电子文件管理讲稿修改版详解Word文档格式.docx
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口语时代：
口头语言所创造的“语义世界”是非固化的，它的记录与传播方式是从人体到人体。
这种记录与传播方式具有即时性、狭窄性、不准确性。
同样也没有任何物质工具参与信息的存储与传递过程。
示现时代：
信息管理与传播的无物质工具时代，是指人们面对面传递信息时代，也就是人类的无档案时代。
示现时代使用的信息媒介是示现媒介，示现媒介主要指人类的口语，也包括表情、动作、眼神等非语言符号（即身体语言），它们是由人体的感观或器官本身来执行功能的媒介系统，没有任何物质工具参与信息的存储与传递过程。
（二）单一再现技术工具时代
单一再现技术工具时代的信息记录与传播工具包括文字、印刷、摄影及相关载体等。
其基本特点如下：
其所采用的基本档案载体的单一性比较强。
记录手段也具有单一性。
在这一类系统中，信息记录与信息接收所面对的是单一层次的技术工具，其操作模式
是：
人→工具→人。
文件与档案产生于人类野蛮时代向文明时代过渡阶段，必须具备以下三个条件：
随着农业种植技术的产生，人类逐渐从食不饱腹到产生剩余产品，使人们有时间从事单纯的为获取食物进行的生产活动之外的其他活动，特别是精神的知识的保存与生产活动。
人类必须发明通用性、形式化的信息表现技术——书面记录符号，如地图、文字等。
人类必须掌握简单的文献载体加工技术，如纸草、甲骨等。
1.手抄时期的档案工作
（1）概况：
在文字产生之后、印刷术产生之前（公元前3000年至约公元1045年），档案文献记录经历了一个手抄时期。
手抄档案效率低、规模小、成本高。
（2）粗载体阶段是手抄时代的主体阶段 其特点：
第一，由于工艺技术水平有限，档案所使用的载体只是经过初步加工的自然物，如甲骨、纸草、简牍、金石等。
第二，由于手抄档案效率低，当时的文档工作机构相对比较庞大。
第三，文件、档案的产生、保管和利用的范围很窄，主要局限于王室范围内。
第四，这一时期开始有了专门的档案库房和初级的档案管理。
第五，手抄时期，档案作为原始文献始终占据书面信息记录的主导地位。
（3）手抄时代档案文献的主导地位主要表现在：
首先，文件和档案的产生有利于人们对知识和经验的积累，对文明发展起到了重要的基础作用。
其次，作为一种书面传播工具，文件和档案对社会发展起着重要的知识传播作用。
2.印刷时代的档案工作
印刷术发明之后，人类掌握了对文献型信息进行批量生产的能力。
纸张和印刷术的广泛使用，使档案工作产生一些新特点：
促进了档案数量的增长。
促使人们具有了专业的档案架阁库的概念。
促使人们对档案分类属性和管理方法的研究。
促使人们建立专门的专业教育系统。
（2）印刷时代档案文献的地位：
首先，档案传播知识主角的地位逐渐让位于图书。
纸张特别是印刷术发明之后，由于图书、杂志等出版物在数量上可大量重复，所承载的知识体系较完整、综合，其作用尤其是传播知识、宣传教育等方面的作用逐渐突出。
其次，在纸张时代，档案扮演的社会角色主要是社会记忆、国家与社会管理工具的
角色。
总之，印刷术发明之后，档案的凭证价值是其价值的主要方面，其情报（参考）价值是次要方面。
（三）迭加技术工具时代
迭加技术工具时代，亦称机器时代，这些机器包括电信、电话、唱片、电影、广播、电视、计算机网络系统等等。
在微观意义上，机器时代主要指计算机时代。
其基本特点：
1.信息记录与传播依赖于机器。
2.在绘画、文字、声像等记录工具之上，又有了迭加工具数字，且数字化实现了传统工具的集合－－多媒体。
3.载体可以有多种选择，可以是磁性载体，也可以是光学性载体。
迭加技术给档案和档案工作带来的变化：
1.档案自身存在形态发生根本性变化。
纸质档案时代，档案是半虚拟化的。
电子档案时代，数字化、电子化使档案存在形态完全虚拟化－－符号与载体都是虚拟化的。
2.档案管理实现了从物理管理为主向逻辑管理为主的转变。
3.文档一体化与数字档案资源全球化。
4.档案工作由边缘回到核心。
二、信息技术的发展对档案工作的影响
1、计算机在档案管理中的广泛应用，改变着人们管理档案的方式和手段。
2、为档案工作提供了新的管理对象 电子文件
3、对档案学理论提出新的挑战
（1）一些基本概念失去了传统的内涵
（2）档案学的一些基本理论和原则需要重新认识
（3）电子文件的管理理论、方法和管理体制需要全面建立
（4）随着电子文件与档案理论研究的深入，档案学者提出了一些新的理论观点。
三、创建电子文件管理学的必要性和可行性
（一）建立电子文件管理学的必要性
1、是档案学专业人才培养的时代要求
2、保护电子记忆，是档案工作的历史使命
3、是档案学理论和学科建设的内在需要
（二）建立电子文件管理学的可行性
1、有大量的电子文件管理研究文献和较为成熟的理论为基础
2、有我国电子文件管理实践的支持
3、可以借鉴国际上相关的管理理论、经验和方法四、电子文件管理学的研究对象和任务
（一）电子文件管理学的研究对象电子文件和电子文件管理
（二）电子文件管理学研究的任务
在研究电子文件的形成、特点和价值的基础上，依据和利用现代信息技术环境，总结电子文件管理工作实践经验，探索电子文件管理规律，建立电子文件管理的基本理论和基本方法，建构电子文件管理学理论体系，指导电子文件管理工作实践，从而保证归档电子文件的真实性、完整性和有效性，最大限度地发挥电子文件的作用。
五、电子文件管理学的学科性质
1、电子文件管理学是档案学的一门分支学科
2、电子文件管理学是一门综合性学科
3、电子文件管理学属于应用学科，具有较强的实践性六、电子文件管理学的研究方法
1、马克思主义唯物辩证法是电子文件管理学研究的方法论准则
2、继承与创新相结合的方法
3、吸收、借鉴科学研究的一般方法
4、引进移植的方法思考与练习题：
1.名词：
档案技术工具
2.论述档案技术工具的演进及其对档案工作的影响
3.分析档案载体演变的历史过程第一章电子文件概述
第一节电子文件的形成
*一、无纸时代的历史必然性
*1、“无纸时代”的概念
*2、“无纸时代”到来的必然性依据
*3、“无纸时代”到来是一个过程，并需要有一个判断标准
*无纸时代：
是指在我们的现实工作与生活中，纸张已不再是我们的书写工具，取而代之的是计算机、网络、磁载体和光载体等基本工具。
*历史上记录方式的变革大约经历了四个阶段：
*第一阶段：
原始材料的直接利用阶段。
*第二阶段：
原始材料的粗加工阶段。
*第三阶段：
纸质文件阶段。
*第四阶段：
电子文件阶段。
*二、电子文件的发展历程
*电子文件发展要经历四个阶段：
过程阶段。
辅助性电子文件阶段。
无纸阶段。
*三、电子文件生成途径
*目前，电子文件的生成途径主要有两种：
直接生成和模数转换。
直接生成的电子文件称为原生性电子文件，经过模数转换生成的电子文件称为再生性电子文件。
*
（一）直接生成
*是指文件初次形成即直接在各种数字技术环境中以数字形态产生，或通过各种数字技术设备直接对各种事物的特征、声音和图像等多媒体信息接收、采集而成。
*1、办公自动化
*办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）是指对办公信息进行自动操作（如文字处理、文档管理）的数据处理系统。
它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人—机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。
OA在我国自20世纪70年代开始发展，到20世纪90年代中期大致经历了三个阶
段：
第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、
复印机等；
以单机为主、以实现个人事务处理为目的。
第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理，表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；
第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享，网络打印共享，网络数据库管理等工作。
*一般OA系统的基本模块
*
（1）工作流处理
*利用计算机技术将手工作业程序计算机化，包括系统设备、工作流程设计、工作流监控。
生成的电子文件包括在设计、维护、监控过程中的各类记录。
*
（2）收文管理
*包括收文登记、拟办、图像及文本自动传阅、分发批办、接收清退、检索利用等。
生成的电子文件包括所收文件、登记信息、拟办批办意见、传阅信息、利用登记等。
* （3）发文管理
（4）办件管理*
（5）会议管理
（6）视频会议
* （7）领导办公
（8）公共信息栏*
（9）电子论坛
（10）电子邮件
* （11）自动传真
（12）个人事务处理*
（13）文档管理
（14）系统配置
* （15）个人工作台
（16）人事档案管理
*案例1 案例2
*
（2）数码相机
DigitalCamera（DC），是一种利用电子传感器把光学影像转换成电子数据的照相机。
•数码相机广泛应用于各个领域：
印刷业、医疗卫生、建筑监理、保险备案、军事侦察、广告、日常生活等
*（3）集成制造系统（CIMS）——Computerintegrated manufacturing system
*CIMS是通过计算机硬软件。
并综合运用现代管理技术、制造技术、信息技术、自动化技术、系统工程技术。
将企业生产全部过程中有关的人、技术、经营管理三要素及其信息与物流有机集成并优化运行的复杂的大系统。
其核心内容主要由三部分组成：
计算机辅助设计、制造与产品数据管理
（CAD/CAM/PDM）
*CAD（ComputerAidedDesign）:
*利用计算机及其图形设备帮助设计人员进行设计工作。
在工程和产品设计中，计算机可以帮助设计人员担负计算、信息存储和制图等项工作。
*CAM（computerAidedManufacturing）：
*（计算机辅助制造）的核心是计算机数值控制（简称数控），是将计算机应用于制造生产过程的过程或系统。
*PDM（ProductDataManagement）产品数据管理
*PDM是一门用来管理所有与产品相关信息（包括零件信息、配置、文档、CAD文件、结构、权限信息等）和所有与产品相关过程（包括过程定义和管理）的技术。
*（4）遥感技术
*遥感是指非接触的，远距离的探测技术。
一般指运用传感器/遥感器对物体的电磁波的辐射、反射特性的探测，并根据其特性对物体的性质、特征和状态进行分析的理论、方法和应用的科学技术。
*遥感技术广泛用于军事侦察、导弹预警、军事测绘、海洋监视、气象观测和互剂侦检等。
在民用方面,遥感技术广泛用于地球资源普查、植被分类、土地利用规划、农作物病虫害和作物产量调查、环境污染监测、海洋研制、地震监测等方面。
*（5）地理信息系统（GeographicInformationSystem,简称GIS）
*地理信息系统广泛应用于资源调查、环境评估、灾害预测、国土管理、城市规划、邮电通讯、交通运输、军事公安、水利电力、公共设施管理、农林牧业、统计、商业金融等几乎所有领域。
*（6）卫星系统
*人造卫星通常指环绕地球飞行的无人航天器。
“九五”以来，我国先后成功发射气象卫星、通信广播卫星、资源卫星、“北斗”导航卫星等多种类型的卫星。
*
（二）模数转换
*模数转换是指将模拟信息转换成数字信息，以便计算机处理的过程。
*模拟信号指用连续变化的物理量表示的信息。
其信号的幅度、频率或相位随时间做连续变化，如传统广播电视的声音或图像信号。
*数字信号是人为地抽象出来的在时间上不连续的信号，如一系列断续变化的电压脉冲、光脉冲等。
*进行模数转换需要利用一定的输入设备和技术，主要包括：
*1、键盘 2、笔绘版 3、手写字 4、语音输入和声控 5、扫描仪 6、条码技术
*四、电子文件来源途径
*
（一）电子政务【中国电子政务网：
http:
//www.e-】
*电子政务：
运用计算机、网络和通信等现代信息技术手段，实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间、空间和部门分隔的限制，建成一个精简、高效、廉洁、公平的政府运作模式，以便全方位地向社会提供优质、规范、透明、符合国际水准的管理与服务。
*电子政务的类别
*G2C：
政府-公民间电子政务
*G2B：
政府-商业机构（企业）间电子政务
*G2E：
政府-雇员间电子政务
*G2G：
政府间电子政务
**“电子政府”的应用主要体现在以下方面：
电子商务 电子采购及指标 电子福利支付 电子邮递 电子资料库电子化公文 电子税务 电子身份认证
*
（二）电子商务
*电子商务通常是指是在全球各地广泛的商业贸易活动中，在因特网开放的网络环境下，基于浏览器/服务器应用方式，买卖双方不谋面地进行各种商贸活动，实现消费者的网上购物、商户之间的网上交易和在线电子支付以及各种商务活动、交易活动、金融活动和相关
的综合服务活动的一种新型的商业运营模式。
*1、企业与消费者之间的电子商务（businesstocustomer即btoc）
*这是消费者利用因特网直接参与经济活动的形式，类似于商业电子化的零售商务。
随着万维网（www）的出现，网上销售迅速地发展起来。
目前，在因特网上有许许多多各种类型的商业中心、虚拟商店和虚拟企业，提供各种与商品销售有关的服务。
通过网上商店买卖的商品可以是实体化的，如书籍、鲜花、服装、食品、汽车、电视等等;
也可以是数字化的，如新闻、录音、录像、数据库、软件及各类基于知识的商品。
提供的各类服务，有安排旅游、在线医疗诊断和远程教育等。
当当网上书店：
2、企业与企业之间的电子商务（businesstobusiness即btob）
这种方式是指在Internet上采购商与供应商谈判、订货、签约、接受发票和付款以及索赔处理、商品发送管理和运输跟踪等所有活动。
企业间的电子商务具体包括以下的功能：
供应商管理、库存管理、销售管理、网上订货、信息传递、支付管理。
中国商品交易中心
*海尔公司：
3、企业与政府方面的电子商务（businesstogovernment即btog）
这种商务活动覆盖企业与政府组织间的各项事务。
例如企业与政府之间进行的各种手续的报批、政府通过因特网发布采购清单，企业以电子化方式响应；
政府通过网上以电子交换方式来完成对企业和电子交易的征税等。
如河北省政府采购通过网站发布了第8号公告，利用互联网进行采购，比传统采购每年可节省10％费用，每年节约资金达45万人民币。
*4、消费者之间电子商务（C2C）
指消费者通过Internet直接实现交易。
消费者之间交易的实现必须依赖一定的电子商务中间服务商，如拍卖网站等。
易趣
*案例：
Dell公司的成功之道
*（三）传统文件数字化
*指利用现代信息技术对以传统介质为载体的纸质文件、录音录像记录进行数字化处理，使其转化为数字信息，存储在计算机中，或通过网络通讯技术进行传播和提供利用。
*数字化的重要意义：
*可以降低原件丢失与损坏的风险。
*受到损伤的原始文献，其数字拷贝可以补偿原件的作用。
*可以使档案馆更有效率地管理馆藏与提供服务。
*可以满足用户对档案的多种需求。
*可以提高原件的利用率。
*可以产生对原件可靠而功能性更强的数字资料，可以支持新型研究或扩大研究对象。
*更便于有偿服务。
*可以使相关信息集于一体，为用户提供更系统全面的信息。
第二节 电子文件的概念和种类
*一、文件的基本特点
*国际档案理事会电子文件委员会在1997年的《电子文件管理指南》（Guide forManagingElectronicRcords）中对文件的定义：
文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。
*文件的基本特点
*1.文件是提供凭证的记录信息
文件属于信息。
但并非一般的信息，它是提供凭证的记录信息。
文件不仅具有信息价值还有证据价值。
信息价值只是在证明涉及机构的人、位置或事物方面有用；
而证据价值是在证明接收或产生它们的机构的组织、职能与行为方面有用，具有证据价值的信息经鉴定后，可能会长期保留。
*2.文件必须具有内容、背景与结构
*内容信息（content-information）是指文件所包含的表达作者意图的信息。
*背景信息（context-information）是指能证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息，包括文件来源与传送目的地的信息以及与内容信息相关的其他信息，如发文者、签署人、文件生成日期、收件者等。
*结构信息（structure-information）是指文件内容信息的组织表达方式。
*3.文件与记录方式无关
*模拟（analog）记录方式：
使用连续的物理量来表示信息，如书写、绘画、传统的摄影等。
*数字（digital）记录方式：
将信息用0/1的不连续数字符号表示，这类信息需要通过计算机进行识别。
*讨论：
保证文件具有凭证价值的基本要素有哪些？
二、电子文件名称与含义的演变
1.机读文件与机读档案（Machine-readabledocument/archives）2．电子文件／电子档案
三、电子时代文件与档案的关系
*第一，文件与档案原本就是同一事物。
*第二，文件与档案之间已不再具有非常明显的时间过程与空间异域的区分。
*第三，电子文件与电子档案概念的一体化，有利于文档管理的一体化。
*第四，“档案”是一个历史性的概念，当历史翻过去的时候，这个概念也应回归历史。
*第五，“档案”的概念是特定管理方式的反映，是纸张时代“案卷加柜架”的表现。
*四、电子文件的概念
*电子文件定义：
以数字代码形态存在，通过计算机系统进行信息记录、传输、存储和利用的文件。
*上述定义有两条要点：
*一是要符合“文件”的要求，即：
要有符合“文件”要求的特定的来源和用途。
（与其它数字信息的区别）
*二是使用数字代码记录信息，用计算机生成和读取。
*五、电子文件的种类
*1．电子文件按载体划分主要有两大类
*第一类是利用电生磁现象，将文字、声音、图像和数据等变成电信号使磁性材料发生选择性磁化而记录文字、声音、图像和数据等的磁记录文件。
*另一类是现代光学技术结合电子计算机技术而形成的光学记录文件。
*2．按照电子文件产生的工作领域可以把它划分为三大类
*第一类是记录人们在办理公务、处理一般性工作事务和交流信息过程中产生的社会性电子文件。
*第二类是记录人们科研和生产活动的科技性电子文件。
*第三类是指家庭现代比（HA）中产生的电子文件。
*3．按电子文件的格式划分类别
*
（1）文本文件（Text）*
（2）数据文件（Data）* （3）图形文件（Graphic）
*（4）图像文件（Image）* （5）影像文件（Video）* （6）声音文件（Audio）
*（7）命令文件（Program）
*4．按电子文件的组成方式可分为三类
*
（1）简单文件：
仅仅由一种格式所组成，在数据结构中，每个记录之间没有逻辑关系。
*
（2）复合文件：
包含多种数字对象的文件。
如插入图像的网页；
含有图形（数字签名、标识语等）或数据（统计数据与表格）的文件。
一封信上具有数字签名或一个公文上具有图形标识。
*（3）复杂文件：
含有多种数据类型，并由多个OLE服务器（对象链接与嵌入服务器）操作的文件。
如多媒体文件、超文本文件
5．按电子文件的功能划分类别
*
（1）主文件：
指表达作者意图、行使职能的文件。
*
（2）支持性文件：
指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件、表格处理软件、多媒体软件。
*（3）辅助性、工具性文件：
指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。
如计算机程序类文件往往附带若干辅助设计文件、图形文件。
讨论：
现在许多档案馆都在进行馆藏数字化工作，这些馆藏在数字化过程中生成的电子文件的类型有哪些？
阅读资料：
苏武荣：
《电子公文的七大问题与八大关系》，
作业：
通过搜索引擎查找几个电子商务网站，并从中选择一个，分析它在进行商务活动中可能产生的电子文件及其类型。
第三节 电子文件的特点和作用
*一、电子文件的特点
*
（一）信息的非人工直接识读性
*1.人与信息之间关系发展的三个阶段第一阶段，口口相传
第二阶段，人—信息工具—人
第三阶段，人—工具—工具之工具—人
★2.科学地客观得认识“非人工直接识读性”
思考：
一份数字文件的读者是程序。
——杰夫•罗森伯格
*
（二）对计算机系统的依赖性
*依赖的两层含义：
一是文件管理活动必须借助于计算机系统才能实现。
这是电子文件永恒的特点。
二是计算机系统的不兼容问题。
这一问题随着电子计算机技术的发展将逐渐得到解决。
*电子文件的系统依赖性在近期有碍于它的使用和发展，但从发展的眼光看，是实现自动化管理的必要条件，是电子文件先进性的表现之一。
*（三）信息与特定记录载体之间的可分离性
*信息不再具有固定的物理位置，也不再对特定记录载体“
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