会计继续教育会计档案管理办法讲义.docx

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会计继续教育会计档案管理办法讲义

必修课：

会计档案管理办法【2学分107分钟】3

会计档案的作用：

3

法律、法规和规章？

3

一、修订背景3

二、修订历程4

三、修订意义4

四、主要修订内容4

（一）完善了会计档案的定义和范围4

1.旧《会计档案管理办法》会计档案的定义和范围存在的问题4

2.会计档案的定义和范围的新旧对比5

3.修订内容解读5

（二）增加并明确了电子会计档案的管理要求5

1.规范电子会计档案管理的必要性和可行性5

2.电子会计档案的管理要求的新旧对比5

3.电子会计档案管理的主要内容6

4.明确电子会计档案的管理要求6

（三）完善了会计档案的销毁程序6

1.新旧《管理办法》会计档案鉴定与销毁对比6

2.完善了会计档案的销毁程序的具体规定7

（四）明确了会计档案出境的管理要求7

1.新旧《管理办法》会计档案出境管理要求对比7

2.完善了会计档案的销毁程序的具体规定7

（五）调整了会计档案的定期保管期限8

1.调整理由依据8

2.新旧《管理办法》会计档案的定期保管期限对比8

（六）延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限8

（七）完善会计档案利用的有关要求9

（八）明确代理记账中涉及的会计档案管理问题9

五、内容解读9

（一）制定依据10

（二）适用范围10

（三）会计档案定义及范围10

（四）领导与组织10

（五）电子会计档案管理11

（六）会计档案归档11

（七）会计档案利用12

（八）会计档案保管12

1.企业和其他组织会计档案保管期限表12

2.财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表12

3.财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表13

4.财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表13

（九）会计档案鉴定与销毁13

（十）终止经营、分立后、合并后和建设期的会计档案管理14

（十一）会计档案交接14

（十二）境外机构会计档案管理15

（十三）其他管理要求15

六、如何衔接15

（一）关于保管期限的衔接规定15

（二）关于电子会计资料归档的衔接规定16

必修课：

会计档案管理办法【2学分107分钟】

会计档案的作用：

（1）是经济业务重要的史料和证据

（2）可以反映出这个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为。

（3）可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策、单位制定经营决策提供参考。

《会计法》和《会计基础工作规范》对会计档案的规定：

《会计法》“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。

会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。

”“出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。

”

《会计基础工作规范》“各单位的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，应当建立档案，妥善保管”

近年来，随着我国市场经济体制的不断健全、经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，会计档案的范围、内容、承载形式、管理方式、应用程度等均发生了较大的变化，现行管理办法的有关条款已经无法适应新情况和新变化。

中华人民共和国财政部国家档案局令第79号

会计档案管理办法

（2016年1月1日起施行）

法律、法规和规章？

1.法律广义是指全国人大及其常委会制定的规范性文件。

在与法规等一起谈时，法律是指狭义上的法律。

2.法规，指国务院、地方人大及其常委会、民族自治机关和经济特区人大制定的规范性文件。

3.规章是行政性法律规范文件。

规章主要指国务院组成部门及直属机构，省、自治区、直辖市人民政府及省、自治区政府所在地的市和经国务院批准的较大的市和人民政府，在它们的职权范围内，为执行法律、法规，需要制定的事项或属于本行政区域的具体行政管理事项而制定的规范性文件。

主要构架：

一、修订背景

二、修订历程

三、修订意义

四、主要修订内容

五、内容解读

六、如何衔接

具体内容：

一、修订背景

（一）随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生和传递，并形成大量的电子会计档案，需要予以规范。

（二）随着经营管理对会计核算多维信息需求的增加，档案管理工作面临着成本效率问题，会计档案的保管形式需要进行变革。

（三）随着我国会计法律法规的不断完善，以及国家有关档案管理标准的出台或修订，会计档案的范围、保管、利用、销毁、交接等方面的规定，相应需要进行调整。

下面现行政策和旧《会计档案管理办法》规定的内容有差异：

《民法》民事诉讼最长诉讼时效20年。

《中华人民共和国电子签名法》确立了电子签名的法律效力，满足规定条件的电子会计凭证具有与纸质会计凭证同等的法律效力。

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》分别将企业管理类档案和机关文书档案的定期保管期限统一为10年、30年。

《企业会计信息化工作规范》企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料。

等等……

二、修订历程

1984年出台；

1998年第一次修订；

2010年开始调研讨论；

2012年开展会计档案电子化管理试点工作；

2014年12月《征求意见稿》（第一次）；

2015年3-5月《征求意见稿》（第二次）；

2015年9月《草案》；

2015年12月11日发布；

2016年1月1日起施行。

三、修订意义

一是，有利于推动互联网创新经济的发展；

二是，有利于促进形成绿色、低碳的发展方式；

三是，有利于推进国家治理能力现代化。

四、主要修订内容

一是，完善了会计档案的定义和范围；

二是，增加并明确了电子会计档案的管理要求；

三是，完善了会计档案的销毁程序；

四是，明确了会计档案出境的管理要求；

五是，调整了会计档案的定期保管期限；

六是，延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限；

七是，完善了会计档案利用的有关要求；

八是，明确了代理记账中涉及的会计档案管理问题。

（一）完善了会计档案的定义和范围

1.旧《会计档案管理办法》会计档案的定义和范围存在的问题

（1）旧《会计档案管理办法》采用列举的方式，提出了四类应当归档的会计资料，但未对会计档案的内涵进行界定。

列举之外的其他会计资料是否应当归档，缺少相应的判断标准，导致各单位在实际工作中的做法存在较大差异或者出现一些争议。

（2）旧《会计档案管理办法》中会计档案定义只是强调了纸质会计档案的属性，而现在已经是网络电子时代，财务部门早就实现了电算化，计算机已经全面代替了手工记账。

2.会计档案的定义和范围的新旧对比

续表

会计档案范围

具体包括：

（一）会计凭证类：

原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：

总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

（三）财务报告类：

月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：

银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册

第六条下列会计资料应当进行归档：

（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料

3.修订内容解读

（1）旧定义是列举式的。

主要是说明会计档案的作用。

新定义是界定式的，揭示会计档案的特点和本质。

符合这个条件的都是会计档案。

（2）把电子档案纳入会计档案。

（3）范围上，列举了四类会计档案，且在附表中，列举了企业和其他组织、财政总预算、行政单位、事业单位更为详细的会计档案范围，便于操作。

（二）增加并明确了电子会计档案的管理要求

1.规范电子会计档案管理的必要性和可行性

（1）信息技术的应用和电子商务的发展改变了会计信息的产生、传递方式。

（2）数量庞大的电子会计凭证需要打印、整理、归档，会计档案管理工作面临全新挑战。

（3）会计档案电子化管理的外部政策环境和法制环境基本成熟。

（4）信息技术的日趋成熟为会计档案电子化管理提供了有力支持。

（

（1）和

（2）为必要性；（3）和（4）为可行性）

2.电子会计档案的管理要求的新旧对比

原《会计档案管理办法》

新《会计档案管理办法》

电子会计档案管理

管理方法

第十二条采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。

具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案

第七条单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案

仅以电子形式保存

内部形成的

第八条同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

（见下页）

外部接收的

第九条满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案

移交保管

电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。

特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收

销毁

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销

3.电子会计档案管理的主要内容

（1）将电子会计档案纳入了会计档案的范围，规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案；

（2）删除了“具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案”的规定；

（3）规定满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存；

（4）要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定；特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交；

（5）要求电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

4.明确电子会计档案的管理要求

（重点解读上述第三条）（3）仅保存电子会计档案的条件

为确保电子会计档案的真实、完整、可用、安全，对于电子会计资料仅以电子形式归档保存的方式，新《管理办法》提出了如下要求：

一是，形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

二是，使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

三是，使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

四是，采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

五是，建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

六是，形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案；

七是，电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。

以上要求中：

第一、七项规定是确保电子会计档案的真实，第二、三、六项是确保电子会计档案的准确、完整、可用，第四、五项规定是确保电子会计档案的安全。

单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定；单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。

（三）完善了会计档案的销毁程序

1.新旧《管理办法》会计档案鉴定与销毁对比

原《管理办法》

新《管理办法》

会计档案鉴定与销毁

第十六条单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。

经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

第十七条会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

第十条保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

（一）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。

国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。

财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

第十八条经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

（一）单位档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

（二）单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。

监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

第十一条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

第十九条保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

2.完善了会计档案的销毁程序的具体规定

（1）增加了销毁鉴定的程序和要求

（2）删除了国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销的规定。

（3）明确了会计档案销毁工作的组织单位和监督单位，规定“会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

”

（4）增加了会计档案销毁的责任人，要求“单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

”

（5）增加电子会计档案监销。

“电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

”

（四）明确了会计档案出境的管理要求

1.新旧《管理办法》会计档案出境管理要求对比

原《管理办法》

新《管理办法》

境外机构会计档案管理

第十八条我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。

驻外机构和境内单位在境外设立的企业（简称境外单位）的会计档案应当按照本办法和国家有关规定进行管理。

第二十五条单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。

2.完善了会计档案的销毁程序的具体规定

（1）增加了销毁鉴定的程序和要求

（2）删除了国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销的规定。

（3）明确了会计档案销毁工作的组织单位和监督单位，规定“会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

”

（4）增加了会计档案销毁的责任人，要求“单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

”

（5）增加电子会计档案监销。

“电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

”

国家档案局5号令

第十九条各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境。

各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的，必须经国家档案局审查批准。

各级国家档案馆馆藏的三级档案、各级国家档案馆馆藏的一、二、三级档案以外的属于国家所有的档案和属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件，各级国家档案馆以及机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人需要携带、运输或者邮寄出境的，必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准，海关凭批准文件查验放行。

（五）调整了会计档案的定期保管期限

1.调整理由依据

（1）为了和国家档案局最新的档案管理期限相衔接

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）分别将企业管理类档案和机关文书档案的定期保管期限统一为10年、30年。

（2）为了照顾民事案件诉讼时效最长为20年的需要

2.新旧《管理办法》会计档案的定期保管期限对比

原《管理办法》

新《管理办法》

会计档案保管

第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第十四条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

定期保管期限一般分为10年和30年。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

原《管理办法》

新《管理办法》

永久

永久

永久

定期

3年

5年

10年

10年

15年

25年

30年

（六）延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限

原《管理办法》

新《管理办法》

会计档案归档

第六条各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。

出纳人员不得兼管会计档案。

移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷的封装。

个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第十条单位的会计机构或会计人员所属机构（以下统称单位会计管理机构）按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

第十一条当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。

因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。

单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。

临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

（七）完善会计档案利用的有关要求

原《管理办法》

新《管理办法》

会计档案利用

各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

第十三条单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。

续表

原《管理办法》

新《管理办法》

会计档案利用

第七条各单位保存的会计档案不得借出。

如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。

查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

单位保存的会计档案一般不得对外借出。

确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。

出借档案、借入档案

单位负责人签字→内部控制制度

背景小贴士：

出借不可避免

单位负责人负不了责

续表

原《管理办法》

新《管理办法》

会计档案利用

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

1.删除了“经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续”的说法

2.现行《管理办法》规定，“各单位保存的会计档案不得借出”。

实际工作中，在业务主管部门的检查、国家审计部门的审计中或者出于司法需要，会计档案会被借出。

因此新《管理办法》规定，“单位保存的会计档案一般不得对外借出。

确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。

”

3.强调各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度，要求各单位严格按照有关制度使用会计档案。

4.增加了借入档案的管理。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。

（八）明确代理记账中涉及的会计档案管理问题

第二十六条单位委托中介机构代理记账的,应当在签订的书面委托合同中,明确会计档案的管理要求及相应责任。

1.背景：

近年来，我国会计服务外包发展迅速，很多小企业委托中介机构代理记账。

委托双方出现的问题、矛盾、纠纷也较多。

2.建议

（1）首先应该明确受托代理记账机构对于会计档案的管理、保护和利用同样应该遵循《会计档案管理办法》的总体原则和具体要求

（2）应该具体明确双方对代理记账所完成档案的确认、查阅、借出、保管、保护等各个具体事项的要求

五、内容解读

1.制定依据

2.适用范围

3.会计档案范围

4.领导与组织

5.电子会计档案管理

6.会计档案归档

7.会计档案利用

8.会计档案保管

9.会计档案鉴定与销毁

10.终止经营、分立后、合并后和建设期的会计档案管理

11.会计档案交接

12.境外机构会计档案管理

13.其他管理要求

（一）制定依据

原《管理办法》

新《管理办法》

制定依据

第一条为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。

第一条为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，制定本办法。

（二）适用范围

原《管理办法》

新《管理办法》

适用范围

第二条国