金算盘8EERP应用指南01总分类账.docx
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金算盘8EERP应用指南01总分类账
总分类账
目录
第一章系统简介1
第二章基础设置2
第一节币种汇率2
第二节会计科目3
一、如何设置会计科目3
二、如何合并科目5
三、如何复制科目5
第三节现金项目6
一、如何设置现金项目6
二、如何使用现金项目7
第四节凭证类型7
第五节科目期初7
一、如何录入科目期初数据7
二、如何试算平衡9
第三章日常业务9
第一节凭证填制9
一、如何增加凭证9
二、业务资料10
三、往来核销10
四、现金流量11
五、合同结算11
六、右键菜单功能12
七、错误凭证15
八、作废记账凭证16
九、如何使用外部数据接口16
第二节凭证复核19
第三节凭证记账19
一、如何凭证记账19
二、如何冲销记账凭证19
第四节出纳签字21
一、如何出纳签字21
二、出纳签字的途径21
第四章期末业务21
第一节通用转账21
一、如何定义通用转账凭证21
二、如何执行通用转账24
第二节科目计息25
一、计息日期25
二、利息结转25
三、计算结果26
四、预览凭证26
第三节计提坏账26
一、应收款项余额百分比法27
二、账龄分析法28
三、销售百分比法30
第四节减值准备30
第五节期末调汇32
第六节科目清理34
第七节分摊基数35
第八节归集分摊38
一、分摊定义38
二、基础设置39
三、分配数据42
四、凭证设置45
五、凭证预览45
第九节损益结转45
第十节期末结账46
一、如何执行结账47
二、如何取消结账48
第五章账册报表48
第六章财务报表49
第一节资产负债表49
第二节损益表50
第三节现金流量表51
第一章系统简介
总账模块是财务系统的核心。
会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，填制和复核会计凭证是对经济业务进行日常监督的重要环节。
本系统中大量的凭证可以通过相关功能模块数秒钟自动生成，并且复核、记账、结账、查询和生成会计报表均可由系统自动完成。
凭证的来源主要有三种方式：
一、是业务单据自动生成，如应收单、收款单、固资变动、固资费用等业务单据生成的自动凭证；二、是由总账期末业务科目计息、期末调汇、减值准备、计提坏账、损益结转、通用转账、归集分摊生成的自动凭证；三、是手工填制的凭证。
在凭证中可以对“现金或现金等价物”科目分配现金流量以及对“应收应付”性质科目进行往来核销，对有“现金银行”性质科目的凭证进行出纳签字，并可以对凭证进行“复核”检查和“记账”，一旦录入或生成了凭证，在账册报表中就可以查询相应的数据。
在期末，可根据财务报表向导在电子表中轻松完成“资产负债表”、“损益表”、“现金流量表”等财务报表的制作。
第二章基础设置
总账模块的基础设置包括的内容有币种、会计科目、凭证类型、以及会计科目所涉及辅助核算如部门、职员、统计、项目等设置，在这里只讲述与总账业务密切相关的币种、会计科目、现金项目、凭证类型的设置。
第一节币种汇率
当企业发生以记账本位币以外的其他货币进行款项收付、往来结算等业务时，需设置相应的币种汇率进行外币业务核算。
1、汇率的匹配方式：
即设置了某日的汇率以后，填制凭证时系统默认汇率的方法。
当日：
系统根据单据的日期自动选择当天的汇率。
向前：
系统根据单据的日期自动查找当天的汇率，如果没有找到，系统将选择小于该日期的最近日期的汇率。
向后：
系统根据单据的日期自动查找当天的汇率，如果没有找到，系统将选择大于该日期的最近日期的汇率。
2、折算方式：
原币折算为本位币所使用的方式。
系统提供直接标价和间接标价两种方法：
直接标价：
原币×汇率=本位币
间接标价：
原币÷汇率=本位币
注意：
对于已经使用的币种，系统不允许修改折算方式。
已经使用的币种不允许被删除，只能修改或停用。
第二节会计科目
会计中最基本的汇总工具就是账户。
它是在一定时期内详细登记某项资产、负债或所有者权益变化的相关科目。
为了获得更详细的会计信息，科目往往分为多级，我们常常所说的分类账就是这些账户集中起来的统称。
我们在使用系统时，首先要对科目进行统一规划。
一、如何设置会计科目
在会计科目列表中，系统除所有的科目列示外，还按照科目类别进行列示。
本系统可以根据不同行业划分账户的类型，比如我们在建账时选择行业为企业会计制度，系统自动将会计科目划分为资产、负债、权益、成本和损益五类。
您可以根据实际情况在此基础上进行增加、修改，以满足本单位核算的需要。
总账科目在系统建立账套时就已经预先设置好了。
接下来，是规划和设置其明细科目（比如二级科目、三级科目等）。
输入科目编号、名称，并选择科目类别和科目性质，还可根据核算和管理的要求，选择其他选项。
注意：
可以在已经使用的科目下增加明细科目，系统自动将原科目中的所有数据，转入新增加的明细科目中，包括科目的期初数据、已经填制的凭证中的有关数据、已经记账的有关数据等。
1、合并代码：
在基层账套的会计科目卡片的合并代码栏中填写将要合并到集团对应科目的科目编码。
该合并代码用于集团账套合并。
为确定基层账套的会计科目与集团账套会计科目的对应关系。
２、科目性质：
系统约定科目性质分为：
现金、银行、应收、应付、其它五种属性。
事实上，现金科目必须设为“现金”属性，才可能产生现金日记账。
银行科目必须设为“银行”属性，才可能产生银行日记账和进行银行对账。
应收（应付）科目设置了应收（应付）属性，才可以对往来账进行核销。
３、余额方向：
当前科目的余额所登记的借贷方向。
如科目余额方向为借方时，计算公式为：
期末余额=期初余额＋本期借方发生额－本期贷方发生额。
科目余额方向为贷方时，计算公式为：
期末余额=期初余额＋本期贷方发生额－本期借方发生额。
４、多币种核算：
当企业的业务涉及非本位币核算时，需设置多币种属性和指定多币种核算方式。
可选的方式有：
核算所有币种（核算系统已设置的所有币种）；核算指定币种（即核算用户指定的币种）。
５、期末调汇：
选定期末调汇后，系统将在期末按照指定的汇率自动进行调整并产生汇兑损益凭证。
６、数量核算：
如果需要账册上反映某个科目所涉及到的数量时，可以选择数量核算，并确定数量的计量单位。
这样，凭证输入和账册查询时，就可以看到相应的数量及其变化。
７、辅助核算：
系统共设置了单位、部门、职员、统计、项目共五个辅助核算属性。
合理使用这些属性，一方面可以简化科目体系，另一方面可以对同一个数据，提供多个分析入口、统计口径，还可实现多重关系下的数据查询。
假设某个科目使用了单位、部门、职员三个属性，在凭证输入时，系统自动弹出单位、部门和职员栏目要求用户输入。
凭证复核记账后，在进行账册查询时，无论您是按照具体的单位、部门或职员查询，都可以找到该数据。
如果需要，您可以指定更详细的参数进行查询。
比如单位，还具有单位性质（客户、供应商等）、所属类型（用户自定义）、所属地区、信用额度、折扣率等众多的详细参数，在进行账册查询时，均可以利用上述条件进行筛选，以满足您的查询需要。
因此，设置辅助核算属性，并不是简单地简化科目内容，而是从管理的角度来对数据进行深化和加工。
８、现金或现金等价物：
为方便现金流量表的编制，需要指定现金或现金等价物科目，凡是现金流量表所涉及到的科目必须预先设置该属性。
９、计算利息：
选中此标志后，系统可以自动按照余额积数进行利息计算，并自动生成凭证。
１０、资金中心结算：
选中此标志后，系统可以在资金中心模块对该科目设置对应的银行账号，并可以根据凭证中该科目借贷方发生额自动生成资金申请单据。
二、如何合并科目
若需要将两个存在的科目合并，只需将一个科目的编号更改为另一个科目的编号即可。
系统在合并前将提示用户，并需要用户确认。
合并之后，被合并科目的所有数据（包括期初数据、凭证数据和账册数据）将全部转到修改后的科目中。
当遇到会计制度改革，需要更新某些科目时，科目合并功能便很有用。
注意：
科目合并后，不仅仅是数据的转移和合并，原有科目的核算属性也会转到合并后的科目中。
科目之间的合并，仅限于最末级科目。
三、如何复制科目
系统提供了对明细科目进行复制的功能，方便用户快速输入经常重复的明细科目。
在科目列表中单击鼠标右键（或单击“编辑”按钮），出现“科目复制”对话框。
确定来源科目（必须是非明细科目）和目标科目（可以是明细科目或非明细科目），并且可以指定复制的级次，然后选择是否复制科目性质、多币种核算、数量核算及辅助核算，再单击“确定”按钮。
科目性质：
选择该项目，系统将保证复制后的目标科目的科目性质同来源科目的科目性质保持一致。
多币种核算：
选择该项目，系统将保证复制后的目标科目的多币种核算属性同来源科目的多币种核算属性保持一致。
否则，复制后的科目将没有多币种核算属性。
数量核算：
选择该项目，系统将保证复制后的目标科目的数量核算属性同来源科目的数量核算属性保持一致。
否则，复制后的科目将没有数量核算属性。
辅助核算：
选择该项目，系统将保证复制后的目标科目的辅助核算属性同来源科目的辅助核算属性保持一致。
否则，复制后的科目将没有辅助核算属性。
注意：
除了以上的选择外，对于科目的类别（资产、负债等）系统会自动判断，科目性质（如现金、银行、应收、应付、其它）和“现金或现金等价物”属性将同源科目保持一致。
第三节现金项目
现金项目用于定义现金流量表数据来源。
一、如何设置现金项目
如图，首先确定项目大类（经营活动产生的现金流量、投资活动产生的现金流量、筹资活动产生的现金流量），然后确定项目编号和项目名称，以及现金流向。
需要注意正确指定流入流出方向，它关系到实际取数的方向（正负值）。
二、如何使用现金项目
现金项目使用主要在两个方面，一方面主要在录入凭证时直接分配现金流量，以便在期末系统汇总形成现金流量表的内容；另一方面也可能在期末通过电子表——现金流量表向导进行现金流量项目的分配，生成现金流量表。
第四节凭证类型
对凭证进行分类管理是一种良好的习惯，也是会计电算化的基本要求。
本系统预设了4种常见的类型供用户选择，当然，用户也可根据自身的需要定义。
设置凭证类型：
如果用户需要在录入凭证时检查对应科目的合法性，可以选择借贷方必有、必无科目，以及凭证必有、必无科目。
如果要停用该凭证类型，可选择“停用”标志。
格式：
指凭证的打印格式，提供记账凭证、收款凭证、付款凭证三种类型。
借方必有科目：
该类凭证借方必须有的科目。
一旦指定，系统将在凭证录入时自动进行检查，如果借方没有输入指定的必有科目，系统将视该凭证为非法。
贷方必有科目：
该类凭证贷方必须有的科目。
一旦指定，系统将在凭证录入时自动进行检查，如果贷方没有输入指定的必有科目，系统将视该凭证为非法。
凭证必有科目：
该类凭证中必须具有的科目（无借贷方限制）。
一旦指定，系统将在保存凭证时自动进行检查。
凭证必无科目：
该类凭证中无论借贷方都不应该有的科目。
一旦指定，系统在保存凭证时自动进行检查。
第五节科目期初
一、如何录入科目期初数据
对于账套启用前科目余额的数据，可以通过录入科目期初来完成。
１、窗口介绍
窗口中的黄色、蓝色和白色代表着不同的意义。
白色：
为末级且没有辅助核算性质的科目所显示出的颜色，您可在该行中直接录入数据。
黄色：
有辅助核算性质的科目所显示出来的颜色，其中的数据，您不能直接填入，双击该行，系统弹出新的输入窗口，按照辅助核算项目进行期初数据输入。
蓝色：
非末级科目，其数据由系统自动汇总计算填写。
如果账套建立时确定的启用日期是会计年度的第一个期间启用的，在科目期初数据输入时仅有年初余额一栏，如果启用日期不是会计年度的第一个期间启用的，除年初余额外，系统还提供输入期初借方累计、期初贷方累计，自动算出期初余额。
２、数据录入
在科目期初数据输入时，对于没有辅助核算属性的科目，只需要输入最末级科目的有关数据（原币、本位币、数量），系统自动汇总到上级各汇总科目中。
将光标定位到该项目后，直接录入有关数据。
对于有应收、应付性质的科目，系统不允许直接输入期初数据，需要在该科目上双击鼠标，待出现“科目期初明细”窗口后录入明细数据。
需要注意的是，对于应收应付性质的科目，在上述窗口中录入的仅仅是某个往来单位的总的往来账数据，在“往来期初”中可录入各个单位的每一笔往来明细账。
按照辅助核算属性将期初数据输入完毕返回后，系统自动将所有的明细数据汇总到一级科目中。
二、如何试算平衡
录入完期初余额后，可单击“试算平衡”按钮，来检查录入的数据是否平衡。
如果系统显示期初余额不平衡，可以修改数据，结账以前均可修改期初余额。
第三章日常业务
第一节凭证填制
在日常的财务处理中，工作量最大的就是凭证填制，如果使用本系统相关的功能模块，就可轻松完成填制凭证的工作了。
一、如何增加凭证
凭证录入：
在凭证填制页面录入表头和摘要、科目、借（贷）方金额等，即可完成凭证的填制。
１、凭证来源：
凭证来源分为手工录入和自动生成两大类，系统将自动识别各凭证的来源。
如果凭证是手工填制的，其凭证来源为“手工录入”；如果凭证是由系统根据具体业务单据自动生成的，其凭证来源为具体的单据名称。
２、摘要：
录入记账凭证的摘要有两种方法。
不常用的摘要，可直接输入；常用摘要，可通过新增功能将其保存到摘要词典中，以后需录入该摘要时直接选择即可。
在日常操作中通常需要录入部分变动而大部分不变的摘要，如：
“张庆报差旅费”、“李明报差旅费”等，为了减少重复录入，可以将摘要变为“XXX报差旅费”，而“XXX”为变动部分，如“职员”，这样，以后录入这类摘要时就只需录入变动部分的信息，不必每次重复录入那些不变的摘要内容，从而提高了效率。
３、科目：
在系统初始化时已经设置了科目，因此，录入科目时可直接选择。
为方便用户快速选择科目，系统提供了多种录入科目的方法，同时用户也可以动态增加新科目。
４、金额：
录入金额时，系统支持计算器的功能，可以直接录入数值进行加、减、乘、除；对于最后一笔分录的金额，可以不用手工录入，系统提供了自动补平的功能，直接敲回车键即可。
二、业务资料
如果凭证是通过其他业务单据或卡片（如：
收付款单、采购单、销售单、固资变动卡片等业务）自动生成的，那么在查询该凭证时单击凭证右侧“业务资料”按钮，可以查看到相关的具体业务单据的内容，且可以关联。
三、往来核销
凭证中有应收、应付性质的科目时可进行往来核销，选定应收性质科目的贷方分录或应付性质科目的借方分录，然后单击“往来核销”按钮即可进行核销。
在账套属性“核算选项”页面“提示往来冲销业务必须核销”选中，应收性质科目在贷方或应付性质科目在借方的凭证保存时，会出现如图提示：
具体核销操作请参考应收模块说明。
四、现金流量
会计科目设置时选中“现金或现金等价物”选项，在录入或浏览记账凭证单据时将光标定位到现金或现金等价物科目所在的分录，并单击凭证右侧“现金流量”按钮，出现“现金流量明细”对话框，可进行现金流量分配；在记账凭证列表中将光标定位到现金或现金等价物科目所在的分录，然后单击“编辑”按钮或鼠标右键，在弹出菜单中选择“现金流量”也会弹出“现金流量明细”对话框可进行现金流量分配。
用户可以根据当前凭证的业务内容，确定凭证中的分录金额属于现金流量表中的哪个项目。
如果需要进行多次分配（拆分），可以单击“新增”按钮，增加新的分配项目并分配相应的金额。
在账套属性的“核算选项”页面选中“凭证提示现金流量分配”，凭证保存时自动弹出“现金流量明细”对话框。
建议用户在日常的凭证处理过程中预先对现金流量进行分配，这样操作之后，可以快速、简单地编制现金流量表。
但如果在日常操作中没有分配现金流量，也可以通过电子报表模块中的现金流量表编制向导来集中进行分配。
五、合同结算
为了记录支付工程项目款项或反映购销合同的收付款情况，记账凭证中提供了“合同结算”功能。
1、当支付在建工程工程项目款项时，记账凭证分录中包含有“在建工程”卡片中的会计科目、统计核算、项目核算其中之一时，进入“合同结算”卡片后，即可指定本次支付款项对应的工程项目和合同号，并填写“本次付款金额”。
当合同大类为“在建工程”时，只能记录工程项目的付款金额。
“发票已到金额”：
记录本次开票金额。
同时登记到在建工程的“开票资料”中。
“累计已付款”：
该工程项目的已付款金额。
包含在“在建工程”工程合同中输入的该工程项目期初已付款金额和记账凭证中记录的该工程项目累计已付款金额。
“累计已开票金额”：
在建工程“开票资料”中记录的累计已开票金额。
注：
“累计已付款”不包含本次付款金额；“累计已开票金额”不包含本次开票金额。
2、当结算采购合同或销售合同款项时，填制凭证并保存后，进入“合同结算”，合同大类选择“购销合同”，“收款”时，合同号可以选择生效的销售合同。
“付款”时，合同号可以选择生效的采购合同。
在记账凭证中进行“合同结算”后，系统自动将收付款记录登记到供应链管理合同卡片的“收付款信息”页面供查询。
六、右键菜单功能
在本系统的记账凭证中，当鼠标所处位置变化时，鼠标右键所提供的菜单功能也会随着变化。
例如：
在单据头中单击鼠标右键，弹出的是单据编辑菜单（如左图）所示，提供新增、删除和复制凭证等功能；在单据体中单击鼠标右键，弹出的是行编辑菜单（如右图）所示，提供插入行、删除行和复制行等功能。
[图1]
[图1]
下面介绍几个菜单项的功能。
１、语音报数
当计算机配备有多媒体部件时，填制凭证时您可以在凭证体内单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“打开语音报数”，打开语音报数功能，系统就会根据您录入的借贷方金额为您自动报数。
２、预算报警
当凭证中的会计科目进行了预算编制，且其预算方案选择了“自动报警”，点击“打开预算报警”使预算报警功能为打开状态。
这样该科目的实际发生数超过了所设置的预算数时，系统便会自动给出报警提示，以方便用户采取相应的措施。
３、快速录入
单据头或单据体点击鼠标右键出现“打开快速录入”，单击此项，在录入一条分录后，敲击回车键上条分录自动进行复制，下条分录只需录入金额即可。
４、样板凭证
一张凭证制作完毕后，如果觉得该凭证会经常用到，包括摘要、科目都不会变动，只是每次的发生额产生变化，就可以使用样板凭证功能，将该凭证保存为样板凭证，以便下次制作类似凭证时，不用输入重复部分，只须输入分录金额即可。
在凭证头的任意位置单击鼠标右键，选择“生成样板凭证”，录入样板凭证的编号和名称，然后保存。
调用样板凭证时，先进入凭证输入窗口，在凭证头的任意位置单击鼠标右键，选择弹出菜单中的“调用样板凭证”，并选择具体的样板凭证名称，系统会自动将样板凭证的所有分录（包括摘要、科目）自动复制到新的凭证窗口中，用户只须填入各笔分录的金额即可完成该张凭证的录入操作。
５、查询、整理凭证编号
编号查询功能，可查询各类凭证的最大编号、实际张数、缺号以及作废的张数。
在凭证头区域单击鼠标右键，选择“编号查询及整理”，可查询到有关凭证编号的详细信息。
其中总单数指某一会计期间内凭证的总数，包括作废数，但不包含缺号数。
使用“编号整理”功能可以对当前所有凭证重新编号，保证其编号的连续性，消除因多次删除凭证或网络并发操作情况下可能产生的缺号现象。
６、查询预算功能
该功能可随时按预算方案查询预算指标的预算金额、实际金额以及完成情况。
单击记账凭证单据体右键菜单中的“预算查询”选项，然后选择需要查询的预算方案，币种以及年度，系统就会自动的显示对应的预算和实际数信息。
７、资金结算申请资料
该功能是核算现金银行类科目的资金变动，借贷方金额发生变化意味着资金的流动，系统依据记账凭证中科目金额的变动自动生成资金结算类申请单据。
当第一次使用资金中心接口时，需配置金算盘的8e/ERP系统和VPS.TM资金管理系统的数据接口。
如图：
说明：
连接串：
选择连接VPS.TM资金管理系统oralce数据库的服务名。
ODBC驱动程序：
系统提供了驱动程序供选择。
Oracle用户：
录入VPS.TM资金管理系统在Oracle数据库中建立的用户名。
连接口令：
Oracle用户对应的连接口令。
当进行了以上设置后，单击连接，就可以进入下一步“系统登录”的设置了。
说明：
资金中心开户单位：
录入需要登录的VPS.TM资金管理系统中的机构编码。
开户单位口令：
录入对应机构编码的机构口令。
资金中心登录账号：
录入需要登录的VPS.TM资金管理系统中机构人员对应的账号。
登录账号口令：
录入对应机构人员的账号口令。
以上设置完成后，对于凭证中会计科目有“资金中心结算”标志的，点“资金中心”按钮会调出资金中心结算资料窗口，如图所示：
选择需要生成资金单据的凭证分录，点“生成单据”按钮生成相应的业务单据。
七、错误凭证
在复核时，对错误的凭证可注明错误信息。
待填制凭证的操作员修改凭证后，可清除错误标记，使之成为正确的凭证。
在凭证中单击“错误”按钮，系统进入“记账凭证错误信息”对话框。
录入有关的错误信息即可。
制单人一旦根据错误信息修改凭证后，复核人员可以再次进行检查，如果没有错误，可以重新进入“记账凭证错误信息”对话框，并单击“清除错误信息”按钮，这样，该凭证将去掉被打上“错误”标记而成为正确凭证。
八、作废记账凭证
在需要保存原错误凭证单据但不允许其数据参与各账册或报表的汇总计算的情况下，可使用本系统提供的“作废”单据功能。
当操作员有“作废他人凭证”权限时，可以对没有复核的其他操作员制单的凭证进行作废操作，否则只能作废本人填制的凭证。
九、如何使用外部数据接口
外部数据接口主要用于对其他软件的会计数据导入生成记账凭证。
单击凭证列表编辑菜单或右键菜单的“外部数据记账接口”；或在凭证头单击右键，选择“外部数据接口”都可以进入外部数据导入界面。
但使用外部数据接口功能必须先进行接口配置，具体配置步骤如下：
１、修改接口配置文件Iei.ini
在程序的安装目录8eERPWKS文件夹下，可以找到Iei.ini，用记事本格式可以打开该文件。
文件前部分文件是对文件配置的说明，我们一般只修改“接口标准”以下的部分，例如，如图修改接口名、文件名和字段及类型，删除不用的字段。
整理要导入的文件。
把其他软件的会计信息文件保存为txt纯文本格式的文件，修改文件信息与系统基础设置保持一致，如会计科目、凭证字号的设置等，文件名与Iei.ini中的接口数表名一致。
例如：
准备导入的文件1.txt，文件内容如图：
２、配置ODBC驱动程序
打开控制面板管理工具中的ODBC数据源，然后选择System.DSN页面，单击“Add”按钮，选择MicrosoftTextDrive，然后单击完成。
在ODBC安装界面中，在数据源名称中录入Iei.ini中设置的接口名，取消“使用当前目录”的选择标志，就可以单击“选择目录”按钮，找到1.txt文件，确定存盘。
单击“选项”，选择文件扩展名为*.txt的，然后单击“定义格式”按钮。
在定义TEXT格式界面中，选择表中的1.txt，把“列名标题”作上选择标志，在“格式”选项中选择Tab分隔符，再单击“猜测”按钮，选择WY、KMBH、II、PZH，修改数据类型为Char，宽度为60，一般汉字及“001”类编号性质的字段都要设为char类型，其他都为猜测默认值（整
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