第4章 Excel.docx
《第4章 Excel.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第4章 Excel.docx（33页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
第4章Excel
第4章Excel2010的使用
§4.1Excel2010简介
Excel2010是MicrosoftOfficesystem中的电子表格程序。
可以使用Excel创建工作簿（电子表格集合）并设置工作簿格式，以便分析数据和做出更明智的业务决策。
特别是，您可以使用Excel跟踪数据，生成数据分析模型，编写公式以对数据进行计算，以多种方式透视数据，并以各种具有专业外观的图表来显示数据。
4.1.1Excel2010的主要功能与特点
1.Excel2010的主要功能
①表格编辑：
编辑制作各类表格，利用公式对表格中的数据进行各种计算，对表格中的数据进行增、删、改、查找、替换和超链接，对表格进行格式化。
②制作图表：
根据表格中的数据制作出柱型图、饼图、折线图等各种类型的图形来直观的表现数据和说明数据之间的关系。
③数据管理：
对表格中的数据进行排序、筛选、分类汇总操作，利用表格中的数据创建数据透视表和数据透视图。
④公式与函数：
Excel提供的公式与函数功能，大大简化了Excel的数据统计工作。
科学分析：
利用系统提供的多种类型的函数对表格中的数据进行回归分析、规划求解、方案与模拟运算等各种统计分析。
⑤网络功能与发布工作簿：
将Excel的工作簿保存为Web页，创建一个动态网页以供通过网络查看或交互使用工作簿数据。
2.Excel2010的特点
①为了保证Excel2010文件中包含的函数可以在Excel2007以及更早版本的Excel中使用，在新的函数功能中添加了“兼容性”函数菜单。
②添加了迷你图功能，可以在一个单元格内显示出一组数据的变化趋势，让用户获得直观、快速的数据的可视化显示，对于股票信息等来说，这种数据表现形式将会非常适用。
③更加丰富的条件格式。
在Excel2010中，增加了更多条件格式，在“数据条”选项卡下新增了“实心填充”功能，实心填充之后，数据条的长度表示单元格中值的大小。
在效果上，“渐变填充”也与老版本有所不同。
④Excel2010增加了数学公式编辑，许多专业的数学公式都能直接打出。
同时它还提供了包括积分、矩阵、大型运算符等在内的单项数学符号，足以满足专业用户的录入需要。
⑤在Backstage视图中可以管理文档和有关文档的相关数据、信息等。
4.1.2Excel2010启动、工作窗口和退出
首先来学习一下Excel2010程序的启动、工作窗口组成与程序退出操作。
1.运行Excel应用程序
①通过单击“开始”→“所有程序”→“MicrosoftOffice2010”→“MicrosoftExcel2010”命令，即可启动MicrosoftExcel2010。
②如果在桌面上或其他目录中建立了Excel的快捷方式，可直接双击该图标即可。
③如果在快速启动栏中建立了Excel的快捷方式，可直接单击快捷方式图标即可。
④按下“Win+R”组合键，调出“运行”对话框，输入“excel”，接着单击“确定”按钮也可以启动MicrosoftExcel2010。
2.Excel的工作窗口组成元素
Excel工作窗口组成元素主要包括有标题栏、菜单栏、快速访问工具栏、功能区、选项组、名称框、编辑栏、工作表编辑区、表标签、状态栏、标签滚动按钮等，用户可定义某些屏幕元素的显示或隐藏。
①标题栏与菜单栏：
位于窗口最顶部。
标题栏中显示当前工作簿的名称；菜单栏是显示EXCEL所有的菜单，如：
文件、开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅、视图菜单。
②快速访问工具栏：
位于窗口左上角。
用于放置用户经常使用的命令按钮。
快速启动工具栏中的命令可以根据用户的需要增加或删除。
③功能区：
位于是由选项组和各功能按钮组成所组成。
④选项组：
位于功能区中。
如“开始”标签中包括“剪贴板、字体、对齐”等选项组，相关的命令组合在一起来完成各种任务。
⑤名称框与编辑栏：
名称框是用于显示工作簿中当前活动单元格的单元引用。
编辑栏：
用于显示工作簿中当前活动单元格的存储的数据。
⑥工作表编辑区：
用于编辑数据的单元格区域，Excel中所有对数据的编辑操作都有在此进行。
⑦表标签：
显示工作表的名称，单击某一工作表标签可进行工作表之间的切换。
⑧状态栏：
位于Excel界面的底部的状态栏可以显示许多有用的信息，如计数、和值、输入模式、工作簿中的循环引用状态等。
⑨标签滚动按钮：
单击不同的标签滚动按钮，可以左右滚动工作表标签来显示隐藏的工作表。
3.Excel的退出
打开MicrosoftOfficeExcel2010程序后，单击程序右上角的关闭按钮，可快速退出主程序。
打开MicrosoftOfficeExcel2010程序后，单击“开始”标签，在弹出的下拉菜单中选择“退出”按钮，可快速退出当前开启的Excel工作薄。
直接按Alt+F4组合键。
注意：
退出应用程序前没有保存编辑的工作薄，系统会弹出一个对话框，提示保存工作薄。
4.1.3Excel2010的帮助系统
许多用户在使用Excel的过程中遇到问题时都不知所措，第一想法就是查阅相关资料或请教高手，这些方法固然可行，也十分有效，但在此之前一定不要忘了尝试使用Excel2010的“帮助”功能。
通过下列操作方法访问“帮助”：
①单击Excel2010主界面右上角的
按钮，或按下F1键，打开“Excel帮助”窗口。
②在“键入要搜索的关键词”文本框中输入需要搜索的关键词，单击“搜索”按钮，即可显示出搜索结果。
③单击“自定义快速访问工具栏”连接，在打开的窗口中即可看到具体内容。
§4.2 Excel2010的基本操作
4.2.1 新建工作簿
创建工作簿有3种情况：
一是建立空白工作簿,，二是根据现有工作簿新建，三是用Excel本身所带的模板。
1.建立空白工作簿
创建空白工作簿有3种方法：
v启动Excel后，立即创建一个新的空白工作簿。
v按“Ctrl+N”组合键，立即创建一个新的空白工作簿。
v单击“文件”→“新建”标签，在右侧任务窗格中选择“空白工作簿”，接着单击“创建”按钮，立即创建一个新的空白工作簿。
注意：
新创建的空白工作簿，其临时文件名格式为工作簿１、工作簿２、工作簿３、…。
生成空白工作簿后，可根据需要输入编辑内容。
2.根据现有工作簿建立新的工作簿
根据现有工作簿建立新的工作簿时，新工作簿的内容与选择的已有工作簿内容完全相同。
这是创建与已有工作簿类似的新工作簿最快捷的方法。
①单击“文件”→“新建”标签，在右侧选中“根据现有工作簿”，打开“根据现有工作簿新建”对话框。
②选择需要的工作簿文档，如“产品目录”，单击“新建”按钮。
3.根据模板建立工作簿
根据模板建立工作簿的操作步骤：
①单击“文件”→“新建”标签，打开“新建工作簿”任务窗格。
②在“模板”栏中有“可用模板”、“模板”，可根据需要进行选择。
4.2.2 工作簿的打开、保存和关闭
1.工作簿的打开
打开工作簿的一般操作步骤如下：
①单击“文件”→“打开”标签，弹出“打开”对话框。
②在“查找范围”列表中，指定要打开文件所在的驱动器、文件夹或Internet位置。
③在文件夹及文件列表中，选定要打开的工作簿文件。
④单击“打开”按钮。
2.工作簿的保存
常用的保存方法有单击“文件”→“保存”标签，或单击工具栏的“保存”按钮，或按组合键“Ctrl+S”。
对于一个已保存过的工作簿，进行以上操作都会将文档以第一次保存时的参数进行保存。
操作方法：
①单击工具栏上的“保存”按钮或单击“文件”→“保存”命令或单击“文件”→“另存为”命令，打开其对话框。
在“保存位置”列表框中选择要保存文件的具体位置，在“文件名”文本框中，输入新的文件名。
若输入的文件名与已有的文件名相同，系统将提醒用户是否替换已有文件。
在“保存类型”列表框中指定文档的类型，Excel默认保存文件类型为“Excel工作簿”，扩展名为“*.xlsx”。
还可以保存其他类型的文件。
③单击“保存”按钮即可。
3.工作簿的关闭
关闭工作簿并且不退出Excel，可以通过下面方法来实现：
单击“文件”→“关闭”标签，或单击工作簿右边的关闭窗口按钮，或按“Ctrl+F4”组合键。
4.2.3 工作表的基本操作
1.重命名工作表
对工作表的名称可以进行重新命名。
操作步骤：
①选择要重新命名工作表。
②用鼠标右键单击要重命名的工作表标签，打开快捷菜单，单击“重命名”命令，原标签名被选定。
③输入新名称覆盖当前名称。
2.移动或复制工作表
在实际工作中，为了更好地共享和组织数据，需要对工作表进行移动或复制。
移动或复制可在同一个工作簿内也可在不同的工作簿之间。
操作步骤：
①选择要移动或复制工作表。
②鼠标右键单击要移动或复制的工作表标签，选择“移动或复制工作表”命令，打开“移动或复制工作表”对话框。
③在“工作簿”框中选择要移动或复制到的目标工作簿名。
④在“下列选定之前工作表之前”框中选择把工作表移动或复制到的目标工作簿中的指定的工作表。
⑤如果要复制工作表，应选中“建立副本”复选框，否则为移动工作表，最后单击“确定”按钮。
另外，在同一工作簿内进行移动或复制工作表，可用鼠标拖动来实现，复制操作为：
按住Ctrl键，用鼠标拖动源工作表，光标变成带加号的图标，鼠标拖动到目标工作表位置即可；移动操作为：
直接拖动到目标工作表位置。
3.插入工作表
操作步骤：
①指定插入工作表的位置，即选择一个工作表，要插入的表在此工作表之前。
②单击“插入”“插入工作表”命令，即可插入一个空白工作表。
注意：
从快捷菜单中，选择“删除”命令可删除选定的工作表。
工作表被删除后，不可用“撤消”恢复。
4.在工作表中滚动
当工作表的数据较多一屏幕不能完全显示时，可以拖动垂直滚动条和水平滚动条来上下或左右显示单元格数据，也可以单击滚动条两边的箭头按钮来显示数据，然后用鼠标单击要选的单元格。
单元格操作也可使用键盘快捷键。
5.选择工作表
当输入或更改数据时，会影响所有被选中的工作表。
这些更改可能会替换活动工作表和其他被选中的工作表上的数据。
选择工作表有以下操作方法：
v选择单张工作表：
单击工作表标签。
如果看不到所需的标签，可单击标签滚动按钮来显示此标签，然后再单击它。
v选择两张或多张相邻的工作表：
先选中第一张工作表的标签，再按住Shift键，单击最后一张工作表的标签。
v选择两张或多张不相邻的工作表：
单击第一张工作表的标签，再按住Ctrl键，单击其他要选的工作表标签。
v工作簿中所有工作表：
右键单击工作表标签，再单击快捷菜单上的“选定全部工作表”。
v取消对多张工作表的选取操作方法：
v取消对工作簿中多张工作表的选取：
单击工作簿中任意一个未选取的工作表标签。
v若未选取的工作表标签不可见，可用鼠标右键单击某个被选取的工作表的标签，再单击快捷菜单上的“取消成组工作表”命令。
4.2.4 单元格的基本操作
1.清除单元格格式或内容
清除单元格，只是删除了单元格中的内容（公式和数据）、格式或批注，但是空白单元格仍然保留在工作表中。
操作步骤：
①选定需要清除其格式或内容的单元格或区域。
②在“开始”→“编辑”选项组中单击“清除”下拉按钮，弹出下拉菜单，在下拉菜单中执行下列操作之一：
v“全部清除”命令：
可清除格式、内容、批注和数据有效性。
v“清除格式”命令：
可清除格式。
v“清除内容”命令：
可清除内容。
也可单击Delete键直接清除内容；或右键单击选定单元格，选择快捷菜单中的“清除内容”。
v“清除批注”命令：
可清除批注。
v“清除超链接”命令：
可清除超链接。
2.删除单元格、行或列
删除单元格，是从工作表中移去选定的单元格以及数据，然后调整周围的单元格填补删除后的空缺。
操作步骤：
①选定需要删除的单元格、行、列或区域。
②在“开始”→“单元格”选项组中单击“删除”下拉按钮，在下拉菜单中进行选择删除或从快捷菜单中选择“删除”命令，打开其对话框，按需要进行选择并单击“确定”按钮。
3.插入空白单元格、行或列
插入新的空白单元格、行、列，操作步骤：
①选定要插入新的空白单元格、行、列，具体执行下列操作之一：
v插入新的空白单元格：
选定要插入新的空白单元格的单元格区域。
注意选定的单元格数目应与要插入的单元格数目相等。
v插入一行：
单击需要插入的新行之下相邻行中的任意单元格。
如要在第5行之上插入一行，则单击第5行中的任意单元格。
v插入多行：
选定需要插入的新行之下相邻的若干行。
选定的行数应与要插入的行数相等。
v插入一列：
单击需要插入的新列右侧相邻列中的任意单元格。
如要在B列左侧插入一列，请单击B列中的任意单元格。
v插入多列：
选定需要插入的新列右侧相邻的若干列。
选定的列数应与要插入的列数相等。
②在“插入”菜单上，单击“插入单元格”、“插入工作表行”、“插入工作表列”或“插入工作表”。
如果单击“插入单元格”，则打开其对话框。
也可从快捷菜单中选择“插入”命令，打开其对话框，选择插入整行、整列或要移动周围单元格的方向，最后单击“确定”按钮。
4.行列转换
把行和列进行转换，即是把复制区域的顶行数据变成粘贴区域的最左列，而复制区域的最左列变成粘贴区域的顶行。
操作步骤如下：
①选定要转换的单元格区域。
②在“开始”→“剪贴板”选项组中单击“复制”命令，或快捷菜单中的“复制”命令。
③选定粘贴区域的左上角单元格。
此例选择A8单元格。
注意：
粘贴区域必须在复制区域以外。
④单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“选择性粘贴”右侧的箭头，然后单击“转置”命令。
5.移动行或列
操作步骤：
①选定需要移动的行或列。
②在“开始”→“剪贴板”选项组中单击“剪切”按钮。
③选择要移动到的区域的行或列，或要移动到的区域的第一个单元格。
如选择A7单元格。
④在“开始”→“单元格”选项组中单击“插入”→“插入剪切的单元格”命令。
6.移动或复制单元格
操作步骤：
①选定要移动或复制的单元格。
②执行下列操作之一：
v移动单元格：
在“开始”→“剪贴板”选项组中单击“剪切”按钮，再选择粘贴区域的左上角单元格。
v复制单元格：
在“开始”→“剪贴板”选项组中单击“复制”按钮，再选择粘贴区域的左上角单元格。
v将选定单元格移动或复制到其他工作表：
在“开始”→“剪贴板”选项组中单击“剪切”按钮，或“复制”按钮，再单击新工作表标签，然后选择粘贴区域的左上角单元格。
v将单元格移动或复制到其他工作簿：
在“开始”→“剪贴板”选项组中单击“剪切”按钮，或“复制”按钮，再切换到其他工作簿，然后选择粘贴区域的左上角单元格。
③单击“粘贴”按钮，也可单击“选择性粘贴”按钮旁的箭头，再选择列表中的选项。
4.2.5 数据类型及数据输入
1.常见数据类型
单元格中的数据有类型之分，常用的数据类型分为：
文本型、数值型、日期/时间型、逻辑型。
①文本型：
由字母、汉字数字和符号组成。
②数值型：
除了数字（0~9）组成的字符外，还包括＋、－、（、）、E、e、/、$、%以及小数点“.”和千分位符“,”等字符。
③日期/时间型：
输入日期时间型时要遵循Excel内置的一些的格式。
常见的日期时间格式为“yy/mm/dd”、“yy-mm-dd”、“hh:
mm[:
ss]［AM/PM］”。
④逻辑型：
TRUE,、FALSE。
2.数据输入
在工作表中选定了要输入数据的单元格，就可以在其中输入数据，操作：
单击要选定的单元格或双击要选定的单元格，直接输入。
（1）文本型数据输入
v字符文本：
直接输入包括英文字母、汉字、数字和符号。
如ABC、姓名、a10。
v数字文本：
由数字组成的字符串。
先输入单引号，再输入数字。
如：
’12580。
注意：
单元格中输入文本的最大长度为32767个字符。
单元格最多只能显示1024个字符，在编辑栏可全部显示。
默认为左对齐。
当文字长度超过单元格宽度时，如果相邻单元格无数据，则可显示出来，否则隐藏。
（2）数值型数据输入
v输入数值：
直接输入数字，数字中可包含一个逗号。
如123，1,895,710.89。
如果在数字中间出现任一字符或空格，则认为它是一个文本字符串，而不再是数值，如123A45、234567。
v输入分数：
代分数的输入是在整数和分数之间加一个空格，真分数的输入是先输入0和空格，再输入分数。
如43/5、03/5。
v输入货币数值：
先输入$或￥，再输入数字。
如$123、￥845.
v输入负数：
先输入减号，再输入数字，或用圆括号（）把数括起来。
如-1234、（1234）。
v输入科学计数法表示的数：
直接输入。
如3.46E+10。
注意：
数值数据默认为右对齐。
当数据太长，Excel自动以科学计数法表示。
如输入123456789012，显示为1.23457E+11。
当单元格宽度变化时，科学计数法表示的有效位数也会变化，但单元格存储的值不变。
数字精度为15位，当超过15位时，多余的数字转换为0。
（3）日期／时间型数据输入
v日期数据输入：
直接输入格式为“yyyy/mm/dd”或“yyyy-mm-dd”的数据，也可是“yy/mm/dd”或“yy-mm-dd”的数据。
也可输入“mm/dd”的数据。
如2013/05/05，04-04-21，8/20。
时间数据输入：
直接输入格式为“hh:
mm[:
ss] [AM/PM]”的数据。
如9:
35:
45，9:
21:
30PM。
v日期和时间数据输入：
日期和时间用空格分隔。
如2013-4-219:
03:
00。
v快速输入当前日期：
按Ctrl+；键。
v快速输入当前时间：
按Ctrl+：
键。
注意：
日期／时间型数据系统默认为右对齐。
当输入了系统不能识别的日期或时间时，系统将认为输入的是文本字符串。
单元格太窄，非文本数据将以“#”号显示。
注意分数和日期数据输入的区别。
如分数03/6，日期3/6。
（４）逻辑型数据输入
v逻辑真值输入：
直接输入“TRUE”。
v逻辑假值输入：
直接输入“FALSE”。
4.2.6 工作表格式化
1.设置工作表和数据格式
在单元格中输入数据时，系统一般会根据输入的内容自动确定它们的类型，字形、大小、对齐方式等数据格式。
也可以根据需要进行重新设置。
操作步骤：
①在“开始”→“单元格”选项组中单击“格式”下拉按钮，在下拉菜单中选择“设置单元格格式”命令或快捷菜单中的“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框。
②单击“数字”选项卡，在“分类”框中选择要设置的数字，在右边“类型”框中选择具体的表示形式。
如选择日期，并选择“*2001/3/14”的显示格式。
③如选择数值，并设置小数位数、使用千位分隔符和负数的表示形式。
注意：
对数字、货币还可以用工具栏中的各种按钮设置格式。
④单击“确定”按钮，完成格式的设置。
注意：
对话框中数字形式的分类共有12种，可以根据需要选择不同的格式，在“自定义”类别中包含所有的格式，用户可以自行设置。
2.边框和底纹
（1）设置边框
①选定要设置边框的单元格区域。
②在“开始”→“单元格”选项组中单击“格式”下拉按钮，在下拉菜单中选择“设置单元格格式”命令，或快捷菜单中的“设置单元格格式”命令，打开其对话框。
3选择“边框”选项卡。
4选择“线条”、“颜色”、“边框”，最后单击“确定”按钮。
（2）设置底纹
①选定要设置底纹的单元格区域。
②在“开始”→“单元格”选项组中单击“格式”下拉按钮，在下拉菜单中选择“设置单元格格式”命令，或快捷菜单中的“设置单元格格式”命令，打开其对话框。
③选择“填充”选项卡。
④具体进行“颜色”、“图案”的选择，然后单击“确定”按钮。
3.条件格式
条件格式是指当指定条件为真时，系统自动应用于单元格的格式，如单元格底纹或字体颜色。
例如在单元格格式中的突出显示单元格规则时，可以设置满足某一规则的单元格突出显示出来，如大于或小于某一规则，下面介绍设置员工底价大于300元的数据的以红色标记出来。
（1）设置条件格式
①选中要设置条件格式的单元格区域。
②单击“开始”→“样式”选项组中单击“条件格式”下拉按钮。
③在下拉列表框中选择“突出显示单元格规则”选项，在右边的子菜单中选择“大于”，如图4-30所示。
④打开“大于”对话框，在“大于”对话框中“为大于以下值的单元格设置格式”文本框中输入作为特定值的数值，如300，在右侧下拉列表框中选择一种单元格样式，如“浅红填充色深红色文本”。
⑤单击“确定”按钮，即可自动查找到单元格区域中大于300元的数据，并将它们以红色标记出来。
（2）更改或删除条件格式
执行下列一项或多项操作：
v如果要更改格式，单击相应条件的“条件格式”按钮，打开“条件格式规则管理器”，单击“编辑规则”，即可进行更改。
v要删除一个或多个条件，单击“删除规则”按钮，打开其对话框，接着选中要删除条件的复选框即可。
4.行高和列宽的设置
创建工作表时，在默认情况下，所有单元格具有相同的宽度和高度，输入的字符串超过列宽时，超长的文字在左右有数据时被隐藏，数字数据则以“#######”显示。
可通过行高和列宽的调整来显示完整的数据。
（1）鼠标拖动
v将鼠标移到列标或行号上两列或两行的分界线上，拖动分界线以调整列宽和行高。
v鼠标双击分界线，列宽和行高会自动调整到最适当大小。
说明：
用鼠标单击某一分界线，会显示有关的列宽度和行的高度信息。
（2）行高和列宽的精确调整
①单击“格式”下拉按钮，在下拉菜单中进行设置。
②执行下列操作之一：
v选择“列宽”、“行高”或“默认列宽”，打开相应的对话框，输入需要设置的数据。
v选择“自动调整列宽”或“自动调整行高”命令，选定列中最宽的数据为宽度或选定行中最高的数据为高度自动调整。
5.单元格样式
样式是格式的集合。
样式中的格式包括数字格式、字体格式、字体种类、大小、对齐方式、边框、图案等。
当不同的单元格需要重复使用同一格式时，逐一设置很费时间。
如果利用系统的“样式”功能，可提高工作的效率。
（1）应用样式
操作步骤：
①选择要设置格式的单元格，在“开始”→“样式”选项中单击“单元格样式”下拉按钮。
②从“样式名”下拉列表框中选择具体样式，对“样式包括”的各种复选框进行选择。
说明：
如果要应用普通数字样式，单击工具栏上的“千位分隔样式”按钮、“货币样式”按钮或“百分比样式”按钮。
（2）创建新样式
①选定一个单元格，它含有新样式中要包含的格式组合（给样式命名时可指定格式）。
②在“开始”→“样式”选项组中单击“单元格样式”命令，在下拉列表中选择“新建单元格样式”命令，打开“样式”对话框。
③在“样式名”框中键入新样式的名称。
④如果要定义样式并同时将它应用于选定的单元格，单击“确定”按钮。
如果只定义样式而并不应用，可单击“添加”按钮，再单击“确定”按钮。
6.文本和数据
在默认情况下，单元格中文本的字体是宋体、12号字，并且靠左对齐，数字靠右对齐。
可根据实际需要进行重新设置。
（1）设置文本字体
①选中要设置格式的单元格或文本。
②单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开其对话框。
执行下列一项或多项操作：
v单击“开始”→“字体”选项组右下角
按钮，打开“设置单元格格式”的“字
升级会员 