集团西安办车辆管理制度.docx
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集团西安办车辆管理制度
xx集团西安办事处
车辆管理制度
第一章总则
一、目的和意义
为规范xx西安办事处和xx公司车辆管理，强化驾驶员及车辆管理人员的业务、责任意识，明确操作流程及责任，特制定本车辆管理制度。
二、适用范围和责任划分
（1）本制度所指车辆为西安办事处拥有的。
（2）日常使用为行政办调度，其中为主管生产、拿地公司领导使用，公司领导因公外出时，车辆使用服从行政办安排；日常使用由生产经营部安排，其他事项服从公司统一管理。
（3）西安办事处行政部负责对所属车辆的档案管理、调度，维修、。
（4）驾驶员负责进行对其所使用车辆的使用、日常维护管理。
第二章车辆管理
一、车辆建档
（1）行政部对公司车辆建立《车辆管理档案和电子台帐簿》，内容包括：
备用钥匙、钥匙密码条、保险合同（原件）日期、行车证（复印件）、购车发票（复印件）年检日期、赔保情况及其它资料、ETC路桥费、车船税交费凭证（复印件）等一切开支的复印件存档；车辆相关的交费凭证原件交于财务部报销和存档。
上述信息由行政部行政文员填写，行政负责人核实，每季度将组织检查《车辆管理档案及电子台帐簿》的更新情况。
（2）车内设立用车出勤登记，记录每次出车记录、使用用途、时间及行驶公里数据；汽油费用与路桥费用报销凭行驶公里数及油耗比例进行报销，维修记录和费用登记等信息。
随车台账由驾驶员填写一式二份，行政办备案。
二、车辆维修、保养费用报销
（1）公司车辆使用及维护提倡勤俭节约，驾驶员应加强日常检修与保养，如需发生维修保养/维修费用，须填写《车辆维修、保养请款申请单》报行政部、经相关领导审批后，方可进行。
（2）经行政部负责人审核后，报总经理批准后，将申请单交至财务部后进行相关维修和保养。
（具体流程详见本制度中的车辆维修保养流程）
（3）车辆费用采用实报实销，报销时须提供发票，特殊情况未能提供发票时，需提交支出证明及情况说明，因个人原因产生的额外费用支出，由当事人自己承担。
（4）享受公司车补的车辆不再享有车辆相关费用报销。
三、车辆物品保管
车辆实行一车一人制，车辆交接须填写《车辆随车资料卡》（附件3），驾驶员妥善保管随车物品，行政部三个月检查一次随车物品，更新资料卡，对因个人疏忽造成的物品丢失或损坏，由主管部门做出处理决定。
第三章车辆调度管理
一、派车原则
原则上按各部门车辆各自管理，如遇公司有重大活动或特殊情况，服从公司统一安排。
二、派车流程
（1）因公用车须提前填写《公务车辆派遣单》（附件4），由行政负责人审批后，统一调派车辆，《派遣单》共两联，主联由行政部存档，乘车人凭《派遣单》副联乘车，驾驶员收取此副单。
（2）临时突发事件由总经理授权，行政负责人先行安排用车，由行政部补填《非正常程序派遣单》（附件5）。
（3）用车人未提前申请车辆，致使车辆无法正常协调，当事人自行承担相应工作责任。
（4）月末行政部根据《派遣单》存根、《非正常程序派遣单》和以及驾驶员填写的《车辆日报表》完成用车统计，且确保数据一致，并作为驾驶员费用报销依据。
第四章驾驶员管理
一、办公原则
（1）严格遵守公司考勤管理制度。
司机非出车时须接受考勤管理，特殊情况须经主管领导批准，否则按缺勤处理。
（2）上班时间内司机未被派出车的，应随时在司机休息室等候出车。
有要事确需离开时，要告知主管领导去向和所需时间，主管领导批准后方可离开；出车和外出回来，应立即向主管领导报到。
（3）车辆一律由专职司机驾驶，其他任何人未经行政部批准，不得驾驶。
若专职司机私自将负责车辆给他人驾驶，一经发现一律解除劳动合同。
（4）由于个别司机兼职其他工作，在所兼职工作与出车任务碰在一起，经行政部批准，行政部具有驾驶资格的人员可以替驾。
（5）驾驶员负责每天的车辆管理，做好《行车日报表》（附件6），行车表一式两联，第一联在每次月末交于相关部门核算，第二联司机留存。
二、车辆使用要求
（1）驾驶员应保持车辆的清洁，车内不得有异味或杂物。
（2）驾驶员应注意所驾车辆的保养，出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整，要经常检查车辆的主要机件，每月至少对车辆检修一次，确保车辆正常行驶。
（3）下班后，车辆要停放在公司指定的地方；如外出回到公司较晚或第二天早晨有出车任务，请示主管领导后，驾驶员方可开车回家停放，但停放车辆应注意选取允许停放地点和位置，驾驶员离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。
（4）驾驶员对所驾车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。
三、礼仪、服务规范
（1）司机应注意保持良好的个人形象和职业操守：
（2）接送客人时（特别是集团贵宾和领导），要主动帮助客人拿行李，然后打开车门将客人让进车内，关车门时注意客人的身体和衣物，防止被车门挤压。
（3）司机必须注意保密，车内客人谈话时，不准随便插嘴；客人问话，应礼貌回答；不得传播客人讲话的内容，违者予以批评教育，严重者严肃处理。
√第五章车辆维修、保养管理
一、车辆维修、保养原则
（1）所有车辆在保修期外的保养和维修均在办事处指定的厂家进行。
维修指定厂家由行政部和财务部共同确定，并对选定的维修厂家的服务质量和维修价格进行监督，同时要做好备选厂准备。
（2）驾驶员对所驾车辆实行基本的维护和保养，如发现不能自行解决的故障应及时报告和维修，以确保行车安全。
二、车辆维修保养流程
（1）故障分析、预算维修费用：
驾驶员对车辆进行故障分析，确定是否需要维修以及需要维修哪些项目，对报修项目进行询价并确定维修费用的预算。
（2）申请：
驾驶员发现车辆需要维修时，驾驶员应提前向主管部门领导报修，并提交《车辆保养维修请款申请单》。
（3）审批：
由主管部门负责人审核、总经理批准。
（4）取款：
拿审批后的请款单到财务部办理相关手续后方可保养和维修。
（5）验收：
驾驶员对维修质量进行验证，保存相关的评定、维保质量、维保记录并付款。
（6）维修项目更改：
车辆在维修过程中，驾驶员不得擅自增加维修项目，若发现由于其他问题需增加维修项目，或需要增加维修费用，按照上述程序重新申请。
√第六章车辆事故处理规定
一、车辆保险原则
（1）全车保险由主管部门提前统一购买。
（2）车辆投保险种及标准按行政人事部相关要求执行，不得私自增加或减少投保险种，也不得私自提高或降低投保险种。
（3）保险购买程序：
车辆主管负责人比较三家保险公司报价，行政部确定投保公司后进行投保。
车辆主管负责人将保单原件上交财务部核算，复印件交予行政部存档，保险合同放入车辆管理档案。
（4）保险索赔
①一旦出现车辆保险索赔事件，驾驶员应在第一时间内与指定的保险代理人取得联系，并准备好索赔资料。
②事故处理完后，当事驾驶员连同车辆事故报告表一起交给保险代理人办理索赔手续。
③索赔事件过程，驾驶员需及时向行政部汇报，事后提交索赔手续的相关资料存档，由主管部门更新车辆赔保记录。
二、违规与事故处理
（1）每月发工资前，驾驶员须处理完毕相关的违章记录。
（2）在执行派车任务过程中，认定为驾驶员违反交通规则时，其处理办法如下：
①违章停车、证件不全、高速驾驶、酒后开车或其他违反交通规则等罚款，由驾驶员负担全额罚金。
②酒后开车损坏车辆者，由驾驶员支付全额维修费用，如导致重大交通事故，驾驶员除支付全额维修费用外，还需承担个人相应的刑事或民事责任，并主动提出离职。
（3）当发生交通事故时，在事故现场，驾驶员应做到：
①迅速与公司联系，接受公司的相关指示；
②如发生人身伤害，应将伤者迅速送到最近的医院进行治疗；
③应记录下对方车辆的驾驶证号和车牌号，做好事故报告单；
④从对方驾驶证上，记录下对方的住址、姓名、工作单位、电话、身份证号等；以便事后联系相关事宜；
⑤牢记对方车辆损坏的部位与程度，可利用手机、照相机拍下现场实录；
⑥记录事故现场目击者的姓名、住址、联系电话等资料；
（4）发生交通事故造成人身伤害或车辆损坏时，以交警判定责任为标准。
第七章附则
（1）本制度由行政部负责修订，经公司办公会审批后颁布执行。
（2）凡公司以前之制度、规定与本制度相抵触的，以本制度为准；
附件
1．《车辆管理电子台帐簿》
2.《车辆维修、保养请款申请单》
3．《车辆随车资料卡》
4．《公务车辆派遣单》
5．《非正常程序派遣单》
6．《行车日报表》
7．《车辆抽查表》
附件1：
车辆管理电子台帐簿
第一项、 车辆登记
车牌号码
车架号码
厂家型号
车辆类型
发票编号
购买日期
供应商
备 注
采购员:
______________ 财务:
____________ 驾驶员:
:
__
第二项、车辆属性登记
车辆常规属性
油箱容积
排量
驱动方式
天窗
安全性（锁）
GPS
车辆内饰信息
第三项、车辆年检登记
年检日期
年检期限
年票
环保标志
当事人确认
第四项、车辆保险登记
购买日期
保险公司
强制保险单号
全保单号
保险期限
投保险种
购买费用
购买人确认
第五项、车辆赔保登记
事故发生日期
主 要
责任方
事故原因
车辆折损程度
免赔比率
处理结果
赔偿金额
当事人赔偿金额
当事人
确认
第六项、车辆出车记录
月份：
__________ 车牌：
__________ 驾驶员：
________________
用车部门
项目名称
目的地
驾驶员
开始时间
结束时间
起止里程数
停车费/过路费
第七项、油费登记
月份：
__________ 车牌：
__________ 主驾驶员：
_______________
日期
驾驶员
加油量
油号
单价
小计
第八项、月度车辆保养记录表
月份：
__________ 车牌：
__________ 主驾驶员：
________________
日期
驾驶员
事由
保养等级
行驶公里 数
保养项目
单价
合计
抽查人
第九项、车辆检修记录表
月份：
__________ 车牌：
__________ 主驾驶员：
________________
日期
驾驶员
事由
检修内容
判定结论
追加
项目
单价说明
合计
附件2：
车辆维修、保养呈批件
申请人
车牌
申请时间
车辆情况
维修项目
维修预算
行政部
意 见
备注
附件3：
车辆随车资料卡
登记日期：
年 月 日
车号
驾车员
联系方式
随
车
物
品
明
细
证件类
工具类
日常用品类
其它
补充：
使用时间段
_______月___日~______月___日（3个月）
日期
此栏交接时填写
使用须知
1.爱惜和节约随车物品，在使用期间内遗失或损坏，应负赔偿责任。
2.小车《随车资料卡》每季度更新一次，车队长对随车物品使用情况进行登记，上报行政中心，方便易耗物品进行补充。
3.小车使用情况变动时请及时办理交接手续。
年 月 日
清
点
（勾选）
□数量无误
□数量不足
□物品损坏
说明如下：
驾驶员核实签字
接手人：
附件4：
派车单日期：
用车人
用车部门
乘车人数
用车原因
目的地
项目名称
计划用车
时间
年 月 日 时 分~ 年 月 日 时 分
申请人
申请时间
行政部意见
审核人
审核时间
派出车辆
司机
主副联分割线
派车单 日期：
用车人
用车部门
乘车人数
用车原因
目的地
项目名称
计划用车时间
年 月 日 时 分~ 年 月 日 时 分
申请人
申请时间
行政部意见
审核人
审核
时间
派出车辆
司机
注：
派车单分两联，主联由行政部存根，副联作为用车人上车时的凭证，交予驾驶员，具体信息要求和《行车日报表》一致。
附件5：
非正常程序派车单
用车部门
项目名称
目的地
司机
用车时间段
备注
附件6：
行车日报表
车行年月日
年 月 日 周（）
驾 驶 员
每日车辆检查项目
□操作部分（方向盘） □制动部分、传动部分 □电路部分（前后灯、转向灯等）
□汽油、机油 □水箱水 □其它
责任人：
起止时间
始发地
目的地
用途
起止公里数
同乘人员
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
本日仪表数 KM
前日仪表数 KM
审批：
备注：
注：
①驾驶人每次必须认真按要求填写此表，否则邮费不予报销。
②每日车辆检查项目必须每日出车前认真填写检查。
③行政部负责人签字时必须认真核实此表每项是否填写。
附件7
车辆抽查表
考核
内容
具体指标
评价标准
考核成绩
考核人
技术
状况
发动机、底盘
运转稳定、正常、无异响
制动、转向、离合、变速
操作灵敏，工作可靠
发动机润滑油、冷却液和蓄电池电解液加注
符合规定，通气阀（孔）畅通
灯光、仪表、喇叭
设备齐全完好
各部管路
畅通，密封良好，无漏水、漏油、漏气现象
轮胎
气压正常
外观
内饰
状况
车辆外观
无明显损伤、缺陷和污物
车内整洁
无异味、无污渍
行李箱内部物件
有序就位，无杂物、无易燃易爆等危险物品
发动机舱
清洁，无明显油污、污物
随车
物件
配备
随车物品
工具、备胎、灭火器、故障警示牌齐全、完好
车辆牌证、检验标志
齐全
结论：
行政负责人签字
说明：
《车辆抽查表》每季度进行一次，抽查评分共计三大项十三小项，每一小项采取100分制，60分以下为不合格，三小项以上（含三小项）不合格，则本次抽查为不合格，三项不合格一次性罚款50元，此外每多一项不合格扣10元，完全合格者奖励50元/次。
升级会员 