煤矿建设项目档案管理规范文档格式.docx
《煤矿建设项目档案管理规范文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《煤矿建设项目档案管理规范文档格式.docx（78页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字〔1997〕15号文件）
《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006］2号）
3.术语和定义
3.1GB/T15663--2008煤矿科技术语和DA/T1确立的档案工作术语以及下列术语和定义适用于本标准。
3.2煤矿建设项目（CoalMineConstructionProject）
为了开采煤炭、按照一个总体设计而建设的工程。
它包括矿建、土建和机电安装三类工程，一个或多个单项工程，在经济上统一核算、行政上统一管理，建成后统一移交生产。
3。
3煤矿建设项目文件（TheDocumentsofCoalMineConstructionProject）
煤矿建设项目（以下简称项目）在地质勘探、立项审批、招投标、勘察设计、设备材料采购、施工、监理、试生产及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等不同形式的全部文件。
3.4煤矿建设项目档案（CoalMineShaftandTunnelEngineering）
指经过鉴定、整理并归档的全部项目文件。
4。
项目档案工作总则
1项目档案是煤矿企业的知识资产和信息资源的重要组成部分。
项目档案工作是项目建设过程中各项工作及活动的基础性管理工作。
4.2项目档案工作应实行统一领导、统一制度、统一管理、统一标准。
3项目档案工作应采用先进技术和管理方法，整合各方面资源，遵循项目档案管理程序，为满足项目管理、运行、维护和监管的需要提供有效服务.
4.4项目档案工作应与项目建设同步。
项目档案应完整、准确、系统.
5．项目档案工作组织和职责
5.1项目档案工作实行项目法人负责制。
项目法人或受其委托的建设单位（以下统称项目建设单位）,全面负责本项目的档案工作，并接受档案行政管理部门和行业主管部门的监督和指导。
5.2建设单位在与地质勘探、勘察设计、施工及监理单位（以下简称参建单位）签订有关合同、协议时，应设立专门条款，明确规定其归档职责及文件归档范围、质量要求、整理标准,提交套数、时间等,并将“档案部门签字认可”纳入合同的结算程序.凡未完成档案整理或不符合要求,未办理项目档案移交手续的，建设单位可暂不结算。
5.3建设单位应明确档案工作的分管领导，建立与项目相适应的档案管理机构.确定项目档案管理机构的负责人和各职能部门档案工作的分管领导.
5。
4建设单位应从项目开始筹建起把项目档案管理工作纳入项目建设计划（含管理费）、项目建设管理程序、分管领导和工作人员的岗位职责，并与项目建设管理同步实施、同步检查、同步考核。
考核成绩纳入部门和个人年度考评内容.
5建设单位应配备适应项目档案工作需要的专职人员;
各职能部门也应根据需要配备相应的专职或兼职档案工作人员。
5.6各参建单位应按建设单位要求或合同规定，明确负责档案工作的部门，配备满足项目档案工作需要的专（兼）职档案人员。
5.7档案人员专业素质和职业操守应适应项目档案工作的需要；
档案人员应保持相对稳定。
项目档案工作人员应具有档案专业和煤矿建设专业知识。
档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。
8建设单位档案工作职责:
5.8.1贯彻落实国家、行业及项目主管部门有关档案工作的法律、法规、标准规范，建立健全项目档案工作制度；
5.8.2建立以建设单位档案部门为中心,各职能部门、各参建单位专（兼）职档案人员为基础的档案工作网络，建立档案人员岗位责任制、考核制度、培训制度和业务交流制度。
9建设单位档案部门职责：
9。
1对本单位各职能部门和参建单位档案工作进行监督、指导、检查、培训;
5.9.2参与项目建设的重要会议、重大活动、重要设备开箱验收、项目建设各阶段（标段）交（竣）工验收；
5.9.3负责收集、保管、提供利用本项目全部档案，并按要求做好项目档案验收和移交工作.
5.10建设单位各职能部门档案工作职责：
10.1承担本部门履行职责所涉及项目文件的收集、整理和归档工作，并对归档文件形成质量和完整、准确情况负责。
5.10.2协助档案部门，监督、指导和检查其所负责的参建单位的文件归档质量。
5.11参建单位档案工作职责:
11.1按合同或协议负责所承担工程（任务）的文件的收集、整理和归档工作，对归档文件形成质量和完整、准确情况负责，并在规定时间内按要求向建设单位移交。
11.2地质勘探单位负责收集、整理地质勘探各阶段的地质文件，并按国家有关规定（标准）和合同要求向建设单位提供相应的地质报告及审批文件。
5.11。
3勘察设计单位负责所承担的工程地质勘查，预可行性研究、可行性研究及设计文件的收集、整理工作,并按国家有关规定（标准）和合同要求向建设单位提供报告和设计文件.
4施工单位负责收集、积累、整理其所承担工程（标段）形成的施工文件、竣（交）工验收文件、系统调试文件、使用维护与保养说明文件及竣工文件，并按要求向建设单位移交。
竣工文件的编制质量应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28）的要求及相关合同的约定。
5监理单位负责收集、积累、整理其所形成的监理文件，并按国家有关规定（标准）和合同约定的质量要求向建设单位移交。
监理单位还应负责审核施工文件完整、准确及有效情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告和验证文件。
6设备供货单位负责提供其设备的质量证明文件,矿用产品安全标志文件及生产许可文件，产品安装、使用、维护、操作说明等随机文件，连同设备材料及构配件（开箱）进厂检验单等，由建设单位（监理单位）负责查验、收集、整理,编入设备文件.
主要建筑原材料供货单位负责提供其材料的质量证明文件，矿用产品安全标志文件。
连同进场检验单，经建设（监理）单位见证人签字后，由施工单位编入施工文件。
11。
7设备监造单位负责收集、整理设备监造文件，负责检查、审核设备生产单位所提交文件的完整、准确、系统情况,交建设单位复检签字后,编入设备文件。
8由建设单位发包的专业承包施工工程,承包单位负责所承包工程施工文件的收集整理，并直接提交建设单位.项目实行总承包的，由总承包单位负责项目全部文件的收集整理，或责成各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理，并分别提交总承包单位汇总。
5.11.9安全和质量事故的相关文件由事故调查处理牵头单位负责收集、整理和归档工作。
并向建设单位提供一套完整的备份文件归档。
11.10声像档案是项目档案的组成部分，由制作部门或指定部门负责收集、整理和归档。
它包括照片（底片、反转片）、影片（正负片）、录音带、录像带等.它应以声像为主，并辅以文字说明。
声像档案应真实记录建设项目现场原貌、开工仪式、重要施工过程、隐蔽工程、竣工仪式、试生产情况或工程面貌及重要会议、重大活动、重要事件或重大事故情况。
声像材料形成后应及时归档，并由摄录人员加以文字说明（时间、地点、内容、人物、背景、摄影者）.
声像档案的质量和管理应符合GB/T11821、GB/T18894的要求。
6.项目文件的归档
6。
1项目文件的形成、积累、整理工作按照“谁形成谁负责"
的原则，由项目文件的形成单位或部门负责.
2建设单位应依照《煤矿建设项目文件分类、归档范围和保管期限表》（见附录A、B、C），结合实际，制定该项目文件归档范围和保管期表。
保管期限一般定为10年、30年、永久,但不应低于相应工程或设备的服务年限.
6.3项目文件的整理应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28）及《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）的原则要求。
4归档的项目文件应为原件.因故为复制件的,必须加盖审核单位或复制件提供单位的公章,注明日期，并有经手人签字。
5有关各方应按要求向建设单位移交整理的归档文件，移交时应严格交接手续。
移交方应编制移交清册一式两份。
移交清册应明确移交的时间、内容、数量、载体形式等，必要时应编写归档情况说明，接收方应认真清点核对后，双方负责人和经手人签字。
移交清册各留一份.
7。
项目档案的整理
7.1建设单位档案部门可根据《煤炭工业企业档案分类规则》（煤办字〔1994〕110号文），编制该项目档案分类、编号规则。
煤矿建设项目档案主要涉及其中四大类，每大类下设若干二级类目.凡涉及单位工程的一般均设三级类目，并以单位工程代码为类目标识符号。
具体分类原则见附录D《煤矿建设项目档案分类编号原则》。
7.2建设单位档案部门可按照分类编号原则对项目档案进行排列、编档号，系统化整理后编制相应的案卷目录。
档号如要与企业档案分类和编号统一,可采用铅笔临时填写。
3建设单位应在项目档案验收合格后三个月内按合同及规定的要求，向生产单位办理档案移交.分期建设的项目，应在每期通过正式竣工验收后办理档案移交。
建设单位即为生产单位的可不办理档案移交手续。
8项目档案的保管和利用
8.1建设单位应对项目档案集中统一管理.任何单位或个人不得自行保存。
8。
2建设单位应为档案部门配备满足档案工作需要的设施、设备和库房，并做到办公室、阅览室和库房三分开.
3档案工作应具有档案整理、档案利用所需的装订机、计算机、扫描仪、刻录机、复印机、照相机、摄像机等设备.
8.4档案库房要远离存在安全隐患的设施或场所，并采取抗震、防火、防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗等保护措施；
配备温湿度计、灭火器、空调、加（除）湿机、消毒柜、防磁柜等，以确保档案安全.有条件的应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控系统等设备。
5档案库房温度应控制在14-24℃，相对湿度45%—60%，及时通风换气，保持库房整洁。
8.6档案柜架应符合坚固、耐久、实用要求。
档案盒符合档案保管要求。
库房、柜架应设置引索图卡，做到排列有序,指引醒目，存取方便。
8.7编制分类方案、案卷目录及卷内目录、电子档案检索、档案编研等检索工具，方便档案查找利用。
8.8建立健全档案借阅、利用登记制度.对需要保密的档案设置档案利用权限，严格审批程序。
档案利用效果及产生的经济效益应如实进行登记。
做好统计工作。
9．项目档案信息化建设
9.1项目档案是项目建设的核心信息资源，项目档案信息化建设应与项目信息化建设协调和同步进行，并坚持技术与管理并重的原则，以档案信息化促进和保障项目建设信息化.
9.2项目档案管理信息化系统的开发与实施应充分考虑煤矿项目建设的特点和项目档案管理的要求，满足项目建设全过程信息系统高效高质运行的需要。
3项目档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其它相应功能。
9.4项目档案管理系统应与建设项目各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。
9.5电子文件是项目档案的重要组成部分。
建设单位应将电子文件的收集、归档纳入项目文件的管理范围。
在与地质勘探、勘察设计、施工、监理等相关单位签订合同或协议时，应包括提供电子文件的条款.
电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。
电子文件的整理、鉴定与归档要求参见《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1）和《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）.
10项目档案登记
10.1建设项目按隶属关系组织登记.建设单位应在项目开工半年内向项目主管部门档案机构报送《国家重点建设项目档案管理登记表》（见附录F），每年报送一次，直至项目竣工验收止.
10.2项目主管部门档案机构汇总本系统的情况后报送项目所在地省级档案行政管理部门，同时抄送省级煤炭行业主管部门。
由省级档案行政管理部门汇总后报国家档案行政管理部门。
11．项目档案验收工作
1项目建设单位在进行单位工程或合同验收时，同时进行档案验收，项目建设单位档案部门和监理单位应参加验收.
2项目竣工验收时要进行档案专项验收,未通过档案专项验收的,不得进行项目竣工验收。
11.3项目档案专项验收分为分自检、预验收和验收三个阶段.
自检由项目建设单位组织，并形成自检报告；
预验收按《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）由相应档案行政管理部门或委托相关单位组织，并提出预验收意见，供建设单位组织整改；
项目档案专项验收要在通过项目备案验收后进行，按《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）由相应档案行政管理部门负责组织，并在项目竣工验收前3个月内完成。
附录A：
煤矿建设项目文件分类、归档范围和保管期限表
序号
归档范围
保管
期限
类目号
1
煤矿项目建设的法规性文件
F11
1。
国家和当地政府关于煤矿项目建设方面的法律法规、方针政策.
永久
2
国家及行业技术标准、管理规范.
1.3
其它有关制度、办法、规定、通知等文件
煤矿项目建设的各种许可文件和资质文件
2。
法人组建方案及相关文件；
建设发展规划及有关文件；
会议记录、纪要、领导批示、讲话、专家意见等
2.2
建设单位必须具备的各种证件：
项目法人营业执照（正、副本）及税务登记证、勘查许可证、采矿许可证、建设用地规划许可证、土地使用证、安全生产许可证、煤炭生产许可证、爆炸物储存许可证和使用许可证；
矿长资格证、矿长安全资格证等.
（资质证件均包括年检等相关文件）
2.3
参建单位必须具备的资质及资质审查确认文件：
地质勘探、预可行性研究、可行性研究、设计、监理、施工、安全评价、质量监督检查及评审、咨询、图纸审查、检测、鉴定单位的资质证书复印件及审查确认文件等（跨省单位需有项目所在省的资质备案文件）。
4
地质勘探、勘察设计、施工、监理单位项目负责人职业资格证书、煤矿安全生产资格证复印件及审查确认文件等；
各单位现场管理人员名册、职业资格证书复印件及审查确认文件等.
30年
F11、FX·
N
5
现场施工人员名册；
国家认定的煤矿安全和特种作业人员操作技能培训证书及职业或岗位资格证书复印件、安全合格证书、入井证、劳动合同、各项保险及审查确认文件等。
10年
FX·
3
地质勘探文件
3.1
普查、详查地质报告、附图、附表、附件及审批文件.
E12
3。
井田精查地质报告、附图、附表、附件、原始记录及评估、咨询文件。
3.3
井田补充勘查报告及附图、附表、附件、原始记录等。
3.4
井田精查地质报告补充说明书、附图、附表、附件及批准文件。
井田内“老空”分布图及调查报告。
3.6
矿井地质灾害危险性评估报告及备案登记文件。
3.7
井筒检查孔地质报告及附图、附表等
立项与核准文件
探矿权申请及批准文件：
申请登记书;
勘查工作计划、勘查合同或委托勘查证明文件、勘查实施方案及附件；
勘查项目资金来源证明文件等;
探矿权价款评估报告，探矿权转让协议及价款缴纳凭证；
探矿权转让承诺书，探矿权转让评估报告及备案
表；
矿产资源勘查项目年度报告;
储量复核评审意见；
矿产压覆报告；
各级政府有关部门对探矿权申请的审核及批准文件（勘查许可证）。
4.2
采矿权申请及批准文件:
采矿权申请人资质条件的证明；
矿产资源开发利用方案；
设立矿山企业的批准文件;
开采矿产资源的环境影响评价报告；
采矿权价款评估报告，采矿权转让协议及价款缴纳凭证等文件；
各级政府有关部门对采矿权申请的审核文件及批准文件（采矿许可证）。
项目所在矿区开发建设总体规划预可行性、可行性研究报告,附件及咨询、评估、批准文件等。
项目预可行性研究报告（项目建议书）及其咨询、评估、批准文件;
前期工作通知书等
4.5
项目可行性研究报告（计划任务书）及审批文件;
有关立项的会议纪要、领导批示、专家建议等
6
地质环境保护与治理恢复方案及批复
4.7
土地复垦方案及批复
8
环评报告编制的依据性文件;
有关放射性污染治理的文件及批复
环境影响报告书及批复;
9
水土保持方案报告书及批复
4.10
水资源评价报告、取水许可证申请及批准文件等。
4.11
节能评估报告及批准文件等.
4.12
安全预评价报告及批复等。
13
煤层气及其它矿产资源开发利用方案及批复等。
4.14
文物、考古调查（勘探）报告及批复等。
4.15
资本金证明文件、银行贷款承诺函或业主独立出资承诺函等。
16
煤炭、煤层气及其它产品用户意向性协议等。
4.17
有关行政主管部门（城市规划、农业、林业、工业、铁路、交通、水利、电力、通讯、保密、人防、环保、节能、消防、市政、教育、卫生等）的批准文件或签订的供水、暖、电、煤气及通信、排水、救护等配套性协议文件
18
原料、材料、燃料供应、大型设备维修等协议文件
4.19
项目申请报告及核准文件
建设用地文件
5.1
建设用地预审申请报告（地质灾害评估、压覆矿产资源评估、林地采伐评估及勘探定界）；
城市规划部门出具的选址意见；
省人民政府土地管理部门初审意见；
国家土地管理部门预审意见等.
购地、移民、拆迁、安置、补偿等谈判记录、协议书及付款凭证
农业、林业、草原、宅基地用地转用及土地征收申请报告、审批文件；
建设用地规划许可证及其附件；
划拨建设用地文件；
国有土地使用证、土地出让合同、土地有偿使用合同。
土地规划实施影响报告及论证文件；
土地规划调整图、红线图（购地平面图）、坐标图、行政区域图；
建设前原始地形、地貌状况图、照片等。
拆迁工作总结、报告等文件。
矿井设计文件（土建设计文件可参照执行，露天矿设计文件见附录B第6条）
6.1
建设用地工程控制测量和地形测量（地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物）文件
E15
6.2
地面建筑物工程地质勘察文件（勘察设计、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明）
E14或FX·
井田储量核实报告、储量审批文件、储量登记书
矿区总体规划设计
矿井安全设施设计及审批文件
矿井项目工程初步设计（矿井单位工程明细目录、设计说明书、专业设计图纸、工程概算书及主要机电设备、器材目录）及其报批文件
7
项目节能设计及审批文件
6.8
施工组织设计总说明书及附图、附件。
矿建工程施工图设计及施工图预算.
F12·
6.10
地面建筑工程施工图设计及施工图预算。
11
机电安装工程施工图设计及施工图预算。
F15·
12
设备非标件及非标件零件制作图。
HX
煤矿建设的通用及标准设计。
14
单位工程设计计算书。
6.15
关键技术试验文件。
随设计
设计审定会议记录、评价、鉴定及审批文件.
17
其它有关设计文件。
招标投标文件及承发包合同协议
7.1
确定采购、发包、招投标方式的会议记录、纪要及有关文件,招标委托书及合同.
F16
7.2
各项、各类招标文件、技术设计、技术协议及审查意见等。
7.3
招标单位资质文件、招标公告、招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；
项目清单，标底、标底编制合同及编制委托书。
投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件等.
升级会员 