商贸通.docx
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商贸通
目录
序言3
第一章认识商贸通4
1、产品概述4
2、应用特征5
3、产品十大亮点6
4、目标客户特征6
5、技术特性7
第二章应用商贸通8
1、产品主要功能8
2、产品主流程10
3、期初建账11
4、编码档案12
5、采购业务13
6、销售业务15
7、库存业务17
8、财务处理19
9、报表查询21
第三章维护商贸通29
1、系统环境29
2、系统安装与启用31
3、系统初始化35
4、业务管理37
5、财务管理43
6、账册报表44
7、打印操作45
8、综合问题47
附录A单据登记主要账表52
附录B单据影响库存和货位情况表54
附录C业务转账凭证表56
序言
中小企业信息化的普及，需要一套易学、易用、稳定高效的信息管理系统，“商贸通”为适应商贸企业资金流、物流业务管理而推出。
本手册在“商贸通”长期的营销与维护过程中不断的积累经验的基础组织编写，其主要目的是：
1、 加深营销与服务人员对“商贸通”产品的理解，提高软件应用水平。
2、 加强各代理商营销与服务人员的维护水平。
3、 为小型软件服务商业化的发展提供有力的支持工具。
本手册的使用对象是各代理商的营销与技术服务人员，力求实用、准确，使其成为产品推广维护的好帮手。
本手册分为三部分：
一、认识商贸通：
了解产品的提出背景、各类特征和亮点
二、应用商贸通：
认识产品的应用流程和各模板的特点和使用
三、维护商贸通：
提高产品的应用能力和对常见问题的维护
另外附录里提供产品的关键对应报表。
第一章认识商贸通
1、产品概述
“商贸通”管理软件作为小型商贸企业的信息管理系统。
集采购、销售、调拨、库存各环节的资金流、物流业务管理和财务核算为一体，可广泛适用于商品流通领域中的小型商业、物资供销、服装批发、综合贸易公司等商贸企业，是一套真正的商贸管理软件，帮助企业“管好业务理好财”。
核心理念：
做好生意理清货
核心客户价值：
1、大胜算：
经营从此不再模糊，竞争策略有根有据，帮助企业从容驾驭竞争
2、活应用：
多种自由项选择，业务处理灵活多变，帮助企业随心所欲掌控流程
3、抠细账：
详尽汇总商品账与往来账，清楚了解每一件货、每一分钱的来龙去脉
4、做会计：
智能化账务处理模式，帮助老板无须财务专业知识就可以管账理财
5、易上手：
流程导航简洁明了，紧扣实际业务环节，帮助企业轻松实现信息化
主要特点：
易学、易用、稳定高效
本书针对的产品名称及版本号：
商贸通2005Puls2补丁版（2.1.3）
最新发布时间：
2005年8月15日
2、应用特征
1、功能完备，适用性强
⏹ 体现：
集购、销、调、存业务管理和简单财务核算为一体，全面满足小企业对“物流”和“资金流”的全面管理需要，并通过参数化设计，满足各类企业管理标准及管理项目的不同需求。
⏹ 实效：
能够快速投入应用，发挥实际效用，为用户节约投运时间及相关人力、财力、物力。
2、智能化程度高，易操作
⏹ 体现：
采用组件开发技术，信息一次一处输入，可在多处多次使用，毋须重复输入，提供流程导航与操作向导。
⏹ 实效：
系统界面统一美观，操作方法一致，便于用户学习掌握；支持全键盘操作，便于用户使用，即使不怎么懂计算机，照样可以操作自如。
3、稳定高效，易维护
⏹ 体现：
采用成熟的C/S技术架构开发，提供数据备份与恢复，支持局域网络分布式应用部署，稳定高效。
⏹ 实效：
系统极具灵活性和可维护性；维护、升级工作十分省心，应对管理变化易如反掌。
4、业务模型预置，易学习
⏹ 体现：
采用“傻瓜式”操作设计思路，预置财务凭证分录模板、报表模板，多种企业业务流程，不需要懂会计就可以出财务账。
⏹ 实效：
可以让任何不懂会计的人做到懂生意就能管账；不需要专业的财务知识技能就可以出账表；让一向为中小企业所头疼的财、物管理从此变得轻松；
3、产品十大亮点
1、 预置小企业会计制度模板－全面支持我国会计制度改革
2、 业务流程自由选择－企业随需定义业务流程
3、 业务账转财务账一键生成－真正实现财务业务一体化处理
4、 报表统计与分析角色化－按应用角色多角度进行业务分析
5、 商品有效期管理，库存超缺报警，并可联查溯源
6、 支持商品组装拆卸，自由组合拆分－销售方式更加灵活
7、 傻瓜式财务应用－无须财务专业知识便可轻松管账理财
8、 可视化税率计算器－计算更加便捷，支持全键盘操作
9、灵活自定义各种业务属性、各种业务报表及单据格式
10、 灵活销售报价，随需调整商品价格－从容应对市场竞争
4、目标客户特征
1、企业从业人员在5--50人左右，以批发业务为主，重点关注商品进销存业务管理；
2、绝大部分为一般纳税人，配备一台或以上电脑，一般具备拨号上网的条件；
3、财务核算业务简单，财务核算人员1-2人，甚至无专职财务人员；
4、进销存系统主要由老板或其行政助理等操作，以及时掌控企业的业务经营状况；
5、价格敏感，无专门IT人员，基本为信息化的初次尝试企业；
6、小企业老板是购买行为的唯一决策者
5、技术特性
1、严密的安全保护技术，保障用户数据安全
2、C/S架构体系，支持用户单机或网络应用
3、采用MSSQLserver/MSDE数据库，有效降低用户使用成本
4、Windows2000平台及以上版本兼容
5、支持用户远程/VPN应用
第二章应用商贸通
1、产品主要功能
功能示意图
功能关联图
2、产品主流程
采购、销售业务处理流程图
受托入库、委托出库业务处理流程
3、期初建账
期初建账指您初次使用时，建立各账簿期初余额的工作。
如果您首次使用本系统，一定要在建立编码之后录入单据之前进行期初余额录入，内容和方法如下：
⏹ 建立商品账期初余额
⏹ 建立应付款账期初余额
⏹ 建立应收款账期初余额
⏹ 建立会计科目期初余额
初始化
4、编码档案
编码档案管理指由用户建立编码档案的工作。
设置完账套的参数后，在录入各账簿期初余额之前，应先设置相关的编码。
所谓编码，是指您单位比较固定的数据资料，比如部门、人员、客户、供应商、商品等。
这些资料，您在进行单据处理或账表查询时，会经常重复使用。
有编码类别的有商品、供应商、客户。
所谓编码类别，是对商品进行分类，它类似于商品级次管理，只是它将商品非明细级次单独拿出来，作为单独的一类级次编码进行管理。
这样在编码卡片编码号中，您可不考虑级次的编码的内容，可尽量将编码号设置得简单些。
而在卡片中，通过一个项目选择编码对应的的编码类别，同样可达到级次管理的目的。
有编码级次管理的有仓库货位、部门、会计科目及上述的类别编码，级次的上下关系是通过"-"区别的，比如：
"01"为服装类，"01-01"为服装下的衣帽类，以此类推。
没有类别及级次管理的编码有计量单位、职员、外币汇率、付款方式。
编码档案管理主要有以下内容：
⏹ 计量单位档案
⏹ 商品编码档案
⏹ 仓库货位编码档案
⏹ 部门职员编码档案
⏹ 供应商编码档案
⏹ 客户编码档案
⏹ 会计科目编码档案
⏹ 外币汇率编码档案
⏹ 付款方式编码档案
⏹ 自定义项目编码档案
5、采购业务
采购业务包括：
采购订货、采购入库、采购发票管理。
（1）采购订货
⏹ 采购订货：
指您在购货时，通过与供货单位签定合同，确定购进商品或代销商品的业务活动。
⏹ 采购订货处理：
它是通过系统内的采购订单进行处理的。
系统内的采购订单是记录您与供应商签定采购和受托代销合同、订单的主要信息的单据。
⏹ 采购订单用途：
它的用途是记录采购和受托代销合同、订单的主要内容，可生成采购入库单或受托代销入库单，反映监督到货情况，可以随时查询了解合同、订单的执行情况。
（2）采购入库
⏹ 采购入库业务：
指您从供应商采购商品及对采购商品验收入库的业务，它是通过系统内的采购入库单处理的。
⏹ 采购入库处理：
实际采购业务中的采购入库，采购退货、直运采购、直运采购退货等业务，均通过系统内的采购入库单进行处理，采购入库单是记录采购商品信息和采购商品入库信息的单据。
⏹ 采购入库单用途：
它记录采购商品信息，同时记录商品入库业务信息。
通过它可随时查询统计采购的商品入库情况、退货情况。
（3）采购发票
⏹ 采购发票：
指您接到各供应商转来的增值税专用发票、增值税普通发票、营业税发票或其它发票。
⏹ 发票处理：
原始采购票据是通过系统内采购发票进行处理的。
系统内的采购发票是记录您接到的各供应商转来的采购原始票据信息的单据。
⏹ 发票用途:
通过它可记录原始采购票据的信息，可随时查询统计采购发票数据。
可由采购入库单、受托结算单生成，以反映和监督发票对应的入库情况和受托代销商品结算情况。
6、销售业务
销售业务包括销售报价业务、促销业务、销售订货、销售出库、销售发票管理。
（1）促销业务
⏹ 促销业务：
指在假期或优惠活动等促销期间，调整商品的销售价，当促销期间过后促销期间指定的销售价失效。
⏹ 促销业务处理：
它是通过系统内的促销单进行处理的。
系统内的促销单是反映企业促销信息的目录。
⏹ 促销单用途：
它的用途是指定促销期间商品的销售价，当促销期间结束后商品价格立即恢复到促销前的价格。
（2）销售订货业务
⏹ 销售订货：
指您在销售时，通过与客户签定合同，确定销售商品、委托代销商品的业务活动。
⏹ 销售订货处理：
它是通过系统内的销售订单进行处理的。
系统内的销售订单是记录您与客户签定销售和委托代销合同、订单的主要信息的单据。
⏹ 销售订单用途：
它的用途是记录销售和委托代销合同、订单的主要内容，可生成销售出库单或委托代销出库单，反映监督发货情况，可以随时查询了解合同、订单的执行情况。
（3）销售出库
⏹ 销售出库业务：
指您销售给客户商品及对商品验货出库的业务。
⏹ 销售出库处理：
实际销售业务中的销售出库、销售退回、直运销售、直运销售退货等业务，是通过系统内的销售出库单进行处理的。
⏹ 销售出库单用途：
它记录销售出库业务的信息,通过它可随时查询统计销售商品出库情况、退回情况。
（4）销售发票
⏹ 销售发票：
指您给客户开具的增值税专用发票、增值税普通发票、营业税发票、其它发票等原始票据。
⏹ 发票处理：
原始销售票据是通过系统内销售发票处理的。
系统内的销售发票是记录您开具给各客户的原始销售票据信息的单据。
⏹ 发票用途:
通过它可记录原始销售票据的信息，可随时查询统计销售业务数据。
可由销售出库单、委托结算单生成，以反映和监督发票对应的发货出库情况。
7、库存业务
⏹ 其他入库：
录入非采购商品入库的数据。
（采购商品入库在采购入库单处理），如借入商品入库、接受捐赠商品入库、盘盈商品入库及其他形式的非购进商品入库的业务。
⏹ 其他出库：
录入非销售商品出库的数据。
（销售商品出库在销售出库单处理），如借出商品、捐赠商品出库、盘亏商品出库、及其他形式的非销售商品出库业务。
⏹ 组装拆卸：
如已在商品卡片中建立了“商品部件”，则该商品可使用组装拆卸单，可将散件组装成商品和单个商品组成一个套装商品，或者是将商品拆成散件和将整套商品拆成单个商品。
如用主机板、CPU、内存条、硬盘、软驱、多功能卡、电源、显示器等组装计算机。
⏹ 商品调拨：
商品在各仓库间调入、调出的业务。
⏹ 商品调价：
调整商品卡片中批发价的业务。
⏹ 商品盘点：
各仓库货位的商品结存数量进行实地盘点的业务，监督商品账存、实存的相符情况，盈亏结果生成其他出入库单。
⏹ 商品成本核算：
当您需要进行商品成本核算时，只要选择商品即可按您在账套设置中选定的方法进行成本核算，成本核算方法有：
加权平均法、移动平均法和先进先出法。
⏹ 受托代销业务
⏹ 如需管理订单，则录入采购订单，记录受托代销商品的订货信息。
⏹ 受托商品到货后，录入受托入库单或由订单生成受托入库单。
受托代销商品销售时同库存商品一样，录入销售出库单进行处理。
⏹ 需要与供应商结算代销商品时，录入受托结算单。
⏹ 需要管理发票时，收到对方开具的发票后，可在发票处由受托结算单生成发票。
⏹ 委托代销业务
⏹ 如需管理订单，则录入销售订单，记录委托代销商品的订货信息。
⏹ 委托商品发货后，录入委托出库单或由订单生成委托出库单。
⏹ 需要与客户结算委托代销商品时，录入委托结算单。
⏹ 需要管理发票时，开具给对方发票后，在发票处由委托结算单生成发票。
8、财务处理
系统内的财务处理包括：
收入业务处理、支出业务处理、记账凭证处理。
（1）收入业务
⏹ 收入业务：
指您收到的一切销售款项的业务。
包括企业收到所有现金、银行存款。
⏹ 收款处理：
未现结的销售业务是通过系统内的收款单据完成的。
⏹ 单据用途：
凡收到的任何款项，通过此单据记录，是核销应收账款数据的依据。
（2）支出业务
⏹ 支出业务：
指您支付一切采购款项的业务。
包括企业支付的所有现金、银行存款。
⏹ 付款处理：
未现结的采购业务是通过系统内的付款单据完成的。
⏹ 单据用途：
凡发出的任何款项，通过此单据记录，是核销应付账款数据的依据。
（3）制单
⏹ 记账凭证:
指记录经济业务，明确经济责任，作为记账依据的书面证明。
⏹ 凭证处理：
您在进行每项财务处理时，都是通过系统内的记账凭证完成的。
系统内的记账凭证分为两种，一种是手工录入的记账凭证，另一种是自动记账凭证由系统自动生成。
它包括月末结转汇兑损益凭证、月末结转损益凭证、生成购、销、调、存业务凭证。
⏹ 凭证用途：
您通过录入记账凭证，可以完成对每项经济业务的会计处理，并自动登记总账和明细账，实现对各账簿的管理。
（4）业务转账
指月末生成转账凭证的工作。
内容包括：
汇兑损益类凭证、结转损益类凭证、业务转账类凭证。
⏹ 汇兑损益类凭证
⏹ 结转损益类凭证
⏹ 业务转账类凭证
9、报表查询
系统内所有报表的查询，全在“账册”功能中进行集中管理，所有账册报表，包括您所建的账册报表，均存放在下面几个目录中，内容如下：
⏹ 商品账表：
以商品为线索的账册报表均存放在此目录下，无论您是新建关于商品的账册报表，还是查询已存在的商品账册报表，选择此目录即可，内容如下：
（1）库存商品汇总表：
它是反映某会计期间的商品期初结存、本期增加、本期减少和期末库存等库存商品增减变化和结存情况的报表。
通过它可及时掌握库存的情况，为您制订采购和销售商品的规划，提供详细的资料。
（2）库存商品明细账：
它是连续地、系统地记录的商品期初结存、本期增加、本期减少和期末库存等库存商品增减变化和结存情况的账簿。
它的增加方是根据采购入库单、受托结算单、其它入库单登记的、它的发出方是根据销售出库单、委托结算单、其它出库单等单据计算成本后登记的。
（3）货位商品汇总表：
它是反映某会计期间的各个仓库货位的商品期初结存、本期增加、本期减少和期末库存等商品实物数量增减变化和结存情况的报表。
通过它可及时掌握仓库实物库存的数量，便于您加强对仓库商品进行管理。
（4）货位商品明细账：
它是连续地、系统地记录的各个仓库货位商品期初结存、本期增加、本期减少和期末库存等商品实物数量增减变化和结存情况的账簿。
它的增加方是根据采购入库单、受托入库单、其它入库单、组装拆卸单、商品调拨单登记的、它的发出方是根据销售出库单、委托出库单、其它出库单、组装拆卸单、商品调拨单登记的。
（5）货位商品对照表：
它是反映某会计期间的各个仓库货位的商品期初结存、本期增加、本期减少和期末库存等商品实物数量增减变化和结存情况的报表。
它与货位商品汇总表不同的是显示格式不同，另外在条件查询时，可以按商品自定义项查询（有组装拆卸或调拨单时，自定义查询条件不可用）。
（6）货位商品销售对照表：
它与货位商品对照表不同之处：
这张表只显示商品不同货位销售数量、期末结存数量，至于受托/委托业务，其他入库/出库业务，商品调拨业务造成不同货位数量的变化不需要在此表中体现。
（7）商品进销存表：
它是反映某会计期间的商品期初结存、本期增加、本期销售收入、销售成本、销售毛利和期末库存等库存商品情况的报表。
通过它可及时掌握各个商品的进、销、存的情况，了解各个商品的毛利情况，为您制订销售商品决策提供详细的资料。
（8）商品货位表：
它是反映到当前会计月时的各个商品在各个仓库货位结存数量的报表。
通过它可及时掌握商品在各个仓库结存的实时状态，便于您加强对仓库商品进行管理。
（9）商品库存状况表：
它是反映某会计期间的商品各类出入库数据和结存数据的报表。
通过它可了解采购入库、受托结算、其它入库和销售出库、委托结算、其它出库的详细情况。
（10）商品有效期表：
它是反映商品保质期情况的报表。
如果您管理了商品的保质期，通过此表可反映商品到“到期日”的天数和超过“到期日”的天数，便于您及时处理快到期的商品，加强商品保质期的管理。
（11）商品超储短缺表：
它是反映各个仓库货位商品短缺和积压情况的报表。
通过它可及时了解各种商品的短缺和积压情况，为您制订采购和销售商品的规划提供资料。
（12）期初库存商品一览表：
它是反映您在启用账套之前录入的期初库存商品数据的报表。
（13）其他入库单一览表：
包括其他入库单、由盘盈生成的其他入库单、调拨单调入信息、组装单的组装商品信息、拆卸单的散件商品信息等单据信息以列表的形式完整反映出来。
（14）其他出库单一览表：
包括其他出库单、由盘亏生成的其他出库单、调拨单调出信息、组装单的组装商品信息、拆卸单的拆卸商品信息等单据信息以列表的形式完整反映出来。
⏹ 供应商账表：
以供货单位为线索的账册报表均存放在此目录下，无论您是新建关于供应商的账册报表，还是查询已存在的供应商账册报表，选择此目录即可。
内容如下：
（1）应付款汇总表：
它是反映某会计期间的所欠各个供应商购货款情况的报表。
通过它可及时掌握所欠各个供应商货款，为加强资金管理提供详细的资料。
可以按部门、业务员查询各部门或各个业务员所经办的欠购货款情况。
（2）应付款明细账：
它是连续地、系统地记录所欠各个供应商购货款账簿。
它反映应付款增加、承付的应付款和应付款余额。
它的增加方是根据未现款结算的采购入库单、受托结算库单登记的、它的减少方是根据付款单登记的。
（3）受托代销商品汇总表：
它是反映某会计期间受各个供应商委托的代销商品期初结存、本期增加、本期结算和期末未结算的代销情况的报表。
通过它可及时掌握受托代销商品的情况，为您进行代销商品结算，制订商品进货的规划，提供详细的资料。
（4）受托代销商品明细账：
它是连续地、系统地记录受各个供应商委托的代销商品的账簿。
它反映受托代销商品增加、受托代销商品结算和期末未结算的受托代销商品。
它的增加方是根据受托入库单登记的、它的减少方是根据受托结算单登记的。
（5）受托代销商品款汇总表：
它是反映某会计期间受各个供应商委托的代销商品款的报表。
它反映各个供应商代销商品款增加、代销商品款结算和期末未结算的代销商品款。
通过它可及时掌握受托代销商品所形成的代销商品的情况，为您进行代销商品的结算，提供详细的资料。
（6）受托代销商品款明细账：
它是连续地、系统地记录受各个供应商委托的代销商品所形成的代销商品款的账簿。
它反映代销商品款增加、代销商品款的结算和期末未结算的代销商品款。
它的增加方是根据受托入库单登记的、它的减少方是根据受托结算单登记的。
（7）采购一览表：
它是反映每天采购商品情况的报表。
通过它可了解每天采购的商品的品种、规格、数量、金额等详细资料。
可以按部门、业务员查询各部门或各个业务员每日购货的情况，可以按供应商查阅从各个供应商购货情况。
在供应商、部门、业务员表中双击某条记录，可连查明细内容。
（8）付款一览表：
它是反映每天支付采购货款情况的报表，它是根据付款单和现款结算的采购入库单和现款结算的受托结算单汇总的。
可以按部门、业务员查询各部门或各个业务员所经办的付款情况，可按供应商查阅支付各个供应商货款的情况。
在供应商、部门、业务员表中双击某条记录，可连查明细内容。
（9）期初应付账款一览表：
它是反映您在启用账套之前录入的期初应付账款余额数据的报表。
（10）应付款账龄分析：
它是反映所欠各个供应商的应付款在各个时间段情况的报表。
通过它可了解所欠应付款时间的长短，加强对应付款的管理。
（11）采购订单一览表：
它是反映采购订单内容和订单到货情况的报表。
通过它可了解订单的执行情况，监督订单的到货。
可按供应商查询订购商品、可按部门查询订购商品、可按业务员查询订购商品、可按商品查询订购情况，系统默认按订单号查询。
在供应商、部门、业务员表中双击某条记录，可连查明细内容。
（12）采购统计表：
采购统计表以采购单为线索统计采购商品数量、金额等信息，并可以按业务员、供应商、商品等项汇总统计。
他包括采购入库、采购入库退回、直运采购、直运采购退回的单据信息。
（13）供应商对账单：
通过这张表用户可以完整的查询到一段时期内有关供应商的采购入库单、受托结算单、付款单等单据信息，可以方便的统计某段时间内采购了供应商多少商品，付了多少钱，还欠多少钱未付等信息。
（14）采购发票付款勾对表：
以采购单为线索统计采购数量、金额、开票数量、开票金额、付款额。
并可以按照业务员、供应商等栏目任意组合汇总统计。
该表显示采购明细列表，包括的业务类型为：
商品采购、采购退回、直运采购、直运采购退回的单据。
和采购单无勾对关系的发票、付款单数据不在此表体现。
⏹ 客户账表：
以客户为线索的账册报表均存放在此目录下，无论您是新建关于客户的账册报表，还是查询已存在的客户账册报表，选择此目录即可。
内容如下：
（1）应收款汇总表：
它是反映某会计期间的各个客户所欠购货款情况的报表通过它可及时掌握各个客户所欠货款，为加强资金管理提供详细的资料。
可以按部门、业务员查询各部门或各个业务员所经办的欠销货款情况。
（2）应收款明细账：
它是连续地、系统地记录各个客户所欠购货款的账簿。
它反映应收款增加、收回的应收款和应收款余额。
它的增加方是根据未现款结算的销售出库单、委托结算库单登记
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