印章管理操作流程概要.docx
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印章管理操作流程概要
印章管理操作流程
1目的
本文件规定了XX农村银行（以下简称“本行”）印章管理操作的流程及控制要点，旨在加强印章管理，确保用印的安全和规范。
2适用范围
本文件适用于本行党委印章、行政印章、法定代表人印章和电子印章的管理。
3定义、缩写与分类
3.1定义
印章：
是指法人单位（含其内设机构、分设机构和派出机构等）及其工作人员持有、管理和使用的，载明本单位名称并且对外表示本单位身份及行为，以便公开区分于其他单位身份及其行为的各种印章及其印模、印鉴和电子签名印章。
本文件所指印章为本行除业务印章外的所有印章，具体包括党委印章、行政印章、法定代表人印章和电子印章等。
3.2缩写
无
3.3分类
1）党委印章：
是指用于本行党委事务的印章。
2）行政印章：
是指用于本行行政办公事务的印章。
包括法人印章，各部门、分支机构印章。
3）法定代表人印章：
是指以本行法定代表人或主要负责人姓名为刻制内容并办理备案登记手续，对外代表本行的签名章或印鉴章。
4）电子印章：
是指以数字技术模拟传统实物印章用于加盖电子文件，具有与本行实物印章相同外观、相同有效性的印章。
4职责与权限
部门/岗位
职责与权限
不相容职责
行长
1）审批印章刻制申请；
2）审批印章的销毁或停用。
主管领导
审批是否确需对外用印，确认事实是否清楚，理由是否充分。
综合办公部门/主任岗
1）对印章刻制和对外用印申请进行审核，并在权限范围内对用印申请进行审批；
2）审核印章的销毁、作废等处理申请；
3）监督印章的销毁、作废等处理工作。
综合办公部门/机要岗
1）登记印章使用情况；
2）按规定用印，分发印章；
3）按照审批意见刻制印章；
4）印章交接、保管变更管理；
5）收缴各机构作废的印章；
6）报请对印章进行销毁或作其他处理；
7）统一销毁或处理印章。
各部门、分支机构
1）提出印章刻制和用印申请；
2）领取、保管印章；启用印章；
3）按照规定提交印章停用、作废申请等。
5原则与基本规定
5.1原则
1）统一管理原则。
综合办公部门是本行印章管理的归口管理部门，负责指导各部门、分支机构的印章管理工作。
2）专人保管原则。
各部门、分支机构印章应指定专人负责保管，移交时应办理相应的交接手续。
3）先审核后用印原则。
使用印章应履行必要的审批手续，严禁私自用印。
4）记录备案原则。
印章使用应详细登记，明确使用人、审批人等内容。
5.2基本规定
1）印章的使用范围
a）本行党委印章使用范围：
—以本行党委名义制发的公文；
—以本行党委名义审核的各类审核表；
—以本行党委名义颁发的各类奖状、证书；
—其他需以本行党委名义加盖印章的情形。
b）本行法人印章的使用范围：
—以本行名义发送正式公文、电函、传真件，印发管理制度；
—报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表；
—人事任免；
—以本行名义出具的授权委托书、签订重要业务合同、协议、劳动合同；
—以本行名义授予上岗证、先进集体和个人荣誉证书；
—代表本行需要加盖法人印章的其他批件、文本、凭证、材料等。
c）各部门、分支机构印章主要在其授权范围内使用，不得对外代表本行使用。
d）法定代表人印章对外代表本行使用，一般与本行行政印章同时使用。
任何人不得以个人名义使用法定代表人印章。
2）印章的刻制
a）本行党委印章、行政印章及电子印章由上级主管部门统一按有关批准文件制发。
b）本行各部门、分支机构因工作需要刻制印章的，须向本行综合办公部门提出书面申请，经本行领导批准后方可刻制。
c）印章不能继续使用需要重新刻制的，各部门、分支机构应向本行综合办公部门提出书面申请，经本行领导批准后方可重新刻制。
d）本行印章（上级主管部门统一制发的除外）统一由综合办公部门到本行登记机关、公安机关办理有关手续（无须办理批准登记手续的除外）后，在公安机关指定的专营单位刻制。
e）综合办公部门应当登记新启用印章的名称、模印、枚数、印章保管员等信息，未办理启用手续的各类印章不得启用。
f）本行综合办公部门应将所有已启用的各类印章的印模、批准启用的有关文件立卷归档，永久保存。
3）印章的使用
a）申请使用本行党委印章、行政印章、电子印章，应当填制《印章使用审批表》，写明申请事项，经本行综合办公部门审核，主管领导批准同意后方可用印。
b）申请使用各部门、分支机构印章，应当填制《印章使用审批表》，经部门、分支机构负责人签字同意后方可用印。
c）本行印章原则上不准带出本机构使用，如确因工作需要，需履行审批手续，由印章保管员携带印章陪同用印申请人员外出办理。
任何单位和个人不得借用印章。
d）印章保管员有责任对用印进行审查及监督。
对于不合法、不合手续的用印申请有权拒绝；同意用印时，应做好登记，写明用印单位、具体经办人、用印事由及用印数量等。
e）印章的使用必须使用红色印泥，要做到上不压正文，下压成文日期或单位名称等文字，不能歪斜或倒印。
f）严禁在空白纸、空白介绍信、空白信笺、空白奖状和证书等上面盖章，严禁印章保管员越权用印或私自将印章转交他人使用，严禁利用印章谋取私利或实施其他损害本行利益的行为。
4）印章的保管
a）本行印章实行专人保管制度。
本行党委印章、行政印章、电子印章由综合办公部门负责保管，并指定印章保管员。
各部门、分支机构印章由各机构负责保管。
各部门、分支机构应指定本机构的印章保管员，并将印章保管员名单报综合办公部门备案。
b）各类印章在使用过程中，印章保管员如有变动，应在变动当日通知本行综合办公部门。
c）印章保管员因故请假，各机构应指定临时保管员，并办理交接手续。
e）各类印章应存放在专用保险柜内，钥匙由印章保管员持有；未经批准，印章保管员不得擅自将印章转交给他人保管。
f）持有印章的各机构应当对本机构印章的使用及保管承担全部责任。
g）印章如丢失，应立即向本行综合办公部门报告，由其迅速向公安部门报案，请求立案侦察，在公安部门的指导下，刻制与原印章有所区别的新印章，并在一定范围内声明遗失的印章作废。
5）印章的缴销
a）印章内容需要变更或内设机构撤并时，应停止使用有关印章。
持有印章的机构应在印章停用五日内，由印章保管员写明印章停用说明，经机构负责人签字后报综合办公部门，并将印章交综合办公部门予以封存或销毁。
b）若出现印章丢失、毁损或被盗，持有印章的机构应及时向本行综合办公部门报告。
c）印章丢失、被盗时，若法律法规要求办理相关公告注销手续的，由本行综合办公部门负责办理公告手续，并到公安机关及登记机关办理注销手续。
6流程描述与控制要求
阶段
环节
风险点
6.1申请
环节名称:
用印申请
适用部门:
分支机构;相关部门;
适用岗位:
相关岗;相关岗;
职责要求:
提出用印申请
操作规范:
各部门、分支机构向上级机关和有关部门报送各类报表、专题报告函件，以本行名义对外签订的各类协议合同，外出参加各类活动或联系工作需以本行名义出具的介绍信，及其他需要使用本行印章（含党委印章、行政印章）的证明、函件等，都应填写《印章使用审批表》（附件二），由各部门、分支机构负责人签字、交综合办公部门主任岗审核、再报本行领导审批，方可用印。
需要使用其他印章的，也应填写印章使用审批单，逐级审批。
6.2审核、审批
环节名称:
审核
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
主任岗;
职责要求:
审核用印申请
操作规范:
1）审核各部门、分支机构的用印申请，判断是否确需对外用印，事实是否清楚，理由是否充分，并在《印章使用审批表》（附件二）上签署审核意见。
2）属一般事务往来，不涉及经费、财务、合同等重大事项的用印，可由综合办公室主任直接审批。
风险描述:
审核不严,用印不严谨，或遇重大事项用印未经主管领导审批直接用印,造成财务损失或影响本行声誉。
风险等级:
中等风险
控制措施:
加强岗责控制和监督检查，涉及经费、财务、合同等重大事项用印的，应严格审核把关，动用本行总部印章需经主管领导审批，对违反规定用印的责任人进行处分。
控制部门:
行长;
控制岗位:
主管领导;
环节名称:
审批
适用部门:
行长;
适用岗位:
主管领导;
职责要求:
对用印申请进行审批
操作规范:
审核使用印章申请，并在《印章使用审批表》（附件二）上签署审批意见。
6.3登记
环节名称:
登记
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
机要岗;
职责要求:
登记印章使用情况
操作规范:
根据用印审批意见，规范填写《印章使用登记簿》（附件三），详细登记备查。
6.4使用
环节名称:
用印
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
机要岗;
职责要求:
根据审批意见用印
操作规范:
在各类报表、函件、合同、介绍信、证明上盖章。
盖印应在落款日期的中间偏上位置，骑年盖月，压住年、月、日中间四至七个字，且要盖得端正、清晰、美观，严禁错盖、漏盖。
印章的使用必须使用红色印泥，要做到上不压正文，下压成文日期或单位名称等文字，不能歪斜或倒印。
严禁在空白纸、空白介绍信、空白信笺、空白奖状和证书等上面盖章。
严禁印章保管人员越权用印或私自将印章转交他人使用。
风险描述:
用印不严谨,未经审批直接用印，或在空白纸张、空白奖状、空白证书、空白证明、空白介绍信等空白凭证上用印,可能给本行造成损失，声誉受到影响。
风险等级:
高风险
控制措施:
加强岗责控制和监督检查，杜绝擅自用印可能造成的风险和损失。
对违反规定用印的责任人进行处分。
控制部门:
综合办公部门;
控制岗位:
主任岗;
阶段
环节
风险点
6.1申请
环节名称:
申请刻制
适用部门:
分支机构;相关部门;
适用岗位:
负责人;负责人;
职责要求:
提出刻制印章申请
操作规范:
各部门、分支机构需要刻制印章的，依据相关文件提出书面申请，并填写《印章刻制审批表》（附件一）报综合办公部门及相关领导审批。
6.2审核、审批
环节名称:
审核
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
主任岗;
职责要求:
对刻制印章申请进行审核
操作规范:
审核印章刻制申请是否合法合规、是否有相关的证明文件，在《印章刻制审批表》（附件一）上签署明确意见，并提交行长审批。
环节名称:
审批
适用部门:
行长;
适用岗位:
行长;
职责要求:
对刻制印章申请进行审批
操作规范:
对印章刻制申请作出批示，并在《印章刻制审批表》（附件一）上签署审批意见。
6.3刻制
环节名称:
刻制印章
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
机要岗;
职责要求:
根据审批意见刻制印章
操作规范:
经审批同意，及时与印章制作定点机构联系刻制新印章。
印章刻制名称必须与营业执照和金融营业许可证上记载的名称一致，不得刻制简称或自创名称。
印章刻制的规格、式样、字体必须统一按相关规定执行。
风险描述:
越权行使岗位职责,XX擅自刻制印章,可能发生内部偷盗、欺诈案件，给本行造成财务损失和声誉影响。
风险等级:
高风险
控制措施:
加强监督检查，对违反规定擅自刻制印章的责任人进行处分。
控制部门:
综合办公部门;
控制岗位:
主任岗;
6.4启用
环节名称:
分发、登记
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
机要岗;
职责要求:
分发新印章并进行登记
操作规范:
印章刻制完毕，应及时通知申请机构派人领取；分发印章时，应核实领取人身份，与领取人共同验证印章，填写《印章刻制、启用、销毁登记簿》（附件四）并留存印模。
环节名称:
领取印章
适用部门:
分支机构;相关部门;
适用岗位:
相关岗;相关岗;
职责要求:
双人领取新印章
操作规范:
申请机构必须派两名工作人员领取新印章。
因机构更名、合并和印章磨损更换印章的，应凭旧章和单位证明领取新章；因工作需要不能以旧换新的，应在领取并启用新章的同时封存旧章，并逐级上缴到本行综合办公部门。
凡新刻制的印章均需备案后方可领用。
本行公章、部门印章及支行公章领用时应分别先由行长、部门负责人及支行行长签名领用，再移交专管人员保管。
风险描述:
未按规定领取新印章,未按规定验证领取人身份；领取新印章时旧印章未上缴,导致印章被盗领、旧印章继续被使用，可能给本行造成不必要的损失和声誉影响。
风险等级:
高风险
控制措施:
做好领取人身份验证登记，确保旧印章上缴或作其他处理；加强审核检查。
对违反规章管理制度的责任人进行处分。
控制部门:
综合办公部门;
控制岗位:
主任岗;
环节名称:
启用印章
适用部门:
分支机构;相关部门;
适用岗位:
相关岗;相关岗;
职责要求:
启用新印章
操作规范:
以综合办公部门名义正式向有关单位、部门发文通知启用印章。
启用新印章前必须在《印章交接登记簿》（附件五）上预留印模、登记启用时间和保管人等信息。
6.5保管使用
环节名称:
保管使用
适用部门:
分支机构;相关部门;
适用岗位:
相关岗;相关岗;
职责要求:
保管使用印章
操作规范:
行政公章等印章必须由印章保管员保管，用印必须经过审批，并在《印章使用登记簿》（附件三）上详细登记。
用印机构印章保管员办理印章交接手续的，移交人、接交人、监交人应在《印章交接登记簿》（附件五）上签字确认。
风险描述:
未认真履行岗位职责,未妥善保管印章，使用时未经审批或越权审批,导致印章遗失，或用印不当，造成本行财务损失，影响本行声誉。
风险等级:
极大风险
控制措施:
加强岗责控制和监督检查，杜绝违规使用和管理。
控制部门:
内部审计部门;
控制岗位:
现场审计岗;
6.6停用销毁
环节名称:
申请停用销毁
适用部门:
分支机构;相关部门;
适用岗位:
负责人;负责人;
职责要求:
申请停用销毁印章
操作规范:
印章需作废、停用的，须提出书面申请，并在《印章交接登记簿》（附件五）、《印章使用登记簿》（附件三）上详细记载。
环节名称:
审核
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
主任岗;
职责要求:
审核印章停用销毁申请
操作规范:
审查印章作废、停用的合规性，申请资料的完整性。
环节名称:
审批
适用部门:
行长;
适用岗位:
行长;
职责要求:
审批印章的停用和销毁
操作规范:
对印章的停用和销毁申请进行审批。
环节名称:
统一收回销毁
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
机要岗;
职责要求:
收缴需要销毁或处理的公章并统一销毁
操作规范:
统一销毁作废、停用的印章或作其他相应的管理，并在《印章刻制、启用、销毁登记簿》（附件四）上详细记载。
风险描述:
销毁无人监管或无销毁登记,未按规定处理应停用、销毁的印章,造成印章仍然留存使用，或被不法分子盗用，给本行造成不必要的风险和损失。
风险等级:
中等风险
控制措施:
按规定处理停用作废公章，并登记相关登记薄；加强内部监督审核。
对未按规定处理停用、销毁的印章的责任人进行处分。
控制部门:
综合办公部门;
控制岗位:
主任岗;
7检查监督
牵头检查部门
检查内容
检查频次
报告路线
检查结果利用
综合办公部门
对印章管理的各个环节进行检查。
每年一次
主管领导
考核、问责、持续改进
内部审计部门
对印章管理的规范性进行检查。
按内审工作频率
监事会、审计委员会
持续改进
8附录
附件一：
《印章刻制审批表》
附件二：
《印章使用审批表》
附件三：
《印章使用登记簿》
附件四：
《印章刻制、启用、销毁登记簿》
附件五：
《印章交接登记簿》
附件一：
印章刻制审批表
申请单位
申请日期
申请刻制印章名称、规格、式样：
部门负责人审核意见
审核人:
年月日
综合办公室主任审核意见
审核人:
年月日
领导
审批
意见
审批人:
年月日
附件二：
印章使用审批表
申请部门
申请人
印章类别
事由
申请部门意见
年月日
综合办公室主任
意见
年月日
主管领导意见
年月日
附件三：
印章使用登记簿
日期
印章类别
用印事由
用印单位
经手人
附件四：
印章刻制、启用、销毁登记簿
印章名称
保管单位
保管人
领用日期
分发人
领取人
收缴日期
收缴人
缴章人
切口日期
销毁人
监督人
启用印模
收回印模
切口后印模
启用日期
备注
收回原因
销毁日期
销毁地点
销毁人
监督人
附件五：
印章交接登记簿
交接时间
事由
印章类别
交章人
接章人
监交人
升级会员 