物资、原材料采购及管理办法Word格式.docx

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则

第一条为加强大宗物资、原材料的管理和内部控制，规范物资采购及后期管理行为，防范物资采购及后期管理过程中的差错和舞弊、保障生产经营活动的正常进行，以最大限度地降低采购成本，特制定本办法。

第二条本办法对本公司所有原辅材料、物资（包括原材料、辅助材料、修理用备件、机器设备及工具、办公用品、设备、低值易耗品等）的采购及后期出入库管理均适用。

第三条公司按照请购、审批、采购、验收、付款、出库、帐务处理等规定的程序办理采购业务，并在各环节设置相关的记录，填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度。

第四条公司成立物资采购监查组。

组长由总经理担任，成员由分管副总经理、总经理助理、相关部门领导组成，人员不得少于5人，按同届领导班子任职同步，每届任命一次。

监查组职责：

参与公司供应商的选择、拟订物资采购招投标事项，决定是否招投标，负责采购物资价格的审定，负责公司供应商评审，最终确定供应商。

第二章 

采购流程及职责分工

第五条生产部门应根据月、季、年度生产计划，依据主要加工产品的原辅材料单位消耗量及材料安全库存量，提前5至10天编制《物资采购计划审批表》，其他物资由需求部门申请填制，报分管副总经理、总经理审批后实施。

第六条采购人员应根据采购计划，采取各种方法、了解市场动态，电话或网上挂牌询价，初选三家以上供应商，进行询价、议价、比较分析报审，货比三家。

选择供应商最低报价不得高于总部指导价。

询价的内容包括品种、规格、数量、质量、价格、报价的有效期限、交货日期、结算方式、合同形式（长期合同或即时合同）等。

采购人员未能按既定方案完成采购进度作业时，应将异常情况反馈给主管领导，说明异常原因及预定完成日期，以便拟订对策处理。

为保证生产经营的正常进行，在生产急需不能按程序采购时，可直接向总经理请示进行采购，事后向监查组反馈。

第七条只有监查组审议批准的供应商、比价后的采购价格才能执行物资采购，签订长期或即时购销合同。

生产急需除外。

购销合同签订时，一般情况下签订标准格式合同，如有特殊，必须明确数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式、经办人经济责任等需要明确的事项。

第八条联系发货时间、发货数量及交货地点等事项，日常由采购人员负责。

第三章 

入库流程及职责分工

第九条仓库收货、由仓管员现场验货，质量管理部负责质量参数以及进仓货物的品质检验，对数量、质量品质合格的物资验收入库，并填制《材料入库单》。

仓管员、质量员同时签字确认。

物资入库要按照不同的材质、规格、功能和要求，分类、分别储存，妥善保管，保管不善造成的损失照价赔偿。

经检验不合格的材料物资需要退货时，仓库应出具红字“材料入库单”或拒绝入库，同时口头或书面通知采购人员并说明拒绝入库的理由，采购员应及时同供应商沟通进行后续处理。

第四章 

付款流程及职责分工

第十条财务部门负责采购流程及购销合同、单据、发票的审核，同时负责相关资金的落实安排，根据《材料入库单》做好会计帐务处理工作。

第十一条财务部门只有在取得正式发票以后，凭合同、正式发票、入库单填写“付款凭单”，由各责任人签字后按会计制度的规定付款。

特殊情况需预付款项的，需提供需预付的理由与凭证，报总经理审批。

第五章 

出库流程及职责分工

第十二条物资出库，保管人员要做好出库登记，领用人签字。

每月填制《材料出库单》，并在结账前向财务部门提供。

对于账物不实的情况，仓管按原价赔偿。

第十三条本办法于2014年1月1日起实施，由财务部负责解释。

海南天然橡胶产业集团股份有限公司

金福橡胶加工分公司

2014年1月1日

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