实验一-“云南白药应用管理信息系统获得回报”案例研究.doc

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实验一　“企业（组织）应用管理信息系统获得回报”案例研究

一、实验题目

“企业（组织）应用管理信息系统获得回报”案例研究

二、实验课时

课内4学时

三、实验目的

调查某行业具体的信息系统对组织的运作带来的影响，系统在运行过程中存在的问题，以及调查该信息系统中运用到的信息技术。

初步认识管理信息系统，建立对管理信息系统的感性认识，并认识管理信息系统给组织和个人带来的影响。

四、实验内容

关于云南白药集团ERP管理系统的分析研究

（一）系统概述

云南白药集团股份有限公司（以下简称云南白药）是国内传统中药企业的龙头企业，公司主营业务涉及药品、OTC和日化产品，公司2007年的营业收入、净利润、每股收益均位居全国同行业首位。

云南白药还是我国中药企业中拥有自主知识产权产品品种最多的企业。

2006年12月，云南白药与Oracle公司及佳邦信息咨询有限公司（以下简称佳邦咨询）合作，以OracleEBS系统为基础，实施全面集成公司各个业务领域的企业信息化管理项目，使云南白药的ERP系统从订单、仓库、生产、采购到财务的管理实现了一体化，显著提升了公司内部组织间的协同效率和工作质量，在全面提高云南白药产值的同时，有效降低了企业运营和管理的费用。

（二）系统功能

云南白药新一阶段企业信息化建设的关键是两个“集成”，即管理会计为核心的物流与资金流的集成和以供需平衡为核心的物流与信息流的集成，利用OracleEBS系统各模块高度集成的特点，以两个“集成”为主线，以高效快捷地构建了云南白药从订单、计划、仓库、生产、采购到财务管理的各个业务流程全面协同的ERP系统，使云南白药的企业信息化管理进入了跨领域系统集成的新阶段。

该系统主要实现了以下几个功能：

第一、实现完全意义上的财务业务管理一体化

通过实施OracleEBS系统，云南白药的财务系统与前端各业务系统之间实现了无缝集成信息得以在各模块之间传送和共享，不仅真正实现了由系统自动完成核算、记账、做报表等简单重复劳动，还使得云南白药的财务部门对任何一笔系统根据前端业务信息系统生成的账务处理都可以追溯查找到最原始、最明细的业务信息，实现了完全意义上的财务业务一体化，最大限度地避免了财务处理中的不规范和随意性，为云南白药加速财务部门职能的转变，实现全面财务监控的提供了强有力的技术保障。

第二、为GMP的贯彻执行提供保障。

云南白药对GMP（药品生产质量管理规范）的实施和执行极为重视，建立了完整的质量管理程序文件和过程规范。

实施了OracleEBS系统质量模块的云南白药原生药材事业部,其来料检验、成品检验、出货证明三大检验控制点都整合和固化到系统流程中，采购物料没有检验合格系统就不允许发到车间，成品检验没有检验合格系统就不允许入库，销售出库的物料批次不合格系统就不允许发货，使GMP规范的贯彻执行获得了强有力的系统及工具保障。

第三、成本管理实现精细化。

实施了OracleEBS系统成本核算模块的云南白药原生药材事业部,成本核算模块上线后，系统可根据前端业务系统所做的业务，自动计算本月材料和成品的加权平均成本，自动创建所有的会计分录，如果要调整成本的计算结果，只能从前端业务系统中调整，保证了前端业务数据与后端财务数据的一致性，有效提高了会计信息生成及成本会计核算的准确性。

第四、高效、严谨和全面地掌控销售业务。

通过实施Oracle销售订单系统，云南白药实现了通过工作流进行严谨而又灵活的销售订单审批，在审批过程中可以根据相应的规则对订单进行判断，自动将超出授权范围的订单流转给更高权限的人员审批，一旦发现问题，审批人员可以拒绝并取消订单，或者授权重新审批订单。

通过新的销售信息系统，公司管理人员实现了全面和及时地掌控公司的销售业务，当出现不规范的情况时，也能够及时发现和制止。

第五、人力资源管理实现统一规范。

通过实施Oracle人力资源系统，云南白药实现了集团内部主要单位的人事资料数据、人事业务处理数据、薪酬数据大集中的目标，公司的人事管理、薪酬管理制度都整合和固化到Oracle人力资源系统中，员工入职、调动、晋升、离职等每一步管理环节都实现了规范化运作，集团人力资源管理部门可以随时掌握各个下属单位人力资源分布状况、薪酬发放情况等信息，实现了集团对各下属单位人力资源管理的实时监控和指导，为云南白药的人力资源管理向更规范、更强控制力和执行力的方向转变奠定了坚实基础。

（三）操作步骤

1、基础信息录入

（1）系统初始

①系统初始化，建立账号、密码等，规划公司内部各部门管理业务流程和管理规范，制定相关的管理制度。

②部门数据初始化

建立部门库、人员库、地点库等基础数据，设置操作权限、管理权限。

（2）各部门信息导入

针对模版中的不同信息类别分别导入，进入“系统设置”模块，单击“系统初始”，点击“信息数据导入”选择要导入的数据类型（逐项类型导入），选择数据所在的位置，“导入数据”，在“导入数据对照”栏中，对于在excel中已经填写的选项要逐个对照，对于没有填写的选项可以选择“无”，点击“导入”完成信息导入工作。

2、统计数据及信息填报

（1）登陆系统

以各部门管理员身份进入，登陆名为“云南白药集团XX部”+“管理人员编号”，登陆初始密码为“ynbyjt”，初始密码可由系统管理员更改。

（2）填制报表等操作

进入各部门信息模块，然后针对各部门业务进行相关操作

（3）数据上报

对一些需要及时上报的数据，点击封面表的“审核”可对所有表格进行再次重审，对于审核出现的错误需要逐项改正，点击“提交”上报到主管部门。

（4）打印

各部门文档完成后，请各部门核实后在电脑中进行打印，打印结束后盖公章，并对文档存档。

（三）运行环境

在集团局域网内各部门办公室的办公计算机，适合在windows2000/xp/7等操作系统上运行。

（四）使用人员

集团内部系统管理人员和各部门系统管理人员

（五）系统使用对业务工作产生的影响

第一、Oracle财务系统上线后，需要人工录入的工作量只有过去的15%，其他大量的数据由系统根据前端业务信息自动产生，有效消除了多余的纸制文档工作和人工输入错误，极大地提高了会计核算的效率，使财务部门的人均信息处理能力由原来的1300多条增加到现在的4600多条，工作效率提高了3.5倍。

第二、药品生产中的质量记录信息是质量管理和过程受控的重要凭证。

OracleEBS系统的质量模块在云南白药原生药材事业部上线以来，其所有质量记录信息均由系统中产生，实现了质量记录信息的集中存储、全面共享、易于追溯和方便查询。

第三、云南白药原生药材事业部通过实施OracleEBS系统的成本核算模块，其产成品成本核算由过去的大类核算细化到物料编码级的核算，成本核算对象由平均100个左右细化到800个左右，核算报表由4个细化到12个，同时成本核算时间由平均28小时缩短到平均7小时，在显著提高成本核算精细度的同时，极大地提高了成本核算的效率。

第四、借助OracleEBS系统的高度集成化，云南白药还将业务部门的销售订单和仓储部门的物流发运严密的结合起来，管理人员每天都可以即时查询最新的销售订单的审批状况、订单发运状况、可用库存数量等各方面的信息，销售分析报表由过去两三张增加到十多张，分析数据不需要导出就可以直接复制到EXCEL、WORD等数据处理工具中，为管理人员提供了公司销售、发运与库存状况的全局实时视图，实现了企业销售管理的高效、规范、合理。

第五、通过实施Oracle人力资源系统，云南白药实现了集团内部主要单位的人事资料数据、人事业务处理数据、薪酬数据大集中的目标，公司的人事管理、薪酬管理制度都整合和固化到Oracle人力资源系统中，员工入职、调动、晋升、离职等每一步管理环节都实现了规范化运作，集团人力资源管理部门可以随时掌握各个下属单位人力资源分布状况、薪酬发放情况等信息，实现了集团对各下属单位人力资源管理的实时监控和指导，为云南白药的人力资源管理向更规范、更强控制力和执行力的方向转变奠定了坚实基础。

（六）系统不完善之处以及改进方案。

第一、由于没有科学的采购决策和采购管理，集团在制定采购计划时，领导层不能及时提出比较好采购决策。

因此系统必须要能够自动根据现有库存情况，历史数据（包括历史销售数据、历史最低库存数据等等），以及各销售点的销售情况，提出采购决策。

第二、应收帐款居高不下，大大占用了资金，集团的发展受到了制约。

集团是没有能力去改变这种环境，云南白药需要建立了一套适应这种环境的工具，简单说就是客户信誉额度管理。

因此系统需要建立起一套类似银行信用管理的制度，对客户进行分级，在发生业务时，根据客户的不同级别，设置不同的赊购金额和帐龄天数，建立应收帐款的严格勾对关系，在不失去客户的前提下，尽可能地保护企业的利益。

第三、由于很难与终端客户直接接触，集团的市场反映能力慢，往往不知道用户真正需要什么。

云南白药需要通过Web子系统建立企业内部网络与国际互联网络的动态接口，实现企业业务信息在Internet网络上的发布与传递，收集与企业的商务及运营情况有关的数据资料，又通过EDI子系统实现在计算机网络中的商务联络。

这样，系统就将企业内部管理通路与外部通路同企业的盈利系统有机地融合，提高企业对客户的服务质量和效率，及时对市场反馈信息作出相应决策。

第四、这套系统只是设计在集团内部的局域网使用，一旦连上互联网将会受到较大的安全威胁。

因此，系统还需要建立高度安全保密的数据安全体制，充分保证系统中数据的真实意义，建立企业内部严密的数据保密体系，从根本上保证企业的安全；提高企业内部业务和管理人员利用系统的能力，企业为此培养出了一批熟练使用计算机进行业务操作和经营管理的人才，从整体上提高了企业中人员的素质。

五、实验体会

通过对云南白药集团信息管理系统的调查从而了解了对云南白药集团的运作带来的影响和系统在运行过程中存在的问题，以及调查该信息系统中运用到的信息技术。

初步认识管理信息系统的，并深刻认识管理信息系统给组织和个人带来的影响。

另外，通过这次调查我还认识到：

管理无大事。

许多看似不起眼的小事，如单据传递速度的快慢、货品出入库的某个环节都实实在在地反映了一个企业的管理水平，也直接影响到企业运营的效益。

现代企业间的竞争，是综合实力的竞争，是核心竞争力的竞争，也是知识资源的竞争。

而且管理软件的作用在于支持企业发展，而不是简单地模拟手工，也不是用貌似先进的管理流程将企业固化住。

因此，一个好的企业需要比较健全的管理制度，同时需要建立一个比较适合自己企业发展的、能够更好地处理信息数据的管理信息系统。

六、实验中存在的问题

实验中存在的最大问题是：

由于涉及的企业的管理机密，大部分资料只能够通过网络渠道获取，该管理信息系统的部分模块描述可能不是很准确。

另外，我们也不能直接操作该管理系统，所以只能针对该管理系统的性质把操作流程做一个简单的介绍。

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