档案整理标准和要求文档格式.doc

档案整理标准和要求文档格式.doc

《档案整理标准和要求文档格式.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案整理标准和要求文档格式.doc（4页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

（3）整理：

归档文件以每份文件为一件，请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开，各为一件，集中排列。

永久、30年应去除金属物，使用棉线或不锈钢钉装订。

归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处，如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。

填写归档章的项目可盖章也可手写。

字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等，不可使用铅笔、圆珠笔。

将整理好的归档文件装盒，盒首放置归档文件目录，盒底放置备考表，并填写备考表项目。

档案盒盒脊、封面项目填写齐全，应刻章并使用红色印油加盖，不可手写。

]

（4）计算机录入：

将整理好的归档文件逐件录入档案管理系统，做到文件级目录计算机检索。

2、会计档案：

财政部、国家档案局《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》（财会字〔1998〕32号）。

（1）分类和保管期限：

会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。

其中：

会计凭证类包括：

原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证（15年）

会计账簿类包括：

现金日记帐、银行存款日记账（25年总账、各类明细账（15年）

财务报告类包括：

月报、季报（5年）年报（永久）

其他类包括：

会计移交清册（15年）

会计档案保管清册、会计档案销毁清册（永久）

：

（2）组卷：

会计凭证要求凭证封面项目填写齐全，签署完整，装订整齐，包角，加盖骑缝章。

会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册，加封皮，编制卷内目录。

会计报表中年报要求去除金属物，装订成册，加封皮。

（3）装盒：

采用会计档案专用档案盒，盒脊、盒封面项目填写齐全规范（不可手写，需购置（刻）章加盖，红色）。

每卷填写备考表，签署完备。

（4）排列和编号：

按照类别——年度排列。

即案卷按凭证、账簿、财务报告、其他四类分开，再按时间顺序编制大流水号。

（5）编目：

整理完成后，使用档案管理软件编制案卷、卷内目录。

卷内目录放置每卷卷首，案卷目录汇总装订成册。

（6）移交：

本单位会计部门将整理好的会计档案移交本单位档案部门时，需编制移交目录，填写移交清单，双方做好签署后移交。

3、专业档案：

按照相关业务档案管理标准、规定执行。

4、基建档案：

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）与《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）。

项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。

项目档案应齐全、准确、系统。

;

5、照片档案：

实行纸质照片、数码照片双套归档。

数码照片：

收集本单位召开重要会议和活动拍摄的数码照片，建立照片档案数据库，与档案管理软件挂接并实现计算机检索，硬盘、光盘多套备份，安全保管。

纸质照片：

每个重要会议或活动冲印出有代表性的照片3-5张，5、6寸均可，使用市档案局统一装具。

逐张填写照片说明，说明需包含六要素：

事由（照片影像所反映的事件、事务的情由）、时间（事件发生变化产生的时间和拍摄时间）、地点（被摄物所在的具体地点）、人物（照片上主要人物的姓名、身份、位置）、背景（解释照片影像主题背景）、摄影者（拍摄单位或个人）等。

6、声像档案：

收集本单位开展重要活动摄录的声频、视频文件，建立声像档案数据库，硬盘、光盘多套备份，安全保管。

光盘、磁带盒（套）填写说明：

编号、时间、地点、事由。

7、实物档案：

收集本单位荣获市级以上（含市级）表彰、称号的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、证书；

领导人的题词；

字画；

以单位名义收到的礼品等有特色具有保存价值的物品，逐件编号登记，有条件放至展柜、展室保管。

8、电子文件：

《电子文件归档与管理规范》（GB/18894-2002）、《天津市电子文件管理暂行办法》（津党厅〔2010〕4号》。

应将收集齐全的电子文件刻盘多套备份，对光盘进行整理编号，形成检索目录。

目录项目可包括：

档案类别、编号、主要内容、保管期限、移交部门、移交人、光盘刻录日期等。

光盘存放要符合特殊载体保管要求。