公文写作.docx
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公文写作
公文知识与写作
来源：
发布时间：
2015年11月19日 发布人：
李乃鹏
公文知识与写作
山西阳煤寺家庄煤业有限责任公司
2015年
培训目的
提高公文重要性的认识，明确规定性的要求，介绍公文理论和提高写作能力的方法，纠正常见问题。
公文培训内容
一、企业公文种类
二、公文格式
三、发文办理程序
四、公文写作常见问题
公文的作用
一、领导与指挥作用
二、规范与约束作用
三、联系与知照
四、宣传与告诫作用
五、依据与凭证作用
经国之枢机
为政之先要
公文的作用
一、指导工作、传达意图（通知）
二、联系工作、交流情况（函）
三、请示工作、答复问题（请示、批复）
四、总结工作、推广经验（通知、决定）
五、记载工作、积累史料（各种文件）
企业公文类型
（一）决议。
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）总经理令。
适用于公布企业重大规章、宣布施行重大强制性措施、嘉奖有关单位和人员。
（四）通告。
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（七）通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。
适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（九）请示。
适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复。
适用于答复下级机关请示事项。
（十一）议案。
适用于基层各单位向同级职工代表大会提请审议事项。
（十二）函。
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十三）纪要。
适用于记载会议主要情况和议定事项。
常用公文格式
报告请示通知
通报会议纪要
报告
报告的适用概念和特点
概念：
报告是下级机关向上级机关汇报工作，反应情况，答复上级机关询问时所使用的一种陈述性公文。
通过报告向上级机关反映情况、传递信息、答复询问、汇报工作提出意见和建议，可以取得上级机关的支持和帮助，也便于上级机关统筹全局，及时作出科学决策推动各项工作顺利开展。
使用范围：
报告的适用范围很广，按照上级的部署和工作计划，汇报工作进度，反映工作中的基本情况，工作中取得的经验教训，工作中存在的问题，及希望取得上级部门的指导等都需要些报告。
报告的特点
报告写作的注意事项和分类
注意事项：
1、要正确使用文种
2、要突出重点
3、材料要真实
4、不能夹带请示
报告主要有两种分类“
1、按照性质报告可分为
呈报性和呈转性报告
2、按照内容，则可分为
综合性报告和专题报告
呈报性报告和呈转性报告
呈报性报告：
呈报性报告是不要求转发的报告。
其行文目的是将有关情况提供给上级机关了解掌握，为上级机关制定有关方针政策提供依据。
它包括汇报工作的报告、反映情况的报告、提出建议的报告、答复性报告和报送文件的报告五种类型。
呈转性报告
呈转性报告是公司把工作情况、意见、建议呈报上级机关并要求批转给有关部门贯彻或执行的报告。
当某一业务主管机关提出处理有关业务问题的办法、措施需有关单位配合协作而自身又无权向这些单位部署工作时，可采取这一报告形式，请求上级机关批转给这些单位贯彻实施。
这些报告须用“以上报告如有不当，请批转各地（或有关单位）执行”等公文专用语作结束语。
综合报告和专题报告
综合报告：
综合报告是反映公司全面情况，以便上级了解全局，全面指导公司工作的报告。
由于这种报告所反映的情况比较全面，常常与公司工作总结、工作计划和打算结合得比较紧密。
综合报告一般不规定固定的报告期限，而应根据公司的工作实际和上级的要求进行报告。
专题报告：
专题报告是公司向上级反映公司的某项工作、某一问题或某一方面的情况，以使上级对此有所了解的报告。
写专题报告要做到迅速及时，一事一报。
一般说来，公司日常工作中专题报告使用的频率较高，而且不少是需要领导机关给予批转的呈转性报告。
报告的结构、内容和写法
标题（单位+事由+文种）
签发人：
主送机关
正文：
报告缘由+报告事项
结语（特此报告、专此报告、以上报告请审阅）
落款：
署名（公章）
成文时间
标题：
由发文机关+主要内容+文种结构
如：
山西阳煤寺家庄煤业有限责任公司关于XXXXXX的报告
主送机关要写对、写清楚
注意三不原则：
不越级报告
不多头报告
不向领导个人报告
正文：
缘由
交待报告的起因、缘由或说明报告的目的、主旨、意义。
一般用“现将有关情况报告如下”承启下文。
如：
根据晋东公司《关于开展2015年重大安全隐患整改复查工作的通知》精神。
我公司对2015年重大安全隐患进行了复查，现将有关情况报告如下：
报告事项：
将工作的主要情况、措施与结果，成效与存在的问题等分段加以表述。
工作报告一般以“成绩、做法、经验、体会、不足、打算、安排”为主。
情况报告一般以“情况-原因-教训-措施”的结构来写。
答复报告一般写答复的意见或处理的结果。
结束语：
工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”、“请审阅”、“以上报告，请审查”；答复报告多用“专此报告”
落款：
在正文右下角写明制发报告的机关名称和制发日期。
最后在机关名称和制发日期上加盖公章。
请示
请示的定义和特点：
请示是下级机关向上级机关请求指示和批准的上行公文，具有强制回复的性质。
可以请求上级领导机关对本单位权限范围无法决定的重大事项，以及在工作中遇到的疑难问题给予解答和帮助，以利于工作的开展。
请示与报告比较具有三大特点：
一是诉求性
请示属于呈批性公文，报告是呈阅性公文。
二是事前性
请示必须在事前行为，报告则在事前、工作进程中和事后均可行文。
三是单一性
请示要求一文一事，报告一文可写一事或数事。
请示的适用范围
1、下级机关遇到各种无权处理或无力解决的问题，可以通过向上级机关呈送请示的形式，请求上级机关予以批准或者给予指示。
2、对现行方针、政策、法令、规章、制度不甚了解，有待上级明确答复才能办理的事项。
请示的分类
批示性请示：
请求上级机关对有关问题予以批示，应先说明自己的意见。
批准性请示：
请求上级机关批准编制、机构、经费、工作任务等。
批转性请示：
请求上级机关对本部门就全局性或普遍性问题所提出的解决办法予以批转各单位执行。
请示的结构、内容和写法
标题：
（机关+事由+文种）
主送机关：
（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示、不向领导个人请示）
正文：
请示缘由+请示事项+请示要求
结语：
（妥否，请批示。
当否，请批准为盼）
附注：
联系人：
联系电话
落款：
署名（公章）
成文时间
请示事项：
将请示上级机关给予指示、批准或批转的具体问题及事情全盘托出，请求上级机关作出答复。
一要坚持一文一事，以免延误办事；二要写明请示的具体问题，明确自己的意见，解决的方法，切实可行，合乎情理。
请求指示：
写清遇到什么问题，有几种不同的意见，有金额的要具体数额，简明准确。
通知
通知的定义和特点：
特点：
使用范围的广泛性、功能的多样性、明显的时效性。
定义：
通知，适用于批转下级机关公文（我们基本用不到），转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，任免或聘用干部。
通知的分类和标题写法：
根据适用范围的不同，可以分为六大类：
1、发布性文件（规章制度）经有关部门制定以后，需要用通知的形式予以发布。
如：
山西阳煤寺家庄煤业有限责任公司关于印发《公文管理考核制度》的通知
2、批转或转发性通知
批转性通知（一般不用）
转发性通知用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。
如：
山西阳煤寺家庄煤业有限责任公司关于转发《中共阳煤集团晋东煤炭管理有限责任公司纪律检查委员会关于“中秋”、“国庆”两节期间严禁公款买月饼买节礼、公款吃喝的通知》的通知
3、指示性通知
对某一事项作出具体规定或对处理某一问题作出具体指示的通知，它一般都是上级机关对下级机关或所属单位下达指示时使用的，这类通知的政策性和指导性较强，
如：
山西阳煤寺家庄煤业有限责任公司关于做好冬季防冻工作的通知
4、事务性通知
用于安排一般具体事务的通知。
如调整机构、启用印章、变更作息时间、安排节日值班等。
如：
《山西阳煤寺家庄煤业有限责任公司关于启用XXX部印章的通知》
5、会议通知
用以发出召开会议的通知。
如：
《山西阳煤寺家庄煤业有限责任公司关于召开党委工作会议、行政工作会议暨一届六次职工代表大会的通知》
6、任免通知
公司任免所属单位领导人员所发出的通知
如：
《山西阳煤寺家庄煤业有限责任公司关于XXX同志职务任免的通知》
通知的格式
通知由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。
标题（根据通知的分类拟定标题）
主送机关：
所有的通知都需有主送机关，一般为直属下级机关或需了解通知的内容和不相隶属的单位，一个或多个均可。
主送机关较多，属于普法性文件时，按性质、级别或惯例一次排列，同类型、想并列单位之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的单位之间用逗号，最后用冒号。
公司行政文件一般用（公司所属各部门、直属队：
）党委文件一般用（公司直属机关党总支、各党支部）
正文格式
一、发布性通知的正文，一般写三层意思：
开头说明发布的根据或目的（或者是直叙式）中间写印发语，最后提出执行要求。
这三层意思，文面形式上往往是简单的一两句话或一段。
例如：
为。
。
。
，经。
。
。
研究决定（会议通过），现制定/发布《。
。
。
》，自。
。
。
施行。
二、转发性通知的正文，转发批语+转发语。
例如：
现将XXX（机关名称）制定的《转发文件名称》，转发给你们，请各单位遵照执行。
三、指示性通知的正文，正文一般包括缘由、事项要求、结语（特此通知）三个部分内容。
这类通知重在指导具体工作
四、事务性通知和会议通知的正文，通知缘由：
交待有关背景、根据及目的、意义等；并以“现将有关事项通知如下：
”或类似的过渡语引领下文。
通知事项：
是通知的主体部分，应交待清楚有关事项。
通知结语：
特此通知
五、会议通知一般应包括如下内容：
会议的目的；会议的名称；会议的内容和主要程序；会议的时间、地点；对与会人员身份的要求；对与会人员会前准备工作的要求；报道时间、地点及联络人。
六、任免通知正文：
任免通知正文分两部分，一是任免根据。
二是任免决定。
行文时要注意，任免决定包括了任职、免职和既免又任等几种情况。
要区别情况，写清被任、免职务人员的姓名和职务。
落款：
署名和成文时间。
在正文右下角写明制发报告的机关名称和制发日期。
通知写作的注意事项：
内容准确，措施具体。
讲求实效和时效。
语言简洁明了
通报
通报一般用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
具有表彰先进、弘扬正气，批评错误、吸取教训，借以对人们起到示范、教育和警戒作用，同时还有沟通信息、互通情况的作用。
通报的特点：
教育性、真实性、典型性、时效性
通报的种类：
1、表彰性通报，用于表扬先进的事迹，树立榜样，宣传典型，总结成功经验。
2、批评性通报，用于批评错误，通报事故或反面典型，总结教训。
3、情况通报，用于传达情况、沟通信息。
通报写作的基本格式
标题：
标题大多采用三要素（发文机关+通知内容+的通知）齐全的完整标题
主送机关：
一般为（公司所属各部门、直属队）
正文：
主要事实、分析评价、有关决定和希望要求四部分。
1、主要事实：
表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实。
2、表彰性通报，在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神；批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等。
3、针对事实写明何时、何会议作出何决定，是予以表彰还是予以批评4、希望和要求，这是通报主旨的具体体现，应提出对表彰或批评对象的希望、要求，已达到教育大多数的目的。
落款：
包括署名和时间两项内容。
通报写作注意事项：
选材要典型，更具有普遍意义；内容要真是、准确；语言平实、严谨。
会议纪要
会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。
会议纪要的特点：
1、内容的纪要性。
会议纪要如实的反映会议内容，它不能离开会议实际搞创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。
否则就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。
2、表达的重要性。
会议纪要是依据会议情况综合而成的。
撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括、重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水账。
3、称谓的特殊性。
会议纪要一般采用第三人称写法。
由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。
会议纪要格式
会议纪要通常由标题、正文、落款三部分构成（如有附件要按照附件要求附后）。
标题：
一般由召开会议的单位加会议名称加纪要、如：
《山西阳煤寺家庄煤业有限责任公司董事会、党委会、经理层联席会会议纪要》、《山西阳煤寺家庄煤业有限责任公司总经理安全办公会会议纪要》。
正文：
会议纪要正文一般由两部分组成。
一是会议概况。
主要包括会议时间（2015年10月29日）、地点、主持人（主持人是一人）、参会人员（参会人员不加主持人）、基本议程（简要概括会议议程后写现将会议内容纪要如下：
）；二是会议的精神和议定事项。
常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。
工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。
落款：
包括署名和时间两项内容。
会议纪要的三种写法：
根据会议的性质、规模、议题等不同分为以下三种写法：
一、几种概述法
这种写法是把会议的基本情况，讨论研究主要问题、与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。
这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对较小。
二、分项叙述法
召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采用分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。
这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。
三、发言提要法
这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。
这种写法能比较如实地反映与会人员的意见，某些根据上级布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。
公文写作常见问题
探讨
文风要求
内容简洁主题突出
观点鲜明结构严谨
表述准确文字精炼
语言文字欠推敲
用词不准
词义把握不准：
“截止5月底，集团公司资产总额达到360亿元。
”“这句话中，截止”应该为“截至”或“截止到”。
滥用模糊词语
尽量少用本月、上月、上月以前、去年、明年、下一年等需借助其他时间概念才能准确理解其含义的时间代词。
而要表明完整的年、月、日，如2015年11月9日。
年份随意简写，如2015年不能简写为15年，应写全。
数字（数量）表达不规范
数值范围不规范：
4-6%应改为4%-6%。
数字使用形式不恰当：
三、四天应改为三四天，20世纪八十年代应改为20世纪80年代等。
表示时间范围时，可用2000-2005年、3-4月，但不能用2000-2005年度、3-4月份。
表述年代时应当使用阿拉伯数字，如1998年、20世纪80年代。
在公文中，10以上的数字及分数，原则上应使用阿拉伯数字表述，如11、1/3;整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要注意统一文稿前后统一。
公文中的数字除按要求必须使用汉字外，当所表示的数目比较准确时，均应使用阿拉伯数字。
遇特殊情形，或者避免歧解，可以灵活变通，但全篇体例应相对统一。
公文中的表示单位的符号要统一正确，例如：
井下现有带式运输机10部，其中1.4米皮带2部，1.2m皮带3部，800mm皮带5部。
（这句表示单位的符号应全部统一成米或m，800mm也要统一成毫米或mm，不可以在一篇公文中同时出现两种表示单位符号的表达方式）
公文中的数字使用汉字的情况主要有：
部分结构层次序数，即第一、二层次序数（一、
（一）、1、
（1））
整数一到十，如果不是计量和统计数字，在文字表述中常用汉字，如一文一事、一事一议等。
词语中作为语素的数字，必须使用汉字。
例如：
定型的词（一律、一方面）
定性的词组（如星期五、二万五千里长征、五四运动、八国联军）
成语（如白发三千丈、七上八下）
惯用语（如零点行动、零点方案）
缩略语（如“十二五”规划、五省一市）
具有修辞色彩的词语（如不管三七二十一、相差十万八千里、一呼百应、十全十美）
公文中使用阿拉伯数字的情况主要有
公文的成文日期。
印发日期、附件说明的附件序号。
计量和统计数字。
表明时间，例如年份、日期、时、分、秒。
多位数字，如98765.98。
标点符号使用不规范
标点符号是辅助文字记录语言的符号，是书面语的有机组成部分，用来表示停顿、语气及语句的性质和作用。
除法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符号。
正文中的标题，如果单独一段，在末尾不用句号、冒号等标点符号。
并列短语之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应使用逗号。
一句话未说完不使用句号。
复句内部不使用句号（并列、承接、转折等），复句内部分句之间的停顿一般用逗号或分号。
一个句子中先有分号再用句号，而不能先有句号，再用分号。
例如：
一是一人为本，服务职工，（这里要用逗号）把服务职工作为公司后勤服务建设的出发点和落脚点，提高后勤服务质量；（这里用分号）二是……，……；三是……,……。
成段小标题句尾不使用句号。
例子：
一、认清形势，切实加强对今冬明春放火安全工作的组织领导（这里不加句号）
请示中的结语“以上请示妥否，请批示”后面加标点符号“。
”或“！
”。
意见、规定、指示等下行文的正文绪语部分末尾一般使用冒号，表示引出下文，但少数公文中再次错误使用了句号。
例子：
为了……现将有关事项通知如下：
（这里用冒号）
词义相近的词语混用
例如：
截止、截至等音痛形似的词语常出现混用现象。
遏制——遏止
遏制：
强调用强制手段控制住。
例：
遏制事故多发。
遏止：
强调阻挡住，使停止。
反映——反应
反映：
侧重强调把意见、情况向上级单位或有关部门报告，主动性强一些。
反应：
侧重强调由外界刺激所引起的相应活动或事件所引起的意见、态度和行动，被动成分浓一些。
制订——制定
制订：
指创制拟定。
制定：
指定出。
两者区别：
制订强调方案、计划等形成过程，制定则强调规章制度等定型的拍板定案。
订——定
订：
多指事先经过双方商订而定下协议，并非确定不变的。
定：
侧重已经确定，不轻易变动。
截至——截止
截至：
指截止到某个时点，强调的事该时点的事态，并不意味终止和结束。
例如：
截至2015年9月底，集团公司资产达到9999亿元。
截止：
指到一定期限为止或停止，强调终止和结束的意思，所进行的事情已经完结。
例如：
报名截止日期为2015年10月1日。
公布——颁布
公布：
使用范围比较宽泛，内容涉及面也相对较广，强调的侧重点使大家都知道。
颁布：
主要指党政机关的重要决定、政策等自上而下地发布。
功夫——工夫
功夫：
多指本领、造诣。
工夫：
多指时间或精力。
如：
我们要在创新上下工夫，而不是功夫。
常年——长年
常年：
指历年，长期。
长年：
指整年，一年到头。
成绩——成就
成绩一般指工作、学习、体育运动等方面收获、效果。
成就：
用于有较大社会意义的事情，一般指大的成功和显著的成绩。
记录——纪录
记录：
指把所听到的话或看到的事写下来，也指记录下来的材料。
纪录：
指在一定时期、一定范围内记载下来的时间和极限。
作——做
作：
有从事、制作、充当的含义，涉及的事情一般较抽象，
做：
指从事某种工作或活动，强调干一些具体的事。
例如：
做文章。
应用文中常用词汇及其词性：
查办：
查明情况，加以处理。
核查：
核实检查。
追查：
根据线索进行调查。
经查：
经过核查。
据此:
根据这个。
例如：
这一事故教训是深刻的，职工代表大会据此做出了相应的决定。
依据、根据：
把某种事物作为结论的前提或言语行动的基础。
审订：
审阅修订。
例如：
此文件一经领导审订即可打印下发，
审定：
审查决定。
例如：
现将本年度的计划送上，请审定。
审核：
审查核定。
例如：
请再把今年的工作安排审核一下。
审批：
审查批示。
例如：
兹送上2015年的工作计划一份，请审批。
会审：
会同审查，
例如：
多单位下发通知已会审完毕，请领导签发。
拟于：
打算在。
例如：
我局拟于下星期三召开运动会。
拟订：
起草制订。
例如：
关于资金问题另行拟订具体办法，
批复：
对下级的书面文字，批注意见、给予答复。
批示：
对下级的公文用书面文字表示意见，
批复：
对下级的书面文字，批注意见、给予答复。
批示：
对下级的公文用书面文字表示意见，
批转：
把下级机关的来文批示给其他有关单位执行或参考。
审批：
审查批示。
定期：
规定的日期。
例如：
民主生活会一定要定期召开。
按期、如期：
按照预定的日期。
例如：
文件已如期（按期）送到。
限期：
限定日期。
例如：
你公司所属的基建任务，必须限期完成。
改期：
改变原来的日期。
确保：
确实保存或保证。
例如：
加强防暴防洪，确保安全度过汛期。
确定：
明确而肯定。
例如：
你们要尽快地确定参会人员名单。
确切：
准确，恰当。
例如：
文件中一定要使用确切的数据。
的确：
清晰明确而确定不移。
例如：
大家的确要负起责任来。
事项：
事情的项目。
例如：
今天去检查，现将注意事项通知如下。
事宜：
事情的安排、处理。
行将：
即将，就要。
例如：
它的历史使命行将结束。
另行：
另外进行。
例如：
有关这件事的直接责任人员另行处理。
暂行：
暂实行。
例如：
我公司拟订了关于安全生产的暂行办法。
试行：
试验推行。
例如：
该条例可以先试行一段时间。
自行：
自己进行。
例如：
办公用品所需经费应自行解决。
严防：
严格防范。
例如：
务须提高警惕，严防事故发生。
严禁：
严格禁止。
例如：
严禁非法开采。
严守：
严格遵守。
例如：
大家要严守纪律。
严加：
严格加以。
例如：
对危险化学品必须严加管理。
于是：
表后一事紧接着前一件事，系连词。
例如：
公司决定普及法律知识教育，于是，各单位就组织职工进行学习。
限于：
限定在。
例如各单位的报表限于十二月底交回。
定于：
决定在。
例如：
兹定于11月10日下午二点在会议室召开安全办公会。
应于：
应该在。
例如：
此项工作应于三月底完成。
拟于：
打算在。
例如：
此会拟于十二月底召开。
予以：
给予。
例如：
对这种错误行为一定要予以批评。
应予：
应该给以。
例如：
各级领导对来自群众的批评应予鼓励。
准予：
批准给以。
例如：
准予休息三天。
定予：
一定给以。
例如：
对蓄意破坏生产安全者定予严惩。
不予：
不给以。
例如：
申请领取安全生产资格证，凡不合格者，一律不予办理。
公文中的领叙
升级会员 