广西路网项目公路工程文件材料收集立卷归档实施细则文档格式.docx

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第十条有关电子文件归档的收集及要求

为推进我区路网项目公路工程档案信息化管理，提高档案标准化、规范化水平，有条件的项目应尽量采用计算机信息系统作为辅助手段进行档案管理。

（一）已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步归档。

（二）与设计单位签订合同时，应对电子版设计文件提出明确要求。

（三）档案总目录与卷内目录需纸质目录及电子目录各一份，电子目录中，总目录与卷内目录应进行链接。

（四）数码照片应刻录在不可擦写的档案级光盘上保存，同时还须冲印出6英寸的纸质照片一并归档。

照片的电子文件需编制电子版目录，并与照片进行连接。

归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，除调整亮度、对比度、饱和度等为提高画面质量、增强画面效果的处理外，一般不能进行修改。

经过添加、合成、挖补等修改内容的处理过的数码照片不能归档。

（五）重要事件、重大变更的影像资料应进行归档。

（六）未实行计算机辅助管理的项目，应对使用频率较高的资料进行原文扫描（包括立项审批、勘察设计、预算审批、变更文件、变更图纸、竣工图、桥梁基础检测、桥梁载荷试验、质量安全事故处理文件、非正常施工工艺等重要文件），并编制电子目录，与文件链接。

扫描时应使用不低于400pdi的分辨率进行扫描，特殊纸质或档案原件清晰度不高的，可通过增加分辨率，调整亮度、对比度等技术参数，直至扫描图像清晰为止。

（七）电子文件及纸质文件数字化的形成和保存应符合国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18994-2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）、《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的要求。

第十一条各单位应建立健全项目文件材料收集归档的预立卷制度。

（一）根据已批复的单位、分部、分项划分，建立内业资料管理台帐（见附件3），并设置相应档案盒及标签。

划分的分部分项工程须进行编号。

（二）要明确每个分项工程质保资料填写的要求，施工技术人员、测量人员、试验人员对现场资料必须进行实时填写，与工程进展同步。

（三）分项工程中间交工后应及时向专职档案员移交工程资料及照片资料。

专职档案员应根据分部分项工程编号对各类表格及照片进行编号，及时整理和归档，确保文件材料的归档与工程建设同步。

（四）应注意保管产品合格证、试验资料、桩基检测等文件材料原件，建立原件收集的台帐，避免原件的丢失。

（五）及时编制施工大事记，定期收集施工日记、监理日记、监理旁站记录、监理巡视记录、施工原始资料等。

（六）制定档案借阅制度，建立借阅台帐。

第十二条收集归档的项目文件材料应为原件。

其中，项目立项审批等文件，原件保存在项目主管单位的，项目法人可将复印件归档保存；

供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存；

热敏纸传真件，需及时复印保存。

复印件应完整、清晰。

第十三条收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。

勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存；

表单填写内容规范，产生及使用部位标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名。

第十四条项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；

纸张优良，规格基本统一，文件材料格式以A4纸为准，规格为297×

210mm，需要时也可使用A3纸。

小于A4纸规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上。

案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。

禁止使用热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等不易长久保存的书写工具书写。

禁止使用喷墨打印机打印文件材料。

第十五条竣工图编制要求

（一）竣工图由施工单位负责编制。

在各分项工程完工后，应及时编制工程竣工图。

竣工图的编制是在施工过程中分段进行，而非所有工程竣工以后才进行。

所有分项工程完工后，施工单位应在各分项工程竣工图的基础上，遵照原设计图卷册组合原则，按照原设计图的基本顺序整理合同段竣工图并编制竣工图号。

竣工图中的竣工日期应填写该分项或分部工程完工的日期。

编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章（见附件4）并签署，经监理审核签字认可；

如项目法人指定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应明确施工单位和监理单位的审核及签字认可责任。

竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近的空白处，若竣工图正面无足够的空白处，可将竣工图盖在图纸背面的不装订侧的上方，图章不应压盖图形及文字。

（二）竣工图应能全面、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。

如同一结构物部位经多次变更，且每次变更均涉及到计量支付，则变更过程中的所有图纸应作为原设计图依次保留，不加盖竣工图章，竣工图章只在最终的竣工图纸上加盖。

（三）一般性变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上修改，要注明修改依据，并加盖竣工图章作为竣工图；

凡结构、工艺、平面布置等重大变更及图面变更面积超过10%的，须重新绘制竣工图；

重新绘制竣工图的图签如能全面反映施工和监理单位签署情况的，可不另加盖竣工图章。

重绘竣工图纸在原施工图号前加“竣”字。

（四）同一构筑物、建筑物重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；

不同构筑物、建筑物应分别编制。

（五）路基工程若未涉及工程变更，则横断面图只绘制标准横断面及一般横断面（典型横断面）图，设计变更或由于联测与原地面标高有出入，导致断面变化，则此部分断面均要求全部绘制横断面图。

（六）竣工图组卷的排列及要求：

每一册竣工图均由图纸封面（案卷题名）、总目录、本册目录、竣工图编制说明、竣工图表组成。

1、图纸封面（案卷题名）

2、竣工图总目录:

参照施工图格式

3、本册目录：

参照施工图格式，但必须填写竣工图号，竣工图必须打页码，并在本册目录中标注。

4、竣工图编制说明

竣工图编制说明按照总说明和各篇章进行编制，应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况以及修改完善情况、完工时间等。

其中变更情况应体现：

变更令号或批复文件文号、变更的具体内容、所在图纸的页次和变更资料所在的档号，对应的每张竣工图有变更的部分要在说明栏中注明所变更的依据、变更内容、变更部位、变更数据。

第十六条表格编号的要求

各种试验、检测、记录等表格均应按照一定规律进行编号，具体编号要求如下：

（一）工序资料：

×

-×

流水号

分项工程代号

分部工程代号

表格编号

合同段代号

项目名称代码

1、承包单位在项目开工前要将该项目的单位分部分项划分向监理报审，并确定各单位分部分项代号；

2、项目名称代号填写项目名称首字母缩写，各参建单位应该统一；

3、签约合同代号填写合同编号（如：

监理J1、J2，承包单位按A1，A2）；

4、表格编号为建设单位提供的标准表格中右上角的唯一指定编号；

5、流水号从1开始，不编虚号；

6、年份按照四位阿拉伯数填写、月份按两位阿拉伯数填写。

（二）试验资料

检测记录表、检测报告、样品的编号规律应按照《公路试验检测数据报告编制导则》（JT/T828-2012）及其释义手册的有关规定执行。

第十七条照片及数码照片编号及排列的要求

（一）照片及数码照片编号：

照片号

照片组号

年度

保管期限

（二）分类和排列

采用“照片组”的分类方法，照片组即有密切联系的若干张数码照片的集合。

如一个项目中反映同一问题或事由的若干张数码照片为一个照片组。

在同一项目中，照片档案按“保管期限-年度-照片组”进行分类，同一照片组内的照片档案按形成时间或重要程度或桩号进行排列。

（三）照片命名及说明的编制

数码照片文件采用“项目名称代码-合同段代号-保管期限-年度-照片组号-照片号”格式命名。

保管期限：

分别用“01”、“02”、“03”代表永久、30年、10年。

年度：

为4位阿拉伯数字。

照片组号：

为4位阿拉伯数字，同一年度内的具体工程、活动照片组从“0001”开始顺序编号。

照片号：

为4位阿拉伯数字，同一组内数码照片从“0001”开始的顺序编号。

参见号：

与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。

摄影者：

照片的拍摄单位或拍摄人。

时间：

数码照片拍摄时间。

采用8位阿拉伯数字，依次为：

年代4位，月和日各2位，不足的在前补“0”。

题名：

本张照片的标题。

文字说明：

本张照片的说明，包括事由、人物等要素。

存储文件名：

本张照片的计算机文件名称。

第四章项目文件材料的整理

第十八条公路建设项目文件材料归档移交前，由文件材料形成单位，在项目文件材料预立卷的基础上，按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷，要做到分类科学，便于保管和利用。

合同段未完成项目档案整理的，项目法人单位不得组织交工验收。

（一）立项审批阶段文件材料根据审批事项内在联系分别整理组卷。

（二）勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。

（三）招投标及合同文件材料按照招投标工作程序和合同内容分别整理组卷。

（四）工程准备阶段文件材料按照审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。

（五）工程管理文件材料按照问题结合时间分别整理组卷。

（六）变更文件以合同段为单位，按照变更文件编号依次汇总整理组卷，并编制设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表（见附件5《设计变更文件与竣工图档号对照一览表》）。

（七）计量支付报表与附件、计划进度报表按照合同段结合时间分别整理组卷。

（八）施工日志按照合同段结合时间集中整理组卷。

（九）施工文件材料：

1．原材料质量保证文件、配合比设计文件属单位（分部、分项）工程专用的，按单位（分部、分项）工程，分别集中整理组卷。

除此之外，可以合同段为单位分别集中整理组卷。

2．施工原始文件，包括就工序施工质量控制问题印发的整改指令性文件及相关整改报告等，均应按照分项（分部、单位）工程，结合施工工序，归入相应部分分别整理组卷。

3．竣工图按照专业、图号分别整理组卷。

（十）监理文件：

1．监理管理文件以监理合同段为单位，按照依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件、费用控制文件等分别整理组卷。

2．平行试验及独立抽检的文件材料按照单位工程分别整理组卷。

3．旁站监理记录、巡视监理记录按施工合同段整理组卷。

4．监理日志按照监理机构和形成时间整理组卷。

（十一）工程试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录及报告、缺陷整改情况、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。

第十九条卷内文件材料系统化排列：

（一）立项审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。

（二）设计审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。

（三）工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次进行排列。

（四）项目法人及监理就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题普发的文件材料，按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。

（五）施工文件材料：

1．原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列。

2．变更文件按照变更文件的文号顺序依次进行排列。

3．各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。

4．按照分项（分部、单位）工程分别整理组卷的文件材料，依照分项（分部、单位）工程施工进程，结合施工工序顺序依次进行排列。

5．合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结依次进行排列。

6．竣工图按照专业结合图号依次进行排列。

7．设备安装及调试文件按照依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维护、随机文件等顺序依次进行排列。

（六）监理文件：

1．监理管理文件按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。

2．旁站监理记录和平行试验及独立抽检文件材料按照单位、分部、分项工程依次进行排列。

3．监理日志按照监理机构和日志形成时间依次进行排列。

（七）计量支付文件与附件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。

（八）试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录、车辆通行情况、缺陷整改落实情况及各专项验收和竣工验收工作程序依次进行排列。

第二十条文件划分及排列

卷内文件按以下原则划分，收集整理时应保证每份文件的完整性：

（1）综合类文件正文与附件为1份，原件与复制件为1份，转发文与被转发文为1份，正文与发文稿纸为1份，来文与复文（指请示与批复、报告与批示、来函与复函）为1份；

（2）工程施工类文件开工申请单为1份，施工组织设计报审表和附件为1份，施工技术方案报审表和附件为1份，施工放样报验单和附件为1份，单独报验的原材料进场报验单及附件（试验报告、试验记录、出厂质量证明文件）为1份，进场设备报验单及附件为1份，中间交工证书及附件为1份，检验申请批复单及附件为1份，承包人申请表及附件为1份，施工日记1本为1份，施工照片1个照片组为1份等；

（3）监理工作指令及整改回复（含照片）为1份；

监理日记1本为1份；

监理照片1个照片组为1份。

卷内文件排列一般批复在前，请示在后；

结论性文件在前，依据性文件在后；

正文在前，附件在后；

印件在前，定（草）稿在后；

原件在前，复制件在后。

图文混合材料文字在前，图样在后。

第二十一条卷内文件页号编制的要求：

（一）经系统化排列的卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号，双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页编写页号。

（二）已装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，在其首页加盖档号章。

（三）已装订成册如与其他文件材料组成一卷的，该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号，但需要在该成册资料的首页加盖档号章。

（四）卷内目录、卷内备考表不编页码，各案卷之间不连续编页码。

（五）页码编制错误，可以采用杠改的方式，不能使用涂改液覆盖。

第二十二条案卷由案卷卷盒、内封面、卷内目录、卷内文件材料及备考表（封底）组成，其格式均应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）（具体格式见附件4）。

第二十三条卷盒正面及卷脊可只填写案卷的档号和立卷单位。

（卷盒内装有若干卷案卷的，卷盒正面及卷脊应填写盒内案卷的起止档号。

）

第二十四条内封面由下列内容构成：

案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号。

案卷题名应能准确反映本案卷的基本内容，包括公路建设项目名称、起讫里程、分项（分部、单位）工程名称及文件材料名称。

立卷单位指案卷的组卷单位或部门。

起止日期指本案卷内文件形成的最早和最晚的时间—年、月、日（年度应填写四位数字）。

保管期限填写划定的保管期限。

保管期限分为永久、30年、10年三种。

应根据项目的实际情况、项目文件材料的特性及利用价值，分别确定案卷的保管期限。

密级根据国家及交通运输部有关保密规定确定并填写。

第二十五条卷内目录由下列项目组成：

（一）序号，按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起依次标注。

按照卷内文件的划分，1份文件对应一个序号。

（二）文件编号，填写文件材料的原始编号或图号。

（三）责任者，填写文件材料的形成单位或主要形成单位。

属原材料报验和工序报验文件，责任者应填写施工单位和监理单位。

（四）文件题名，填写卷内文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，并加[]符号。

案卷内每份独立成件及单独办理报验和批准手续形成的文件材料，均应逐件填写文件标题。

（五）日期，填写文件材料形成最终日期。

（六）页次，填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件标注起止页号；

属已装订成册的文件材料，在卷内文件目录页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。

（七）备注，填写需注明的情况。

第二十六条备考表的编制要求

备考表中须注明本案卷组卷情况及本案卷包含文件份数；

说明复印件归档原因和原件存放地；

立卷人指案卷组卷人员，检查人应为部门或项目技术负责人及监理。

第二十七条案卷装订的要求

公路建设项目档案除蓝图及成册文件材料外，按照三孔一线方式进行装订。

装订前，应去除塑胶、塑封、塑膜、胶圈等易老化腐蚀纸张的封面或装订材料。

装订均采用白色档案专用线，孔距为80mm,装订线距左纸边缘10mm，案卷底边和装订边要整齐，表头在上或在左侧。

不装订的图纸及成册文件材料，每份需加盖档号章。

档号章内容包括该份文件材料所在案卷的档号和本案卷中所在页次（档号章式样见附件4《档号章式样》）。

第二十八条案卷系统化排列及编号：

案卷的编制单位应按工程进展的自然过程，对已经整理好的案卷进行系统化排列，并用铅笔在封面及卷脊编写案卷流水号。

其中，施工单位应对本合同段形成的案卷，按照其自然形成过程，依照路线进行方向，结合单位工程排列顺序依次进行排列。

监理单位按照监理工作程序，以合同段为单位，对形成的案卷进行系统化排列。

第二十九条案卷目录的编制：

经系统化排列和编号的案卷须编制案卷目录一式二份（含电子版），其格式应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）。

第五章项目档案的汇总

第三十条勘察设计单位、施工单位、监理单位应在交工验收前向项目法人移交所有经系统整理过的竣工文件材料及案卷目录、卷内目录和案卷编制说明，其中案卷目录和卷内目录须同时移交电子目录。

项目法人及监理单位负责按本细则的要求进行检查。

检查合格后办理移交手续，填写移交清单。

第三十一条项目法人应当将各有关单位移交的竣工文件档案进行整理和排列，案卷排列顺序按照立项审批、勘察设计、工程准备、施工、交竣工验收等不同阶段依次进行汇总整理和排列。

其中施工阶段案卷按照项目法人单位、施工单位及监理单位形成的案卷分别进行汇总、整理和排列；

施工单位和监理单位形成的案卷，依路线进行方向，以合同段为单位依次。

第三十二条案卷总目录及档案整理情况说明的编制：

项目法人单位负责对经系统化整理和排列的所有案卷汇总编制案卷总目录（含电子版）及项目档案整理情况说明。

说明内容包括项目立项审批及设计审批情况、建设规模及主要建设内容、项目档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、项目档案运用计算机管理情况及其他需要说明的情况。

第三十三条档号的编制

档号由项目法人进行编制。

编制前向各档案接收单位索要项目档号，按照各接收单位所需资料分别进行逐一编号。

第六章项目档案的验收与移交

第三十四条验收前的自检工作

项目法人在申请项目档案专项验收前，应组织有关参建单位按照交通建设项目档案管理有关要求进行自检，并形成自检报告。

项目档案自检报告包括下列内容：

（一）工程概况及各合同段的起止桩号、主要工程数量等；

（二）项目档案管理概况；

保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；

（三）项目文件材料收集整理所依据的标准；

（四）项目文件材料的形成、收集、整理、编目与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况，案卷总数量；