时间应用阿拉伯数字，年月日齐全。
五、函写作时应注意的问题
（一）一事一函。
（二）行文简洁明确。
（三）注意函与请示、批复的区别。
第十五节 纪要
一、纪要的适用范围
《条例》规定：
纪要适用于“记载会议主要情况和议定事项”。
二、纪要的特点
（一）纪实性。
（二）概括性。
（三）指导性。
三、纪要的分类（按照会议形式）
（一）办公例会纪要。
（二）专门工作会议纪要。
（三）座谈会纪要。
四、纪要与相关文种辨析
（一）纪要与会议记录
纪要
会议记录
文种性质不同
法定公文
事务公文
形成过程不同
会议记录的整理
逐项记载，会议原始面貌的反映
内容详略不同
简要性、提纲挈领写明会议主要精神
原始记载、有闻必录，兼收并蓄
形式不同
格式和制作程序有规定
约定俗成，本子、信笺均可
意义作用不同
指导、指挥、协调、交流
作为资料保存和备查的作用
（二）纪要与决议
纪要
决议
适用范围不同
记载会议主要情况和议定事项
会议讨论通过的重大决策事项
所涉事项不同
一会议一纪要，可涉及多个事项
一事一决议，一个会议可有多个决议
成文依据不同
与会单位、人员取得一致即可
必须讨论且与会人员多数通过才能成文
内容不同
反映会议基本情况和主要精神
只反映会议通过事项
约束力不同
弱
强
五、纪要的结构及写法
（一）标题。
（二）正文。
1.会议概况。
2.会议事项。
3.结尾。
六、纪要写作时应注意的问题
（一）明确要旨，重点突出。
（二）材料真实，简洁有效。
（三）条例明晰，语言恰当。
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