上海市奉贤区档案局.docx
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上海市奉贤区档案局
上海市奉贤区档案局
奉档(2008)19号
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关于转发《上海市档案局关于印发
〈上海市归档文件整理操作细则〉的通知》通知
各镇、开发区,各部、委、办、局、院,各人民团体、直属公司:
现将上海市档案局关于印发《上海市归档文件整理操作细则》的通知(沪档〔2008〕143号)转发给你们,请结合本系统、本单位实际,认真遵照执行。
在执行过程中,如有意见或建议请及时与我局业务指导科联系。
附件:
关于印发《上海市归档文件整理操作细则》的通知(沪档〔2008〕143号)
上海市奉贤区档案局
二○○八年七月三十一日
主题词:
转发文件整理操作细则通知
奉贤区档案局办公室二OO八年八月一日印发
签发:
屠晓核稿:
吴仁华校对:
樊国红
附件:
上海市档案局(通知)
沪档〔2008〕143号
关于印发《上海市归档文件整理
操作细则》的通知
各区、县档案局,市委、市人民政府各部、委、办、局档案部门,各市级机关、人民团体、企事业单位档案部门:
根据中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》,结合本市机关、团体、企事业单位文书档案管理实际情况,我局编制了《上海市归档文件整理操作细则》,现印发给你们,请遵照执行。
在执行过程中如有意见或建议请及时反馈我局业务指导处。
上海市档案局
2008年7月14日
上海市归档文件整理操作细则
第一条为规范归档文件整理,方便利用,体现“简化整理、深化检索”要求,适应档案信息化和现代化管理需要,根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)规定,结合本市文书档案管理实际,制定本细则。
第二条本细则适用于本市各级机关、团体和其他社会组织。
第三条基本术语解释
本细则所称归档文件,是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
本细则所称归档文件整理,是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
本细则所称件,是指因某一事由而直接形成的单份文件的计量单位,它的形成是自然的、它的形式是单个独立成册的,它的效用是独立可用的。
它是文件归档时的基本保管单位。
归档时,每份文件为一件:
(一)请示与批复、来文和复文原则上各为一件。
(二)会议记录和会议纪要原则上各为一件。
(三)文件的正文与历次修改稿,各为一件。
(四)一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话、新闻报道稿等文件各为一件。
(五)归档前已自然成本(册)的会议记录本、各种簿册(名册、图册等),按其固有的装订方式,每本(册)各为一件。
以下情况可以合为一件:
(一)正文与定稿、原件与复制件,由于内容一致,归档时为一件。
(二)正文与附件、转发文与被转发文,是一份文件不可分割的组成部分,必须为一件。
(三)式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单(如每周安排、统计表、介绍信等),可以装订在一起作为一件。
第四条整理原则:
遵循文件形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
第五条质量要求
(一)归档文件收集应齐全完整。
本机关形成的文件是归档重点。
各单位要按照国家档案局8号令要求,制定详细的归档范围和文书档案保管期限表。
(二)整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等应符合档案保护要求。
(三)整理归档文件时应去除易锈蚀的金属物,超大纸张应予折叠。
已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件、热敏传真纸文件应予复制。
第六条整理方法
(一)装订:
归档文件应按件装订。
1、装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后;不同文字的文本,中文版本在前,其它文种版本在后。
有文件处理单的,应放在文件的前面。
2、装订方法:
装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐,便于将来翻阅利用。
件内页数较少的推荐采用左上角“粘贴”或“不锈钢订书钉”装订,也可采用“一孔二线”或“二孔一线”的线装装订法。
采用左上角装订的,应将左、上侧对齐;件内页数较多的推荐采用左侧“三孔一线”装订法。
采用左侧装订的,应将左、下侧对齐。
已成册不易拆封且未使用易锈蚀的金属物装订的,无须另行装订。
短期保存的归档文件可不予重新装订。
(二)分类:
一般采用年度、保管期限、机构(问题)三种分类方法,可以组合成多种复式分类。
其中年度、保管期限是必选项,机构(问题)是选择项。
在基层单位或小机关,每年形成的文件数量少,或者内部机构设置简单。
推荐采用“年度—保管期限”分类方法。
全宗内的分类方案应保持相对稳定。
实体分类时将文件按不同年度、不同保管期限、不同机构等进行相对集中,同一事由的文件尽量排在一起。
1、按年度分类:
以每年1月1日至12月31日为一个自然年度。
学校以教学年度进行分类。
(1)文件有多个时间特征
一份文件包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等。
归档文件形成年度的确定方法:
以文件签发日期(即落款日期)判断文件的所属年度。
计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进等材料内容所指年度与文件形成年度不一致,统一按其形成年度。
例:
2000年形成的《2001—2005年工作规划》,应归入2000年度;2004年制定、2005年生效的法律法规,应归入2004年。
(2)跨年度形成的文件
对请示与批复、转发件与被转发件、会议、案件等跨年度形成的文件,统一在办结年度归档。
例:
下级单位2005年12月写的请示,上级单位2006年1月收到,如将“请示与批复为一件”,则该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入2006年。
(3)几份文件为一件时
以装订时排列最前面的文件的日期为准,如请示与批复,以批复日期为准。
(4)未标注日期的文件
应通过分析文件内容等方法,考证和推断文件的准确日期或大致日期,并据此按年度合理归档。
2、按保管期限分类:
按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局8号令),对归档文件按划定的保管期限(永久、30年、10年)进行分类。
3、按机构(问题)分类:
将归档文件按其形成或承办的机构(部门)分别进行整理,一个机构设置一个类,机构名称就是类名。
各类的次序可按照本机关机构序列表的规定顺序排列。
一般将领导机构、综合性机构排在最前面,再依次排列各业务部门。
例:
先排办公室,后排业务处(室)、后勤部门等。
采用机构分类法,原则上以哪个机构名义发文的就归入哪个机构类中,以机关名义发出的文件,则归入起草的机构类中。
有些文件是由几个机构共同处理的,可由主办机构归档。
如何归类则须视具体情况而定,有主办者的一般归入主办机构。
使用问题分类法的立档单位,大多参照本单位的职能性质来设置类别。
如:
将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”,业务部门形成的归档文件划为“业务类”,行政后勤等部门形成的归档文件划为“行政类”等等。
当归档文件数量较多,分类需要分层进行时,采用几种分类方法结合使用,称为复式分类法。
年度、保管期限、机构(问题)三种分类方法,可以组合多种复式分类法。
一个全宗内只允许使用一种复式分类方法。
年度、保管期限作为必选项,任何复式分类法都必须具备;机构(问题)作为选择项。
例:
保管期限—年度—机构分类法。
即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类,再在年度下面按机构分类。
采用这种分类方法,在库房管理时,不同保管期限分别排架,便于今后档案移交进馆。
分类方案为:
永久:
2000年办公室、业务一处、业务二处.....
2001年办公室、业务一处、业务二处.....
2002年....
30年:
2000年办公室、业务一处、业务二处.....
2001年办公室、业务一处、业务二处....
2002年....
10年:
2000年办公室、业务一处、业务二处.....
2001年办公室、业务一处、业务二处.....
2002年....
(三)排列
归档文件应在分类的基础上在最低一级类目内进行排列。
各机构的文件依本机关机构设置序列排列。
一个类别内的文件排列以遵循“事由原则”为主,参考时间和重要程度等因素。
1、不同保管期限的文件,需分别排列。
2、不同机构(问题)的文件,按分类方案设置的机构(问题)序列排列。
3、分类方案的最低一级类目中的文件,按事由结合时间、重要程度排列。
同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列;事由之间,按事由办结时间的先后顺序随办随归。
会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起。
4、因故未及时归档的零散文件,在整理时可以排在文件形成年度的相应保管期限最后,并在备考表中说明。
在实际工作中应尽量避免这种情况。
(四)编号
归档文件应依据分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页的上端空白处盖统一刻制的归档章并填写相关内容,归档章中各项内容的位置不得打乱。
文件处理单随同文件一并归档的,归档章一般盖在文件处理单上。
填写归档章项目的书写材料应符合档案保护的耐久性要求。
归档章的项目为:
全宗号、年度、室编件号、机构或问题、保管期限、馆编件号(见图A1)。
1、全宗号:
档案馆给立档单位编制的代号。
没有全宗号的可以暂时不填。
2、年度:
以4位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度。
如二OO五年表示为“2005”,不能简化为“05”。
3、保管期限:
归档文件保管期限统一标识为“永久”、“30年”“10年”。
4、件号:
文件的排列顺序号。
是指实体上装订在一起,编目时只体现一条条目。
(1)室编件号:
档案室在分类方案的最低一级类目,如按“年度——保管期限”分类,其最低一级类目为“保管期限”,即分别在三个保管期限里,按文件的排列顺序从“1”开始逐件编号,形成三个流水号。
不同类目之间不能交叉编号。
编号必须与分类方案一致。
(2)馆编件号:
进馆时按要求填写。
(3)机构(问题):
按机构分类的,用中文填写分类方案类目的机构名称或其规范化简称;按问题分类的,用中文填写类目名称。
(五)编目:
依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
它是档案保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的基本条件。
1、归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。
但必须在题名栏中用()注明有无来文,如“附请示”。
2、归档文件目录设置:
件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
(见图A2)
(1)件号:
填写室编件号。
其件号应与档案室整理体系相吻合,按照归档章项目中的件号填写即可。
(2)责任者:
制发文件的组织或个人。
填写时使用责任者全称或其规范化简称。
(3)文号:
文件的发文字号。
一般由机关代字、年度、顺序号组成,须填写完整。
没有文号的空缺。
(4)题名:
文件标题。
没有标题或标题不能全面揭示文件内容的,可自拟标题,外加“[ ]”号;会议记录应自拟会议的主要内容。
文件有正副题名的,正题名能反映文件内容的,副题名无须抄录。
文件有并列题名的,并列题名与正题名一并抄录。
“介绍信存根”等反映个人信息的表单应将其中的人名一一录入。
(5)日期:
填写文件的形成日期(即文件的落款时间),以8位阿拉伯数字标注年、月、日,如2005年1月8日,标注为20050108。
(6)页数:
每件归档文件的总页数。
用于统计和核对。
计算页数时,以文件中有图文的页面都应在内统计,公文处理单与文件一同归档的,应加上公文处理单的页数。
总页数用阿拉伯数字填写。
(7)备注:
填写需要说明的问题或情况。
如需说明情况较多,可直接写在盒内备考表中,并在备注栏上注明。
3、归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长为297mm,宽为210mm)。
4、归档文件目录应装订成册。
它应包括目录封面(设置全宗名称、年度、保管期限、机构[问题]等项目)(见图A3)和归档文件目录二部分。
(六)装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊和备考表。
1、档案盒规格:
档案盒外形尺寸为长310mm,宽220mm,厚度为20mm、30mm、40mm(见图A4(a))。
2、档案盒封面:
在档案盒封面上端用全称或其规范化的简称标明全宗名称。
在全宗名称下加划双横线。
(见图A4(a))
3、档案盒盒脊(底边):
根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。
其中起止件号仅填写室编件号,即盒内第一份文件和最后一份文件的件号,中间用“—”连接。
盒号,即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按要求编制。
(见图A4(b)图、A4(c))
4、档案盒材质要求:
应采用无酸纸制作。
5、装盒要求:
将归档文件按件号顺序装入档案盒,数量适度并填写档案盒盒脊及备考表。
不同年度、不同保管期限的文件,不宜装入同一档案盒内。
同一年度、同一保管期限但不同机构(问题)的归档文件可放入同一盒中。
6、备考表置于盒内文件之末,不宜印在档案盒上。
项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
盒内文件情况说明栏主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人栏即由负责整理该盒归档文件的人员签名,检查人栏由归档文件整理质量检查人的签名,日期栏应填写归档文件整理完毕的日期。
(见图A5)
第七条档案排架
档案排架:
归档文件装盒后,上架排列应与本单位归档文件分类方案一致,盒脊朝外,便于实体管理。
第八条归档时间
文书部门或业务部门可将应归档文件随办随归,也可在次年三月底前整理完毕移交档案室归档,档案部门必须在六月底前完成上一年文件材料的归档工作。
主题词:
文件整理操作细则通知
上海市档案局办公室2008年7月14日印发
(共印500份)