会务工作会后工作要点Word文档格式.docx
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由主办方承担全部费用的会议。
结算程序相对复杂，在发会议邀请函的时候就要做好准备，会议回执项目要设置齐全，并要求与会者准确填写个人信息，以免非参会人员参会，增加会议负担。
之后，会议主办方就可以按参会人数准备资金。
主办方负担会务费，其他费用参会人员自理。
其他费用一般包括住宿费、交通费、餐饮费、旅游观光费。
有的会议旅游参观费也是主办方承担，一般来说与会单位之报销交通费和住宿费，其他不予报销。
一般会议组织者将餐饮费和住宿费一起计算，开具一张发票。
会务组要在与会者离会前开好发票，或嘱咐与会者离会前去酒店前台结清账目开好发票。
所有费用由与会者担负的会议。
这种会议一般由会议公司承办，会议组织者要为与会者开具以下发票：
会务费，可报道时开具，也可先开收据；
住宿费，一般先开收据，与会者离会时去酒店换取正式发票。
2）提醒与会者归还自己参会所借用物品，并确保自己不遗失物品。
3）发放回城票，安排送站人员
一般与会代表报到时，请他们登记回程日期和回程车票；
根据登记日期会务人员应提前联系订票机构订票；
发放回程票的时间应该根据与会代表所定回程票的时间而定。
送站是会务组织方为与会人员所做的最后一环，也是展现会务组织方美好形象的重要一环。
会务组根据与会人员的职位、身份、年龄和身体状况及车辆承载能力，安排合适的人员和车辆送站。
如果是身份高的与会贵宾，则应由主办方领导亲自送站。
4）了解自带车辆、人员的返回日程，路线和油耗情况
提前选定路线，给车辆加好油，并处理好特殊情况；
要有危机预防意识，提醒安全驾驶，做好电话回访，确保安全回程。
万一出现突发事故，请示领导帮助解决问题。
5）做好暂留与会者的住宿和膳食安排
暂留人员中有一部分可能是外地人员，有购物和旅游的需求，会务组织方，应尽力协助其满足需求；
对于一些特殊要求请示领导后，尽量满足。
2会场清理与会费结算
2.1会场清理
2.1.1会场用具清理
1）若是在本单位会议室开会，会务人员只需将会标、桌牌等针对本次会议的相关标志撤走，并恢复会议室原貌即可。
2）若是租赁会议室，那么清理工作就会更为复杂。
还清借用、租用的设备，如因特殊情况不能归还，应入库并交由专人保管；
撤走会场的临时性布置，包括会标、彩旗、绿植等；
清点会议用品、用具，能再次使用的归库管理；
一次性用具和用品进行销毁；
将会场中搬动过的桌椅恢复原样，并将地面、门窗清扫或擦洗干净；
撤走会场外的会议标志如通知牌、方向标等；
通知配电人员切断会场不再使用的电源，并通知服务人员关闭会场。
2.1.2会议文件清理
会议文件的清理主要涉及文件的收集、整理、归档和销毁，这点将在下面的章节详细介绍。
2.2会费结算
在会议的组织过程中，有多项费用需要等到会议结束才能进行结算和支付，如场地租赁费、设备租赁费和劳务费等。
会费结算时应当做到账款两清，准确无误；
将相关票据、合同和账目妥善保管，防止混乱和丢失。
1）住宿费、会场租赁费等费用结算
会议结束后，秘书应当及时同会场出租方结清会议的各项费用，主要包括会议室租赁费、设备使用费和会议期间的其他费用。
如果会议组织方承担所有费用，那么会议秘书要及时同酒店结清住宿费，并开具好发票，以便回单位进行财务决算。
需要注意的是，住宿费不包括使用房间的长途电话、客房酒吧、在酒店签单等费用。
会议主办方所收取的费用一般也不包括这些费用。
会务人员可以事先同与会人员交代清楚或让酒店撤掉这些服务。
2）和单位财务部门的决算
预算经过领导审批过后，会务人员就可以到财务部门预支会务经费；
会议结束后会务工作人员应该用财务人员，按会议预算计划，进行会议开支的财务决算；
如果超出预算计划，需要说明充分的理由，才能够进行报销。
3会议纪要撰写
会议纪要撰写的一般流程如图4-1所示：
3.1会议纪要的概念和特点
3.1.1概念
会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。
有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。
3.1.2特点
1）内容的纪实性。
会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。
否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。
2）表达的要点性。
会议纪要是依据会议情况综合而成的。
撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。
重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。
3）称谓的特殊性。
会议纪要一般采用第三人称写法。
由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。
3.2会议纪要格式
会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。
标题有两种情况，一是会议名称加纪要，如《全国农村工作会议纪要》。
二是召开会议的机关加内容加纪要，如《省经贸委关于企业扭亏会议纪要》。
会议纪要正文一般由两部分组成：
1）会议概况。
主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。
2）会议的精神和议定事项。
常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。
工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。
3.3会议纪要的三种写法
根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：
1）集中概述法。
这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。
这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。
如果会议的议题较多，可分条列述。
2）分项叙述法。
召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。
这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。
这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。
3）发言提要法。
这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。
这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。
某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。
3.4有效撰写会议纪要
3.4.1注意事项
1）要突出中心。
2）注意吸收正确意见。
3）要条理化、理论化。
4）要忠于会议的实际内容。
5）要认真做好会议记录，详尽地占有材料；
并且要认真研究会议的精神，以便对材料正确取舍，合理删减。
3.4.2纪要要点
1）行文风格：
通过多次参会并观察领导针对不同事务的处理态度与方法，总结出领导的行为风格与个人偏好，使纪要成为“领导的声音”。
例如，领导倾向于执行力第一的狼性文化，会议纪要中就要善于使用“确保完成”“切实落地”“敢想敢干”等词汇对各项任务的执行力度加以强调。
2）内在逻辑：
逻辑问题主要分为两种情况：
A.事先为领导准备了讲话材料，领导也完全按照材料思路布置工作，只需根据材料对纪要进行完善；
B.事先没有总结讲话材料，领导根据员工汇报与各部门意见，综合考虑后给予工作布置，这也是出现较多的情况，此时领导有大致思路，但是可能存在相同事项重复说、换角度说，不同事项杂糅、逻辑词混用等情况，此时需要纪要员对公司业务有一定了解，并且事先对会议材料进行过预热，才能梳理领导的思路。
例如，有些领导在时间充裕的情况下，会使用总-分-总的结构进行工作布置，并且还会大量引经据典，甚至会提及如何做人等议程以外的话题，这时就需要对领导传递的信息进行过滤，抓住主要逻辑脉络。
3）主次分明：
总经理主持的会议大多为公司层级会议，由各部门共同参与，因而会议纪要侧重宏观工作布置，强调高度与方向；
而部门会议、项目会议则往往以某一议题为主，侧重对领导安排的细化与分解，强调可控与执行。
因此，对会议层级与规模的知悉是区分纪要内容取舍的前提。
例如，在总经理的会议纪要中，往往需要对各部门的质询、项目反馈的过程进行弱化，而将重点放在总经理的最终讲话上。
领导可能会对某部门的意见表示赞同，也可能在某部门提出看似合理的意见之后不置可否，该选择那些内容写入纪要，则是纪要员长久积累之后的微妙考量。
4）合理取舍：
“未经叙述的事情从未发生”，纪要的本质也正是如此，会议中并不是所有结论都适合写入纪要，有的决议只能让参会人心领神会而不宜记录，有的则是这需要记录员对会场的利益关系、人际关系进行权衡后进行取舍。
例如，子公司提出与母公司不同的经营方针，子公司表示要在各个同级公司中拉开差距等等言辞就不合适出现在作为凭证的会议纪要中。
5）特殊情况：
上市公司具有独立性，在资产、人员、业务等方面均需不受第三方平台的管控，因而在某一上市公司的纪要中不应出现另一上市公司的字样。
例如，当所在公司为上市公司，并且与并列上市平台存在不可避免的业务往来，或是受到第三方管控，此时就需在纪要中注意措辞，保持独立与合规。
6）纪要之外：
会议纪要虽然是一项与纯文字的工作，但是作为职场人，尤其在国企这样人际关系占据重要地位的环境中，要认识到会议纪要的工作并不存在不可替代性，因而更重要的是与领导、直接上级的沟通和交流，在日常的工作中加深了解，明确他们的想法和习惯，懂得他们的拳法和套路，那也同样重要。
（如果不懂得如何让领导喜欢你，会议纪要写得再好，又有什么意义呢？
）
3.5会议纪要范例
4会议总结
4.1会议总结的内容
会议总结报告的内容主要包括，会议的名称、时间、地点、规模、与会代表人数和主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导讲话或报告的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况和今后的工作任务布置等。
4.2会议总结的基本要求
1）事实为据，准确可靠。
以往事件是总结惟一依据。
总结必须把过去一段时间之内所做工作的材料全面地搜集起来，包括面上的材料与点上的材料、正面的材料与反面的材料、事件材料与数字材料以及背景资料等。
事件材料必须真实可信。
数字要准确可靠。
背景材料要有辅助性，能与事实形成鲜明的对比或者烘托。
切忌：
闭门造车，随意编造事实或数据，欺上瞒下，或者走过场。
2）分析事实，找出规律。
经验与教训是一篇总结的重点。
要从自己掌握的事实与材料中提炼出现律性的理论认识，这样的总结才有意义。
3）点面结合，重点突出。
写总结容易犯大而全的错误。
应当认真总结工作特点，抓精华，找典型，这样的总结才不会千篇一律，才具有指导意义。
4.3会议总结的结构
总结的结构一般包括标题、正文和落款三个部分。
落款即署名和署时，可以写在标题之下，也可以写在文尾。
1）标题
总结的标题有几种写法。
综合性总结的标题一般采用“总结单位+总结时限+文种”，如《×
×
大学一九九八年度工作总结》。
专题性总结的标题则较为灵活，它可以是观点的揭示或者内容的概括，比如毛泽东起草的总结的题目《关于打退第二次反共高潮的总结》。
这样的标题不仅省略了单位名称、时间限度，甚至连文种也省略了，只有总结的内容。
还有的总结为了使重点更突出，常采用双标题的写法，即采用正副标题的形式。
正标题往往用来揭示总结的主题，而副标题则指明总结的内容、单位、时间等。
2）正文
总结的正文一般包括三个部分：
前言、主体和结尾。
前言
前言用最精练的文字，概括地交代总结的基本内容，如总结的主要内容、时间、地点、背景、事件经过等，前言也可以将总结出来的规律性的认识、主要的经验或教训、主要的成绩或存在的问题用简短概括的文字写出来。
这样，读者在读这篇总结之前就会对总结的全貌有一个大致的了解，也能够统领全篇，激发阅读的兴趣，启发和引导读者在以后的阅读中积极思考。
主体
主体部分是总结的重点，一般要阐明两方面内容：
成绩与经验，即对过去工作实践中所获得的物质成果或者精神成果、取得的优异成绩及其成功的原因与条件的分析归纳。
要善于从工作中归纳总结经验性的东西。
总结一般是先把成绩归纳出来，再分析出经验来，也有的总结是把经验寓于做法之中，把经验和成绩糅合起来写。
结尾
简明扼要、短小精悍。
有两种写法：
一是总结式，对总结正文的内容用几句概括性的话来作结束。
一是展望式，用简短的语言对未来的工作作一个展望，展示美好的前景。
有的总结没有结语。
3）落款
总结的落款要写明总结的单位名称以及成文年月日。
如果在标题中已标明了总结的单位名称，落款中这一部分便可以省略。
4.4注意事项
1）要充分占有材料，全面掌握情况。
2）要实事求是反映情况，如果虚假，总结也就失去了意义。
3）要正确选择实例。
总结最好用实例来说话，但实例又要具备典型性，避免以偏概全。
4）要找出规律性的东西。
不能一味罗列材料，而应深入分析，探求规律，以备指导今后的工作。
4.5会议总结示例
5催办与反馈工作
对于会议作出的决定和工作部署秘书要保证各项工作得到及时贯彻落实，要及时了解各执行和配合部门各项工作的开展和贯彻落实情况并将进度、问题、影响等信息反馈给领导，以便领导随时了解会议决定的各项工作的进展情况，及时采取下一步行动。
从会议作出决定到这些决定会计实施之间的工作环节称为会议决定事项的传达与催办。
这一环节处在会议的“决”与实际的“办”之间是中间连接环节。
5.1会议决定事项的传达
对于会议决定事项传达的基本要求是，准确、及时、到位。
要认真领会会议精神（组织传达（并提出贯彻执行的意见。
1）传达会议决定事项必须准确，必须原原本本传达不断章取义,随意舍弃不符合自己的意见的有关事项或人为对自己不利的问题：
更不得站在利己的立场或搞本位主义对会议决定随心所欲地作解释。
2）传达会议决定事项必须及时，不能拖延，当会议决定本身有传达时间的特定要求时，如，要求上级某文件下达基层之后再传达，则应执行这些时间要求。
3）传达会议决定事项必须到位，会议决定一般都规定了传达的范围，应该直达其人。
有些会议决定属于保密事项，则应严守保密规定。
会议决定事项的传达方式有，口头传达、录音录像传达、印发文件等。
其中印发文件包括会议决定、会议简报、会议纪要、会议决定催办通知单等。
实际采用什么方式取决于会议的性质、内容和要求。
5.2会议决定事项的催办与登记制度
5.2.1催办的意义
催办是指秘书对有关部门单位和部门落实会议议决事项办理情况的检查和催促。
会后催办对做好会议精神的传达贯彻，落实会议的各项决定具有重要意义。
建立会议事项的催办与登记制度，目的是使会议精神落到实处，防止有关单位不重视会议交办事项，长期推诿、拖延、工作效率低下，或从滋生局部利益出发，对会议交办事项采取消极抵抗态度，故意不办。
另外，催办也是一条信息反馈渠道，可使领导及时掌握会议决定事项的办理情况，了解办理过程中出现的新问题、新情况，并有针对性地采取措施加以解决，保证会议决定事项办理工作的顺利进行。
因此，检查催办与登记是会后工作中不可缺少的重要内容。
检查催办工作要做到如下几点，
1）明确催办人员。
2）健全登记制度，建立催办登记薄，逐项列出检查催办的事项，并由催办人员根据实际情况，定期记载催办事项的进展状况。
3）建立汇报制度，催办人员可采用口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式向领导汇报催办事项的落实情况，对一些重大问题不能自作主张，要听从领导的指示。
4）会议决定事项传达催办登记。
会议决定事项催办通常是，业务范围明确、专一的工作，责成相关业务部门负责催办：
综合性、交叉性的工作内容由秘书部门或综合部门负责催办：
几个部门、几个单位联合召开的会议决定，由秘书部门或制定单位负责人催办。
会议决定催办的事项还需要领导机构主要负责人的支持，需要具体分管的领导者的督促检查。
在呼应决定事项催办工作任务较重的部门应建立相关的制度。
比如，建立会议决定事项催办的汇报制度、登记制度等。
登记制度应设置登记表，格式如表5-1所示：
5.3会议决定事项的反馈
会议决定事项的反馈就是将会议决策精神传播给执行者后，通过各种途径和方式将执行者的意见收集起来，反映给领导着的过程。
它既是实现会议决策目标的最主要的环节，是对会议决策的检测、制约和完善，又是公司领导作出决策、正确行使指挥职能的重要手段。
5.3.1反馈的原则
反馈信息，第一要迅速及时，便于领导尽快了解和掌握实施执行中的各种信息，从时间差上找效率。
不能当马后炮，失去反馈的意义：
第二要真实准确。
真实准确的信息是领导决策或完善决策的重要根据：
第三要对堵塞言路、组织反馈的言行认真对待和处理，使反馈渠道保持畅通无阻。
5.3.2反馈的重点
主要是妨碍会议决策落实活动中各种信息。
因为据决策不时目的，通过实施取得社会效益才是目的。
如果在贯彻落实中出现了影响进程和效益的因素，又不及时反馈，求得上级帮助解决，将会造成一定损失，甚至前功尽弃。
即使自己能解决问题，亦不应顾及单位和个人声誉而隐匿不反馈。
更不应弄虚作假、欺骗上级和群众。
5.3.3综合反馈
即在总结的基础上系统地进行综合性的反馈。
这种反馈要实事求是，找出经验教训，提出今后意见，如实向上级组织反馈。
同时还要向公司或其代表反馈，这是取信于民、动员群众的重要方法致意。
5.3.4示例分析
会议决定事项的催办。
一段时间以来，某公司的一些会议决定迟迟得不到落实，有的部门因对领导处理问题持有异议，故意将会议决定拖延。
这使领导非常挠头。
为解决此种被动状况，秘书协助公司领导层层开会，首先对一些问题加以澄清，统一认识，从而疏通了信息的决办环节。
点评，传达落实会议精神是秘书的重要职责之一。
会后的检查催办是会后工作中不可缺少的重要内容，可以敦促会议精神落到实处。
如果落实环节出现问题，应及时疏通。
从某种意义上讲，催办也是一种信息反馈渠道，可使领导及时掌握会议决定事项的办理情况，了解办理过程中出现的新问题、新情况、并有针对性地采取措施加以解决，保证会议决定事项办理工作的顺利进行。
催办的方式有发文催办、电话催办：
派员催办或约请承办部门来人汇报等。
1）发文催办。
或称发函催办，即向执行单位发送催
办函或催办单。
催办文件上需要写明要求贯彻执行的决定、决议的内容和条文，写明办理要求、办理时限，并要求将办理结果及时书面回告。
发文催办在催办单位必须登记在案。
一次催办不成，可以两次、三次，务求有所结果。
2）电话催办。
电话催办比发文催办更为快速、方便，适用于本地区、本系统、本单位的一般工作部署。
电话催办除了快速、方便之外，还有两个优点，一是可以直接找到执行的当事人，不像文件那样可能会几经周折：
二是可以双向沟通，通过对话可以及时了解执行的情况或遇到的困难，可以及时汇报、研究，而不至于像发文那样只是单向催促、等待结果。
但电话催办也有缺点，就是容易被忽视，所以电话催办往往频率更高，间隔时间更短。
3）派员催办。
重要的、紧急的决定、决议下达之后，领导部门往往委派专人，通常是秘书，去催办。
派员催办比电话催办更为直接，是一种面对面的催办形式，比文件更受执行单位的重视，甚至形成某种压力，有着明显的督促作用。
派员催办还可以观察现场，了解基层实况，发现问题或困难可以及时帮助研究、解决，或向上级领导及时灰白、请示处理。
派员催办的缺点就是会费时间、精力或费用较大。
另外还可以通过约请承办部门来人汇报方式进行催办。
对于重要的会议决定事项，秘书应采取发文催办的方式，填写“发文催办卡”，要求有关部门部门限期办理完毕：
对有些事项，可采用电话催办的方式，但必须有电话记录，以备考察。
对个别牵涉单位多、相互扯皮、事情难办的事项，应采取会议催办的方式，把有关人员都请来，当面协商解决。
催办方式可以交替、结合使用。
总之，一定要抓好会议决定事项的落实工作，这是提高会议效率的最后环节。
5.4工作程序
会议决定事项的催办程序为，会议决定事项的传达、会议决定事项的催办与登记制度、会议决定事项的反馈。
会议决定事项是需要下级机关和单位贯彻执行的。
为督促下级部门和人员及时贯彻执行，避免将应当及时办理的事情拖延或遗忘，需要对议定事项的贯彻即使进行催办。
催办、查办工作应形成一定的制度。
定期催办，及时落实，直到办完为止。
有的公司在办公室设有专人负责会议议定事项的催办工作，建立催办登记制度，利用催办卡及时进行催办工作。
有的还建立有会议议定事项催办落实报告制度，利用催办报告定期向领导人员报告、反馈会议议定事项的落实情况。
公司的决策是调查、决策、落实、反馈：
再调查、再决策、再落实、在返回的螺旋式往复过程。
通过这种过程，使决策不断趋于完善。
秘书需要对会议决定事项作及时、准确、科学的反馈。
会后反馈工作分为会议决议、决定事项的监督检查和贯彻落实情况的反馈汇报两项内容。
要通过各种方式
和相应的渠道及时将有关情况、信息、意见和建议反馈给有关部门及领导，保证会议精神的贯彻落实。
5.5注意事项
在会议决定中明确落实承办责任，须注意以下两类问题：
1）综合性的、需由多部门共同办理的工作事项。
这些工作事项涉及多部门，必须明确由哪一部分牵头主办，并授予牵头部门进行实际组织和协调其他部门的权利。
如果不明确牵头主办部门，相关部门之间可能扯皮、推托，使会议决定难以落实。
2）部门职责分工边缘的、交错的工作事项。
领导机构各部门一般有明确的职责分工，在平时的正常业务范围内能够正常运转。
但是，会议决定的内容不一定全部同平时分工对口，往往有一些内容处于几个部门工作边缘状态，或是处于几个部门分工的交叉点。
对于这些工作，会议决定要明确指定一个部门或者单位领导确定一个部门承办。
否则，有时就形成“有好处的事抢着干，得罪人的事都不做”的局面，耽误会议决定的落实，甚至有可能引起部门之间的矛盾。
5.6相关链接
5.6.1会议决策传达落实的作用
1）会议决策传达落实是实现会议决策目标的最主要
的环节。
任何会议决策的目的，都是为了实现社会的某种需要。
而实现这种需要的手段，就是对会议决策迅速付诸实施，是决策目标如期或提前实现。
落实的主要任务是将主观的东西变为具体的实际行
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