历史档案整理及数字化方案共21页Word文档格式.docx
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符合客户档案著录规范要求，并且能够进行著录扩展，可以同时满足客户根据自身特点的特殊要求。
软件具有自动生成序号、继承著录、档号自动生成等快速著录设置，并能够进行重复性、一致性、唯一性、必填性等多种校验方式，能够准确、快捷的完成档案条目的录入，并确保质量；
挂接功能能够自动实现著录条目和扫描的图像之间的匹配关系，并保证100％的正确率。
1.5文档和报表贯穿项目
日报制度：
每个工人每天都要向组长汇报本人的工作进度情况、存在的问题、与计划存在的差异等；
组长要把本小组的每日情况进行汇总，并报告给项目经理；
项目经理通过日报以及抽查的手段，了解项目的进度并实现质量控制。
周报制度：
每个周的周一，项目经理将上一周的情况进行汇总和统计，把项目完成的各种数量、完成总项目的百分率、下周工作安排、本周遇到的问题、需要客户协助的事项等信息，以书面的形式报告客户项目负责人，让客户定期了解项目的进展。
第2章工作前的准备
2.1签订保密协议、制定保密措施
在项目开始前，首先要签订保密协议。
****首先同客户签署保密协议，保证档案和档案信息的安全和保密，同时，****同公司项目的工作人员签署保密协议，从制度和法制上约束员工的工作行为。
在制度上，对工作环境和工作设备进行严格要求，非工作设备不允许带入工作场所，任何与工作相关物品出库都需客户检查确认，电子存储相关设备（硬盘、U盘、光盘等）在工作完成后进行分区格式化和物理销毁。
2.2档案情况调研
在项目开始前，首先要进行档案情况的调研。
调研的主要目的是对档案的纸质情况（纸张的大小、纸质、新旧、破损程度）、整理情况进行了解，然后依照客户的预定工期，对项目所需的各类人员配给、项目实施的工期等做出合理安排，并提交调研报告。
2.3明确项目工作范围
按照客户对移交档案鉴定的具体要求，并结合档案的整理要求，对哪些需要整理、哪些需要复印、哪些需要扫描、要著录哪些额外字段等情况进行明确。
2.4制定项目实施计划
通过档案情况调研和明确工作范围后，便可以依照客户的项目工期，确定本项目的人员配给、设备投入、岗位设置、服务计划、服务期限等实施计划。
第3章档案整理
3.1遵循标准
《档案修裱技术规范》DA/T25-2000
《文书档案案卷格式》GB/T9705-1988
《照片档案管理规范》GB/T11821-2002
《档案分类标引规则》GB/T15418-1994
《归档文件整理规则》DA/T22-2000
《国家档案局中央档案馆关于移交进馆档案质量检查办法》国档发[2003]8号
3.2整理原则
3.2.1安全性
档案整理的首要原则是要保证档案实体的安全和档案信息的安全。
档案从客户库房运出开始，经过整理和数字化，最后归还客户档案库房，这整个过程要保证档案不损坏、不丢失、不泄密。
****公司通过同甲方和为甲方服务人员签订保密协议、严格规范工人操作方法、整理和数字化房间分离、限制危害性工具（水杯、墨水等）带入工作场地、安全监督员时时巡检等方法和手段加强安全管理、杜绝安全隐患。
3.2.2完整性
在档案的整理和数字化过程中，需要对原来装盒组卷的档案拆分和重新装订，****对这些档案将尽量保证其完整性，如果特殊原因不能保证原来的完整性，我们将会提前以书面形式向客户提请申请。
3.2.3原始性
在整理加工过程中，****将确保档案信息的原始性，保证档案中的任何有效信息保持原样，不覆盖、不损失档案的任何原始信息。
3.3整理步骤
3.3.1承接登记
项目开始后，首先是要将档案从客户档案库房中转移到加工现场的临时库房。
在转移之前，甲乙双方共同在现场完成档案的逐卷庆典工作，并登记承接时间、总共卷数、每卷档号、页数等信息，并有双方负责人在清单上签字。
清点交接工作必须认真仔细，逐笔核对，不允许出现任何差错。
这些信息作为档案归还时检查的参考依据。
本步骤完成后，将会形成《承接清单》。
3.3.2档案入库
在档案正式的入库到档案整理和数字化工作之前，需要将承接登记（接收）的档案存放到的临时库房，由****库房管理人员对《承接清单》进行核对、签字后入库；
然后将档案进行分类上架，并依据进馆档案的标准对档案以年度－问题－期限进行排序编号，建立加工批次。
本步骤完成后，将会形成《档案入库清单》和《加工批次清单》。
3.3.3拆分编号
拆分是档案整理中的必要过程。
拆分就是把档案的装订线、装订针等拆除（所有金属物都必须拆除），使档案纸张变为离散的状态，为后期的整理、修补等工序做好准备。
拆分时要谨慎小心，避免撕毁、遗落或者损坏档案。
在拆分之后，要首先按照《客户对移交档案鉴定的具体要求》对编号进行处理，修改其中的漏编、多编、错编等问题。
重新编号一律采用铅笔，在纸张的空白之处（装订线的对上角，字的大小不超过2平方厘米）编写，号码笔迹必须工整、清晰。
重新编号的目的主要是：
其一，以保证在其后的整理和数字化加工过程中避免实体和数字化文件不符；
其二，对于在承接登记过程中登记的每卷页数进行核查，以确认是否于登记的页数相符。
拆分编号后，对比《承接清单》，完成《承接登记与拆分重编号页数对照表》，对于同《承接清单》登记有偏差之处，及时通知客户相关人员。
3.3.4档案鉴定
按照《客户对移交档案鉴定的具体要求》，对其中描述的各种情况进行鉴定整理，这个步骤是本项目最重要的部分，在开展本项目前，****将组织所有鉴定相关人员认真学习《具体要求》，把鉴定工作作为整个项目的重点。
另外根据****对多家进馆档案整理的经验，对如下经常出现的问题进行鉴定：
标题有问题：
按照三要素的原则对标题进行完善；
分件有误：
分件不符合要求，如：
请示应该在批复之前，实际归档可能把批复放在了请示之前；
文件顺序错误：
上一件的内容在分件时分到了下一件中；
文件混合：
几个不相关的事由分为一件。
档案鉴定完成后，数字化的著录工作可以开始进行了。
档案鉴定后，对客户的成果交付物为《档案鉴定清单》。
3.3.5托裱修补
档案破损或者纸张大小不符合规定的，需要进行托裱修补；
对于粘贴太紧影响档案原貌的，要用药棉或毛笔蘸水进行无损浸泡，然后取开，无法揭开的保留原貌；
对于折皱不平影响扫描质量的原件先进行压平或烫平处理。
托裱修补将会严格按照中国人民共和国档案行业标准DA/T25-2000《档案修裱技术规范》执行，采用专用的防腐淀粉、宣纸。
通过托裱修补，使破损档案得到挽救，延长档案的寿命。
修补之后，将形成《档案修补情况表》提交给客户备案，该表详细登记了所属案卷的案卷号、页次、破损情况、修补情况、修补时间等。
3.3.6填写卷皮
按照中央档案馆要求，不允许采用打印后贴纸的方式填写卷皮，需要手工填写。
****有专业的填写卷皮工作人员，能够保证各项内容写工整、完整，不出现错别字。
3.3.7装订还原
恢复装订时，我们将尽量做到按照原孔装订，并保持档案整理时的排列顺序不变，严格控制装订质量，做到装订线下齐、安全、无遗漏、顺序无颠倒、无掉页以及卷皮与卷内目录和原文相符等。
3.3.8质量检查
在每一个整理环节、每天对整理的档案严格按照客户的《具体要求》和中央档案馆对进馆档案的整理要求进行检查，有3个专门的检查人，项目经理每天抽查。
3.3.9移交入库
将经过鉴定、整理，并完成数字化后的档案，移交归还到客户档案库房，并按照《承接登记清单》和《承接登记与拆分重编号页数对照表》，核查入库档案的数量。
移交入库后，形成《移交清册》。
第4章数字化加工
4.1遵循标准
纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005
档案著录规则DA/T18－1999
4.2定义
纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
4.3加工原则
4.3.1保护档案实体
档案的数字化加工首先要保证档案实体在加工过程中不被损坏。
鉴于客户此次加工的档案纸质较差，****将采用平板扫描仪扫描档案。
4.3.2保密档案信息
除了与档案加工人员签署保密协议外，对于各种存储介质不允许带出加工现场。
对于磁介质的设备，在加工任务完成后，采用分区和格式化的手段抹除所有信息；
对于CD、DVD等存储介质，采用客户监督下物理销毁的方式，以加强对档案信息的保密。
4.4加工流程
4.4.1扫描
通过扫描，纸质档案数字化为电子档案。
本步骤是档案数字化的核心和基础，直接影响对于纸质档案获取数字化信息的好坏。
扫描过程对扫描后文件质量影响的主要参数是：
扫描分辨率（DPI）、色彩（黑白、灰度、彩色）、存储格式（JPG、TIFF）、明暗度和对比度。
按照《客户历史档案整理及数字化需求方案》、《客户对移交档案著录、扫描、刻录光盘和原件整理装订具体要求》，黑白扫描采用300DPI、灰度彩色采用200DPI，字迹清晰的档案采用黑白扫描、字迹模糊或纸张质量差的使用灰度扫描、有中央领导批示的原件、名人名家手迹、套红头页及加盖公章页采用彩色扫描，存储格式采用TIFF（采用标准的CCITTGroup4算法压缩）和PDF格式。
****采用拥有独立知识产权的扫描软件，该软件具有缓存和多线程机制，能够很好的配合高速扫描仪，以保证图像不丢失；
同时，软件有自动分析扫描纸张纸质情况的功能，能够通过采样分析，自动调解对比度、明暗度等参数，从而达到较好的扫描效果。
考虑到客户进馆档案的年代较远、纸质较差、档案珍贵，****将尽量采用平板扫描仪扫描，以保护档案。
4.4.2扫描质检
在扫描完成后，对扫描的图像进行第一次质检（一校），一校主要是检查图像是否漏扫、重扫、图像是否按照规定要求扫描、是否清晰等。
4.4.3图像处理
在档案扫描完后，由于各种原因（纸质、装订孔、摆放不齐等）会导致扫描后的图像有倾斜、黑边、黑孔等问题。
****图像处理软件具有自动倾斜校正、字迹加深、手工修图、批量压缩等功能，还集成了OCR功能，能够将最细小的黑点同文件正文（如“、”“，”“。
”等）的标点符号等区分开，从而使档案图像清晰、整洁。
4.4.4图像质检
图像质检也是对扫描工序的第二次校验（二校），主要对两方面的情况进行检查：
图像数量：
对处理的图像数量是否同拆分编号的数量一致、图像是否存在重扫、漏扫的情况进行检查。
图像质量：
对图像是否清晰、可阅读，是否字迹断连、字迹过深，是否达到扫描要求的分辨率和色彩等情况进行检查。
对于图像的质检主要由图像组项目组长以人工的方式进行检查。
4.4.5条目著录
在整理、核准之后，将标题、文件编号、责任者、附件、稿本、文种、密级、保管期限等著录项著录到客户现行的档案管理系统中。
4.4.6著录质检
第二天由著录质检组对前一天的著录内容进行全部质检，以保证著录质量达到万分之三的错误率控制。
4.4.7制作目录
按照客户和中央档案馆对目录的要求，制作符合标准的目录，打印出来，然后进行装订。
此工作完成后，形成的成果是档案的《卷内目录》、《备考表》等。
4.4.8批量挂接
批量挂接将扫描图像和著录的条目通过规则进行匹配，并自动将图像上传到客户专用服务器上。
4.4.9数据检查验收
在完成了扫描、图像处理、著录、批量挂接之后，可以对数字化加工的成果进行整体检查和验收。
这一步就是数字化加工总质量的抽查，由项目管理员做，抽检率20％以上。
检查验收采取两种手段：
计算机自动检查：
计算机通过对档案目录的查找，根据档案电子文件存放路径，自动寻找目录和电子档案的对应关系。
这种检查手段，能够检查出那些目录没有挂接电子文件以及哪些电子文件没有被挂接到档案目录上，但是对于挂接错误无法查出。
人工手动抽样：
质检组每天对已数字化完成的档案进行手工抽样检查，抽检率不少于20％。
另外，根据计算机自动检查的结果，对有问题的条目或者图像进行人工检查。
4.4.10数据备份
除了按照客户的规定，每天在客户专用服务器上备份外，****每周在活动硬盘上进行一次增量备份和一次DVD备份，并要求每个数字化加工人员的加工数据至少在本机上存放2周。
对所有****自行备份的数据，坚持安全保密的原则，不携带任何存储介质离开加工场地。
4.4.11成果管理
****可以免费提供对档案数字化成果管理的档案系统，以供客户暂时对电子档案管理的需要。
第5章成果交付
5.1交付内容
成果交付不仅包括整理和数字化成果，而且包括加工过程中产生的所有和档案数据有关的材料及存储介质，在成果交付后，数字加工中心不允许留存任何和加工数据相关的材料和数据。
其中硬盘及移动介质中的数据在客户的监督下全部重新分区格式化，光盘及流程单据全部移交客户或者物理销毁。
在成果交付后，整理和数字加工中心不允许留存任何数据及相关单据。
5.1.1流程处理单
将流程处理单及质量控制单、各工序的质量抽检单按照类别及产生日期分别装订成册移交。
5.1.2档案还原
将已经达到整理和数字化标准的档案，按照档案交接时提供的《承接登记清单》装箱，为便于上架还原，装箱时要求装箱分类和装箱次序与《承接登记清单》保持一致，同时提供《承接登记与拆分重编号页数对照表》，清点无误后协助客户还原上架。
5.1.3光盘数据
提供完整的光盘数据，每张光盘要求有清晰的标注说明，同时提供《光盘清单》，并装订成册，清单内容包括每张数据光盘包含的内容，每张光盘详细的目录结构及文件结构表及数据光盘的详细统计报表。
统计报表包括统计不同的档案类别和全部类别档案的著录条目（案卷、卷内）、扫描页数、图像大小（MB）、图像色度信息。
5.1.4光盘介质要求
作为最原始的数据，需要提供长期存档的光盘，因此光盘介质本身必须满足长期存档要求。
采用正品盒装SONY、Maxcell（万盛）、VERBATIM（威宝）等DVD介质，禁止使用廉价散装无名产品，刻录内容不应超过4.2GB。
档案的影像文件必须存放在同一张光盘上，不允许分拆。
在光盘表面用油性软笔醒目标注光盘编号、刻录日期。
禁止在光盘上粘贴标签，或用可能划伤光盘反射层的硬笔在光盘表面进行书写。
双方交接时需要在介质交接单上登记交接光盘的编号。
光盘介质上提供的影像文件、编目文件必须单独存放，不能打包成zip/rar或其他格式存放。
5.1.5数据上载
在客户相关信息人员的协助下，将著录文件的数据库及影像文件上载服务器指定位置，提供利用。
5.2交付标准
以《客户对移交档案鉴定的具体要求》和《国家档案局中央档案馆关于移交进馆档案质量检查办法》（档发[2003]8号）为验收标准。
5.3交付形式
采用双方当面清点交接，由相关责任人按照交接结果填写《成果交付单》完成交接。
5.4交付流程
在验收通过后，双方协商具体交付时间，组织成果交付，在成果交付完成后双方填写《成果交付单》，****整理加工人员协助客户库房管理人员将交付的实体档案归库上架，协助客户信息中心相关人员将数据及扫描文件部署服务器后完成成果交付。
第6章实施和服务
6.1人员组织
项目管理层组织结构
项目实施服务层组织结构
6.2工程进度
计划整个工程为期以工作日为基本单位。
期间扣除周日及法定的节假日。
数字化具体进度如下（以100万页计算）：
类别
阶段
阶段名称
工作天数
备注
第一阶段
前期
准备工作
7个工作日
把需要扫描的档案进行整理、同时进行人员组织
第二阶段
档案整理
90个工作日
按照《具体要求》和中央馆对进馆档案的要求进行鉴定和整理。
第三阶段
数字化过程
扫描、图像处理、著录、质检、批量挂接等数字化工作
第四阶段
验收
7－15个工作日
整理和数字化加工成果验收
第五阶段
还卷
按手续还卷
总计
120个工作日
6.3服务
6.3.1服务流程
6.3.2服务内容
序号
内容
描述
1
免费现场服务
对本项目所提供的服务，验收后一年内
2
响应时间
2小时响应，44小时到达现场
3
用户参观学习
为客户档案部门提供到其他我公司用户处参观学习的机会
4
热线技术服务
每月会有售后服务部主动打电话咨询使用情况，主动解决用户使用中遇到的问题，无偿提供7X24小时各种热线技术指导（热线电话/FAX/E-Mail/网站）
5
技术咨询服务
为用户提供系统技术咨询服务，主要包括存储建议、网络流量及控制建议、鉴定整理技术咨询、扫描加工技术咨询、我公司档案软件技术咨询等
6
配套设备服务
协调第三方软、硬件提供厂商进行服务承诺中的售后服务。
保证我方为用户关于由我方提供的所有产品的单一服务负责商。
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1、理想的路总是为有信心的人预备着。
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——罗曼·
罗兰
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——丁玲
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