办事处财务管理Word文件下载.docx
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批准各项费用的收支，对办事处费用开支的真实性及欠款负责，相当于财务主管。
传达公司对办事处各项财务制度，控制办事处各项费用的开支，合理分配并保障办事处人员的利益等。
办事处经理助理：
兼出纳职责，对办事处的现金及记帐负责。
商务代表：
有权了解办事处的任务，提成点，奖金的分配方案及各项费用标准，从而增加财务透明度。
（二）职责
1．负责办事处现金和银行存款的管理，建立内部牵制制度，对货币资金的收付业务做到手续完备，确保资金的安全。
2．负责现金日记帐和银行存款日记帐以及个人往来帐的登记工作，确保帐帐、帐证、帐款、帐实相符。
3．负责办事处有关人员因业务需要的借支和费用的核销工作。
4．负责将真实、合理、合法的有效单据寄送到公司审批核销。
5．负责与公司进行帐务核对工作，实行专款专用的原则，确保资金的合理和有效使用。
6．负责所辖经销商汇款的确认以及订单的传递，确保公司货款的及时回笼和经销商货物的及时到位，保证市场货源的充足。
7．负责办事处固定资产和低值易耗品管理，建立备查帐，实行领用登记制度
8．协助办事处经理管理日常事务，包括经销商档案的建立和经销商信用资料的整理，真正起到助理作用。
9．负责有关财务报表的报送，做到填报及时、数字准确、内容真实，确保财务信息的畅通。
（三）权限
根据办事处财务工作的性质和特点，以及职责要求，办事处财务人员（办事处经理及经理助理）具有下列权限：
1．有权要求办事处的所有员工遵守公司的财经纪律，执行公司的各项财务制度。
2．有权制止违反财经纪律的行为的发生。
3．有权对不真实、不合理、不合法的报销凭证拒绝受理。
4．有权对不符合规定的各项费用拒绝报销。
5．有权在公司的规章制度内制定适合本办事处的各项操作规程，帮助经理完善办事处的各项管理。
（四）职业要求
由于办事处财务人员所从事的工作与其他工作性质不同，需要我们有高度的自觉性和高度的责任感，为此特提出如下要求：
1．要加强学习财务方面的理论知识，增长才干，提高自身素质；
2．要遵守职业道德，敬业爱岗，恪尽职守，遵纪守法；
3．要清正廉洁，自尊自爱，严于律己；
4．要坚持原则，公正无私，热情服务；
5．要实事求是，自我约束，依法照章理财；
6．要厉行节约，讲求效益，反对浪费；
7．要耐心细致，任劳任怨，不图名利；
8．要虚怀若谷，敢于同弄虚作假等不良行为作斗争，维护公司利益。
三、日常工作必备的财务知识
目前，我们办事处从事财会工作的同志，大都没有经过会计专业知识学习和培训，虽然办事处的财务工作不是专业性很强，但也有必要了解一些财务方面的基础知识，这对我们的日常工作会有好处。
现就日常工作所接触的有关财务知识简述如下：
（一）货款收取方式
一、支票
1.特许收取支票的区域是：
广州、中山、佛山
2.收取支票时应注意的事项：
（1）支票上填制的日期均为大写，如：
壹玖玖玖年零肆月零壹日
（2）收款人必须是：
TCL国际电工（惠州）有限公司
（3）金额栏里大小写金额必须一致
（4）开具支票单位在支票上的印章必须清晰
3.对于广州、中山、佛山等可收取远期支票的，其累积金额不能超
过伍万元，提货必须付电汇或现款。
4.收取的支票只有一联，收到支票后能在当地银行结算的就近结算。
否则，必须在第二天内送至公司财务部门背书，财务部门将在收到支票当日内背书，且送还营销策划部主办，营销策划部主办应在当日用特快专递寄回办事处。
5.办事处助理必须在支票开具日期的十天内，到银行办理转账，否
则支票过期作废，（支票有效期为十天）。
6.在银行办理完转账后，办事处人员应在第一时间内，将进账单传
真回公司予以确认。
办事处必须在当日用特快专递将进账单原件
寄回公司营销策划部主办，财务部门则在收到进账单原件后方才
入账。
7.主办需登记支票开具时间，及进账单传真时间。
并留存邮寄底单，
对支票的跟踪负责。
8.如果在某一环节出现差错，导致支票作废，将对责任人按支票面
额的0.5%罚款。
（各环节责任人为办事处经理、财务责任人、营销策划主办、储运员。
）
二、汇票
1.汇票的收款人名称必须写为：
不能添加或漏写，如：
惠州TCL国际电工惠州有限公司，为无效汇票。
2.收款账号必须是我公司在银行开立的账号，不得有误。
为保证汇票及时解汇，办事处应要求经销商尽量在我公司开立帐号的相应银行开出汇票，尽量做到行对行。
如：
当地中行对惠州中行、当地农行对惠州农行。
3.收到汇票后，任何人员不能擅自涂改汇票。
4.收取汇票时应注意汇票有两联，且一、二联必须一致。
第二联必须有收款人名称及钢印的收款金额，大小写金额必须一致。
5.汇票的解汇期限一般为一个月，办事处应尽快将汇票寄予给公司营销策划部主办，确保其在有限期限内解汇。
6.收取汇票时应注意检查我公司所开立账户的银行是否在汇票指定解汇的范围内。
宁波海邦公司的汇票就曾标明在华东三省一市使用，惠州不在其范围内。
7.汇票是准许转让的，如有特殊标明“不得转让”，则不可背书转让。
收到该种汇票时，营销部与财务部门应互予以提示。
最终责任在财务部，如发生此类失误，财务部门相关责任人应受到票面金额的0.3%的罚款。
8.汇票解汇期限：
（1）、汇票解汇期限是指财务部门收到汇票原件去银行解汇至收到银行的收款通知单的期限，节假日顺延。
（2）、汇票开出行与汇票上注明的收款行为同一银行的，一般在3天
内解汇到账。
（银行需查询的除外，下同）。
（3）、汇票开出行与汇票上注明的收款行不是同一银行的，一般需3-5天解汇到账。
（4）、汇票开出行是惠州未设分行的银行，如：
交通银行、招商银行、上海浦东银发展行、光大银行、华夏银行等。
一般在一个星期解汇到账。
三、电汇
1.电汇凭证上的收款人必须为我公司在银行开立账户的名称，即TCL国际电工（惠州）有限公司。
不能擅自添加或漏写。
2.电汇时所填写的收款行和收款账号必须一致。
如：
惠州市中行475370001810013818-1208（正确）
市中行金晖办4753700018100013818-1208（错误）
市中行金晖办018100016（正确）
惠州市中行018100016（错误）
3.电汇到账期限一般为4-6天，星期六、日顺延。
电汇时最好选汇出行与收款行同一银行，付款单位应尽量避免在信用社付款，因为信用社有压款的可能性。
三、银行承兑汇票
1、银行承兑汇票的收款人和收款账号的要求与普通汇票相同。
2、有关法规规定交通银行、中信实业银行、光大银行、华夏银行不能向本系统未设立银行机构的地区签发银行承兑汇票。
我公司所在地均未开设上述银行，办事处在收取银行承兑汇票时应注意开票银行。
3、银行承兑汇票的有效收款期限最长为六个月。
4、收取的银行承兑汇票只有一联，办事处人员必须在银行承兑汇票办理完三天内将原件寄予回公司营销策划部主办。
公司只有在收到原件并确认无误，才能通知营销策划部发货。
请各办事处作好经销商的工作，以免引起不必要的麻烦，消除此方式的金融风险。
五、商业承兑汇票
1、我公司暂不收取商业承兑汇票。
六、现金
1.公司一般不准收取现金货款，如确实需要收取的，须报副总经理批准。
一次性收取现金5万元以下的，由部门经理派出有担保可靠的人员收取。
5万元以上的须有财务部门人员陪同收取。
收取的现金不能过夜，否则应事先请示副总经理同意。
2.现金交款人不能以存折或信用卡形式付款，如有此种情况财务部门有权拒收。
3.付款人到公司财务部门直接交款的，如为大额现金（1万元以上的）财务人员将陪同付款人到银行清点并存入银行账户。
（二）现金日记账和银行存款日记账的记账方法
一般情况，公司不直接用现金拨付给办事处，而是直接通过银行将办事处的费用、借款和工资汇付给办事处，办事处在收到公司汇款时应记入银行存款日记账的借方，同时要在摘要栏写清款项的来由，是日常费用借支，还是某项专项费用的借款（如工程提成借支），或是其他用途的款项（如公司汇付的办事处员工工资）等。
办事处从银行存款支取现金时，将支取金额记入银行存款日记账的贷方，同时在现金日记账的借方（或增加方）记入同等金额，使用现金时（如业务员借款，支付员工工资等），记入现金日记账的贷方（或减少方），并将摘要写清楚（如某某员工借款或支付某某工资等），记入每一笔账后要计算出结存额（期末余额=期初余额+本期借方发生额-本期贷方发生额），并将结果记入余额栏，做到日清月结、账款相符，另外也要将有效单据保管好（如借据、报销的差旅费和发票等）。
（三）记帐要求和记帐错误更正方法
（1）记帐要求
记帐是指依据审核无误的会计凭证，按照规定的程序和制度，在帐簿中记载经济业务的活动。
对记帐工作总的要求是：
登记及时，字迹工整，内容完善，数字准确，摘要清楚，文字简洁，无漏记、错记、重记和积压帐目。
注意：
在书写文字和数字上面要留适当空距，不要写满格，一般应占行高的二分之一。
数字要与帐页上标明的位数对齐；
书写数码时要倾斜60度，并不得连笔；
小数位的“0”不能用“—”代替或省略不写。
（2）更错方法
更正错帐的方法一般有以下三种：
1划线更正法
划线更正法适用于记帐凭证本身无错，而记帐时由于笔误等原因造成帐簿记录错误。
更正方法是：
用红线将错误文字或数字划掉，以示注销，使原有字迹仍可辨认，以备查考；
然后正确的文字或数字用蓝黑墨水写在被注销的文字或数字上端，并由记帐人员在划线更正处盖章。
如属数字记录错误，必须划掉整个数字。
②红字更正法
红字更正法也叫赤字更正法，它适用于两种情况：
一是记帐时借贷方有误；
二是记帐后，发现记帐金额大于实际金额。
方法是差额用红字冲销。
③补充更正法
记帐后，若发现帐薄金额小于实际金额，其他无差错，可采用补充登记法予以更正。
方法是将差额用蓝字补充登记入帐，使全部金额符合实际金额。
（四）增值税票
1、增值税发票是增值税的一种表现形式，增值税是对货物因为买卖发生的增值部分征税的流转税。
而税收是国家财政收入的主要组成部分。
2、增值税率一般为17%，个别情况为13%。
发货金额（含税）=销售额（不含税）+销项税额
销售额（不含税）=发货金额（含税）/（1+17%）
销项税额=销售额*17%
3、普通发票及增税收专用发票都是增值税发票，他们都要缴纳相同的增值税，不同的地方是普通发票不能抵扣而增值税专用发票可以抵扣税款，一般情况下普通发票是开给消费者。
普通发标有三联，第一联为存根联，第二联为发票联，第三联为记帐联。
客户主要是第二联。
增值税专用发票为四联，第一联为存根联，第二联为发票联，第三联为税款抵扣联，第四联为记帐联。
第二，三联给客户。
4、公司一旦发生销售发货，只要货物转移就应开出增值税票，开具的金额一定要跟提货单及回款一致，开出的发票是货物的经销人。
当月的发货只能当月开具。
5、增值税把纳税人分为一般纳税人及小规模纳税人,一般纳税人可以买且开增值税专用发票,小规模纳税人只能开出普通发票。
小规模纳税人的标准：
（1）从事货物的生产及兼营批发及零售的年应税销售额在100万以下的。
（2）从事货物批发或零售的纳税人，年应税销售额在180万以下。
除小规模纳税人以外就是一般纳税人。
小规模纳税人主要符合以下条件的经国家税务总局直属分局批准，可以认定为一般纳税人：
小规模纳税人会计核算健全，能够提供准确税务资料的，经主管税务机关批准，可以不视为小规模纳税人。
增值税一般纳税人需要认定审批，并在税务登记证上盖章确定。
小规模纳税人可以委托税务局代开增值税专用发票。
6、需提供下列购货单位在税务登记的开票资料：
（1）单位名称
（2）地址、电话
（3）税务登记号，其位数规定为15位。
（4）开户银行及帐号
7、有关销售退货的发票开具：
（1）当购货方尚未作帐务处理的时，把发票退回。
（2）当购货方已作帐务处理，发票联及抵扣联无法退回的的情况下，购买方必须取得当地主管税务机关开具的《企业进货退出及索取折证证明单》送交销售方，作为销售方开具红字增值税专用发票的合法依据。
8、发票开具的要求。
（1）字迹清楚；
不得涂改；
（2）项目填写齐全；
各项目内容正确无误；
（3）票、物相符，票面金额与实际收取的金额相符；
（4）全部联次一次开具，上、下联的内容、金额、税额一致；
（5）发票联和抵扣联加盖发票专用章；
（6）按照规定的时限开具增值税专用发票；
9、有关法律制裁：
一、由税务机关责令限期改正，没收非法所得，可以处1万元以下的罚款：
（1）应开具而未开具发票；
（2）单联填开或上下联金额增值税、销项税额等不一致；
（3）填写项目不齐全；
（4）涂改发票；
（5）转借、转让、代开发票；
（6）虚构经营业务活动，虚开发票；
（7）开具票物不符发票；
（8）其他未按规定开具发票的行为；
二、视乎虚开金额处三年以上10年以下有期徒刑及5万以上50万以下罚款及更严重。
（1）没有货物购销开具增值税发票的；
（2）有货物购销开具金额不实的增值税发票；
（3）进行了实际经营活运，但让他人为自已代开增值税专用发票；
10、公司开具增值税发票的现状：
（1）公司现时开具增值税票采取税控机开票及手工票相结合的方法，税控机每月开票时间为10日—31日，手工票在税控机发生故障及购票时开具，上月未开完的发票也用手工票。
（2）现阶段需要开具收据的必须开具证明，明确写明“不是实际交款，而是由于纳税需要”，但一般情况不给开具。
（3）开具发票主要责任在财会部，但经销商发票问题的处理大部分依赖业务主办去处理，因而发票的开具业务主办都有责任，需要营销策划部的配合。
公司的服务只有在各部门相互配合的情况下才能做得更好。
（五）会计凭证
会计凭证是记录经济业务、明确经济责任，作为在法律上具有证明效力的书面证明，是记帐、查帐的重要依据。
如供货单位的发货票，收款单位的收据，领取材料时的领料单，差旅报销单等，都是会计凭证。
办事处有差旅费报销单及报销单两种自制原始凭证。
正确填制和严格审核会计凭证，是检查和监督一切单位经济活动的基础，是把握好企业财务收支的第一关。
会计凭证的种类很多，按其填制的程序和用途不同，可分为原始凭证和记帐凭证两种。
1．原始凭证
原始凭证，又称单据，是指在经济业务发生或完成时直接取得或填制的，用来载明经济业务的招待和完成情况，明确经济责任，具有法律效力的书面证明。
是进行会计核算的原始资料和根本依据。
原始凭证按其来源不同可分为自制原始凭证和外来原始凭证；
按办理和完成经济业务的次数不同可分为一次凭证和累计凭证；
按照凭证是否汇总可分为汇总原始凭证和单项原始凭证。
由于经济业务的复杂性，每一原始凭证所包括的具体内容和格式也各不相同，但也有一些共同的基本内容，这些基本内容通常称为凭证要素。
主要包括：
①原始凭证的名称；
②填制凭证的日期；
③经济业务的基本内容；
④接受凭证单位的名称；
⑤编制单位和编制人员及有关人员的签名或盖章；
⑥凭证附件；
⑦凭证的编号。
在填制原始凭证时，必须满足以下基本要求：
①凭证的填制要真实；
②凭证的填制要齐全；
③凭证的填制要及时；
④凭证的填制要清楚；
⑤填制的凭证要连续编号；
⑥凭证不得随意涂改、刮擦、挖补。
在审核原始凭证时，一般从以下几个方面进行；
①审核原始凭证所反映的经济业务是否合理、合法；
②审核原始凭证内容和填制手续是否完备、合格。
在原始凭证的审核过程中，对于发现的问题，应分清问题的性质，按有关规定进行处理；
对于违法乱纪行为，违反财经纪律的经济业务，如弄虚作假、营私舞弊、伪造或涂改凭证等行为，财会人员有权拒绝执行，必要时可向领导汇报，严肃处理；
对于手续不完备、数字计算不准确等问题，应退回有关经办部门或人员，要求他们予以更正或补办手续。
2．记帐凭证
记帐凭证是指由会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表编制的用来确定会计分录的凭证。
它是登记帐簿的直接依据。
按业务内容不同分为收款凭证、付款凭证、转帐凭证三种；
目前我们办事处所接触的凭证一般是外来原始凭证，也有较少量的自制原始凭证。
这里就不对记帐凭证作详细说明了。
（六）会计报表
会计报表是会计核算信息的汇总，办事处财务报表是反映办事处财务运作情况的报表，下面是办事处报表的编制原则。
1、现金盘点表。
每月月底对办事处库存现金进行盘点，填制“现金盘点表”。
2、单据明细表
每月底单据明细表包括三部份：
：
当月已报销单据明细表
已寄回公司未报销单据明细表
当月已开支未寄回公司单据明细表
“当月已报销单据明细表”是根椐商务课寄回的财会部审核后填写的“转帐通知单”汇总填写所得。
“已寄回公司未报销单据明细表”是根椐办事处寄回公司商
务课的所有单据中扣出已报销部分填写。
“当月已开支未寄回公司单据明细表”是根据月底滞留于办事处未寄回公司已发生的费用部分填写。
3、费用明细表
当月对“现金日记帐”贷方发生额的费用分门别类汇总填制。
4、欠款对帐表
每月月底根据以上报表资料填写欠款对帐表一份，及时与公司核对往来余额。
每月月初2日前各办事处应将报表及时报给销售部，复核完毕交财会部审核，作为办理下月借款及报帐依据。
（七）财产清查
财产清查是通过对实物、现金的实地盘点和对银行存款、往来款项的核对，来查明各项财产物资、货币资金和往来款项等实有数同帐面结存数是否相符的一种会计核算方法。
办事处应月末进行现金盘点及办公设备盘点。
（八）内部控制制度
内部控制制度是指单位领导和各职能部门的有关工作人员之间，在处理经营业务活动时相互联系和相互制约的一种管理体系。
内部会计控制的基本控制方式，一般有以下几方面：
1.法规控制；
2.制度控制；
3.会计部门独立；
4.分权控制；
5.授权控制；
6.职务分管控制；
7.职务轮换控制；
8.程序手续控制；
9.凭证控制；
10.账目控制；
11.定额控制；
12.资产安全完整控制。
办事处可以根椐公司制度下制定适合本办事处的内控制度。
以上我们带领大家学习了解了货款收取方式、现金日记帐和银行存款日记帐的记帐方法、记帐要求和更错方法、增值税票、会计凭证、会计报表、财产清查和内部控制制度等八个方面的有关内容，希望对我们大家的日常工作有所帮助，同时希望大家加以掌握。
四、办事处费用管理
一、办事处费用的开支目前在三大制度内运作
规定公司物资采购、差旅费用、广告推广、基建维修的《内部控制管理制度》
规定办事处级别、任务、工资奖金、费用标准的《2000年销售制度》
规定办事处借款及报销程序、单据审核、报表编制的《办事处财务管理制度及实施细则》
二、办事处费用的支付形式
以工资形式支付费用：
工资、奖金、内围交通补、BB机费、邮寄费等。
以借款报帐形式支付费用：
差旅费、开拓费、办公费、电话费、传真费、手机费、办公室水电费、厨师工资、公共交通费、租金及管理费。
三、对于费用的管理提出几下几点要求：
1．要以财经纪律和公司财务制度为准绳，认真监督、反映每一项费用的发生。
2．按照公司费用报销标准对原始凭证进行认真审核，严防虚报冒领的现象发生。
3．严格要求自己，洁身自爱，不同流合污。
4．对于大额费用要实行双人操作，完善办事处费用的操作规程。
五、借款及报销程序及原则
（一）、借款程序
1、办事处日常费用以定额备用金形式支付，由办事处按公司制度提出申请，公司相关部门领导批准后支付，凭票报销补足。
2、办事处租赁费、网络维护费、或其他大额特殊费用，可以单独借款，经公司相关部门领导批准后支付，凭票报销。
3、办事处人员出差可预先在助理借款。
首先应填好借款单，经理批准，助理支付现金，出差回来应当即报帐还款。
（二）报销程序
1、当商务人员出差后，应根椐实际情况及制度填写报销单。
2、填写好的报销单交给办事处助理审核再交给经理批准。
3、每单报销单应有经理、经理
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